Информационные системы в маркетинге

 

3.4. Роль пользователя в создании ИС и ИТ и постановке задач

Материал  для изучения этого вопроса помещен в §§2.4, 2.5 учебника «Информационные технологии в маркетинге» (с.64-75), §§2.6, 2.7 учебного пособия «Информационные технологии управления» (с.68-78), либо можно воспользоваться учебником «Автоматизированные информационные технологии в экономике» §§2.5, 2.6 (с.77-91).

ИС  создается для удовлетворения информационных потребностей конкретных пользователей, и они принимают непосредственное участие в их функционировании. Под функционированием (работой) ИС в данном случае подразумевается решение функциональных задач пользователем на ПК с применением информационного, программно-технического обеспечения, которые созданы проектировщиками и другими специалистами на этапах проектирования и подготовки процесса автоматизации обработки информации.

Одной из основных обязанностей заказчика, как пользователя ИС и ИТ является, прежде всего, формулирование их потребительских свойств - функциональной полноты, надежности, адаптивности. Содержание этих свойств раскрыто в §2.4 учебника «Информационные технологии в маркетинге» и §2.6 учебного пособия «Информационные технологии управления».

Внедрение средств автоматизации для совершенствования  управления - достаточно сложная задача, прежде всего потому, что автоматизированные системы носят человеко-машинный характер. Сейчас очевидно, что простое «встраивание» их в уже сложившуюся структуру отношений, своеобразных традиций и стереотипов решения задач управления невозможно без изменения, ибо в противном случае нововведения не приживаются и не дают экономического и социального эффекта. Следовательно, коллектив заказчика новой технологии должен быть серьезно подготовлен к новой методике ее реализации, готов помочь ее внедрению, а не препятствовать или просто наблюдать.

Опыт создания ИС и  ИТ показывает, что только специалист наиболее полно и квалифицированно может дать описание выполняемой работы, входной и выходной информации, поставить экономическую задачу для последующего проектирования. Участие пользователя не может ограничиваться лишь постановкой задач, он должен проводить и пробную эксплуатацию ИС и ИТ на своем рабочем месте. Находясь на АРМ,  пользователем могут выявляться недочеты постановок задач, корректироваться в случае необходимости,  входная и выходная информация, уточняться формы выдачи результатов, их оформление в виде документов. Участие в пробной эксплуатации - это не только форма активного обучения пользователя работе на ПК, знакомство с программными средствами, но и процесс адаптации пользователя к новым условиям работы, новой технологии, к новой, все более усложняющейся технике. Опыт показывает, что у специалиста должно складываться совершенно иное отношение к работе в условиях ИТ, создание которой предусматривает максимально возможный охват автоматизированной обработкой выполняемых непосредственно им функций.

Участие пользователя в создании ИС и ИТ должно  обеспечивать в перспективе как оперативное и качественное решение задач, так и сокращение времени на внедрение новых технологий. При этом должно происходить активное обучение пользователя, повышаться уровень его квалификации как постановщика, разработчика. Все необходимые потребителю навыки работы в новой технологической среде совершенствуются и закрепляются в процессе опытной эксплуатации ИС и последующей работе. Однако для этого пользователь должен быть заранее ознакомлен с методикой проведения обследования объекта, порядком обобщения его результатов. Это поможет ему определить и выделить подлежащие автоматизированной обработке функциональные задачи, квалифицированно сделать их постановку.

Постановка  задачи - это описание задачи по определенным правилам, которое дает исчерпывающее представление о ее сущности, логике преобразования входной информации для получения результатной. На основе постановки задачи программист должен представить логику ее решения, рекомендовать пригодные для ее реализации стандартные, программные средства или создать новую программу.

