Библиотечный коллектив как объект управления

 

 

2. Руководитель библиотеки: содержание труда, особенности  деятельности

 

 

2.1 Содержание труда руководителя  библиотеки

 

 

Содержание труда руководителя библиотеки можно представить через  выполнение общих функций управления (прогнозирование, планирование, организация, регулирование, координирование, стимулирование, учет и контроль), каждая из которых  представляет комплекс конкретных работ, делящихся, в свою очередь, на операции. Операции состоят из отдельных элементов, а элементы - из микроэлементов.

 

Функция - это специализированный вид деятельности, требующий определенных знаний, умений, навыков (опыта). Это  система мер воздействия руководителя на подчиненных.

 

Управленческие функции  определяются характером деятельности руководителей, обусловленных особенностями  стоящих перед коллективами задач  и сложившимися условиями (обстановкой). А поскольку вариантность задач  практически безгранична и условия  весьма разнообразны, то перечень управленческих функций (действий), в сущности, не имеет  предела.

 

Однако есть функции, содержание которых является общим и непременным  в деятельности любого руководителя.

 

Руководитель как должностное  лицо обладает соответствующими правами, действует на основе принципа единоначалии и коллегиальности, несет персональную ответственность в пределах своей  компетенции за работу вверенного ему  коллектива, выполняет функции управления, подготавливает и принимает решения.

 

Содержание труда руководителя библиотеки - это совокупность элементов, сторон, связей, образующих целесообразную деятельность, представляющую собой  единство организационных и социально-экономических  отношений, складывающихся в процессе этой деятельности.

 

Организационно-административная деятельность руководителя состоит  в том, чтобы организовать подчиненных  на выполнение поставленных задач, создать  для этого необходимые условия  и побудить сотрудников к достижение цели наиболее эффективно, с наименьшими  затратами трудовых, материальных и  финансовых ресурсов.

 

Выполняя функции организатора, руководитель создает условия, необходимые  для плодотворного совместного  труда, целенаправленных и скоординированных  действий подчиненных. Такая работа предполагает четкое понимание целей  своей деятельности, умение выделить наиболее существенные в заданном периоде  задачи, определять предпосылки, методы и ресурсы, требуемые для их решения.

 

Согласно Анри Файолю, управленческими  функциями руководителя являются: планирование и прогнозирование, организация, руководство, координация, контроль. Такая классификация  в достаточно полной мере охватывает все основные аспекты управления.

 

1.Планирование.

 

Целевое планирование представляет собой планирование, направленное на достижение определенных, заранее известных  целей. Целью в планировании является повышение эффективности труда  организации при минимуме затрат. В целом весь процесс планирования можно представить в виде следующей  схемы:

 

Формулирование цели - Анализ текущего состояния - Выявление слабых сторон - Проведение наблюдения - Проведение мероприятий по улучшению труда - Сравнение результатов до и после  проведения мероприятий.

 

Формулирование цели представляет собой важный процесс. От того правильно  ли будет выбрана цель зависит, что  будет подвергнуто исследованию и какие результаты будут получены.

 

После проведения анализа, необходимо выявит слабые стороны в организации  труда руководителя. В организации  труда руководителя, как правило, несколько слабых сторон и именно их необходимо выявить и очень тщательно проанализировать. Если не выявить основные направления работы, то затраты времени и усилий окажутся значительными, а результат плохим.

 

Следующий этап - проведение наблюдений - требует тщательной проработки и организации. Сначала необходимо решить, какие наблюдения необходимо провести. Например, при организации  рабочего места необходимо провести замеры объема рабочего кабинета, уровня шума, освещения и другие. Для  улучшения документооборота необходимо проанализировать документы по различным  признакам - степень важности, возможность  решения некоторых вопросов другими  служащими и другое.

 

Затем необходимо решить, кто  будет проводить наблюдения. Это  может быть либо сам руководитель, либо исследователь. В любом случае, руководитель должен помогать в проведении исследования и быть заинтересованным в результатах.

