Библиотечный коллектив как объект управления

 

) Подготовка и проведение  выступлений.

 

Выступая, руководитель воздействует на мысли слушателей, склоняет их к  своей точке зрения. Для этого  он должен владеть деловым красноречием. Хорошо выступить это не просто выложить все имеющиеся данные, а максимально  увлечь внимание слушателей и склонить их в свою сторону. Для того, чтобы  выступление прошло эффективно, к  нему надо основательно подготовиться. Основные рекомендации призванные помочь оратору:

 

а. Прежде всего, важно ответить на вопросы, какая общественная потребность  лежит в основе предстоящего выступления  и каким образом оратор может  удовлетворить эту потребность;

 

б. В соответствии с этим определите цель своей речи: чего вы хотите достичь своим высказыванием?;

 

в. Спросите себя, что вы уже  знаете о предмете изложения. Изложите на бумаге в форме тезисов сведения о предмете, которыми располагаете. Убедитесь, что уже на этом этапе  у вас есть материал для выступления  и вам есть что сказать;

 

г. Четко определите, на какие  вопросы вы должны дать ответы слушателям;

 

д. Соберите недостающие  материалы для выступления, выберите самое важное, пользуйтесь при  этом специальной литературой по теме выступления, справочными словарями, журналами и другими источниками  справочного характера;

 

е. Продумайте сложнейшие моменты  аргументации;

 

ж. Попытайтесь разбить  приготовленный для выступления  материал на части;

 

з. Составьте тезисы речи с включением в них ключевой информации, цитат, определений.

 

и. Если нет опыта публичных  выступлений необходимо потренироваться;

 

к. Концентрация внимания на основных вопросах содержания речи.

 

Замечено, что на современную  публику особенно благоприятно действует  импровизированная речь. Чтение «по  бумажке» не эффективно. При подготовке к выступлению нужно выяснить, какой круг слушателей (половозрастной состав, интересы), а также какой  тип выступления предстоит (научный  доклад, лекция, выступление на собрании и т.д.). Для эффективности выступления  необходимо составить план выступления, который должен включать:

 

. Вступление: цитаты, пословицы  и поговорки, интересные примеры,  случаи и примеры, взятые из  личного опыта, ссылка на исторические  примеры и факты, определения.  То есть, в начале необходимо  заинтересовать слушателя;

 

. Основная часть: анализ  проблемы, о которой хотим сказать;  ясность построения, идейное содержание; логически четкое изложение основных  и второстепенных вопросов; непротиворечивость  речи; эмоциональный накал и др.

 

. Заключение: изложение основной  мысли выступления в виде тезисов;  заключительные выводы из своих  высказываний; указание на нерешенные  проблемы и пути их решения;  апеллирование к слушателям (призыв  к действиям, предостережение  и др.)

 

Выступление должно быть ни слишком коротким, ни слишком длинным. Основная функция выступления - привлечь внимание слушателей к предмету изложения  и наладить контакт с аудиторией.

 

В заключение необходимо отметить, что успех речи зависит во многом и от того как говоришь. Монотонно  выложенные факты не произведут должного эффекта. В противоположность этому  эмоциональная с расстановкой речь (перед и после ключевой фразы  необходимо делать 1-2 секундную паузу) будет более убедительна.

 

) Прием по личным вопросам.

 

Для проведения приема лучше  выделить определенное время в течение  рабочего дня. Оптимальным представляется время между 14:00 и 16:00. Если это возможно, то необходимо пользоваться предварительной  записью у секретаря. Посетитель, по возможности, должен заранее изложить тему предстоящей беседы. Это позволит во-первых сократить время на изложение темы разговора, во-вторых позволит руководителю подготовиться к предстоящей беседе и в-третьих, если это возможно, направить посетителя к другим исполнителям. Посетителю необходимо заранее сообщить временные рамки разговора.

 

Все приемы посетителей можно  разделить на: официальные и не официальные.

 

Официальные приемы можно  проводить:

 

а. За столом для конференций, совещаний. Это поставит руководителя и посетителя в одинаковые условия, то есть психологически собеседнику  будет легче. К такому способу  лучше всего прибегать, когда  прием посетителя официальный, но руководитель хочет лучше наладить межличностный  контакт;

 

б. За рабочим столом. За рабочим  столом лучше всего вообще не принимать  посетителей, т.к. на нем могут находиться важные документы, которые может  увидеть посетитель и по ряду другим причин. За ним лучше принимать  провинившихся работников. Когда  руководитель сидит за рабочим столом, а работник находится спереди, то психологически работнику намного  сложнее и подчас одного этого  хватает, чтобы не критикуя работник понял свою вину.

