Расчет показателей экономической эффективности проекта

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В настоящее время автоматизация  коснулась практически всех областей человеческой деятельности.

Естественно, что на преимущества автоматизации первыми откликнулись и стали их использовать в своей деятельности коммерческие предприятия. Одним из бизнес-процессов, который подлежит автоматизации в первую очередь – это различного вида учеты, в том числе и учет совершенных продаж.

Объектом исследования данной работы является деятельность компании «Айджи Студио», предметом исследования – автоматизация процесса учета продаж компании.

Целью работы является создание информационной системы, способной автоматически выполнять большую часть работы по учету продаж, в настоящее время выполняемых человеком.

Кроме того, определены следующие  цели разрабатываемого дипломного проекта:

• Минимизация участия человека в процессе ввода информации
• Исключение повторного ввода одних и тех же данных в разные хранилища данных
• Минимизация вероятности ввода ошибочной информации в базу данных
• Повышение оперативности попадания обновленных данных в базу данных о продажах.

Достижение этих целей  позволит более точно делать прогнозы относительно развития компании.

В качестве средства достижения поставленной цели будет использоваться моделирование  бизнес-процессов и разработка порядка  их автоматизации.

Кроме того, необходимо экономически оправдать применение автоматизации именно для данного бизнес-процесса, а также рассчитать экономическую эффективность от внедрения системы на предприятии.

 

 

1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ И ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия» Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»

1. Характеристика предприятия и его деятельности

 

ООО  «Айджи Студио» – молодая  компания, предоставляющая весь комплекс услуг в сфере интернет - сайтов и мультимедийных презентаций.

Все проекты компании создаются  специалистами высокого уровня согласно четким бизнес-процессам, что гарантирует лучшее соотношение «цена-качество».

Целью функционирования предприятия является извлечение прибыли.

Основные направления  деятельности:

• Разработка веб-сайтов. Корпоративные сайты, функционально богатые ресурсы, интернет-магазины, порталы и веб-системы.
• Программирование систем, основанных на веб-технологиях. CRM , ERP , учетные системы, высоконагруженные системы.
• Маркетинг и продвижение. Консалтинг, продвижение, контекстная реклама, баннерные кампании, вирусный маркетинг.
• Поддержка веб-проектов. Доработка систем управления, контент-менеджемент (вебмастеринг), администрирование, работа со сложными, нагруженными сайтами.
• разработка мультимедиа-продуктов, таких как мультимедиа-презентация, мультимедиа-каталог, слайд-шоу, мультимедиа-киоск, электронный отчет, CD-визитка, юбилейный CD, мультимедиа-доклад, электронный журнал, виртуальный тур,  мультимедиа-энциклопедия, мультимедиа-книга, бизнес-, промо-игра, мультимедиа-тренажер, мультимедиа-тренинг, обучающая мультимедиа-система.

Принципы работы компании:

• Качество. Ответственный подход к проектированию, контроль качества на всех стадиях, информирование клиента о текущем состоянии проекта на всех этапах, наличие срока гарантийного обслуживания.
• Опыт. Сотни завершенных проектов и внедрений систем управления сайтами, десятки проектов по разработке решений, понимание алгоритмов маркетинговой поддержки бизнеса в интернете.
• Репутация. Диалог с клиентами и партнерами, готовность идти навстречу в вопросах, связанных со всеми участками совместной работы.

В компании разработана и внедрена система управления внутренними  процессами, позволяющая разделить  направления на уровне бизнес-процесов и обеспечить максимально полное и качественное управление всеми  этапами разработки, поддержки и продвижения.

В решении задач любого уровня сложности  компания применяет комплексный  подход. Всеми составляющими проекта  — содержание, графическое решение, программные компоненты — занимаются отдельные специалисты, которые  взаимодействуют  друг с другом и заказчиком. В результате клиент получает действительно продуманный, завершенный проект, который отвечает всем его потребностям.

