Трудовая книжка понятие и значение

Методика учета приобретенных  бланков трудовой книжки и их выдачи работникам давно вызывает споры среди специалистов. Можно выделить два основных варианта.

Первый вариант сводится к тому, что бланки трудовой книжки следует учитывать на счете 41 «Товары», а их выдачу работникам отражать как  реализацию товаров по счету 90 «Продажи». Второй вариант предполагает, что бланки трудовой книжки должны быть учтены на счете 10 «Материалы» субсчет 6 «Прочие материалы», а их выдача работникам проведена как реализация через счет 91 «Прочие доходы и расходы».

Оба варианта учета допустимы, но более правильным является второй. И вот почему.

Продажа трудовых книжек для обычных организаций не является основной деятельностью. Согласно пункту 46 Правил учета и хранения трудовых книжек и пункту 4 Порядка обеспечения  работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н) работодатели обеспечивают себя такими бланками на договорной основе за плату. Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее может осуществлять непосредственно само объединение «ГОЗНАК», а также юридические лица и индивидуальные предприниматели (распространители), которые отвечают требованиям, установленным данным объединением.

Таким образом, счет 41 «Товары», на котором обобщается информация о наличии и движении товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для продажи, и счет 90 «Продажи», на котором обобщается информация о доходах и расходах, связанных с обычными видами деятельности, может использоваться распространителями трудовых книжек.

Прочие организации, которые  приобретают бланки трудовой книжки и вкладышей в них для собственных  нужд (последующей выдачи работникам) могут учитывать эти бланки на счете 10 «Материалы».

При выдаче сотруднику трудовой книжки (вкладыша в нее) работодатель взимает с него плату, которая определяется размером расходов на приобретение. Так сказано в пункте 47 Правил учета и хранения трудовых книжек. Другими словами, работодатель реализует работнику трудовую книжку по себестоимости. Но поскольку такая реализация не является для работодателя обычным видом деятельности, доход от операции нужно отразить на счете 91 «Прочие доходы и расходы».

Необходимо обратить внимание, что при реализации товаров налогоплательщик дополнительно к цене реализуемых товаров обязан предъявить к оплате покупателю этих товаров соответствующую сумму НДС (п. 1 ст. 168 НК РФ). Следовательно, компания при выдаче сотруднику трудовой книжки должна взыскать с него полную стоимость бланка с учетом НДС.

В пункте 42 Правил учета и хранения трудовых книжек сказано: бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности. Поэтому в дополнение к количественному учету по счету 10 «Материалы» целесообразно поступление и выдачу указанных бланков отражать на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». На этом счете бланки учитываются в условной оценке (как правило, 1 руб.).

Помимо отражения на счетах бухгалтерского учета операций с трудовыми книжками бухгалтерия  должна вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (далее — приходно-расходная книга). Так сказано в пункте 41 Правил учета и хранения трудовых книжек. Форма книги приведена в приложении 2 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — постановление № 69).

В приходно-расходную  книгу вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием  серии и номера каждого бланка. Эта книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована. Образец заполнения приходно-расходной книги смотрите на с. 130—131.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее выдаются лицу, ответственному за их ведение, по его заявке. Форма такой заявки не установлена. Примерный образец смотрите на с. 128.

Ежемесячно лицо, ответственное  за ведение трудовых книжек, должно представлять в бухгалтерию отчет  о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации, если с работника взимались наличные деньги. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Основание — пункт 42 Правил учета и хранения трудовых книжек. Формы  отчета и акта также законодательно не установлены. Поэтому организация может разработать их самостоятельно.

Учет заполненных трудовых книжек ведет кадровая служба или  другое подразделение организации, которое оформляет прием и  увольнение работников. На основании  пунктов 40 и 41 Правил учета и хранения трудовых книжек такой учет осуществляется с использованием книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее — книга учета). Ее форма приведена в приложении № 3 к постановлению № 69.

По решению руководителя организации ведение этой книги  может быть поручено иному подразделению, в том числе и бухгалтерии, но это не меняет сути учета. Он является кадровым.