 

Не официальные приемы лучше проводить в «зоне отдыха». Удобно расположившись на диване или  в кресле, руководителю и собеседнику  будет легче раскрепоститься  и хорошо наладить межличностный  контакт. Посетитель, пришедший с  личной и интимной беседой к руководителю, будет чувствовать себя гораздо  более уверенно в такой обстановке, чем в официальной.

 

Для того, чтобы ограничить время, затрачиваемое на беседу (а  значит сэкономить время руководителя), необходимо, как уже отмечалось ранее, сообщить посетителю допустимую продолжительность  беседы. Если собеседник не прекращает разговора, то тактично сказать ему, что время разговора вышло.

 

В заключение необходимо отметить, что для оптимального ведения  беседы руководитель должен:

 

. Уметь активно слушать.  То есть в процессе рассказа  собеседника не просто слушать  молча, а показывать, что вы  следите заходом мысли. Это,  например, можно сделать путем  высказываний типа: да-да, конечно,  безусловно и других;

 

. Уметь понять собеседника.  Причем «понять не значит принять». Если руководитель может правильно  понять собеседника, то это  поможет ему принять правильное  решение;

 

. Уметь направить разговор  в нужное русло;

 

. Стараться говорить на  уровне собеседника и другое.

 

) Посещение рабочих мест.

 

Посещение рабочих мест (в  большинстве случаев) позволяет: наладить с коллективом хорошие отношения, быть в курсе дел организации. Также, при посещении рабочих  мест, сотрудники могут высказать  руководителю свои пожелания или  возможные варианты решения проблем.

 

При подготовке к посещению  руководитель должен собрать необходимый  материал по тому или иному цеху, подразделению, чтобы быть в курсе  дел происходящих в них.

 

Для хорошего контакта с  сотрудниками, руководителю необходимо учитывать психологические моменты. При встрече с рабочими необходимо поощрять их стремление, высказаться  по актуальным проблемам. Чтобы не забыть внесенные предложения их лучше  кратко записывать и после анализа  внедрять не забывая поощрять работников, внесших рационализаторские предложения.

 

Для посещения рабочих  мест лучше выбирать время ближе  к концу рабочего дня, когда производительность низкая и отвлечение работников не нанесет большого вреда.

 

Необходимо отметить также, что необходимо встречаться с  рабочими не только в рабочее время, но и в не рабочее. На таких встречах можно обсудить общее положение  дел на предприятии, послушать выступления  работников.

 

. Руководство.

 

Данная функция включает в основном работу с людьми. Спектр деятельности руководителя очень широк: создание здорового морально-психологического климата, разрешение конфликтных ситуаций, воспитание у подчиненных важности и необходимости выполнения работы и т.д. Наиболее типичные задачи, выполняемые  руководителем библиотеки в пределах данной функции, - организация системы  повышения квалификации, материальное и моральное поощрение работников, применение мер наказания за недобросовестное отношение к делу. При решении  всех этих задач необходимо одно обязательное условие - хорошее знание персонала, которое достигается путем периодических  бесед с сотрудниками на рабочих  местах, общения во время совещаний  и в перерывах и т.п. Менеджеру  необходимы научные знания о личности работника, профессиональный подход к работе с персоналом. Личность - это главное в человеке, важнейший его социальный признак. Если человек - носитель самых разных свойств, то личность - это основное его свойство, в котором проявляется его общественная сущность. Личность выражает отнесенность человека к определенному обществу, определенной исторической эпохе, культуре и т.п.

 

Каждый человек - это уникальный и сложный мир, обладающий множеством особенностей включения его в  трудовой процесс. Главная цель - содействие деловой активности подчиненных, инициативе и сотрудничеству. Для того чтобы  подключить человека к решении той  или иной задачи, надо суметь найти  ту мотивацию, которая побудила бы его  к действию. По Мескону, мотивация - это процесс побуждения себя и  других к деятельности для достижения личных целей и целей организации. Библиотекарь мотивирован - следовательно, мотивирован к работе, создана  ситуация, при которой, решая общебиблиотечные цели, он тем самым удовлетворяет  свои личные потребности, сознательно  выбирая тот или иной тип поведения (59, с. 214).

