Организация хранения документов в электронной форме в отделе кадров «Строймаг»

     Назначение  оперативных отчетов - получение  информации для оперативного управления предприятием. Они готовятся на различную  глубину - от одного дня и до недели. Основное их содержание - список работ, которые должны быть завершены в ближайшее время. Получатели отчетов - ответственные исполнители и руководство предприятия. Отчеты бывают сводными и индивидуальными. Индивидуальные отчеты представляют собой сводку работ, находящихся в компетенции того или иного должностного лица. Сводный отчет - это список работ, находящихся в стадии завершения на заданный период времени (возможно, разделенный на отдельные подразделы по различным признакам). Сводные отчеты поступают к руководству предприятия или к руководству канцелярии для общего контроля над процессом делопроизводства.

     Индивидуальные  отчеты поступают непосредственно  к исполнителям или контролирующим лицам. При рассмотрении отчетов  не производится их группировка. У каждого  оперативного отчета должен быть фильтр, задающий интервал времени в который происходит окончание работ. Данные этого фильтра помещаются в заголовок отчета. Типичными примерами таких отчетов могут являться: завершающиеся работы по исполнителям, сводный отчет по подразделениям предприятия, сводный отчет по контрагентам и т.д.

     Аналитические отчеты выдают информацию о проделанной  работе. Хотя существуют достаточно стандартные  формы отчетов, каждая предприятие  может захотеть иметь собственные  формы отчетов (в том числе  и матричные). Данные отчеты служат для планирования работы предприятия в дальнейшем, для анализа номенклатуры предприятия списка контрагентов и т.д. Аналитические отчеты могут выдаваться по отдельным структурным подразделениям предприятия. Отчеты должны давать картину работы предприятия за определенный период времени. Следовательно, в фильтр отчета нужно ввести параметр - время анализа. В нем можно задавать или произвольный интервал времени или фиксированный, и понятный интервал времени: за месяц (указывается месяц и год, по умолчанию текущий), за квартал (по умолчанию текущий квартал), за год (по умолчанию текущий год).

     Аналитические отчеты выдают редко. Часто их оформляют  в виде отдельного издания и распространяют по всему предприятию. В связи  с этим к ним предъявляются  достаточно высокие требования по качеству оформления. Они должны включать логотипы предприятия, гербы и графическую символику. Примеры таких отчетов: исполненные документы по исполнителям, исполненные документы по контрагентам, исполненные документы по номенклатуре.

2.3 Анализ АРМ в отделе кадров

     Рассмотрим  анализ технического, сетевого и программного обеспечения «Строймаг» на примере  отдела кадров. В отделе кадров установлено 5 автоматизированных рабочих мест (АРМ) и сервер.

     Автоматизированное  рабочее место (АРМ) – это рабочее место, которое оснащено вычислительной техникой и другими инструментальными средствами оргтехники (телефон, копировальный аппарат и т.п.), обеспечивающими автоматизацию операций учетного процесса при выполнении специалиста профессиональных функций. К инструментальным средствам относятся: информационное, программное и технологическое обеспечение.

     В связи с тем, что задачей сервера является обслуживание станций с предоставлением им своих ресурсов, которые существенно выше, чем ресурсы рабочей станции, то его конфигурации должны быть более мощными и полными, чем у рабочих станций. Их взаимодействие можно представить следующим образом. По мере надобности рабочая станция отправляет серверу запрос на выполнение каких-либо действий: прочитать данные, напечатать документ, редактировать факс и др. Сервер выполняет требуемые действия и выполняет «отчет о проделанной работе». В одно-ранговой технологии (одноуровневой), равноправные функции рабочей станции и сервера совмещены - пользовательский ПК может быть одновременно и сервером, и рабочей станцией. Каждый ПК в состоянии предоставлять, другому ПК свои ресурсы или, наоборот, запрашивать их у другого.

     Технические характеристики и периферийное оборудование сервера и рабочих станций  представлены в таблицах 1-3.

Таблица 1 – Технические характеристики сервера

Процессор	Intel Pentium Dual-Core E2200 (2.2 Ghz)
Материнская плата	Canyon CN-9IPEA-D <Socket478, i845PE, FSB533, DDR2, AGP, Sound, ATA100, ATX>.
Оперативная память	DDR2 6 Gb PC5300 Kingston
Видеокарта	Intel Q33 Express совместно  используемая SDRAM (до 256 MB из ОЗУ).
Жесткий диск	Seagate 1200 Gb ST380215A 7200rpm 2Mb SATA 3.0 HDD
Накопители	DVD-RW
Сетевая карта	ASUS NX1001 PCI 10/100
Бесперебойный блок питания	APC Smart-UPS 2200/3000VA
Клавиатура	KKB-2040US
Мышь	Basic Optical Mouse 1.0A USB Compatible = 5V 100 mA PS/2
Монитор	LCD-монитора AOC 719VA

 