Преимущества компании

• Профессионализм, который гарантирует качество
• Гибкая ценовая политика и система оплаты
• Комплексный подход
• Индивидуальный подход
• Выполнение обязательств
• Использование современных технологий

С момента основания  компания специализируется на разработке интернет-проектов, а также традиционных клиент-серверных систем, выполненных на основе технологий .NET, JAVA и PHP.

За время своего существования  компания развивалась без привлечения  сторонних инвестиций, укрепляя свои позиции на рынке, как профессиональная компания, предлагающая эффективные  технологические и маркетинговые  решения.

В настоящее время  «Айджи Студио» – стабильно работающая компания, имеющая прочную репутацию как разработчик интернет-проектов, оптимальных по соотношению цены и качества.

В настоящее время ИнфоДизайн во всех проектах использует три системы управления контентом (Content Management System, или CMS) собственной разработки.

В штате компании работают более 20 квалифицированных сотрудников, обеспечивающих разработку и сопровождение более чем 300 проектов.

В таблице 1 представлены основные экономические показатели деятельности компании за прошедший  год..

 

Таблица 1

Экономические показатели деятельности компании OOO «Айджи Студио»

№ п\п	Наименование характеристики (показателя)	Значение показателя на декабрь 2008 года
1	Время работы компании на рынке	2 года
2	Численность персонала  компании	24 человека
3	Финансовый оборот компании	~150 000 рублей
4	Количество клиентов компании	До 58

 

По итогам деятельности за 2008 год финансовые показатели ООО «Айджи Студио» свидетельствуют о стабильном и динамичном развитии компании. На конец отчетного периода валюта баланса возросла по сравнению с показателем на начало года в 2,4 раза, что объясняется увеличением оборотов по операциям страхования и перестрахования и увеличением уставного капитала компании.

2. Организационная структура управления предприятием

Организационную структуру ООО «Айджи Студио» можно представить в виде следующей схемы:

 

Рисунок 1.1 Схема организационной структуры ООО «Айджи Студио»

 

Кратко опишем назначение и функции наиболее важных отделов.

Отдел кадров занимается:

1. Подготовкой проектов актов  (и их регистрация после издания), связанных с поступлением, увольнением,  переводом сотрудников, заключение трудовых договоров, направлением в служебные командировки, оформлением должностных инструкций.

3. Подготовкой и ведение штатного  расписания.

4. Оформлением отпусков, больничных  листов, командировочных удостоверений.

5. Учетом использования рабочего  времени.

6. Подготовкой и оформлением  документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования. 

7. Ведением и хранением личных  дел, трудовых книжек работников, личных карточек формы Т-2, своевременность  и правильность внесения в них изменений.

8. Обеспечением соблюдения правил внутреннего трудового распорядка.

 

Отдел разработки занимается:

1. Проектированием сайтов в соответствии с потребностями заказчика.
2. Разработкой визуального и эргономического дизайна сайтов.
3. Разработкой и созданием программных продуктов необходимых для успешного развития организации.
4. Написанием динамических скриптов, Flash – анимаций для сайтов.
5. Разработкой и адаптацию систем управления контентом.
6. Проектированием и разработкой баз данных для сайтов.
7. Продвижением сайтов в интернете, поисковой оптимизацией.
8. Поддержкой и сопровождением сайтов.
9. Разработкой 3D-моделей и 3D-анимаций.
10. Промышленным дизайном.
11. Разработкой фирменного стиля, знаков, логотипов.
12. Составлением презентационных и рекламных текстов.
13. Разработкой презентаций, годовых и квартальных отчетов.
14. Версткой макетов рекламно-полиграфической продукции (буклетов, визитных карточек, бланков, листовок)

Функции бухгалтерии:

1. Регистрация договоров с покупателями, выписка счетов, накладных, счетов-фактур.
2. Учет расчетов с покупателями за готовую продукцию в рублях и иностранной валюте, формирование актов сверок с покупателями, различной оперативной и бухгалтерской отчетности по сбыту.
3. Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками по приобретенным товарно-материальным ценностям, выполненным работам, оказанным услугам.
4. Привязка оплат к счетам-фактурам, формирование книги продаж и книги покупок.
5. Учет основных средств, НМА, сырья, полуфабрикатов, ГСМ, материалов, товаров.
6. Учет готовой продукции.
7. Учет расчетов с подотчетными лицами и сотрудниками.
8. Учет налогов и взносов.
9. Налоговый учет.

