Расчет показателей экономической эффективности проекта

Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значение в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

Поскольку в разных полях могут  содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут  различаться в зависимости от типа данных. Так, например, список вышеуказанных свойств полей относится в основном к полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой. С другой стороны, для полей, используемых для хранения рисунков, звукозаписей, видео клипов и других объектов OLE, большинство вышеуказанных свойств не имеют смысла.

Далее определим для каждой таблицы  тип поля и формат содержащихся в нем данных.

 

Имя поля	Ключевое	Тип данных		Размер поля		Табл. для подстан.
Таблица 1 -Договор
Код договора,	Да		счетчик		100		нет
Дата подписания,			Дата/время		55		нет
Номер документа,			Числовой		50		нет
Сумма договора,			Денежный		50		нет
Код товара,			Числовой		50		да
Код валюты,			Числовой		5		да
Дата поставки,			Дата/время		5		нет
Фирма,			Текстовый		50		да
Статус договора			Текст		5		да
Таблица 2 -Фирма
Код фирмы,	Да	Текстовый		10		нет
Оргформа,		Текстовый		10		да
Название,		Текстовый		10		да
АдресСтрана,		текстовый		10		нет
АдресГород,		текстовый				нет
АдресУлица,		текстовый				нет
АдресДом		Числовой				нет
Телефон,		Числовой				нет
Контактное лицо,		текстовый				нет
Вид деятельности,		текстовый				да
Статус		текстовый				да
Таблица 3 -Товар
Код товара,	да	Числовой		20
Вид товара,		Текстовый		10
Время записи		Дата/время		10
Таблица 4 –  Документ
Код документа,	да	Числовой		10		Нет
Номер документа,		Числовой		50		Нет
Тип документа,		текстовый		50		да
Дата документа		Дата/время				нет

 

Кроме того, для удобства ввода и последующего редактирования некоторых данных в базе данных созданы две вспомогательные таблицы:

 

Таблица Валюта

 

IDвалюта	Код	Сокращение	Валюта
643	р.	руб.	Российский рубль
840	$	Usd	Доллар США
978	€	Eur	ЕВРО

 

Таблица Подстановка

 

тип документа	вид деятельности	статус	орг форма	статус договора
накладная	судостроение	партнер	ООО	заключен
заявка на отгрузку	строительство	Официальный партнер	ЗАО	выполнен
счет-фактура	ЖКХ	дистрибьютер	ИП	расторжен
другое	проектирование зданий	другое	ОАО	не выполнен
	торговля		ГУ
	обучение		другое
	другое

 

Именно в этих таблицах содержатся основные сведения для работы в базе данных.

4. Описание созданной базы данных

 

Создание таблиц, как и других объектов баз данных, начинается с  активации окна базы данных.   В этом окне выбирается элемент управления Таблицы, после чего на правой панели окна будет представлен список таблиц, уже входящих в состав БД. Если в базе нет таблиц, то на правую панель окна выводится только три элемента управления для создания новой таблицы: Создание таблицы в режиме конструктора, Создание таблицы с помощью мастера и Создание таблицы путём ввода данных.

Выбираем элемент управления →Создание таблиц в режиме конструктора.

 

 

Рисунок 2.6 Создание таблицы в режиме конструктора

 

Теперь необходимо заполнить Имена  полей и выбрать Типы данных. По окончании заполнения через меню Файл → Сохранить как сохраняем полученную таблицу с требуемым именем. В качетсве примера приведена таблица Договоры на рисунке 2.7.

 

Рисунок 2.7

 

Разработаем  схему данных, (создание  связей между таблицами). Для этого:

• нажимаем по кнопку на панели инструментов (или команда Сервис, Схема данных). На экране появится окно <<Схема данных>>;
• щёлкаем по кнопке на панели инструментов (или команда Связи, Добавить таблицу);
• в появившемся окне будет выделено название одной таблицы. Щелкаем по кнопке <Добавить>, переводим выделение на имя следующей таблицы и щелкните по кнопке <Добавить>. Аналогично добавляем оставшиеся таблицы;
• закройте окно, щелкнув по кнопке <3акрыть>;
• чтобы не выполнять все вышеописанные действия, можно  просто перетащить мышкой таблицы из окна «Базы данных Таблицы» в окно «Схема данных»;
• создадим связь между таблицами Договоры и Фирмы. Для этого курсором мыши перетаскиваем <<Название Фирмы>> в таблице Договоры на поле <<Название>> в таблицу Фирмы. На экране откроется окно <<Связи>>;
• устанавливаем флажок («галочку») в свойствах Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей;
• щелкаем по кнопке <Создать>. Связь будет создана;
• аналогично создаем  связи между остальными полями Закрываем окно схемы данных, ответив ДА на вопрос о сохранении макета. Для связи таблиц использовалась следующая схема (см. рис. 2.8).