 

После проведения наблюдений необходимо решить вопрос о необходимости  проведения мероприятий по улучшению  организации труда. Если затраты  по проведению этих мероприятий окупятся, то необходимость их проведения очевидна.

 

Затем проводятся непосредственно  мероприятия по улучшению труда. И в заключении необходимо сравнить полученные результаты с предшествующими. Если труд руководителя улучшился и  затраты были незначительны, то мероприятия  были проведены правильно.

 

В заключении хотелось бы отметить, что в настоящее время окружающий мир настолько быстро меняется, что  необходимо постоянно анализировать  труд руководителя и пытаться его  улучшать.

 

. Организация.

 

Основные направления  являются важными составляющими  в организации труда руководителя. Необходимо отметить также, что все  рекомендации носят рекомендательный характер и важно учитывать реальные условия, в которых работает руководитель. Труд руководителя очень специфичен и неповторим. При организации  работы необходимо учитывать все  нюансы во всем объеме и тесной взаимосвязи.

 

1)Работа с документами  и корреспонденцией.

 

Документы и корреспонденция, в зависимости от источника делятся  на: входящие и исходящие.

 

Исходящий документ является своеобразной визитной карточкой организации. Вследствие этого все документы  и вся корреспонденция должна быть составлена и написана грамотно. В основном печать исходящих документов находится в ведении секретаря. Задача руководителя составить документ (руководитель должен составлять только те документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим). В процессе составления документа, делового письма и другого документа, большую  помощь может оказать компьютер. Для этого достаточно вложить  в память компьютера образцы деловых  писем, документов и только вносить  не большие исправления.

 

Сложнее дело обстоит с  входящими документами. В зависимости  от размера библиотеки растет количество корреспонденции и самому руководителю просто немыслимо просматривать  всю корреспонденцию. На помощь должен прийти секретарь или специальное  подразделение, в обязанности которых  входит:

 

. Регистрация поступающей  корреспонденции;

 

. Сортировка в зависимости  от предназначения;

 

. Отбор документов, которые  адресованы руководителю или  находятся в его прямой компетенции;

 

. Сортировка корреспонденции  по степени важности. Наиболее  рациональным и приемлемым является  сортировка, позволяющая руководителю  сразу оценить степень важности. Для этого можно, например, раскладывать  корреспонденцию в специальные  цветные папки. На столе у  руководителя должен стоять специальный  лоток для бумаг с несколькими  отделениями, в которые он сможет  класть корреспонденцию в зависимости  от важности, исполнителей и другого.

 

Руководитель, просматривая корреспонденцию в порядке важности, должен поставить резолюцию.

 

Хранить документы в кабинете руководителя нет ни какой необходимости  и поэтому в обязанности секретаря  или специального отдела вменяется  ведение архива. Хранимые документы  должны быть классифицированы по определенным признакам, по которым их легко было бы найти. С повсеместным внедрением компьютеров задачу хранения документов можно переложить на них. Это сэкономит  время на их поиск и место.

 

) Ведение телефонных разговоров.

 

Телефон - важное средство эффективности  управленческого труда, оперативного делового общения. Но при неправильном пользовании им именно телефон становится источником потерь рабочего времени. На телефонные переговоры тратится от 4 до 27% рабочего времени (28, с. 210).

 

Искусство в пользовании  телефоном состоит в максимальной экономии времени на телефонные беседы при максимальной реализации предоставленных  телефоном возможностей.

 

Длительность деловых  телефонных переговоров должна быть предельно минимальной при максимальной информативности.

 

Для того чтобы телефонный разговор продолжался минимальное  количество времени, руководителю необходимо его тщательно спланировать, предварительно составить короткую наметку и  подобрать необходимые материалы, продумать разговор и записать основные вопросы, которые он собирается выяснить, а также вопросы, которые могут  возникнуть в ходе беседы.

