Информационные системы в маркетинге

Документы, содержащие исходные данные организаций и предприятий, принято называть первичными, а документы, содержащие сведения обобщающего характера и используемые для принятия управленческих решений  - выходными.

В зависимости от места  возникновения документы подразделяются на внешние, создаваемые за пределами организации, и внутренние, циркулирующие в рамках данной организации. К внешним документам относятся планы, утвержденные вышестоящими организациями, отраслевые нормативы, инструкции и др. Выделяют документы бухгалтерского учета, финансовые, плановые, статистические, документы оперативного управления.

Вся документация, создаваемая  в сфере управления, принадлежит  к двум группам: организационно-распорядительные и специальные.

Организационно-распорядительная документация применяется при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности органов управления, включая информационно-справочную документацию.

К организационной относится нормативная документация, регламентирующая правовой статус организации и ее структурных подразделений, правила и инструкции.

К распорядительной относятся приказы, решения, распоряжения и прочая документация, с помощью которой оформляется распорядительная деятельность.

Справочно-информационная документация включает служебную переписку, документацию на оформление личного состава, справки, акты.

Специальные системы документации отражают специфику деятельности системы управления и обслуживают отдельные функции управления (система плановой, финансовой и учетной документации, документация по маркетингу и сбыту и др.).

Применение  информационных технологий ускорило процесс  унификации и стандартизации документации. Унифицированная система документации (УСД) включает комплекс взаимосвязанных стандартных форм документов и правил их оформления на основе применения средств вычислительной техники.

Утверждены ГОСТы на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, в которую входят стандарты на составление актов, деловых писем, докладных записок, постановлений, заявлений, инструкций, кадровых анкет, приказов, распоряжений; структуры и штатной численности, устава, штатного расписания и др.

Утверждены  государственные стандарты на ряд  специальных унифицированных систем документации: плановую, бухгалтерского учета, материально-технического снабжения, финансам, статистич. документацию и др.

В соответствии с общероссийским классификатором  управленческой деятельности каждому документу присваивается код по ОКУД, который располагается в верхней правой части документа (например, бухгалтерскому балансу – 0710001).

Составление организационно-распорядительных документов регламентируется государственными стандартами, включающими Основные положения о составлении и оформлении документов и «формуляр образец».

В соответствии с правилами, утвержденными ГОСТом, первичные документы должны:

• содержать достоверные данные о состоянии объекта, достаточный объем исходных данных для получения необходимой, результатной информации, используемой для управления организацией;
• обслуживать все звенья и виды хозяйственного руководства
• обеспечивать выполнение не только функции учета, но и функций регулирования и оперативного управления;
• быть максимально приспособлены для машинной обработки и быть удобными для восприятия человеком;
• содержать минимум реквизитов документа за счет исключения из него нормативных, расценочных, справочных, а также производных данных.

Реквизиты, вводимые с клавиатуры в машину, должны быть по возможности сконцентрированы в  одной части документа и обведены утолщенной линией.

Первичный документ включает определенный состав реквизитов-признаков (справочных и группировочных) и реквизитов-оснований (исходных и результатных). Унифицированный документ состоит из трех частей: заголовочной, содержательной и оформительской.

Условный пример первичного документа приведен на рис. 4.7.

           

                                                                                                Заго ловочная

                                                                                                       часть  

 

 

 

 

 

                                                                                                                 Содержательная

                                                                                                       часть

 

 

                                                                                                                Оформительская

                                                                                                       часть

Рис. 4.7

Результатная информация предназначена для целей управления, передается непосредственно потребителям и может иметь различные формы (рис. 4.8).

Процесс управления характеризуется  наличием сложного документооборота - последовательностью прохождения документа от момента внесения в него первой записи до сдачи документов в архив.

 

 

 

 

 

Рис. 4.8.

Документы, циркулирующие  в системе управления, образуют информационные потоки. Под информационным потоком понимается группа или совокупность данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов. Например, поток информации о величине выпуска продукции, поток информации о подетально-пооперационных нормах расхода материалов.

Потоки информации, реализующие  различные функции управления, весьма неоднородны по характеру содержащихся в них данных. В процессе составления документа могут участвовать различные исполнители многих подразделений. Этим объясняется сложность документооборота; преобладает ручной способ формирования документа, их многочисленное дублирование.

Развитие вычислительной техники и средств передачи данных позволяют существенно изменить подход к автоматизации потоков информации и документопотоку.

Этот подход реализуется  в программных продуктах различного вида:

1. В программах, предназначенных для автоматизации делопроизводства, обеспечивающих прохождение распорядительных и исполнительных документов (писем, распоряжений, приказов и др.) к различным пользователям и подразделениям, а также контроль за их исполнением.
2. В функциональных программах, предназначенных для реализации различных функций управления и связанных с разработкой различных экономических задач (учетных, финансовых, банковских и др.).

Программы электронного делопроизводства изложены в учебнике [1] (с. 109-113), [2] (с. 93-101), [4] (с. 133-135).

