Технология хранения, поиска и сортировки информации

 

 

 

 

 

 

 

4. Создание отчета с помощью  Мастера

1. В окне Базы данных Adress щелкните по кнопке Отчет на панели Объекты, выберите режим оздание отчета с помощью мастера.
2. В окне Создание отчетов выберите Таблица: Адреса. Выберите те поля, которые вы бы хотели включить в отчет, например: №, Фамилия, Имя, Адрес. Нажмите кнопку Далее.
3. Задайте порядок сортировки 1. Фамилия – По возрастанию. Нажмите кнопку Далее.
4. Макет отчета в один столбец, а стиль отчета выберите на свой вкус . Нажмите кнопку Далее.
5. Имя отчета будет задано автоматически Адреса. Согласитесь с ним. Нажмите кнопку Готово.
6. Перед вами отчет в режиме просмотра. Просмотрите отчет, используя полосы прокрутки.

Конструктор отчета

Возможно вам захочется внести какие-то изменения в отчет. Например, отчет занимает всего одну страницу, в этом случае хотелось бы снять нумерацию страниц.  
Или возникла необходимость удалить текущую дату. В этом случае необходимо переключиться (аналогично тому, как работали с таблицей и формой) в режим конструктора отчета.

1. Закройте отчет, выбрав команду Закрыть меню Файл.
2. Если вы попали в окно База данных, сохранив предварительно отчет, то нажмите кнопку Конструктор. Если же вы сразу попали в режим конструктора, опустите предыдущий шаг. 
   Окно конструктора (похоже на конструктор формы) разбито на четыре области: области верхнего и нижнего колонтитулов, в которых размещаются подписи (заголовок) и поля (дата и номер страниц), область данных и область примечаний. 
   Для того, чтобы удалить нумерацию страниц, выделите соответствующее поле в нижнем колонтитуле и нажмите клавишу Delete или вызвав контекстное меню нажмите кнопку Вырезать. 
   Таким же образом удалите текущую дату самостоятельно. 
   Просмотрите отчет, выбрав для этого команду Предварительный просмотр меню Файл или кнопку панели инструментов

В режиме конструктора можно, выделив соответствующие элементы выбирать: 
•  шрифт, 
•  размер шрифта, 
•  стиль начертания символов, 
•  выравнивание.

 
5. Создание формы

1. Запустите MS Access и откройте созданную на прошлом занятии базу данных.
2. Для создания формы щелкните по ярлычку Формы на панели Объекты и щелкните кнопку Создание формы с помощью Мастера в левом окне.
3. В окне Создание форм, опция Таблицы и запросы доступна Таблица: Адреса. В окне Доступные поля из списка все доступные поля переместить в правое окно Выбранные поля и нажать кнопку Далее. В следующем окне выберите пункт в один столбец – Далее. Выберите стиль: Стандартный – Далее.
4. Название формы – Адреса. Дальнейшее действие: открыть форму для просмотра и ввода данных – Готово.
5. На экране вы увидите приблизительно следующее:

 

6. Представление записей в форме

Каждая запись (то, что являлось отдельной строкой таблицы) теперь представляет как бы отдельную карточку. Вводить данные удобно именно в таком режиме.

В строке состояния (в нижней части окна формы) отражено общее количество записей и номер записи.

Перемещаться между записями можно с помощью кнопок, значение которых показано на рисунке слева. 1 – к последней записи, 2– на одну запись назад, 3 – на одну запись вперед, 4 – к последней записи, 5 – новая запись.

1. Пролистайте все имеющиеся записи (просмотрите карточки), используя кнопки для перемещения по формам.
2. Внесите нового адресата (запись 5): Фамилия – Горыныч, Имя - Змей, Адрес - Черная гора, 13, Домашний телефон – 2-34-55, Сотовый телефон – 905-678-00-11

3. Переименуйте поле Адресат в поле №. Перейдите из Форм в Таблицу, для этого закройте форму Адреса и откройте Таблицу Адреса. Щелкните по заголовку поля Адресат и переименуйте его. Измените ширину столбца № в соответствии с размером заголовка.
4. Измените имя формы Адреса на Анкета по завершению операции.

Форму можно представлять в режиме таблицы. Для этого запустите форму Анкета и выполните команду Вид – Таблица.

