Анализ эффективности управления на предприятии на примере ЗАО «Тандер» магазин «Магнит»

 

2.3. Система управления на предприятии ЗАО «Тандер»

 

Система управления торговым предприятием включает в себя следующие элементы: это прежде всего, структура управления (организация управления предприятием), планирование деятельности торгового предприятия, организация системы маркетинга и контроля на предприятии.

Организационно-правовая форма предприятия – это система норм, определяющая отношения между партнерами по предприятию, а также предприятия с другими предприятиями, физическими лицами. Рекламное агентство, как субъект предпринимательской деятельности, является юридическим лицом, поэтому для него характерны все признаки, определяющие юридическое лицо: самостоятельная имущественная ответственность, самостоятельное выступление в гражданском обороте от своего лица и организационное единство.

Если рассматривать структуру как совокупность элементов, связей и отношений между ними характеризующих систему как нечто целое, то организационную структуру следует рассматривать как совокупность управленческих органов, между которыми существует система взаимосвязей, обеспечивающих выполнение необходимых функций управления для достижения целей фирмы. Именно таким механизмом и является организационная структура управления, включающая в себя такие элементы как: звенья (отделы), уровни (ступени управления) и связи (горизонтальные и вертикальные).

Высшим органом управления общества является Общее собрание участников общества, которое избирает директора. Директор предприятия действует от имени предприятия без доверенности, представляет его интересы, утверждает структуру и штаты предприятия.

Управлением предприятием в целом занимается генеральный директор. В его ведении находятся вопросы стратегического характера. Генеральному директору подчиняются главный бухгалтер и коммерческий директор.

Главный бухгалтер подчиняется непосредственно генеральному директору и фактически управляет деятельностью компании в области финансов на оперативном уровне. Он контролирует деятельность бухгалтерии, кассы.  Также в его компетенции вопросы движения финансовых потоков. Отдельно выделен бухгалтерский отдел. По сути, этот отдел состоит из главного бухгалтера, кассира и двух человек, оформляющих документы. В обязанности главного бухгалтера входит ведение бухгалтерского учета, формирование отчетов для налоговой инспекции, начисление налогов, решение всех вопросов связанных с налоговой отчетностью и др. Кассир принимает выручку у экспедиторов. Два человека оформляют документы по движению товара.

Коммерческий директор возглавляет работу предприятия по закупкам и продажам товаров. В его подчинении находятся отдел маркетинга и рекламы, отдел закупок и продаж.

Каждый из отделов коммерческой службы является самостоятельным структурным подразделением организации и выполняет определенные функции, связанные с решением стоящих перед ним задач. В отделе маркетинга и рекламы работает 3 человека. Данный отдел реализует следующие задачи:

- обеспечение предприятия  необходимой маркетинговой информацией;

- проведение комплекса  маркетинговых исследований, связанных  со спросом потребителей, предложением  товаров поставщиками;

- формирование товарной, ценовой и рекламной политики  организации;

- анализ и оценка ситуации  на рынке;

- разработка стратегии  продаж товаров.

Центральная проблема организации в сфере закупок состоит в координации закупок и продажи.

В отделе закупок работают 10 менеджеров, в отделе продаж работает 7 менеджеров.  Задачи этих отделов являются наиболее важными:

- формирование ассортимента  товаров;

- поиск поставщиков;

- организация закупок;

- приемка товаров;

- управление торговыми  агентами;

- прием заказов на поставку  товаров;

- организация доставки. 

Каждый из менеджеров отвечает за определенные ему функции. Так менеджеры по закупкам отвечают за организацию поставок товаров, поиск поставщиков, приемку товаров, слежением за товарными запасами. Менеджеры по работе с покупателями решают вопросы, связанные с качеством товаров и предоставляемых услуг, вырабатывает политику поддержания связей с покупателями, следит за расчетами с покупателями. Менеджеры по сбыту координируют действия по оптовой продаже бытовой техники. Они же занимаются приемом заказов от покупателей по телефону. Менеджер по доставке контролирует деятельность экспедиторов, следит за отгрузкой товара и возвратами от покупателей. Еще один менеджер занимается организационными вопросами, анализом деятельности. На рисунке 2.1 представлена организационная структура предприятия.

Рисунок 2.1 -  Организационная структура предприятия

 

Данную структуру управления можно отнести к линейно-функциональному типу.

На рассматриваемом предприятии для доставки товаров в магазины приглашают водителей с собственным автотранспортом. В их обязанности входит доставка товаров в магазины и инкассация средств за товар.

Организационная структура управления ЗАО «Тандер» является иерархической элементарной, т.е. ее основным принципом построения является вертикальная иерархия. Структура управления ЗАО «Тандер» является линейной. В рамках данной структуры в полной мере реализуется принцип единоначалия, т.е. во главе организации находится директор, который руководит своими заместителями. Каждый заместитель возглавляет свой отдел, и этот положительный фактор обеспечивает единство исполнительности, простоты и четкости управления организацией.