Отдел продаж осуществляет:

1. Первичное взаимодействие с клиентами, прием звонков и писем с заявками, уточнениями деталей заказа.
2. Анализ и прогноз потребностей заказчиков, поиск ниш сбыта
3. Проведение презентаций, переговоров, рекламных кампаний
4. Маркетинговые исследования.
5. Составление ориентировочной сметы работ по заказу.
6. Подготовку договоров для подписания.
7. Ведение постоянных клиентов, информирование их о новых услугах, скидках.

2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации

1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

В настоящее время услугами компании пользуется около 60 клиентов, постоянных и временных. Характеристика основной деятельности компании в разрезе  технологии IDEF0 приведена на рисунке 1.2.

 

Рисунок 1.2 Характеристика деятельности компании

 

Деятельность компании осуществляется следующим образом.  Менеджер отдела продаж производит поиск клиентов всеми  доступными ему средствами, в том числе при помощи телефонных звонков, предложений своих услуг с помощью различного рода рекламы, а также с с использованием сайта компании. При обнаружении потенциального клиента менеджер ознакамливает его с предложениями компании, подчеркивая их выгодность, сроками выполнения работ , их стоимостью и другими условиями. При желании клиента он заключает договор, в котором прописаны все условия соглашения. Каждый договор  учитывается в бухгалтерии с помощью книги специальной формы. После оплаты клиентом услуг в установленном порядке производится выполнение работ и предоставление их клиенту.

2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач

Одним из наиболее важных бизнес-процессов компании является учет продаж выполненных услуг. Характеристика данного процесса приведена на рисунке 1.3.

 

Рисунок 1.3

 

Учет продаж неразрывно связан с  такими понятиями, как контроль платежей, контроль своевременности выполнения заказов, анализ деятельности менеджеров компании¸ контроль выполнения обязательств со стороны клиентов и так далее. Целью учета, таким образом, является получение объективной и своевременной информации о деятельности  компании для предоставления ее директору и составления соответствующей бухгалтерской отчетности.

При ведении учета продаж используются следующие документы:

1. Договор продажи – рисунки 1.4, 1.5;
2. Счет, выставляемый на оплату клиенту – рисунок 1.6;
3. Приходный кассовый ордер для учета денежных средств – рисунок 1.7.

 

 

Рисунок 1.4 Образец договора, сторона 1.

 

Рисунок 1.5 Образец договора, сторона 2

 

Рисунок 1.6 Образец счета на оплату услуг

 

Рисунок 1.7 Приходный кассовый ордер

 

Кроме того, могут учитываться такие  документы, как акт сдачи-приема работ, счет-фактура и другие документы.

3. Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

 

Таким образом, при учете продаж лицу, ответственному за учет, необходимо внести данные о клиенте, договоре, виде услуг, ее стоимости, сроке выполнения, сроке оплаты и виде оплаты.

Если же необходимо найти какую-либо неактуальную информацию по продажам, то поиск осуществляется  в архиве, который имеет  хранится в виде бумажных документов – журналов учета и других.

Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ продаж фирмы за определенный период

Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1.2.

 

Таблица 1.2 Характеристики описанных процессов

Действие	Среднее количество за рабочий день	Время, необходимое для  выполнении одного действия, минут	Общее время, минут
Внесение данных о продажах	10	15	150
Поиск необходимой информации	5	30	150
Анализ информации за период	0,5	60	30
ИТОГО, минут:			330