Библиотечный коллектив как объект управления

 

1)Применение групповых  и коллективных форм организации  совместной деятельности;

 

2)Создание системы функциональной, материальной, информационной, организационной,  управленческой взаимосвязанности  и взаимозависимости членов коллектива;

 

)Обеспечение коллективного  руководства и положительного  личного примера руководителя;

 

)Целенаправленное формирование  самосознания коллектива, ориентация  его на самосовершенствование  и превращение в субъект управления (70).

 

Эффективность группы и ее развитие зависят от количества членов. Так, слишком большие группы создают  трудности для управления и активного  участия всех членов в обсуждении вопросов и принятии решений, многие не решаются выступать из-за боязни сказать не то, что нужно, и стать  объектом насмешек и т.п.

 

Слишком маленькие группы также неудовлетворительны, так  как не создается тонизирующего  влияния коллектива на личность.

 

На развитие коллектива влияет руководитель, его организаторские  способности и моральная подготовленность. Не меньшее значение имеет его  характер, опыт работы.

 

Степень взаимосвязанности  работников в процессе труда с  другими членами коллектива может  быть различной. Совместная работа, когда  люди реально что-то делают вместе, должны соразмерять свои усилия, приноравливаться друг к другу, понимать друг друга с полуслова, уже своим характером, способом разделения труда предполагает соответствующие отношения членов коллектива.

 

Любой коллектив - это формальная и неформальная структура.

 

Наибольшее внимание уделяется  формально-информационной структуре  коллектива.

 

Поведение людей как членов трудовой организации определяется их положением в формальной структуре  коллектива - должностями, рабочими местами, квалификацией, а поведение участников малых групп - положением в неформальной структуре коллектива.

 

Функции формального управления:

 

-установление статусов, прав и обязанностей членов  группы;

 

-жесткое определение  и распределение ролей;

 

-обеспечение единства  всех составных частей организации;

 

-связь различных подразделений  с ее общими целями;

 

-целесообразное общественное  разделение труда;

 

-обеспечение повышения  эффективности за счет известного  ограничения разнообразия в организации.

 

Признаки формального  управления является опора на формально  действующие (утвержденные, введенные  в действие) организационные положения:

 

-использование административных  рычагов воздействия (приказ, установленная  административная ответственность,  дисциплинарное требование и  прочие);

 

-жесткий контроль исполнения;

 

-учет только тех факторов  работы, которые укладываются в  установленный порядок.

 

Виды структур организации  осуществляющих формальное управление:

 

1)Административная структура  - включает подчиненных лиц, которые  непосредственно отчитываются перед  определенным руководителем. Подчиненная  взаимосвязь между менеджером  отдела и инспекторами или  между старшей медицинской сестрой  ее подчиненными характерна для  административной структуры;

 

2)Оперативная структура  - включает рабочих, которые вместе  выполняют задание или проект. Когда происходит какой-либо инцидент, несколько работников должны  работать сообща и координировать  свою работу друг с другом, если требуется справедливо разрешить  вопрос. Решение этих необходимых  задач и осуществление нужных  взаимодействий создают условия  для формирования оперативных  структур.

 

Эти структуры имеют значительно  больше самостоятельности в планировании и осуществлении своей деятельности, хотя у них есть общий руководитель.

 

В формальной организации  присутствуют все члены рабочей  группы, межличностные отношения  предписываются должностной инструкцией, руководитель назначается организацией, основой для взаимодействия служат функциональные обязанности или  положение.

 

Формальная структура  требует от участников согласования своих действий в соответствии с  официальными общественными требованиями, с их должностным положением в  принятой организационно-управленческой структуре.

 

Различаются три вида формальных групп:

 

·Группа руководителей (командная) состоит из директора и его  непосредственных подчиненных;

 

·Целевая группа состоит  из лиц, работающих вместе над одним  заданием или проектом;

 

·Комитет (совет, комиссия), которому делегированы определенные полномочия для той или иной задачи.

 

Все разновидности формальных групп существуют внутри единой системы  социальных отношений как элементы, наделенные строго определенными функциями; существуют объективно вне зависимости  от воли и желания индивидов; обуславливают  социальное поведение группы.

 

 

На эффективность работы формальных групп и управления ими  влияют различные факторы:

 

1)Размер группы. Результаты  исследований показывают, что при  выполнении конкретной задачи  малые группы (примерно 7 человек)  оказываются более продуктивными,  в то время как при обсуждении  и коллегиальном принятии решений  лучшие результаты показывают  группы из 12 человек и более.  Работая в группе, человек делает  меньше, чем при индивидуальной  деятельности.

 

2)Состав группы. Оптимальность  состава группы рассматривается  в аспекте психологической совместимости  ее членов. Наилучшее сочетание  личностных качеств может быть  достигнуто за счет системы  отбора при формировании групп  для решения специальных проблем.

 

Принято считать, что более  эффективно работают группы, разнородные  по составу, включающие людей с различными знаниями, умениями, навыками, личностными  качествами. Вместе с тем, руководитель должен распознать такое негативное следствие разнородности, как предрасположенность  к конфликтам, и преодолевать его.

 

3)Групповые нормы. В  группе закрепляются люди, чьи  деловые и личностные качества  соответствуют установленным правилам, традициям, что и обозначается  понятием «групповые нормы». Последние  ориентируют каждого на то  поведение и ту работу, которые  от него ожидаются. Придерживаясь  их, каждый член коллектива вправе  рассчитывать на поддержку и  признание, поэтому групповые  нормы оказывают такое большое  влияние на сотрудников.