Организационная структура управления ЗАО «Тандер» обладает направленностью на достижение заданных целей организации с помощью прав и полноты ответственности каждого управленческого звена. Так же обеспечивается сбалансированность задач звеньев одного уровня управления по отношению к целям вышестоящего уровня и рациональное разделение и кооперация труда между звеньями и уровнями управления и их взаимодействия.

Кроме того, необходимо отметить, что полный жизненный цикл управления включает в себя все основные функции управления. В основу классификации основных функций управления положена модель полного жизненного цикла управленческого решения-прогнозирование. Определяются основные направления функционирования объекта управления, потребности и возможности внешней среды, возможное будущее состояние объекта. Этап прогнозирования охватывает интервал 5-20 лет.

Одной из основных функций управления является планирование.

Различают краткосрочное и долгосрочное планирование. Значение некоторых из принимаемых решений распространяется на очень долгую перспективу. Это относится, например, к решениям в таких областях, как приобретение элементов основного капитала, кадровая политика, определение ассортимента выпускаемой продукции. Такие решение определяют деятельность предприятия на много лет вперед и должны быть отражены в долгосрочных планах (бюджетах), где степень детализованности обычно бывает довольно невысока. Долгосрочные планы должны представлять собой своего рода рамочную конструкцию, составными элементами которой являются краткосрочные планы.

В основном в ЗАО «Тандер» используется краткосрочное планирование и имеют дело с плановым периодом, равным одному году. Это объясняется тем, что за период такой протяженности, как можно предположить, происходят все типичные для жизни предприятия события, поскольку за этот срок выравниваются сезонные колебания конъюнктуры. По времени годовой бюджет (план) можно разделить на месячные или квартальные бюджеты (планы).

Планирование деятельности ЗАО «Тандер» приносит следующие выгоды:

• поощряет руководителей постоянно мыслить перспективно;
• способствует лучшей координации предпринимаемых предприятием усилий;
• заставляет более четко формулировать свои цели и задачи;
• облегчает установление показателей деятельности предприятия для последующего контроля.

Чтобы достичь поставленных целей ЗАО «Тандер» при планировании своей деятельности должны соблюдать следующие принципы:

• планирование должно предусматривать необходимую гибкость и способность своевременно реагировать на изменения внешней среды предприятия;
• планирование должны заниматься в основном те лица, которые должны соответствовать профессиональному уровню тех, кто распоряжается ресурсами предприятия.

В самом общем виде планирование предполагает формулирование целей, разработку плана для достижения этих целей и оценку времени, необходимого для выполнения этого плана. При этом цели предприятия носят, как правило, долгосрочный стратегический характер.

Эффективная деятельность предприятия и фирм в условиях рыночной экономики в значительной степени зависит от того, насколько достоверно они предвидят дальнюю и ближнею перспективу своего развития, то есть от прогнозирования (таблица 2.11)

 

Таблица 2.11 – План организационно-технических мероприятий по обеспечению перспективного развития ЗАО «Тандер»

Содержание мероприятия	Служба или подразделение, ответственное за исполнение	Срок испол-нения	Предельно допустимые затраты (в тыс. долл.)	Ожидаемый конкретный результат
Изучение рынка сбыта продукции	Руководство предприятия	1-2 недели	―	Поиски рынок сбыта
Покупка нового оборудования	Заведующая	2-3 недели	4-5	Увеличение объема реализации продукции
Реклама собственного предприятия	Маркетолог	1-3 месяца	10-15	Повышение известности предприятия
Привлечение дополнительных рабочих кадров	Инспектор	2-4 недели	4-7	Разработка новых оригинальных технологий

 

Организация обмена между всеми уровнями управления, подразделениями предприятия, между объектом и внешней средой осуществляется с помощью функции связи.

Функция регулирования направлена на ликвидацию критических рассогласований, возникающих в производственных системах. В свою очередь регулирование может подразделяться на:

- оперативное перераспределение  производственных ресурсов под  имеющиеся величины рассогласований;

- поиск набора необходимых  и достаточных мероприятий для  устранения непредвиденных возмущений;

- в случае необходимости  переформирование календарных графиков  производства при условии достижения  заданных первоначально показателей.

Составными частями общей функции управления является учет, контроль и анализ. Функции учета, контроля и анализа формируют информацию о текущем состоянии объекта управления, используемую в дальнейшем для выработки управляющих воздействий.

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Руководители ЗАО «Тандер» начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и  создали организацию. Контроль очень важен, для того чтобы ЗАО «Тандер» функционировала успешно.

Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенной политики, процедур, правил и линий поведения. Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счёт тщательного анализа деловых и профессиональных навыков и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, после проведения работы. Текущий контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время. Хотя заключительный контроль и осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль даёт информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации.