Организация хранения документов в электронной форме в отделе кадров «Строймаг»

     В компании директор получает 90% всех поступающих документов, а затем переадресовывает их своему заместителю или начальника структурных подразделений. На подпись также передаются 99% отправляемых документов. Такой порядок снижает обоснованность решений и их оперативность (время ожидания рассмотрения в 2 раза превышает время работы над документом), инициативу и ответственность исполнителей.

     Потоки  внутренних документов сильнее увеличивались, чем возрастали потоки входящих документов. Эти изменения более наглядно представлены ниже в соответствии с рисунком 4.

     Рисунок 4 - Динамика объема документооборота за 2005-2007 гг.

     В настоящее время для передачи документной информации на данном предприятии  используются новые способы: факсимильные аппараты, компьютеры. Но и не исключена  передача информации и старым путём: через курьеров, по почте.

     В отделе кадров компании «Строймаг» регистрации подлежат не все документы. Регистрируются  документы, поступающие из вышестоящих органов, письма других организаций и др. Не регистрируются: поздравительные телеграммы, приглашения и извещения.

     Учет  документооборота позволяет:

• определить загрузку предприятия в целом, его структурных подразделений и отдельных исполнителей;
• определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;
• разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций.

     Регистрация всех документов осуществляется директором  компании «ЮТК» в специальных  журналах, в которых заносятся  данные о входящей и исходящей  документации.

     В целях повышения оперативности  поиска документов дела располагаются  в соответствии с номенклатурой  дел, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются  номера дел по номенклатуре. Хранить  документы в неприспособленных рабочих столах запрещается.

     Все документы связаны как в системе  управления документами, так и в  системе контроля исполнения. В этом смысле здесь наблюдается некоторое  дублирование связей. Связи в большинстве  случаев направленные по принципу: «главный-подчиненный». Иногда встречаются ненаправленные связи, которые объединяют родственные документы (документы, посвященные одному вопросу).

     Для того чтобы документировать механизмы  передачи и обработки информации в моделируемой системе, используются диаграммы потоков данных (Data Flow Diagrams). Они обычно строятся для наглядного изображения текущей работы системы документооборота предприятия. Чаще всего диаграммы DFD используют в качестве дополнения модели бизнес-процессов, выполненной в IDEF0.

     На рисунок 5 показано, каким образом организована система входящего документопотока на рассматриваемом предприятии.

Рисунок 5 - Схема входящего документопотока на предприятия

     Основным  процессом отдела кадров является прохождение по предприятию входных документов. Отдел кадров отвечает за сроки исполнения входных документов, точнее выполняет фискальные функции: кто и когда задержал выполнение документа. При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю; на принятие решения в центральный аппарат.

     Причем  второй маршрут означает то, что  почти наверняка этот документ будет  поставлен на контроль. В то же время  не следует путать со вторым маршрутом  документы, которые поступают на исполнение в центральный аппарат предприятия (например, если на циркулярном письме стоит «Директорам предприятий...»). Такие документы (поступающие на исполнение в центральный аппарат) характеризуются тем, что ответственным исполнителем для них является один из директоров предприятия или их заместителей. Для документов, проходящих по второму маршруту, ответственным исполнителем является кто-то из руководителей среднего звена, а директорат осуществляет контроль над результатами работы. Значительная часть проблем отдела кадров возникает из-за того, что она обязана контролировать только ответственных исполнителей, а не полную цепочку обработки документа.

     Контроль  за исполнением документов и принятых решений является целью содействие своевременному и качественному  исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, конкретных сотрудников.

     В контроле исполнения документов можно  выделить:

1. Контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо.
2. Контроль над сроками исполнения задания.

     При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего  контроль) являются:

     - отслеживание хода и фиксация  фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства; 

     - обобщение сведений, получаемых  в ходе отслеживания процесса  и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

     - выработка предложений по ускорению  документопотоков и укреплению  исполнительской дисциплины.

     Иногда  по решению руководства предприятия  контроль над исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате отдела кадров. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля над исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.

     Контроль (над сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

• постановку документов на контроль;
• проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• снятие документов с контроля;
• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

     Начало  операций по контролю, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в предприятии документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль отдел кадров сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок. Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле. Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.

     Исполнение  документа контролируется с момента  постановки на контроль, после осуществления  которой документ передается исполнителю. При этом группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, проводят проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя. В течение срока исполнения документа осуществляются предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

     Проверки  проводятся в письменной форме. Служба контроля готовит письменные напоминания. Они могут быть посвящены как  конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях. Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов закреплены в регламенте предприятия.

     Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению отдел кадров, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она возвращает документ на доработку без продления сроков исполнения.

     Данные о ходе и результатах контроля над исполнением документов учитываются и периодически обобщаются, то есть анализируются. Сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в предприятии. На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

     При ведении контроля над исполнением  документов с помощью сроковой картотеки, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель обозначают числа месяца, т.е. 31 день. В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со срокам исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.

     При осуществлении контроля над исполнением  документов сотрудник, ответственный  за его проведение, вынимает из картотеки  карточки на задания текущего дня (текущий  контроль) и карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 5 дней, а также 10 и 20 дней текущего месяца (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения. При этом может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Полученная информация о ходе исполнения задания заносится на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки. После снятия документа с контроля регистрационно-контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется при необходимости в других справочных картотеках.

     Документы, отправляемые предприятием, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового  отправления и сдачу в отделение  связи.

     Обработка и отправка документов почтой осуществляется обычно централизованно экспедицией или сотрудниками канцелярии в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

     Оценки  объемов документооборота. Через отдел кадров за год проходит: 16 тыс. единиц входящих документов, 24 тыс. единиц исходящих документов. При этом список данных документов непосредственно в отделе кадров храниться в течение 3 лет для 90% документов, а оставшиеся 10% в течение 5 лет. Тексты документов хранятся в отделе кадров (в архивном отделе) до конца текущего года, далее они передаются в архив на долговременное хранение. Отчетность отдела кадров о проделанной работе. Основным результатом работы отдела кадров являются отчеты, которые она предоставляет руководству о потоке документов на предприятии.

     Отчеты  условно можно разделить на две  большие группы:

• Оперативные. Они выводятся или ежедневно или еженедельно. Основное их назначение - получить объективную картину информации для оперативного управления.
• Аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота на предприятии. Типичные периоды вывода отчетов данной группы - месяц, квартал, полугодие, год.