4.3. Банки данных  и базы знаний, как основа внутримашинного  информационного обеспечения маркетинга

 

4.3.1. Понятие  внутримашинного информационного  обеспечения

Внутримашинное  информационное обеспечение связано  с хранением, поиском и обработкой информации и состоит из разнообразных по содержанию, назначению, организации файлов и информационных связей между ними. Включает все виды специально организованной на машинных носителях информации для восприятия, передачи и обработки техническими средствами; отражает реальную действительность организационного объекта и его подразделений, определяющих конкретные предметные области.

Файлы внутримашинной базы делятся на переменные, содержащие сведения о фактах финансово-хозяйственной  деятельности объекта управления, и условно-постоянные, в которых представлены материальные, трудовые, технологические и другие нормы и нормативы, а также справочные данные.

Организация, состав, структура  внутримашинного информационного  обеспечения зависят от информационных характеристик предприятия, состава решаемых задач, методов их решения, возможностей программных средств, организации массивов (файлов), используемых технических средств.

4.3.2. Банк данных, его состав, модели баз данных

Интегрированный подход и создание внутримашинного ИО предполагает организацию хранения информации в виде банка данных (БнД).

Банк данных (БнД) – это система специальным образом организованных данных (баз данных), программных, технических, языковых, организационно-методических средств, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования данных.

 

 

 

 

Основные компоненты БнД:

 

База данных (БД) – совокупность взаимосвязанных информационных файлов (информационная модель предприятия).

СУБД – пакет программ, обеспечивающий обработку базовых массивов (поиск информации, хранение, корректировку, формирование ответов на запросы и др.)

По технологии работы базы данных подразделяются на централизованные и распределенные.

На рис. 4.9. показана централизованная БД.

 

 

запрос                                               запрос

                                    ответ                   ответ

 

 

Рис.4.9.

Системы централизованных БД с сетевым доступом предполагают различные архитектуры:

- файл-сервер, сетевое программное обеспечение автоматически считывает требуемый блок данных с сервера. На каждом ПК работает своя копия СУБД (Microsoft Access, Paradox и dBase).

В результате СУБД запросит и получит по сети все блоки  файла. Обработка ведется на клиентском ПК. При выполнении запросов такого типа эта архитектура создает слишком большую нагрузку на сеть и уменьшает производительность работы.

- клиент-сервер, функции СУБД разделены на две части, пользовательские программы работают на клиентском ПК; ядро базы данных работает на сервере. Все запросы обрабатываются на сервере. Ответы на запросы посылаются обратно на клиентский ПК.

Архитектура клиент-сервера  позволяет более эффективно выполнять  автоматизированную обработку. Эта архитектура используется в современных СУБД:  Oracle, Informix, Sybase и других.

Распределенная  БД состоит из нескольких, возможно пересекающихся или даже дублирующих друг друга частей, хранимых в различных компьютерах вычислительной сети. Работа с такой БД осуществляется с помощью системы управления распределенной базой данных (СУРБД).

Модели баз данных. Выбор СУБД определяется многими факторами, но главный из них – возможность работы с конкретной моделью данных (иерархической, сетевой, реляционной). Подробно модели данных изложены в литературе [1] (с.115-131), [2] (с.101-110), [4] с. 147.

Большинство СУБД для  ПК работают с реляционной моделью (например Clipper, dBase, Paradox, FoxPro, Access, Oracle).

В последние годы все  большее признание и развитие получают объектно-ориентированные базы данных (ООБД), толчок к появлению которых дали объектно-ориентированное программирование и использование ПК для обработки и представления практически всех форм информации, воспринимаемых человеком.

В чем принципиальное отличие реляционных и объектных  БД? В ООБД модель данных более близка сущностям реального мира. Объекты можно сохранить и использовать непосредственно, не раскладывая их по таблицам. Данные объекта, а также его методы помещаются в хранилище как единое целое. Объектная СУБД именно то средство, которое обеспечивает запись объектов в базу данных «как есть». Существенной особенностью ООБД можно назвать объединение объектно-ориентированного программирования (ООП) с технологией баз данных для создания интегрированной среды разработки приложений.

Традиционными областями применения объектных СУБД являются системы автоматизированного проектирования (САПР), моделирование, мультимедиа. Они широко используются в телекоммуникациях, различных аспектах автоматизации предприятия, издательском деле, геоинформационных проектах. Очень хорошо они подходят для решения задач построения распределенных вычислительных систем. На основе объектной СУБД можно строить сложные распределенные банки данных, организовывать к ним доступ,  как через локальную сеть, так и для удаленных пользователей в режиме реального масштаба времени. К объектным СУБД можно отнести: СУБД ONTOS – один из лидеров направления ООБД, Jasmine – это первый продукт, выпущенный «китом» компьютерного бизнеса, ODB-Jupiter – первый российский продукт такого рода, ORACLE 8.0.

 

4.3.3. Хранилище  данных и базы знаний – перспективные  направления развития информационного обеспечения ИС управления