Через постановку задачи, путем регламентации изложения  ее содержания  осуществляется устранение трудностей взаимодействия "пользователь – прикладной программист", что делает это взаимодействие более логичным и системным. Постановка задач ведется на предпроектной стадии и уточняется на стадии проектирования компьютерной информационной системы. Для постановки задачи используются сведения, необходимые и достаточные для полного представления ее логической и информационной сущности. Такими сведениями располагает экономист, осуществляющий решение задачи в условиях ручной обработки или с использованием малых вычислительных машин. При постановке задач пользователь, прежде всего, должен описать информационное обеспечение, алгоритмы их решения.

Постановка задачи требует  от пользователя не только профессиональных знаний  предметной области, к которой относится задача, но и умения применить методику описания задачи для последующего проектирования и решения в условиях компьютерных информационных технологий. Ошибки пользователя на этапе постановки задачи увеличиваются в сотни и даже в тысячи раз по своим последствиям (в зависимости от масштаба системы), если их обнаружат на конечных фазах создания или использования прикладного программного продукта. Причина заключается в том, что каждый из последующих участников создания прикладных программ не располагает информацией, необходимой для исправления содержательных ошибок.

Создание программного продукта может вестись и  самим пользователем, причем это, можно считать более предпочтительным вариантом с точки зрения простоты построения программы. Однако, с позиции профессиональных программистов в таких программах может быть большое число погрешностей, так как они менее эффективны по машинным ресурсам, быстродействию и многим другим традиционным критериям.

Пользователь, как правило, приобретает и применяет удовлетворяющие  его потребности готовые программные  пакеты, ориентированные на определенные виды деятельности (бухгалтерскую, финансовую, плановую и т.д.). Такое направление является на сегодня ведущим в сфере компьютеризации и информатизации обслуживания пользователей. Нередко оно дополняется разработкой оригинальных прикладных программ. В любом случае постановка задач требуется.

Постановка и реализация задач на ПК требует усвоения основных понятий, касающихся теоретических основ компьютерных информационных систем. К ним относятся:

• свойства, особенности и структура экономической информации;
• условно-постоянная информация, ее роль и назначение;
• носители информации, макет машинного носителя;
• средства формализованного описания информации;
• алгоритм, его свойства и формы представления;
• назначение контроля входной и результатной информации, способы контроля;
• состав и назначение устройств персональных компьютеров;
• состав программных средств ПК, назначение операционных систем, пакетов прикладных программ (ППП), интегрированных пакетов программ типа АРМ бухгалтера, АРМ финансиста, АРМ - маркетолога и др.

При описании постановки задачи обращается внимание на ее объемно временные характеристики. Они отражают объемы входной и выходной информации (количество документов, строк, знаков, обрабатываемых в единицу времени), временные особенности поступления, обработки и выдачи информации.

В процессе описания постановки задачи важной является выверка точности и полноты названий всех информационных единиц и их совокупностей. В условиях автоматизированной обработки кроме привычных для восприятия наименований реквизитов в документах (наименования строк и граф), имеют место нетрадиционные формы представления информации. Четкость наименований информационных совокупностей и их идентификации, устранение синонимов и амонимов в названиях экономических показателей обеспечивают более высокое качество результатов обработки. Полное название показателя в сложных формах может складываться из названий строк, граф и элементов заголовочной части документа. Для количественных и стоимостных реквизитов указывается единица измерения. Описание показателей и реквизитов какого-либо документа требует, как правило, их соотнесения с местом и временем отражаемых экономических процессов. Поэтому пользователь должен помнить о необходимости включения в описания соответствующих сведений, имеющих место, как правило, в заголовочной части документа (название или код предприятия, дата выписки документа и т.д.).

Для каждого вида входной  и выходной информации дается описание всех элементов информации, участвующих в автоматизированной обработке. Описание строится в виде таблицы, в которой присутствуют: наименование элемента информации (реквизита), его идентификатор и максимальная разрядность, тип данных.

Наименование  реквизита должно соответствовать документу или вытекать из него. Не допускаются даже мелкие погрешности в наименованиях реквизитов, т.к.  в принятой редакции закладывается словарь информационных структур будущей автоматизированной обработки данных.

