Организация хранения документов в электронной форме в отделе кадров «Строймаг»

     Пользователи  могут приостановить работу с  текущим вариантом, внести в него необходимые изменения и создать  новую версию. В системе сохраняется  полная история работы с версиями документов.

     Контроль  исполнения. Удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает руководителям оперативно получать информацию о текущем состоянии дел (работ по документам, выполнении поручений). При этом реализована возможность дублирования сообщений и уведомлений на электронную почту, что позволяет сотрудникам оперативно получать информацию о стоящих перед ними задачах, а руководителям осуществлять более эффективный контроль и управление процессами работ, когда система не запущена.

     Сотрудники, получая уведомления и напоминания  о сроках выполнения поставленных перед ними задач, могут оптимально спланировать свой рабочий день, что положительно влияет на исполнительскую дисциплину в организации. Автоматическая отправка контролеру и исполнителям (согласующим) напоминаний о приближении (наступлении) контрольных сроков позволяет рассчитывать время на выполнение того или иного задания. Все основные действия по каждому поручению и заданию (начало работы, принятие к исполнению, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений и подзадач, особые отметки) фиксируются в поле «Ход исполнения». Это упрощает работу контролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения и как процесс обработки документа проходил до текущего момента.

     Система «ЕВФРАТ-Документооборот» предоставляет  возможность отправки промежуточного и окончательного отчета по поручениям контролеру, который при необходимости  может отправить документ на доработку. С помощью специального поиска по контрольным заданиям и документам есть возможность найти задания и поручения, отвечающие определенным условиям, по времени, по определенным сотрудникам, видам документа и т.д.

     Возможность использовать в системе электронную цифровую подпись (ЭЦП) позволяет согласовывать и утверждать документы на должном уровне безопасности, так как ЭЦП позволяет заменить печать и подпись, гарантируя авторство документа после его подписания. Пользователи системы «ЕВФРАТ-Документооборот» могут вести переписку между собой при помощи встроенной почтовой службы. Сотрудники организации могут рассылать документы другим пользователям системы. Также в системе реализована возможность отправки зарегистрированных документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ.

     Поиск документов. Средствами системы «ЕВФРАТ-Документооборот» осуществляется мгновенный поиск документов и поручений в больших архивах информации по их содержанию и любой комбинации реквизитов с использованием встроенной технологии морфологического анализа русскоязычного текста. При формировании поискового запроса пользователи задают перечень и интервалы значений реквизитов. Кроме того, возможен поиск по форме документа, для этого необходимо заполнить на ней нужные поля информацией из искомого документа, в соответствии с рисунком 13.

Рисунок 13 – Поиск документов

     В расширенном поиске предусмотрена  возможность гибкого задания  условий для поиска. В частности, пользователь может задавать сложные  запросы с использованием логических условий. Часто повторяемые запросы можно сохранять и использовать при следующем поиске, в соответствии с рисунком 14.

Рисунок 14 – Расширенный поиск

     Отчёты  и журналы. Встроенный в систему «ЕВФРАТ-Документооборот» генератор отчётов предоставляет возможность построения различных аналитических отчётов и журналов. Пользователи могут формировать отчёты и журналы как по всей базе документов, так и по отдельной выборке, что позволяет анализировать работу по различным сферам деятельности. При построении отчетов доступны данные о ходе исполнения каждого поручения и подпоручения. Для отслеживания результатов работы по выданным заданиям в системе предусмотрено построение отчетов по результатам поиска контрольных документов и поручений, в соответствии с рисунком 15.

Рисунок 15 – Менеджер отчетов и журналов

     Безопасность  и надёжность. Важной характеристикой системы электронного документооборота является обеспечение безопасности работы. Система «ЕВФРАТ-Документооборот» обладает всеми необходимыми средствами для достижения должного уровня безопасности. Благодаря парольной идентификации каждого пользователя исключен несанкционированный доступ посторонних лиц. Механизм распределения прав доступа на документы и на действия с ними позволяет ограничить доступ к документам в соответствии с должностными компетенциями пользователей и, тем самым, обезопасить документы. Отличительной особенностью системы является наличие встроенного модуля «Монитор безопасности», который позволяет в режиме реального времени следить за действиями пользователей, а также настраивать фильтры на отображение определенных событий в системе и оперативно реагировать на нештатные ситуации.

     Все данные в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» хранятся на сервере и передаются в зашифрованном виде, исключая возможность  утечки данных во время передачи. Использование сертифицированных средств ЭЦП позволяет безопасно работать с документами, не выполняя там, где это возможно, лишних операций «бумажного» делопроизводства (подписи, печати).

     Средства  резервного копирования и восстановления баз данных гарантируют сохранность информации и возможность возобновить работу без ущерба для организации в случае каких-либо проблем с аппаратным или программным обеспечением. Действия пользователей протоколируются системой, а с помощью встроенных специализированных программных средств «ЕВФРАТ-Документооборот» автоматически проводит диагностику логической целостности базы данных и восстановление выявленных нарушений.

3.3 Экономическая эффективность внедрения СЭД

     Сегодня задача организации эффективной  работы с документами актуальна как для государственных структур и крупного бизнеса, так и для предприятий малого и среднего бизнеса. Такая востребованность объясняется тем, что даже небольшие организации за время своей деятельности накопили приличный «багаж» документов, которым нужно эффективно управлять, что, учитывая постоянный рост объема документооборота на  предприятиях, становится делать все сложнее.

