Организация хранения документов в электронной форме в отделе кадров «Строймаг»

     1. Автоматический импорт данных, представленных  в формате XFF (разработан на  основе XML).

     2. Открытый API (Application Program Interface) с документацией.

     Уникальной  особенностью системы «ЕВФРАТ-Документооборот» v.14  является входящая в комплект поставки встроенная СУБД Ника, поэтому  система не требует дополнительных вложений в приобретение лицензий и  поддержку сторонней базы данных.

     Гибкость  и простота настройки позволяют  пользователям с помощью средств  адаптации и встроенного инструментария своевременно модернизировать систему  в зависимости от изменений российского  законодательства и деловой практики.

Архитектура системы ЕВФРАТ-Документооборот v.14 

     Система «ЕВФРАТ-Документооборот» имеет клиент - серверную архитектуру, которая  представляет собой набор компонентов, каждый из которых решает определенный круг задач. Подобный подход позволяет  развивать функциональность системы, не производя полного пересмотра программного кода, и обеспечивает ей:

     1. Гибкость.

     C помощью внутреннего инструментария  система легко адаптируется к  особенностям документооборота  и бизнес-процессов любой организации.

     2. Масштабируемость.

     Система работает как в рамках локального офиса, так и в территориально-распределенных структурах со сложной схемой информационных потоков.

     3. Безопасность.

     Разграничение прав доступа, использование средств  криптозащиты и шифрования гарантирует  безопасность работы с документами в системе.

     4. Надёжность.

     Резервное копирование базы данных по расписанию, средства проверки целостности и  восстановления базы данных обеспечивают надёжность хранения корпоративной  информации. Более подробная архитектура  системы «ЕВФРАТ-Документооборот» v.14 представлена в Приложение Б.

3.2.2 Требования по установке системы

     К минимальным программно-аппаратным требованиям к клиентской части  системы «ЕВФРАТ-Документооборот» v.14, необходимые для ее нормального  функционирования относятся:

     1. Персональный компьютер на базе процессора Intel Pentium III.

     2. 256 Mb оперативной памяти.

     3. От 180 Mb свободного дискового пространства.

     4. Операционная система MS Windows 2000/XP/Vista с поддержкой русского языка.

     5. Web-браузер Microsoft Internet Explorer v. 6.0 и выше.

     Для работы в локальной сети на всех компьютерах, участвующих в работе, должен быть установлен сетевой протокол TCP/IP.

     К минимальным программно-аппаратным требованиям к серверной части  относятся:

     1. Персональный компьютер на базе  процессора Intel Pentium IV.

     2. 1 Gb оперативной памяти.

     3. 15 Gb свободного дискового пространства.

     4. Операционная система MS Windows 2000/XP/Vista и MS Windows Server 2003/2008 с поддержкой  русского языка.

     5. Web-браузер Microsoft Internet Explorer v. 6.0 и выше.

     Для работы почтового клиента системы «ЕВФРАТ-Документооборот» необходимо наличие протокола POP3.

АРМ «Администратор»

     Модуль  АРМ «Администратор» — это  специальный интерфейс, обеспечивающий администрирование системы «ЕВФРАТ-Документооборот». В его состав входят следующие функциональные блоки, позволяющие настраивать и администрировать систему:

     1. Настройка уведомлений.

     2. Потоки документов.

     3. Сотрудники.

     4. Календарь системы.

     5. Словари системы.

     6. Списки рассылки.

     7. Работающие сотрудники.

     8. Группы доступа.

     9. Хранилище форм.

     10. Роли.

     11. Контактные лица.

     12. Серверы обмена.

     Для работы системы на предприятии  «Строймаг» ввели информацию о структуре  организации. С помощью средства «Сотрудники» в системе задали иерархическую структуру организации, добавляя различные подразделения и соотнося с ними зарегистрированных пользователей.

     С помощью средства «Группы доступа» сотрудников добавили в группы для упрощения назначения прав сразу всем пользователям подразделения отдела кадров, в соответствии с рисунком 7.

Рисунок 7 – Группа доступа

     Средство «Работающие сотрудники» обеспечивает просмотр списка сотрудников, работающих в системе в данный момент.

     Для настройки схемы документооборота в системе были настроены потоки документов с помощью средства «Потоки документов». В данном разделе можно создавать новые потоки и удалять имеющиеся, изменять значения счётчика номеров для выбранного потока и задавать права на регистрацию или просмотр документов в потоке, в соответствии с рисунком 8.

Рисунок 8 – Потоки документов

     Список  используемых в системе форм можно посмотреть с помощью средства «Хранилище форм», которое обеспечивает администратору возможность управления формами (сохранение, загрузка).

     Средство  «Словари системы» модуля АРМ «Администратор» предназначено для управления словарями и справочниками, необходимыми для более оперативной и четкой регистрации документов. Предусмотрено создание как простых, так и сложных иерархических словарей, в соответствии с рисунком 9.

Рисунок 9 – Словари системы

     Управление  настройками уведомлений и напоминаний о поступивших сотруднику документах и поручениях осуществляется с помощью средства «Настройка уведомлений». Администратор имеет возможность задать различные варианты автоматического уведомления исполнителей, контролеров и согласующих, в соответствии с рисунком 10.