Таблица 2 – Технические характеристики рабочих станций

Процессор	Intel Pentium Dual-Core E2200 (2.2 Ghz)
Материнская плата	Canyon CN-9IPEA-D <Socket478, i845PE, FSB533, DDR2, AGP, Sound, ATA100, ATX>.
Оперативная память	DDR2 1 Gb PC5300 Kingston
Видеокарта	Intel Q33 Express совместно  используемая SDRAM (до 256 MB из ОЗУ).
Жесткий диск	Seagate 60 Gb ST3400A 7200rpm 2Mb SATA 3.0 HDD
Накопители	DVD-RW
Сетевая карта	Asus NX1001 PCI 10/100
Бесперебойный блок питания	APC Smart-UPS 2200/3000VA
Клавиатура	KKB-2040US
Мышь	Basic Optical Mouse 1.0A USB Compatible = 5V 100 mA PS/2
Монитор	LCD-монитора AOC 719VA

Таблица 3 - Дополнительные устройства

МФУ	Принтер/Сканер/Копир/Факс Epson Stylus CX4300 USB
Модем	ADSL ZyXEL Prestige 630S EE (Annex A) - USB
Кабель	UTP RJ-45 500mm
Switch (Коммутатор)	ADSL-коммутатор AES-100

     АРМ отдела кадров объединены в локальную  сеть, имеющая топологию звезды. Звездообразная топология (star topology), или просто «звезда», является старейшим способом передачи сигналов, имеющим свое начало в коммутационных телефонных станциях.

     Несмотря  на возраст, достоинства при использовании в сетях делают звездообразную топологию удачным выбором для современных сетей. Физически звездообразная топология состоит из множества узлов, подключенных к центральному концентратору (коммуникатору). Каким образом рабочие станции и сервер подключены к коммуникатору.

     Концентратор (или коммуникатор) (hub) – это центральное устройство, объединяющее в сеть отдельные кабельные сегменты или отдельные локальные сети. Некоторые концентраторы также называются элементами доступа (access unit) Отдельные сегменты передающего кабеля расходятся от концентратора как звезда.

     Схема локальной сети «звезда» представлена на рисунке 6.

Рисунок 6 – Локальная сеть в канцелярии

     В «Строймаг» и в самом отделе кадров на компьютерах установлена современная  система, совместимая  операционной системой (далее ОС) сервера предприятия – это ОС Microsoft Windows XP. Она имеет высокий уровень защиты, она облегчает администратору сети управление защитой, в частности, он может контролировать круг пользователей, имеющих права доступа к сетевым ресурсам: файлам, каталогам, принтерам, программам-приложениям и т.д.

     Другое  программное обеспечение установленное  на АРМ представлено в таблице 4.

Таблица 4 – Программное обеспечение объекта

MS Office SB 2007 Win32 Russian OEM (SP2)

Антивирус Касперского 2010

WinRar 3.24

ABBYY FineReader Professional 9.0.0.1019

Adobe Reader 9.1

     MS Office SB 2007 Win32 Russian OEM (SP2) – это последняя версия MS Office, которая сменила офисный пакет 2003 года.

     По  сравнению с расширенным выпуском офисного пакета 2003 года, включающего Word 2003, Excel 2003, Outlook 2003, PowerPoint 2003, Access 2003, FrontPage 2003, InfoPath 2003, OneNote 2003, Publisher 2003, расширенный выпуск MS Office 2007 Enterprise включает в себя практически те же компоненты, за исключением FrontPage.

     Антивирус Касперского 2010 – это универсальное средство защиты информации. Комплексная защита обеспечивается на всех каналах поступления и передачи информации. Гибкая настройка любого компонента позволяет максимально адаптировать Антивирус Касперского под нужды конкретного пользователя.

     ABBYY FineReader Professional 9.0.0.1019 - пакет программ для распознавания отсканированного текста с практически полным сохранением оформления документа.

     Adobe Reader 9.1 - программа, предназначенная для просмотра и печати документов в формате PDF.

2.4 Недостатки существующего документооборота

     Несмотря  на то, что на рассматриваемом предприятии  автоматизированные рабочие места  практически полностью укомплектованы, а также существуют различные  программные средства для работы с документами, это не влияет на улучшение ситуации с документооборотом. Основные этапы обработки документации проводятся вручную, как-то составление, регистрация, передача исполнителю и постановка на контроль. Все это мешает созданию единой системы работы с документами, для экономии усилий и времени работников службы ДОУ, в нашем случае – отдела кадров.

     Также основным недостатком неавтоматизированности является возникновение трудностей с контролем над исполнением  документов. Так как, если не внедрена компьютерная система надзора за маршрутом документа, возникает элементарная возможность потери какого-либо документа, содержащего важные сведения.

     Затем, имеет место нерациональный расход рабочего актива предприятия. Отдел кадров приходится постоянно лично контролировать исполнение документов, что влечет за собой большую трату времени.

     Затруднен поиск документов. Нахождение в системе  ДОУ подразумевает  информационно-справочную работу, здесь просто необходима единая база данных документов, поиск в  которой будет упрощен, для облегчения работы секретаря и экономии времени.

     Возможны  потери документов. Несвоевременное исполнение документов. Возможны лишние технологические шаги при обработке документов.

     Внедрение автоматизированной системы позволит решить все выше перечисленные недостатки, которые возникают в процессе работы с документами.

     Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. Ниже приведен список наиболее часто встречающихся задач:

1. Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.
2. Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
3. Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.
4. Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности).
5. Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
6. Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.
7. Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.