Идентификатор представляет собой условное обозначение, с помощью которого можно  оперировать значением реквизита. Идентификатор может строиться по мнемоническому принципу, использоваться для записи алгоритма и представлять собой сокращенное обозначение полного наименования реквизита. Идентификатор должен начинаться только с алфавитных символов, хотя может включать и алфавитно-цифровые символы, общее их количество обычно регламентировано.

Разрядность реквизита необходима для просчета объема занимаемой памяти. Она указывается количеством символов (алфавитных, цифровых и алфавитно-цифровых значений реквизитов).

Тип данных показывает цифровой, алфавитный или алфавитно-цифровой состав значений реквизита.

Постановка задачи выполняется  в соответствии с планом. Пример одного из возможных его вариантов  приведен в рекомендованной учебной  литературе.

Задача для постановки выбирается по месту профессиональной деятельности пользователя с использованием конкретных особенностей и условий ее решения на определенном предприятии, фирме. Информационно наполнение задачи должно быть реальным и соответствовать фактическим данным. Формы документов представляются в максимально заполненном виде. Для файла сначала дается фрагмент информации в оформленном для восприятия виде (т.е. в виде  документа) и только после него приводится таблица описания полей файла.

Описание раздела условно-постоянной (нормативно-справочной) информации должно содержать перечень наименований, фрагментов документального представления файлов и описание полей файлов по аналогии с описанием входной информации.

Описание раздела выходной информации структурно повторяет раздел исходных данных по задаче, но информационное наполнение должно раскрывать содержание искомых результатов решения задачи на компьютере.

Внедрение ИС и ИТ, как  показывает опыт, ведет к изменению  труда пользователей: расширяются их профессиональные знания, приобретаются навыки работы в автоматизированной информационной сфере.

В целом информационные технологии имеют ряд позитивных последствий.

 

Тема 4. Информационное обеспечение  АРМ и ИТ для решения задач

маркетинга

Цель темы – ознакомить студентов со структурой и содержанием информационного обеспечения (ИО), являющегося основой для решения экономических задач, а также с порядком разработки (проектированием) его важнейших элементов.

В условиях применения персональных компьютеров основные принципы построения ИО ориентированы на децентрализованную, либо сетевую информационную технологию, организацию автоматизированных рабочих мест и активное участие специалиста - маркетолога в вычислительном процессе.

Перечень вопросов, рассматриваемых в теме:

4.1. Понятие информационного обеспечения (ИО), его структура;

4.2. Состав и характеристика  внемашинного информационного обеспечения;

4.2.1. Состав показателей;

4.2.2. Системы классификации  и кодирования;

4.2.3. Унифицированная  система документации и организация  документопотоков;

4.3. Банки данных и  базы знаний, как основа внутримашинного  информационного обеспечения;

4.3.1. Понятие внутримашинного  информационного обеспечения;

4.3.2. Банк данных, его  состав, модели баз данных;

4.3.3. Хранилище данных  и базы знаний – перспективные направления развития информационного обеспечения ИС управления;

4.1. Понятие  информационного обеспечения (ИО), его структура

Вопрос должен быть изучен по базовому учебнику [1] (с.77-87), а также по учебным пособиям [2] (с.79-83), [4] (с.94-98).

Информационное обеспечение (ИО) – важнейший элемент ИС и ИТ -предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта; является основой для принятия управленческих решений.

Состав ИО определяется на стадии проектирования при активном участии пользователя. Выделяется внемашинное и внутримашинное ИО.

Внемашинное: системы экономических показателей, потоки информации, системы классификаций и кодирования, документация.

Внутримашинное: система специально организованных данных на машинных носителях, подлежащих автоматизированной обработке. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы (рис. 4.1.).

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 4.1

Основой информационного  обеспечения является система показателей предметной области, тесно связанная с понятиями «информация»,- совокупности различных сообщений об изменениях, происходящих в системе и окружающей среде, а также понятием «экономическая информация».