В режиме таблица можно вносить и редактировать данные. Можно удалять записи.

В таблице существует возможность переставлять столбцы. Сделать это можно, схватив столбец за заголовок мышью, перенести его на новое место.

 

 

 

 

5. Добавьте новые записи в таблицу, измените запись под номером 3, так же измените порядок столбцов, как показано на рисунке.
6. Записи в таблице можно отсортировать. Для этого:

• выделите столбец, по которому будет производиться сортировка (в режиме формы выделите поле); 
• выберите в меню Записи команду Быстрая сортировка и По возрастанию или По убыванию в подменю. Можно нажать одну из кнопок панели инструментов 
По возрастанию По убыванию

7. Для того чтобы вернуться в режим формы нужно выполнить команду Вид – Режим Формы
8. Отсортируйте записи таким образом, чтобы имена располагались по алфавиту. Переключитесь в режим Формы и проверьте, сохраняется ли режим записей.

7. Применение фильтра к сортировке  данных 

Откройте таблицу Анкета и попробуйте расположить записи в таком порядке, чтобы сначала по алфавиту располагались фамилии всех учащихся 8 а класса, а затем 8 б и 8 в. 
Для этого можно использовать фильтр. Выполните команду Записи – Фильтр – Расширенный фильтр установите в диалоговом окне Фильтр следующие параметры : первое поле сортировки – Класс, сортировка «по возрастанию», второе поле сортировки – ФИО, сортировка «по возрастанию». Выполните команду Записи – Применить фильтр. 
В этом случае происходит сортировка по первому выбранному полю, т.е. по классу. В том случае, когда в этом поле есть одинаковые значения, сортировка между ними происходит по второму выбранному полю (т.е. по фамилии) и т.д.

 

Использование символов заменителей в фильтре

Символ-заменитель	Действие	Образец	Результат поиска
Вопросительный знак ( ? )	в качестве шаблона для любого символа.	За?ор	Забор  Затор
Звездочка ( * )	в качестве шаблона для любой группы символов	Д*нь      *й       Шк*	День  Добрый день     12й  последний     Школа  Школьник
Знак номера (#)	в качестве шаблона для любой цифры	#-й      ###-й	1-й  9-й    128-й   999-й
Восклицательный знак (!)	для поиска символа, который не входит в указанный набор символов	Ивнов[!аы]	Иванову  но не Иванва или Ивановы

 

 

Примеры условных выражений

Условное выражение	Вывод записей, которые
Иванов	Имеют значение Иванов
Not  Иванов	не имеют значеия Иванов
<К	слово начинается с букв А - И
>=М	слово начинается с букв М - Я
<=100	числовое значение ?100
> 01.01.94	имемеют значение даты позднее 01.01.94
Between 01.01.95 AND 31.12.98	имеют значения дат между 01.01.95 и 31.12.98
Null	содержат в поле пустое значение
Is Not Null	не содержат в поле пустое значение
Like "Рам*"	начинаются с буквосочетания Рам (Рамка, Рама и т.д.)

Примечание   
Указанная в таблицах информация может использоваться и при создании фильтра с помощью формы   

Чтобы закрыть диалоговое окно и запустить процесс фильтрации, нажмите на кнопку "Применить фильтр".

8.  Создание и выполнение запроса на выборку.     

  При формировании запроса на  выбоку вы можете разработать простой запрос или использовать специальный мастер, который помогает не только создать запрос, но и добавить условия отбора (см. создание фильтра Урока 5). 
      В первом случае порядок действий следующий: 
      1.   В окне объектов базы данных нажмите кнопку Запросы на боковой панели Объекты.

     

2.  Нажмите кнопку на панели инструментов окна.  
      3.  В диалоговом окне Новый запрос выберите пункт Конструктор и нажмите кнопку ОК.

     

4.  В диалоговом окне Добавление таблицы выделите таблицы, которые необходимо включить в запрос. После каждого выбора щелкайте по клавише Добавить.