 

Современное библиотечное управление базируется на глубоком изучении потребностей работающего человека, отраженных в  мотивации, понимаемой, как желание  людей проявить усилия для достижения целей организации, что позволяет  удовлетворить их собственные потребности.

 

В процессе руководства менеджер постоянно сталкивается с необходимостью принимать решения. Их можно классифицировать как стандартные и нестандартные. Стандартные решения связаны  с ситуациями, которые возникают  регулярно. Например, предоставление отпусков библиотечным работникам, установление гибких графиков работы и т.д. Решения  этих вопросов можно передать заместителям, либо заведующим отделами, секторами. Нестандартные же решения, как правило, принимает сам руководитель. Например, возник конфликт между читателем  и библиотекарем по вине последнего. Руководитель формулирует и уточняет проблему, затем определяет цели: погасить конфликт, создать доброжелательные отношения между конфликтующими сторонами. Следующий этап - выработка  возможных решений: замена работника  на абонементе (в читальном зале), беседа с читателем, обсуждение поведения  нерадивого библиотекаря на собрании коллектива, беседа с ним наедине и т.д. Завершающий шаг - выбор оптимального решения.

 

Особенностью функции  руководства является то, что она  охватывает множество вопросов оперативного характера и направлена главным  образом на формирование у сотрудников  понимания значимости выполняемой  работы.

 

. Функция координации  предусматривает установление взаимосвязи  и взаимодействия между библиотекой  и сторонними организациями, либо  между внутрибиблиотечными подразделениями.

 

Это касается перераспределения  трудовых и материальных ресурсов (например, изменение числа работников на абонементе, выделение дополнительных ассигнований на проведение массовых мероприятий, приобретение литературы и т.д.). Одним из самых  эффективных средств согласования различных вопросов являются периодически проводимые совещания руководителей  подразделений, которые способствую  урегулированию не решенных на данный момент проблем.

 

Не менее важными видами взаимодействия являются связи с  другими библиотеками, культурно-просветительными, научно-информационными учреждениями. В этих случаях руководитель, как  правило, сам устанавливает направления  и рамки координационных отношений. Менеджер библиотеки координирует различные  аспекты работы и с вышестоящими органами (дирекцией предприятия, НИИ, отделом культуры). Изменения взаимоотношений  дают возможность руководителю быть в настоящее время более самостоятельным, а следовательно, и налагают не него и большую ответственность. Все  виды координации целесообразно  отражать в различных документах, определять уровни руководящих звеньев  и сущность координационных отношений, которые они осуществляют.

 

. Деятельность любой организации  невозможна без контроля. Руководитель  осуществляет контролирующую функцию  для устранения диспропорции между запланированным и фактическим выполнением заданий. Контролю подлежат все аспекты деятельности библиотеки: программа действий (планы), задания, корректирующие программу, материально-техническое обеспечение, соответствие кадрового состава занимаемым должностям, состояние морально-психологического климата в коллективе и т.д. Формы контроля разнообразны и хорошо разработаны в библиотечных учреждениях: отчеты, статистические формы и таблицы, графики, решения собраний и совещаний

 

В роли администратора руководитель использует свои полномочия для обеспечения  жизнедеятельности системы в  соответствии с действующими нормативными актами, распоряжениями, инструкциями и т.д. Совместно с сотрудниками разрабатывает и реализует кадровую политику - комплектует штаты, осуществляет подбор, расстановку и перемещение  кадров, а также обучение и повышение  квалификации сотрудников.

 

Но не следует полагать, что только руководитель выполняет  эти функции. Ему активно помогают остальные работники. Цель работы руководителя - выработать направление развития и правильно организовать работу.

 

Для эффективной организации  труда необходимо выяснить, чем занимается руководитель в течение рабочего дня. Как уже было отмечено выше, рабочий день руководителя не лимитирован  и разнообразен. Если представить  в общем виде, то можно сказать, что руководитель в течение своего рабочего дня выполняет следующие  виды работ (по данным разных источников):

 

. Запланированные заседания,  встречи 60 - 65%;

 

. Разговоры по телефону 3 - 6%;

 

. Работа с документами  17 - 22%;