В книге учета с  указанием серии и номера регистрируют трудовые книжки, как принятые от работников при поступлении на работу, так  и оформленные для работников, впервые поступивших на работу (п. 41 постановления № 69). При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и  книге учета.

Необходимо еще раз отметить, что заполненные трудовые книжки — собственность работников и кадровая служба ведет их учет исключительно с целью обеспечения сохранности и своевременности заполнения.

Ответственность за организацию  работы по ведению, хранению, учету  и выдаче трудовых книжек и вкладышей  в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил учета и хранения трудовых книжек). Это означает, что руководитель предприятия, не назначивший лиц, ответственных за ведение и хранение трудовых книжек, или не создавший необходимых условий для обеспечения их сохранности, лично отвечает перед работником за утрату или порчу этого документа.

Целесообразно возложить ответственность за соблюдение правил ведения кадрового учета на руководителя службы персонала (отдела кадров). Такая обязанность фиксируется в его должностной инструкции либо оговаривается в специальном приказе.

Служба персонала должна быть обеспечена сейфом или несгораемым шкафом для хранения трудовых книжек и незаполненных бланков. В этом же сейфе должна храниться и книга учета движения трудовых книжек, а также личные карточки работников, в которых дублируются все записи, вносимые в трудовые книжки.

Необходимо помнить, что работодатель отвечает не только за физическую сохранность трудовых книжек, но и за защиту персональных данных работников (гл. 14 Трудового кодекса). Несоблюдение требований по защите персональных данных может повлечь не только административную, но и уголовную ответственность — вплоть до ареста на шесть месяцев согласно статье 137 Уголовного кодекса.

В заключении рассмотрении  вопросов  данного параграфа можно  сделать следующие выводы.

Трудовые книжки и  их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти сотрудника его ближайшими родственниками, в течение двух лет хранятся в кадровой службе компании отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении этого срока невостребованные трудовые книжки находятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению (п. 43 Правил учета и хранения трудовых книжек).

Необходимо обратить внимание, что несоблюдение порядка ведения трудовых книжек ведет к нарушению законодательства о труде и охране труда в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ. Таким образом, должностным лицам компании может грозить административный штраф в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

Заключение

По мнению автора, что цели  поставленные  в начале дипломной работы изложены  и раскрыты  полностью.

В  конце  работы автор кратко сделал  выводы, к которым  пришел  по  написанию работы, а также  изложил свою  точку зрения  по  поводу  трудовых  книжек.

Как  уже  было  отмечено основным   документом  о  трудовой  деятельности   и  трудовом  стаже   работника  является   трудовая  книжка. В  случае  заключения трудового  договора впервые  трудовая книжка оформляется  работодателем (ст. 65 ТК  РФ).

Часть 1 статьи  66 ТК  РФ определяет юридическое  значение  трудовой  книжки как  основного  документа,  содержащего  сведения  о  трудовой  деятельности  и  трудовом  стаже  работника. Правило  о  том, что   именно  трудовая  книжка  подтверждает   трудовой  стаж   работника установлено  впервые, в статье  39 КЗоТ   оно  отсутствовало.

Трудовой  стаж – это  продолжительность  трудовой  и  иной  общественно-полезной   деятельности  гражданина, порождающая определенные  правовые  последствия  (например, права  на  пенсию, дополнительные  льготы по  социальному  страхованию, оплате  труда и  др.). различают   общий, непрерывный и  специальный  трудовой  стаж.

Под  общим  трудовым  стажем понимается  суммарная   продолжительность  трудовой  и  иной  общественно-полезной  деятельности работы, длительность  перерывов  в работе.

 Непрерывный  трудовой  стаж – это  продолжительность   непрерывной работы  у  одного  работодателя, а также  у разных  работодателей  в случаях, предусмотренных   законодательством. Специальным трудовым   стажем считается продолжительность работы, определяемая  в зависимости от  различных признаков, например, профессии, условий труда, местности, где осуществляется  работа и др.