     

5.  Перечислив все таблицы, нажмите кнопку Закрыть. 
      6.  Выполните двойной щелчек по названию из списка полей выбранных таблиц в верхней части окна -- указанное поле будет добавлено в таблицу конструктора запроса.  
      7.  Установите (уберите) флажки Выод на экран в столбцах бланка запроса, которы определяют отображать (не отображать) указанные поля в итоговой таблице.  
      8.  Если это необходимо, укажите условия отбора (см. Урок 5). 
      9.  Для выполнения запроса нажмите кнопку Выполнить на панели инструментов.  
      10.  Для сохранения результатов запроса на панели инструментов нажмите кнопку Сохранить. 
      11.  В диалоговом окне Сохранение введите имя запроса и нажмите кнопку ОК.      

  Для построения запроса на  выборку с помощью мастера  необходимо: 
     1.   В окне объектов базы данных нажать кнопку Запросы на боковой панели Объекты.

     

2.  Нажать кнопку на панели инструментов окна.  
      3.  В диалоговом окне Новый запрос выбрать пункт Простой запрос и нажать кнопку ОК.

     

4.  На первом шаге работы с мастером выберать таблицу и, нажимая кнопку добавить в запрос необходимые ее поля.

     

6.  Вставить интересующие вас поля из других таблиц по тому же принципу и нажать кнопку  Далее.  
      7.  На следующем шаге, если выборка полей производилась из нескольких таблиц, указать тип отчета подробный.

     

8.  На последней странице мастера ввести имя запроса и затем в разделе Дальнейшие действия включить опцию Открыть запрос.

     

9.  Нажать кнопку Готово.

Примечание.  Добавить условия отбора можно в режиме Конструктор. Для этого необходимо нажать кнопку на панели инструментов.   

 IV. Практическая работа

 

№1 «Создание базы данных Страны Европы» (приведена ниже).

 

 

Страны Европы:

Страна	Столица	Площадь, тыс.кв.км	Население, тыс. человек	Языки
Северная Европа
Австрия	Вена	83,8	8151	немецкий
Бельгия	Брюссель	30,51	10259	фламандский, французский, немецкий
Великобритания	Лондон	244,82	59648	английский, валийский
Германия	Берлин	357,021	83030	немецкий
Дания	Копенгаген	43,09	5353	датский
Ирландия	Дублин	70,28	3841	ирландский, английский
Исландия	Рейкьявик	103,0	278	исландский
Люксембург	Люксембург	2,59	443	французский, немецкий
Нидерланды	Амстердам	41,53	15981	нидерландский
Норвегия	Осло	324,22	4503	норвежский, саамский
Финляндия	Хельсинки	337,03	5176	финский, шведский, саамский
Швеция	Стокгольм	449,96	8875	шведский, финский, саамский
Южная Европа
Андорра	Андорра-ла-Велья	0,47	68	каталанский, французский, испанский
Ватикан	Ватикан	0,01	0,89	итальянский, латинский
Испания	Мадрид	504,78	40038	испанский
Италия	Рим	301,23	57680	итальянский, немецкий, французский
Лихтенштейн	Вадуц	0,2	33	немецкий
Мальта	Валлетта	0,32	395	мальтийский, английский, итальянский
Монако	Монако	0,02	32	французский, итальянский, английский, монакский
Португалия	Лиссабон	92,39	10066	португальский
Сан-Марино	Сан-Марино	0,06	27	итальянский
Франция	Париж	547,03	59551	французский, бретонский, баскский
Швейцария	Берн	41,29	7283	немецкий, французский, итальянский
Центральная Европа
Албания	Тирана	28,75	351	албанский
Болгария	София	110,9	7707	болгарский, турецкий
Босния и Герцеговина	Сараево	51,2	3922	сербохорватский
Венгрия	Будапешт	93,03	10106	венгерский
Греция	Афины	131,9	10624	греческий
Кипр	Никосия	9,25	763	греческий, турецкий
Македония	Скопье	25,33	2046	македонский, албанский, сербохорватский
Польша	Варшава	312,68	38634	польский, немецкий
Румыния	Бухарест	237,5	22364	румынский, венгерский, немецкий
Словакия	Братислава	48,8	5415	словацкий, венгерский, чешский
Словения	Любляна	22,25	1930	словенский, венгерский, итальянский
Хорватия	Загреб	56,5	4334	сербохорватский
Чехия	Прага	78,87	10264	чешский, немецкий
Югославия	Белград	102,35	10677	сербохорватский