 

4)Сплоченность - стремление  членов группы иметь сходное  мнение по решаемым проблемам  и ситуациям. У сплоченных групп  меньше проблем в общении. Здесь  меньше недопонимания, напряженности,  враждебности и недоверия. Руководителю  в случае совпадения собственных  устремлений с интересами группы  целесообразно использовать фактор  сплоченности для высокой эффективности работы. Его можно усилить, чаще привлекая коллектив к участию в решении главных проблем библиотеки, периодически устраивая обсуждение перспектив и других актуальных вопросов.

 

Хуже, если коллектив не воспринимает руководителя, например, в его стремлении к нововведениям, здесь сплоченность сыграет отрицательную роль и  потребует дополнительных усилий по преодолению этого фактора.

 

5)Конфликтность. Хотя  различие во мнениях служит  более эффективной работе, не  следует доводить его до уровня  конфликтности, когда активный  обмен мнениями приводит к  деструктивному противопоставлению  крайних позиций.

 

6)Статус членов группы. Сюда включается целый ряд  факторов: ранг в должностной  иерархии, образование, социальные  таланты, опыт. Они могут способствовать  в равной мере как повышению,  так и понижению статуса. Определяющим  моментом являются нормы и  ценности. Традиционно старшие по  возрасту, должности, более опытные  сотрудники оказывают и более  сильное влияние на деятельность  коллектива. Но не всегда это  оправдано с точки зрения эффективности  работы. Руководителю надо быть  готовым к такой ситуации, когда  влияние библиотекаря с многолетним  стажем работы мешает осуществлять  оригинальные предложения молодого  сотрудника. В данном случае его  задача будет не в выяснении  взаимоотношений, а в объективной  оценке предложения.

 

)Функциональная роль  членов группы - целевые и поддерживающие  роли, которые играют члены нормально  работающего коллектива. Целевые  роли распределены таким образом,  чтобы иметь возможность отбирать  групповые задачи и выполнять  их. Поддерживающие роли подразумевают  поведение, способствующее активизации  жизнедеятельности коллектива. Опытные  руководители библиотек, как правило,  гармонично объединяют эти роли, способствуя взаимодействию людей  в коллективе. Часто они соединены  в руководстве коллективом небольшой  библиотеки.

 

Изучение факторов, влияющих на эффективность деятельности формальных групп, позволяет сделать вывод, что оптимальная группа та, чей  размер соответствует ее задачам, в  составе которой находятся люди с разными чертами характера, чьи групповые нормы способствуют достижению целей и сплоченности, где здоровый уровень конфликтности, хорошее выполнение целевых и  поддерживающих ролей и где не доминируют имеющие высокий статус члены группы.

 

Иногда бывает ошибкой  стремление руководителя к предельно  четкой формальной организации. Конечно, она имеет определенные преимущества. Повышение ответственности, возможность  контроля, продуманность в распределении  функций, исполнительская дисциплина, некоторый автоматизм в работе, что  способствует оперативности и своевременности  решений. Но на Западе все большее  распространение получает такой  вид забастовки, как «работа по правилам». И такая забастовка обычно воспринимается руководством библиотеки как бедствие. Это ведет к убыткам. Работа только формальная, без энтузиазма и творчества, сегодня воспринимается как отрицательное явление.

 

Изо дня в день, используя  формальное управление для выполнения производственных задач, люди одновременно внедряют и неформальное руководство. Неформальная структура коллектива существует в нем наряду с формальной и характеризуется эмоциональными взаимоотношениями - дружеские: отношения  на основе общих интересов, приятельских чувств.

 

В неформальной структуре  правила поведения нигде не записаны, человек может изменить их, но его  действия негласно контролируются наблюдающими за ним сослуживцами.

 

Неформальное управление отражает потребность формального  управления, является его необходимым  дополнением. В практике управления возникают такие проблемы и такие  ситуации, которые можно решить только на неформальной основе. Более того, количество таких проблем возрастает по мере развития человека, производства и общества.

 

В деятельности человека и  в развитии производства все большую  роль играют творческий подход к работе, личная инновационность. Именно они  являются главными факторами качества и динамики развития. Но отношение  к делу с позиций творчества определяется в значительной мере неформальным управлением, позитивной социально-психологической  мотивацией. Можно заставить исполнить, трудно заставить человека творить.

 

Неформальные группы создаются  членами коллектива в соответствии с их взаимными симпатиями, общими интересами, одинаковыми увлечениями, привычками и т.п. Это - спонтанно  образовавшаяся группа людей, регулярно  взаимодействующих для достижения общей цели. Материалы и отечественных  и зарубежных исследований свидетельствуют, что принадлежность к неформальной группе дает человеку психологические  выгоды (25, с. 212).

 

Функции неформального управления:

 

-Реализация общих материальных  и социальных интересов. Это  может быть заинтересованность  в рационализаторстве или разработке  и внедрении изобретения, в  получении дополнительных доходов,  в совместном строительстве гаражей,  в решении дачных вопросов, в  организации турпоходов и т.п.;

 

-Защита от чрезмерного  давления администрации, чрезмерной  интенсификации труда, повышение  норм выработки, сокращения работников  и т.п.;

 

-Получение и передача  необходимой или интересной информации;

 

облегчение коммуникаций и налаживание взаимопомощи при  решении как организационных, так  и личных задач;

 

-Сохранение и культивирование  общих культурных, социальных, национальных, религиозных и иных ценностей;