Совершенствование системы информационно-аналитического обеспечения деятельности органов местного самоуправления (на примере администр

      Информация  – это данные, несущие в себе новизну и полезность⁵.

      Информация  – сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.д.), которые уменьшают существующую в отношении него степень неопределенности, неполноту знаний, воспроизводимые путем передачи людьми устным, письменным или другим способом.

      Из  этого определения следует, что:

      - информация – это не любые сведения, она несет в себе нечто новое, уменьшающее имеющуюся неопределенность;

      - информация существует вне ее создателя, это отчужденное от ее создателя знание, знание, отражающее действительность в мышлении человека;

      - информация стала сообщением, так как она выражена на определенном языке в виде знаков;

      - сообщение может быть записано на материальном носителе (т.е. оно является формой передачи информации);

      - сообщение доступно для воспроизведения без участия автора, оно передается в каналы общественной коммуникации⁶.

      При рассмотрении информации используют следующие  показатели: объем, достоверность, ценность, насыщенность, открытость.

      Объем символьной информации измеряется числом знаков, букв, символов. При оценке подобной информации используют качественные показатели: информация избыточна, требуемого объема, информация недостаточна.

      Достоверность информации – это показатель соответствия полученных сведений реальным. Чем меньше звеньев принимает участие в передаче информации, тем она более достоверна.

      Ценность  информации может рассматриваться  с двух позиций: ценность для получателя по отношению к будущей прибыльности (потребительская ценность) и ценность с точки зрения понесенных затрат.

      Насыщенность  информации – это соотношение  полезной и фоновой информации. Фоновая  информация необходима для лучшего  восприятия полезной информации через улучшение эмоционального настроя, настройки внимания, подчеркивания ценности⁷.

      Открытость  информации характеризует возможность  ее предоставления различным группам людей. Секретная информация предоставляется только ограниченному кругу работников предприятия. Конфиденциальная информация может быть передана достаточно широкому кругу работающих, но с условием ее сохранения в тайне от работников других предприятий.

      Эффективность деятельности предприятия, организации, органа власти определяется правильностью  принимаемых управленческих решений. Отсутствие при этом необходимой информации оказывается главной причиной ошибок менеджеров.

      Управленческую  информацию можно классифицировать по различным признакам:

     - по характеру управленческого  реагирования (требующая срочных  решений, предназначенная для  будущих решений);

     - по форме представления (документированная, устная; компьютерная и т.д.);

     - по времени появления (текущая,  суточная, месячная, годовая и т.  д.);

     - по области распространения (секретная,  внутренняя, внешняя);

     - по функциональной принадлежности (плановая, финансовая, техническая, маркетинговая и т. д.);

     - по принадлежности к объекту  (агрегат, участок, цех, предприятие  и т.д.);

     - по роли в управленческом процессе (первичная, производная, итоговая и т.д.)⁸.

      Управленческая  информационная система представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений.

      Управленческие  информационные системы последовательно  реализуют принципы единства производственного процесса, информации и организации путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и моделей прогнозно-аналитических расчетов.

      Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем (интеграции), что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования информации.

      Развитие  систем телекоммуникаций позволяет  объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую интегрированную систему информации.

      Цель информационных систем – производство нужной для предприятия, организации, органа власти информации, создание информационной и технической сред для осуществления управления.

      В любой автоматизированной информационной системе можно выделить:

      - персонал, осуществляющий сбор, формирование, распространение и использование информации. Кроме того, на него возлагаются задачи по обеспечению функционирования и развития информационной системы;

      - пользователей информационной системы  – потребителей информации;

      - процедуры технологии функционирования информационной системы;

      - техническую составляющую информационной  системы в виде оборудования;

      - программное обеспечение (программные  средства – операционные системы,  системы управления базами данных, другое общесистемное и прикладное программное обеспечение, автоматизированные системы управления и т.п.).

      Все процессы преобразования информации в  информационной системе осуществляются с помощью информационных технологий.

      Информационная  технология – совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, накопление, хранение, актуализацию, поиск и распространение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности⁹.

      Каждая  из перечисленных в определении  информационной технологии фаз преобразования и использования информации реализуется  с помощью специфической технологии. Информационные технологии существуют в автоматизированном и традиционном (бумажном) видах. Объем автоматизации, тип и характер использования технических средств зависят от характера конкретной технологии.