 

Недостающую зрительную связь  люди обычно стремятся восполнить излишним многословием или привлечением к  разговору посторонних, что удлиняет беседу. Большинство телефонных разговоров можно уложить в три минуты, максимальная продолжительность их пять-шесть минут. Необходимо отметить, что все телефонные звонки должны проходить через секретаря, который  перенаправляет звонки в то или иное подразделение и переключает  на руководителя, если звонки предназначены  для него. Это позволит сэкономить время руководителя.

 

) Проведение совещаний,  конференций.

 

Каждый день, утром руководитель проводит планерки, конференции. Они, как  правило, носят кратковременный  характер (максимум 15 мин.) и повторяемость. На них докладывается проделанная  работа за предыдущий день и решается, что делать на сегодняшний день. Основными требованиями здесь являются краткость изложения и максимальная информативность.

 

Совещания, в противоположность  планеркам, более долговременны  и не носят, как правило, столь  повторяющегося характера. На совещаниях обсуждаются важные вопросы и  принимаются коллективные решения. Совещание является эффективной  формой выработки групповых решений. От того, насколько эффективно они  проводятся, зависит качество принятых решений. Спланированные и организованные определенным образом совещания  помогают уменьшить потери времени  и повысить качество вырабатываемых решений. При подготовке к совещанию  руководителю необходимо:

 

а. Четко и однозначно определить тему совещания и ее цель;

 

б. Постараться за одно совещание  решить несколько вопросов;

 

в. Тщательно разработать  повестку дня, выбрать наиболее целесообразную последовательность вопросов;

 

г. Заранее познакомить  участников с теми фактами, которые  могут обсуждаться в ходе дискуссии;

 

д. Как можно раньше послать  приглашение участникам;

 

е. Выбрать помещение для  заседаний (кабинет руководителя или  специальная комната) с хорошей  вентиляцией и нормальной температурой;

 

ж. Участникам совещания  выработать возможные решения по предлагаемым вопросам.

 

Четкое планирование, подготовка и проведение беседы займут меньше времени, чем случайная беседа.

 

Последовательность вопросов, рассматриваемых на совещании, необходимо спланировать, учитывая, что в ходе совещания, в зависимости от его  продолжительности, снижается работоспособность  участников.

 

Для эффективности деловой  беседы необходимо приглашать только тех, кто непосредственно нужен  при обсуждении вопросов. При проведении совещаний необходимо учитывать, что  слишком большое количество участников скажется отрицательно на ходе совещания. Оптимальное количество от 5 до 12 человек, в зависимости от решаемых вопросов. Любое совещание руководителю необходимо заканчивать протоколом совещания, где отражаются исполнители, их действия и другая информация.

 

) Составление графика  работы.

 

Руководитель располагает  определенным фондом рабочего времени  в течение дня. Продолжительность  рабочего дня руководителя строго не лимитирована, но все же ограничена и необходимо спланировать свою работу таким образом, чтобы рабочий  день не растянулся на 14-15 часов.

 

Прежде всего, необходимо отметить, что производительность руководителя в течении рабочего дня различна. Так, пик производительности приходится на период между 10 и 11 часами. Затем  производительность падает. После обеда (между 12 и 13 часами) производительность несколько возрастает, но после 14 часов  заметно идет на спад. В соответствии с этим необходимо важные решения  принимать в период максимальной работоспособности.

 

Руководитель должен тщательным образом планировать свой рабочий  день. Для этого лучше всего  подходят графики работы. В таких  графиках сразу отводится определенное время в течение дня на выполнение каких-либо повторяющихся действий. Например: проведение совещаний в 9:00 продолжительностью 15 минут, прием  посетителей с 13:00 до 14:00 и т.д. Оставляется резерв времени на непредвиденные ситуации. Соблюдение графика не является строго обязательным, но помогает рационально спланировать рабочее время. Руководитель должен постоянно контролировать, выполнение запланированных задач, а также делать анализ использования рабочего времени и узнать, не теряется ли оно по одним и тем же причинам. В результате руководитель лучше узнает самого себя, в дальнейшем сумеет сосредоточиться на решении важнейших задач и сможет не просто работать, а достигать высоких результатов.