 

Рисунок 2.8  Схема данных разрабатываемой базы данных

5. Проектирование форм и запросов

 

В созданной базе данных существует возможность правки, добавления, просмотра всех данных. Причем за счет связей при процессе правки одной из таблиц, будут автоматически изменяться данные в других таблицах.

Формы служат для ввода и просмотра  данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

В системе  реализованы три формы:

1. Учет договоров

 

Рисунок 2.9  Форма Учет договоров

 

С помощью этой формы происходит ввод данных о вновь поступивших  договорах.  При нажатии кнопки Добавить происходит добавление записи в таблицу. В данной форме предусмотрена возможность добавления отсканированного договора в базу данных. Осуществляется это следующим образом – при нажатии кнопки «Сканировать» вызывается программа сканирования, в данном случае ABBYY FineReader 8.0.

 

Рисунок 2.10

 

Следующая форма  - Вид товара, которая  служит для внесения нового товара. При этом автоматически создается дата записи в таблице.

 

Рисунок 2.11 Форма Вид  товара

 

Тут также при нажатии кнопки Готово происходит  запись в таблицу  и закрытие формы.

В форме Добавление фирмы вносятся все реквизиты и сведения, касающиеся торговых партнеров предприятия.

 

 

Рисунок 2.12  Форма Фирмы

 

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных  таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска.

Для поиска и получения необходимой  информации в системе созданы следующие запросы:

1. Заключенные договоры – возвращает наименование фирм, с которыми был заключен договор, включая товар , сумму договора и дату подписания. Результат представлен на рисунке 2.13.

 

 

Рисунок 2.13 Результат запроса Заключенные договора

 

2. Поиск договоров по виду товара – показывает, сколько и с кем договоров было заключено на поставку определенного вида товара

 

Рисунок 2.14 Результат запроса Поиск договоров по виду товара

 

3. Поиск договоров по наименованию фирмы – показывает, сколько договоров заключила определенная фирма

 

Рисунок 2.15 Результат запроса Поиск договоров по фирме

 

4. Поиск договоров по наименованию и общей сумме – от предыдущего отличается тем, что возвращает  количество договоров и общую сумму без наименования товаров.

 

Рисунок 2.16 Результат запроса Поиск фирм по количеству и сумме договоров

 

Теперь созданные запросы можно  использовать в дальнейшем для отчетов  по учету продаж.

Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

Отчёты, так же как и формы, можно  создавать с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов.

Реализованы следующие отчеты:

- Товар по наименованиям –  показывает, сколько договоров и  на какую сумму было заключено  на определенный товар

 

Рисунок 2.17

 

- Поиск фирм по наименованию  и количеству договоров – аналогично одноименному запросу

 

 

Рисунок 2.18

 

А также поиск заключенных договоров:

 

Рисунок 2.19

6. Проектирование графического интерфейса системы

 

Кроме средств редактирования, встроенных в саму базу данных, необходимо спроектировать графический интерфейс. 

Для этого используем главную  кнопочную форму, при помощи которой будет осуществляться диалог с пользователем - рисунок 2.20.

 

Рисунок 2.20 Главная кнопочная форма

 

Как видно из приведенной выше экранной формы, на главной кнопочной форме  три кнопки – «Ввод данных», «Отчеты», «Выход».

При нажатии последней кнопки работа с системой заканчивается и приложение закрывается.

Если же нажать кнопку «Ввод данных», то происходит переход на следующую страницу кнопочной формы – рисунок 2.21.

 

Рисунок 2.21   Кнопочная форма Ввод данных

 

На данной странице, при нажатии соответствующих кнопок происходит вызов ранее перечисленных форм для ввода данных.

При нажатии кнопки «Отчеты» происходит вызов другой страницы кнопочной  формы – рисунок 2.22.

 

Рисунок 2.22

При нажатии соответствующих кнопок происходит вызов отчетов, которые уже указывались выше..

Таким образом, в данной главе нами описаны основные моменты по проектированию и созданию базы данных, а также  элементов ее управления.

 

 

3. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности

 

Создание описанной базы данных является по сути автоматизацией системы  учета договоров компании «Айджи Студио». При автоматизации данной системы затрачено достаточно много трудовых и материальных ресурсов.  Для того чтобы показать что эти затраты были не зря и после внедрения проекта автоматизации улучшаться показатели(время обслуживания, затраты трудовых ресурсов, затраты на заработную плату, пропускную способность и т.д.) данного процесса, необходимо  произвести расчет экономической эффективности.

Существует несколько направлений  расчета экономической эффективности.

1. Сравнение вариантов организации систем обработки экономической информации по комплексу задач (например, сравнение системы обработки информации, предлагаемой в проекте, базовым вариантом).
2. Сравнение вариантов организации информационной базы комплекса задач (файловая организация и организация базы данных).
3. Сравнение вариантов организации технологии сбора, хранения, обработки и выдачи  информации.
4. Сравнение вариантов технологии проектирования систем обработки экономической информации (например, индивидуальное проектирование с  методами, использующими пакеты прикладных программ).