В  трудовую  книжку вносятся  сведения  о  работнике, выполняемой   им  работе, переводах на  другую  постоянную  работу и  об  увольнении работника, а также   основания  прекращения   трудового  договора и  сведения  о  награждениях за  успехи  в работе. Сведения  о  взысканиях в трудовую  книжку  не  вносятся, за исключением  случаев, когда  дисциплинарным   взысканием  является  увольнение.

 Форма, порядок ведения и  хранения  трудовых  книжек, а также  порядок  изготовления  бланков трудовых  книжек и  обеспечения  ими работодателей устанавливаются  Правительством  РФ.

С  1 января  2004 года  введены трудовые  книжки  нового  образца. Форма  трудовой книжки  и  форма  вкладыша в нее  утверждены постановлением  Правительства  РФ  от 16 апреля  2003 года  № 225. В  Постановлении  закреплено, что   имеющиеся   у работников   трудовые книжки ранее установленного  образца действительны  и  обмену  на новые не  подлежат.

Этим  же  документом  установлены Правила  ведения  и  хранения  трудовых  книжек (дела – Правила).

Порядок   обеспечения  работодателей новыми  бланками  должно  определить  Министерство финансов  РФ. Инструкцию по  заполнению  новых   трудовых  книжек разработало и утвердило своим постановлением  от 10 октября 2003 года  № 69 Министерство  труда и социального развития  РФ.

Работодатель  (за  исключением  работодателей –  физических  лиц) обязан  вести  трудовую книжку на  каждого  работника, проработавшего  в организации  свыше  пяти  дней, если  работа в этой  организации  является  для  работника  основной  (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). По   желанию работника сведения  о работе  по  совместительству  вносятся  в трудовую  книжку по  мессу   основной работы на  основании документа, подтверждающего работу  по  совместительству.

Трудовые  книжки  ведутся  на государственном языке  Российской  Федерации, а на  территории  республик  в составе  установившей свой государственный язык, оформление трудовых  книжек может  наряду с государственным языком РФ вестись  и  на  государственном  языке  этой республики  (п. 6 Правил).

Оформление  трудовой  книжки работнику, принятому  на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее  недельного  срока со  дня  приема  на работу.

В  трудовую  книжку при  ее  оформлении  вносятся  следующие  сведения  о  работнике:

1. фамилия, имя, отчество, дата  рождения (число, месяц, год) – на основании  паспорта или  иного  документа, удостоверяющего  личность;
2. образование, профессия, специальность – на  основании  документов об  образовании, о  квалификации или  наличии специальных  знаний (при  поступлении  на  работу, требующую специальных  знаний или специальной  подготовки).

Все  записи о  выполняемой  работе, переводе на  другую  постоянную  работу, квалификации, увольнении, а  также  о  награждении, произведенном  работодателем, вносятся  в трудовую  книжку на  основании  соответствующего  приказа (распоряжения) работодателя не  позднее   недельного  срока, а при  увольнении -  вдень  увольнения  и  должны  точно  соответствовать  тексту  приказа (распоряжения).

Все  записи  в трудовой   книжке  производятся  без каких-либо сокращений  и имеют   в пределах  соответствующего  раздела свой порядковый номер.

С  каждой   вносимой  в трудовую  книжку  записью  о  выполняемой   работе, переводе на  другую  постоянную  работу и  увольнении   работодатель  обязан ознакомить  ее  владельца под  расписку  в его личной  карточке, в которой  повторяется   запись, внесенная   в трудовую  книжку.

Записи  в трудовую  книжку   о  причинах  прекращения  трудового договора  вносятся  в точном  соответствии  с формулировками  ТК  РФ или  иного  федерального  закона. При  прекращении  трудового  договора  по  основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК  РФ (за  исключением  случаев расторжения  трудового  договора  по инициативе  работодателя и  по  обстоятельствам, не  зависящим  от воли  сторон, в трудовую книжку вносится  запись об  увольнении  (прекращении  трудового  договора)  со ссылкой  на  соответствующий  пункт указанной  статьи.