     Рисунок 10 – Настройка уведомлений

     Также АРМ «Администратор» позволяет  настроить рабочие и выходные дни организации с помощью  средства «Календарь системы». Настройка быстрой и удобной рассылки документов и сообщений многим сотрудникам организации обеспечивается средством «Списки рассылки». Настройки территориально-распределенной работы производятся с помощью средств «Контактные лица» и «Серверы обмена», второе из которых позволяет организовать взаимодействие одного сервера системы с серверами, установленными в удаленных подразделениях. Это необходимо в случае внедрения системы «ЕВФРАТ-Документооборот» на предприятиях с территориально-распределенной структурой. Для этого режима работы администратор с использованием средства «Контактные лица» задает список сотрудников, которым будет разрешен обмен документами и поручениями с внешними по отношению к данному серверу пользователями системы.

Работа  системы в локальном офисе

     Рабочее место пользователя в системе  «ЕВФРАТ-Документооборот» организовано так, что вся необходимая в данный момент времени информация предоставляется сотрудникам в главном окне при загрузке системы. Подобный бизнес-ориентированный интерфейс обеспечивает удобную навигацию по документам и поручениям и позволяет сократить время, требуемое на выполнение операций с ними.

     В системе реализована структура  пользовательских и общих папок. Общие папки — номенклатура дел  организации — настраиваются  администратором системы или  пользователем, имеющим права администратора документооборота. Личные папки предназначены для использования только на рабочем месте пользователя и позволяют обеспечить сотрудникам удобную работу с необходимой им информацией, в соответствии с рисунком 11.

Рисунок 11 – Пользовательские и общие папки

     Регистрация документа. Электронный документ в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» представляет собой совокупность карточки (формы) с описывающими документ реквизитами, прикреплённых файлов, связок с другими документами и контрольной информации [11]. Система позволяет регистрировать новые документы, изменять и удалять существующие. При регистрации документов ведётся контроль заполнения полей регистрационной карточки и автоматический контроль дублирования документов. Регистрировать новые документы можно также на основе существующих, что сокращает время регистрации однотипных документов, в соответствии с рисунком 12.

Рисунок 12 – Регистрационная карточка

     Благодаря наличию в системе словарей и  справочников, в том числе иерархических, поля регистрационной карточки можно  заполнять, просто выбирая из списка нужные значения. В системе имеется возможность создавать собственные словари и справочники для дальнейшего использования.

     Поддержка номенклатуры дел и документов в  системе «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет организовать работу с документами в соответствии с принятыми в организации правилами и регламентами. Для учета документов могут быть использованы различные правила формирования регистрационных номеров (с префиксами и суффиксами). При регистрации документу автоматически присваивается номер согласно утвержденному для этого типа (потока) документов способу нумерации.

     Постановка  документов на контроль. На основании резолюции руководителя или в соответствии с установленным регламентом документу назначаются контролер, ответственные исполнители, соисполнители и согласующие. Контролер — это лицо, осуществляющее контроль выполнения работ по данному документу. Ответственные исполнители — сотрудники, ответственные за работы по конкретным поручениям по документу. Соисполнители совместно выполняют поручения по документу. В ходе работ ответственные исполнители отчитываются за исполнение контролеру, а соисполнители и контролеру и ответственному исполнителю поручения. Согласующие — это лица, с которыми необходимо согласовать данный документ. В контрольную карточку документа также заносится информация об установленных сроках исполнения документа и отдельных поручений по нему, сроках согласования и утверждения.

     Сотрудник может выбрать типовой маршрут  из списка заранее созданных или  составить новый маршрут, указав для него необходимые условия и его участников. При этом поддерживается параллельная (имеющая нескольких соисполнителей) и последовательная (исполнение заданий друг за другом) маршрутизация поручений и заданий. Проектирование типовых маршрутов в системе осуществляется с помощью модуля «Графический дизайнер маршрутов». В рамках маршрута сотрудники могут давать подпоручения своим коллегам и подчиненным.

     Порядок выполнения этапов обработки документа  по данному маршруту следующий:

     1) так как у согласований «Отдел маркетинга» и «Главный инженер» нет предшествующих элементов, то выполнение маршрута начнется с них. Таким образом, одновременно начнут выполняться оба этих поручений, то есть повышения квалификации сотрудников будет рассматриваться отделом маркетинга и главным инженером  параллельно;

     2) так как у согласований «Отдел  маркетинга» и «Главный инженер»  логическое условие выхода «Выполнять  первое», то переходы от этих  согласований к согласованию  «Отдел кадров» выполнятся в  случае одобрения документа каждым из них соответственно. Так как у согласования «Отдел кадров» логическое условие входа «Начинать вместе», то оно начнет выполняться (повышение будет рассмотрено отделом кадров предприятия) только тогда, когда будет получено одобрение от обоих исполнителей предыдущих согласований.

     3) так как у согласования «Отдел  кадров» логическое условие выхода  «Выполнять первое», то переход  от него к поручению «Исполнительный  директор» выполнится только  в случае одобрения документа.  Таким образом, если директор одобрит заявление, начнет выполняться поручение «Исполнительный директор» (подпись и согласования). В противном случае маршрут дорабатывается;

     4) после того как поручение «Исполнительный  директор» будет завершено (снято  с контроля), начнет выполняться поручение «Бухгалтерия» (расчет). После завершения этого поручения завершится весь маршрут.

     Коллективная  работа с документами. Система «ЕВФРАТ-Документооборот» предусматривает различные схемы организации деловых процессов, в рамках которых обеспечивается создание, согласование, утверждение и ознакомление с документами. Сотрудники, работая с документами, могут создавать новые версии документов, информация о которых отображается на карточке документа. Система позволяет отслеживать изменения в документе на всех стадиях его жизненного цикла.