Расчет показателей экономической эффективности проекта

 

Таким образом, ежедневно, в среднем, 330 минут или 5 часов 30 минут, бухгалтер занят занесением необходимых сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, делаем вывод, что на выполнение остальных обязанностей остается менее 40 % рабочего времени..

Для данного способа также характерны следующие недостатки:

1. Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
2. Неэффективное использование рабочего времени.
3. Слабый контроль работы бухгалтера.
4. Бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.
5. Усталость служащих - усиление негативного воздействия человеческого фактора.

В связи с этим, руководством комапнии было принято решение об автоматизации данного процесса, то есть создании информационной системы для повышения качества учета и уменьшения временных затрат на обработку необходимых документов и получения результативной информации.

В результате проводимой автоматизации  предполагается постоянно иметь  точнейшие сведения о продажах с возможностью их классификации по датам, суммам, наименованиям услуг, другим свойствам,  сократить время на уточнение сведений о нем,  на передачу документов за счет их электронной формы..

Очевидно, что для автоматизации  необходимо использовать такие средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное программное обеспечение и, возможно, локальную вычислительную сеть.

Проведем расчет ожидаемого эффекта  от внедрения средств автоматизации.

В случае использования  вычислительной техники данный процесс  водится к введению в созданную  базу данных информации о продажах по мере поступления отчетных документов, а поиск информации будет производится при задании необходимых параметров..  В таблице 1.3 произведен расчет эффекта внедрения.

 

Таблица 1.3 Расчет эффекта внедрения

Действие	Среднее количество за рабочий день	Время, необходимое для  выполнения одного действия, минут	Общее время, минут
Внесение данных о продажах	10	1	10
Поиск необходимой информации	5	2	10
Анализ информации за период	0,5	5	2,5
ИТОГО, минут:			12.5

 

Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 5 часов ежедневно, что позволяет сократить издержки фирмы, ликвидировав одну должность бухгалтера. Годовая экономия средств в этом случае будет составлять, при размере заработной платы бухгалтера около 20000 рублей, 240000 рублей ежегодно без учета стоимости внедрения планируемой системы.

Кроме того, другими преимуществами автоматизации рассматриваемого бизнес-процесса будут :

• централизованное хранение данных
• исключение потери данных
• структуризация данных
• более оперативная обработка данных
• выдача результатов в удобной форме на принтер и экран
• легкое изменение данных
• система авторизации
• сокращение времени оформления документов

3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»

1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи

Знание клиента, приносящего  или не приносящего прибыль, составляет суть одного из самых популярных на сегодняшний день направлений в  бизнесе – Управление взаимоотношениями  с клиентами (CRM).

CRM - это современная бизнес-стратегия, нацеленная на рост и повышение доходности бизнеса компании, путем повышения уровня удержания, лояльности и прибыльности своих клиентов, при одновременном снижении издержек и увеличении эффективности взаимодействия с ними.

Реализация стратегии CRM требует сбора, учета, консолидации и анализа больших объемов информации о клиентах, контроля качества их обслуживания и потому невозможна без привлечения современных информационных технологий.

В этом аспекте CRM (CRM системы или CRM программы) - это набор программных приложений, связанных единой бизнес-логикой и интегрированных в корпоративную информационную среду компании на основе единой базы данных.

Благодаря этому CRM системы не только позволяют координировать действия различных служб, взаимодействующих с клиентом (продажи, маркетинг, обслуживание и поддержка), но и координировать работу различных каналов взаимодействия с ним: личное, телефон, Интернет. Кроме того, CRM дает каждой из указанных служб доступ к полной информации о клиенте, необходимой для наилучшего удовлетворения его потребностей и, в результате, - повышения его лояльности.

Ниже рассмотрим некоторые из наиболее ныне распространенных систем автоматизации  взаимоотношений с клиентами и сделаем вывод об их пригодности к применению на рассматриваемом предприятии.

1. "ФОЛИО CRM"

Программа "ФОЛИО CRM" предназначена для анализа и  управления взаимодействиями с клиентами: учета истории, состояния и переспектив  контактов, продаж, договоров, в т.ч.: этапов их выполнения, оплаты и отгрузки товаров.

Данная CRM система подходит как крупным, так и небольшим фирмам, повышая отдачу от работы с клиентами. Почти во всех случаях достаточно поставляемых с программой стандартных решений, имеющих большой диапазон настроек, легко осваиваемых пользователем.

CRM программа может использоваться как самостоятельный продукт, однако использование ее в качестве модуля КИС "ФОЛИО Купец" в едином информационном пространстве предприятия обеспечивает наибольшую гибкость и информативность системы.

ФОЛИО CRM позволяет:

• Получить четкую и прозрачную систему управления взаимоотношениями с клиентами от этапа предварительных контактов до выполнения всех условий договора;
• Составлять и печатать в MS Word формы договоров по заданным пользователем шаблонам с автоматической подстановкой фамилий, адресов, платежных реквизитов, других сведений из справочников CRM.
• Найти след даже однократного контакта с клиентом и проанализировать эффективность продаж;
• Выявить группы клиентов, приносящих максимальную прибыль и их склонность к тем или иным продуктам и каналам продаж;
• Составлять и рассылать предложения клиентам по e-mail выборочно и быстро с использованием легко настраиваемых шаблонов рассылки с подстановкой сведений из справочников;
• Формировать заказы поставщикам;
• Напоминать о необходимости контактов, оплатах и других действиях;
• Использовать на едином информационном пространстве данные о продажах, приходах и оплатах в комплексе с программами складского учета и SCM - модулями корпоративной системы "Купец".