     В сложившейся ситуации руководители и топ-менеджмент предприятий ищут новые способы и новые инструменты  организации  работы с документами.

     В то же самое время нельзя сказать, что сейчас есть полное понимание  того, как влияет организация документооборота на результаты деятельности предприятия, в чем измерять результат от мер, предпринятых в этом направлении, и  т.д.

     Ответы  на большую часть этих вопросов носят  исключительно качественный характер и не оперируют количественными  показателями, столь удобными и привычными для анализа.

     Наиболее  оптимальным решением для работы с документами в отделе кадров и на всем предприятии «Строймаг» является система «ЕВФРАТ-Документооборот» v.14.5.

       В комплект системы ЕВФРАТ-Документооборот  входят лицензии на ЕВФРАТ-Документооборот  Клиент и ЕВФРАТ-Документооборот  Сервер (данные компоненты отдельно  не продаются). Цены, действующие  с 12 мая 2009 г. на территории Российской Федерации представлены в соответствии с рисунком 16.

ЕВФРАТ-Документооборот  Клиент		ЕВФРАТ-Документооборот  Сервер
Кол-во Пользователей1	Цена за лицензию на 1 Пользователя (руб.), НДС не облагается	Кол-во максимально поддерживаемых Пользователей2	Цена (руб.), НДС не облагается
1	6 000	1	3 000
2-5	5 500	2-5	7 000
6-10	5 000	6-10	15 000
11-15	4 500	11-15	20 000
16-25	4 000	16-25	30 000
26-50	3 500	26-50	50 000
51-100	3 000	51-100	75 000
101-200	2 750	101-200	100 000

Рисунок 16 – Прайс-лист системы «ЕВФРАТ-Документооборот» v.14.5.

     Из  рисунка 23 и из задания курсового  проекта видно, что стоимость  лицензии 1-го пользователя от 2-5 сотрудников  составляет 5 500 р., а стоимость сервера 7 000 р.

     Стоимость дополнительных модулей для «Евфрат-Документооборот» представлена в соответствии с рисунком 17

Название модуля	Цена (руб.), НДС не облагается	Примечание
АРМ Архивариус	10 5003	Цена указана  за одно рабочее место. Специализированное рабочее место управления архивными  документами.
ЕВФРАТ-Документооборот. WEB-сервер	10 0004	лицензия  на 5 пользователей
	20 0004	лицензия  на 10 пользователей
	40 0004	лицензия  на 20 пользователей
	70 0004	в объеме лицензии на ЕВФРАТ-Документооборот
Конфигурация "Быстрый старт"	35 000	Цена указана  за установку на 1 сервер.
3Лицензия модуля Архивариус ограничивает количество Пользователей имеющих право одновременно списывать документы в Архив. Осуществлять поиск в Архиве могут все Пользователи ЕВФРАТ-Документооборот.
4Цена указана за лицензию, дающую право на одновременный доступ к системе ЕВФРАТ-Документооборот через WEB для соответствующего количества пользователей. Указанные лицензии замещают в соответствующем объеме пользовательские лицензии на ЕВФРАТ-Документооборот.

Рисунок 17 – Прайс-лист дополнительных модулей

     Из  рисунка 17 следует, что стоимость одного АРМ-Архивариус составляет 10 500 р., а стоимость «Евфрат-Документооборот. WEB сервер» равна 10 000 р.

           На рисунке 18 приведен список типовых операций, которые совершаются в отделе кадров во время ведения ее производственной деятельности, в столбцах показаны число сотрудников при выполнении операции, временные затраты на совершения этих операций, а так же количество их в месяц.

     Сокращение  трудоемкости на выполнение делопроизводственных операций считается по формуле (1):

     П_д.в = (Т_дв * n * k) / (8 * 60); П_п.в = (Т_пв* n * k) / (8 * 60),    (1)

     где:

     Т_дв - среднее время выполнения до внедрения (мин).

     Т_пв - среднее время выполнения после внедрения (мин).

     n - число сотрудников, выполняющих  операцию.

     k - ежемесячное количество операций.

     П_д.в. - суммарные затраты времени до внедрения (чел/дней).

     П_п.в  - суммарные затраты времени после внедрения (чел/дней).

Рисунок 18 - Определение трудоемкости на выполнение делопроизводственных операций

     Из  рисунка 18 видно, что временные затраты сотрудников на выполнение делопроизводственных операций после внедрения «Евфрат-Документооборот» сократится на 45,2 (чел/дней) или почти в 3 раза.

     На  рисунке 19 производится расчет ежемесячных расходов до и после внедрения системы, и ежемесячная экономия.

     Ежемесячная экономия будет равна разнице  ежемесячного расхода до внедрения  системы и ежемесячного расхода  после внедрения. Чтобы узнать ежемесячный  расход до внедрения системы нужно П_дв * среднедневную заработную плату. Чтобы узнать ежемесячный расход после внедрении необходимо : Ппв * Средняя заработная плата равна. Чтобы рассчитать ежемясячную экономию нужно:  П_дв - Ппв

Рисунок 19 - Эффективность от внедрения системы по сокращению трудоемкости при выполнении делопроизводственных операций