      Цель  любой информационной технологии –  получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. При этом имеются ограничения на стоимость обработки данных, трудоемкость процессов использования информационного ресурса, надежность и оперативность процесса обработки информации, качество получаемой информации¹⁰.

      Большинство систем управления является многоуровневыми, или иерархическими. Обычно различают три уровня управления в управляющей части организации – высший, средний и низший.

      Каждый  из них характеризуется собственным  набором функций, уровнем компетенции и нуждается в соответствующей информации. На высшем уровне управления обеспечивается стратегическое управление, определяются миссия организации, цели управления, долгосрочные планы, стратегия их реализации и т.п. Средний уровень – уровень тактического управления. Здесь составляются тактические планы, контролируется их выполнение, отслеживаются ресурсы и т. п. На низшем уровне управления осуществляется оперативное управление, реализуются объемно-календарные планы, производится оперативный контроль и учет и т.п.

      Определенное разделение труда на каждом из уровней управления приводит к закреплению за отдельными элементами управляющей части организаций отдельных функций управления: планирования, организации, учета и контроля, мотивации, анализа и регулирования. Эти функции выполняются в разном объеме на разных уровнях управления (в части стратегии, тактики и оперативных действий организации), вплоть до того, что некоторые из них могут не осуществляться на каком-либо уровне управления¹¹.

      Информационное  обеспечение – одно из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования системы управления¹².

      Поскольку речь идет об информационном обеспечении  управленческой деятельности, необходимо отметить, что в рамках любой организации информация для управления используется в двух видах, как показано на рисунке 1.2: она либо оформлена как документ (план, отчет, приказ, заявка и т.д.), либо имеет недокументированную форму (речевая информация и т.д.) 

        
 
 
 

Рисунок 1.2 – Информационные ресурсы организации 

      Таким образом, руководитель любого уровня, в отличие от служащего, вынужден осуществлять свои функции, основываясь  лишь на доступной ему информации об объекте управления. Осуществление  таких действий называется информационным обеспечением управленческой деятельности.

      На  рисунке 1.3 представлена схема информационной среды управленческой деятельности.

        
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рисунок 1.3 – Информационная среда управленческой деятельности 

      В организационно-экономической сфере циркулирует огромная по объему, разнообразию и динамике обновления информация. Для управления этой информацией необходимо использовать:

     - общероссийский классификатор управленческой  документации ОК 011-93;

     - межгосударственные стандарты и  государственные стандарты Российской Федерации группы Т54 "Система планово-экономической, учетной, статистической, товаросопроводительной, потребительской, транспортной, банковской и других видов документации";

     - межгосударственные стандарты и  государственные стандарты Российской Федерации группы Т55 "Система административно-управленческой документации, документооборота, организации архивного дела";

     - межгосударственные стандарты и  государственные стандарты Российской Федерации класса Т6 "Система классификации, кодирования и технико-экономической информации".

      Системы документации (в соответствии с ОКУД), используемые в учреждениях, организациях, предприятиях в процессе их деятельности, приведены ниже:

      - унифицированная система организационно-распорядительной  документации;

      - унифицированная система банковской  документации;

      - унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

      - унифицированная система отчетно-статистической  документации;

      - унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

      - унифицированная система документации  по труду;

      - унифицированная система документации  Пенсионного фонда Российской Федерации;

      - унифицированная система внешнеторговой  документации.

      Другим  видом информации, постоянно используемым в учреждениях, организациях, предприятиях в процессе их деятельности, является правовая информация.

      Правовая  информация – весь массив правовых актов, а также тесно связанных с ними справочных, нормативно-технических и научных материалов, охватывающих все сферы правовой деятельности. Структура правовой информации следующая:

     - официальная правовая информация;

     - информация индивидуально-правового характера, имеющая юридическое значение (договоры, сделки, жалобы, заявления граждан, имеющие юридический характер);

     - неофициальная правовая информация (материалы статистики по правовым вопросам, научные и научно-популярные материалы по вопросам права, материалы учета и систематизации законодательства, образцы деловых бумаг, материалы обсуждения и подготовки принятия законов и иных нормативно-правовых актов, комментарии законодательства).

      Официальная правовая информация в свою очередь  подразделяется на нормативную правовую информацию и иную официальную правовую информацию (акты общего характера, акты официального разъяснения, правоприменительные акты).