В результате внедрения CRM системы  достигается:

• Повышение лояльности клиентов и эффективности контактов с ними.
• Возрастание вероятности заключения сделок.
• Увеличение производительности отдела продаж.
• Улучшение предоставляемого сервиса.
• Снижение издержек на службы поддержки.

Функциональные возможности ФОЛИО CRM:

Клиентская база с удобной классификацией, поиском и отборами:

• карточка клиента (код, наименование, адрес, телефоны, e-mail , платежные реквизиты, вид деятельности);
• дополнительные характеристики (дата регистрации, источник, гео, категория, тип, специализация, перспектива);
• сведения о контактных лицах (ФИО, должность, характеристики, телефон, e-mail);
• данные о договорах, этапах, оплатах;
• классификация клиентов на виды, группы, подгруппы.

Информация о контактах и  событиях:

• состоявшиеся (история), текущие (в процессе) и планируемые контакты и события;
• учет по видам контактов и событий (телефонные переговоры, встречи, переписка), по контактным лицам и менеджерам;
• "связанные контакты" - цепочка контактов;
• возможность "прикрепления" к контакту электронных документов.

Система назначения задач:

• вид, срочность приоритет;
• контроль исполнения;
• наличие личного планировщика.

Оперативный анализ и отчетность:

• показатели продаж;
• менеджеры и их контакты;
• товары и оплата;
• база клиентов и контактов в разрезе различных характеристик;
• исполнение договоров.

Обмен данными и взаимодействие с другими программами:

• экспорт в MS Excel ;
• работа с шаблонами MS Word с использованием данных журналов и справочников CRM программы;
• взаимодействие со складскими и SCM программами - модулями корпоративной информационной системы "ФОЛИО Купец".

Дополнительные возможности:

• организация почтовой и е-mail рассылки по заранее подготовленным шаблонам;
• гибкая настройка уровней доступа;
• мощный механизм поиска, сортировки и отборов (фильтров);
• возможность внесения доработок в программу.

 

Стоимость данной системы составляет около 10000 рублей из расчета на одно рабочее место.

2. 1С:Предприятие 8 CRM ПРОФ

 

Решение "1С:CRM ПРОФ" предназначено для автоматизации процессов взаимоотношений с клиентами, помогает организовать эффективную работу отделов продаж, маркетинга, сервисного обслуживания на всех этапах взаимодействия с клиентами.

Конфигурация «1С:CRM ПРОФ»  разработана в среде «1С:Предприятие 8» и поддерживает все преимущества этой современной технологической платформы: масштабируемость, простота администрирования и конфигурирования.

«1С:CRM ПРОФ» универсальное  решение с возможностью использования  как самостоятельной программы  для автоматизации функций CRM, так и в качестве дополнения к функционалу CRM Типовых конфигураций фирмы «1С» на платформе «1С:Предприятие 8».

«1С:CRM.ПРОФ» интегрируется (путем объединения) с типовыми конфигурациями: «1С:Предприятие 8. Управление торговлей», «1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием». При использовании «1С:CRM ПРОФ», как самостоятельной, отдельно стоящей конфигурации программа включает блок обмена данными с учетными системами: «1C:Бухгалтерия предприятия 8» и «1С:Бухгалтерия 7.7».

Продукт может использоваться в работе бухгалтерии, налогового отдела, финансового отдела, производственного отдела, сметного отдела, отдела материально - технического снабжения, отдела механизации, отдела кадров и прочих подразделений строительной организации.

Основные возможности

• Управление клиентской базой, подробная характеристика о каждом клиенте и контактном лице, динамика изменения состояния отношений с клиентами, возможность быстрого ввода и доступа к информации о клиенте;
• Управление контактами с клиентами, учет истории контактов с клиентами, регистрация потребности клиентов, оперативная передача информации между отделами, планирование контактов;
• Планирование и контроль действий, координация работы во времени, система напоминаний и выдачи заданий;
• Управление бизнес-процессами по работе с клиентами, создание регламента работы с клиентами и шаблонов типовых действий, по продаже, сервисному обслуживанию рекламациям;
• Управление продажами, создание технологии продажи различных групп товаров, управление стадиями и этапами продажи, создание стандартных шаблонов действий, механизм подготовки коммерческих предложений, механизм оперативного управления и анализ цикла продаж - "воронка" продаж;
• Управление маркетингом - сегментирование клиентов, управление маркетинговыми компаниями, оценка эффективности рекламных и маркетинговых кампаний;
• Анкетирование - сбор информации о клиентах, товарах, конкурентах, регионах. Анализ анкет;
• Телемаркетинг – обеспечение массового обзвона клиентов по заданному сценарию разговора, регистрация контактов и анкет;
• Сервисное и гарантийное обслуживание. Учет товаров, находящихся на обслуживании: по серийным номерам, срокам и типам обслуживания, управление сервисными обращениями клиентов; управление сервисными заказами обращениями;
• Многофакторный анализ продаж, АВС-анализ продаж, анализ состояния работы с клиентами, результатов деятельности сотрудников,анализ клиентской базы;
• База знаний по продажам,товарам, конкурентам, сервису, структурирование информации, поиск по ключевым словам, быстрый доступ к информации;
• Защита информации, настройка для пользователей прав доступа к информации, обеспечение доступа пользователей только к информации по своим клиентам;
• Облегчение выполнения рутинных операций, интеграция с электронной почтой, подготовка отчетов, помощник ввода новых клиентов, поиск двойников клиентов, групповая обработка клиентов, фильтры.