Библиотечный коллектив как объект управления

 

-Удовлетворение потребностей  в групповой принадлежности, в  признании уважении и идентификации.  Это повышает удовлетворенность  трудом и пребыванием в организации;

 

-Создание благоприятной  среды деятельности и психологического  комфорта, преодоление отчуждения, страха, обретение уверенности и  спокойствия;

 

-Адаптация и интеграция  новых и молодых сотрудников.  Принятие их в коллектив помогает  им быстрее адаптироваться к  требованиям организации, позволяет  получать ценные советы и помощь, облегчает различные виды коммуникаций.

 

Признаками неформального  управления являются опора на человеческие неформальные отношения:

 

-Слабые и сильные стороны  человеческой натуры (уважение, авторитет,  самолюбие, психологическая расположенность,  заинтересованность);

 

-Система индивидуальных  или коллективных ценностей;

 

-Лидерство.

 

Виды структур, осуществляющих управление неформальными группами:

 

1)Структуры по интересам  - отдельные лица, которые могут  не быть членами одной и  той же административной или  оперативной структуры, могут  объединяться для достижения  определенной совместной цели. Цели  таких структур не имеют отношения  к целям организации и являются  специфическими для каждой структуры.  Примерами структур по интересам  могут быть объединения рабочих  и служащих с целью получения  больших выгод, а также объединение  официанток, создающих из своих  чаевых единый фонд;

 

2)Группы на основе дружбы - многие группы формируются на  основании, каких либо общих  интересов или признаков: возраст,  политические убеждения, этническое  происхождение и другие. Эти группы  на основе дружбы часто продолжают  свое взаимодействие и вне  рамок рабочей деятельности.

 

Основное свойство неофициальной  структуры - неоднородность личных позиций  ее членов. Так, одни работники - влиятельны и авторитетны, другие - более зависимы в своих личных мнениях от поведения  авторитетных коллег. В библиотеках  обычно работают люди разных возрастов  и различных интересов, что создает  неоднородность эмоциональных взаимоотношений. Нельзя забывать и о таком понятии, как психологическая несовместимость, а необходимость тесного общения  может раздражать, вызывать отрицательные  эмоции.

 

Неформальные группы существуют в коллективе любой библиотеки. Они  могут быть замкнутыми или открытыми  для других библиотекарей, активными  или пассивными, устойчивыми или  неустойчивыми, влиятельными или нет.

 

В неформальную организацию  включаются только те, кто «приемлемы», межличностные отношения возникают  спонтанно, роль руководства обусловлена  результатом членства, основой для  взаимодействия являются личностные черты, статус.

 

Структуру и тип неформальной группы определяет различие социальных контактов. Например, объединяться в  неформальные группы заставляет одна из самых сильных эмоциональных  потребностей - чувство принадлежности и связанная с ним необходимость  в общении, помощи, защите. В группе человек учится, перенимая опыт других, лучше осознавая свои возможности  и потенциал. Группа придает человеку больше уверенности в себе во внешних  взаимодействиях. Группа предоставляет  человеку возможность работать в  приятном для него окружении, возможность  избежать одиночества, состояние потерянности (например, с приходом на новую работу).

 

Когда люди объединены в  неформальную группу, она обретает свойства, которые необходимо учитывать  в управлении. Первое из них - социальный контроль, предписывающий каждому члену  группы придерживаться строгих, хотя и  негласных, правил относительно поведения, характера одежды. Вторая специфическая  черта неформальной группы - сопротивление  изменениям, поскольку грядущие перемены всегда таят угрозу самому существованию  группы, как таковой. Еще одна важная особенность неформальной группы - наличие лидера. Он обладает властью  и влиянием точно также, как и  официальный руководитель, но опора  неформального лидера - признание  его группой, потому в своих действиях  он может делать ставку только на людей  и их взаимоотношения.

 

Руководителю библиотеки важно учитывать закономерности возникновения неформальных групп, чтобы сознательно тормозить  или стимулировать их развитие. Неправы  те руководители, которые считают  существование неформалов просчетами управления. Современный менеджер знает  не только отрицательные проявления неформальных объединений (сопротивление  инновациям, распространение ложных слухов и др.), но и положительные  моменты (сплоченность, высокий дух  коллективизма).

 

Хотя группы друзей неформальны, руководителям следует попытаться, если возможно, позитивно воздействовать на них, направив их усилия на достижение целей организации. Пути воздействия  на такие группы - это налаживание хороших отношений с лидером группы, обучение лидера групповому поведению и поддержка усилий членов группы сохранить групповые отношения.

 

Следовательно, руководителям  необходимо:

 

·Признать существование  неформальных групп, осознавая, что  их подавление повлечет за собой нежелательные  результаты;

 

·Выслушивать мнение лидеров  и членов групп, отмечая и поощряя  тех, кто способствует достижению целей  библиотеки;

 

·Привлекать неформалов к  принятию решений, ослабляя тем самым  сопротивление инновациям;

 

·Оперативно выдавать точную информацию, используя и каналы неформального  общения для того, чтобы препятствовать распространению ложных слухов.

 

Неформальные группы динамически  взаимодействуют с формальными. Формирование коллектива в оптимальном  режиме предусматривает высокий  уровень совпадения формальных и  неформальных структур. При этом обеспечивается тесное взаимодействие сотрудников, преследующих одинаковые цели, имеющих аналогичные  устремления, что позволяет решать профессиональные вопросы с высокой  эффективностью.

 

При резком расхождении формальной и неформальной структур нарушается гармония взаимодействия, часто возникают  конфликты, а это негативно отражается на библиотечной работе.

 

Мотивы членства рабочих  и служащих в тех или иных группах  характерны для подавляющего большинства  групп, которые четко разделяются  на формальные и неформальные. Основное различие между ними заключается  в том, что формальные структуры  создаются организациями, а неформальные возникают сами по себе. Неформальные группы имеют важное значение, удовлетворяя основную человеческую потребность  в общении.

 

Формальное управление отличается от неформального стабильностью:

 

1)По целям - в формальных  организациях основное - достижение  целей организации, в неформальных  же - удовлетворение потребностей  группы;

 

2)По источнику влияния  - неформальное управление исходит  от отдельной личности. Формальное  управление обусловлено положением  организации. В неформальных организациях  человек обладает личной властью  и руководит снизу вверх, а  в формальных подчиняется иерархическим  полномочиям и управляет сверху  вниз;

 

)По средствам контроля - различаются на угрозу увольнения  или понижения в должности  в формальном управлении и  физические или общественные  санкции - в неформальном;

 

)По коммуникациям - выделяются  официальные каналы, хорошо определенные  и передаваемые по официальным  линиям используемые в формальном  руководстве, а также каналы  в форме виноградной лозы, плохо  определенные и пресекающие постоянные  каналы - в неформальном руководстве.

 

Таким образом, можно сделать  два вывода:

 

) Когда человеческие существа  сводятся вместе и часто общаются  друг с другом, у них развиваются  более или менее определенные  стереотипы отношений даже при  отсутствии формального плана  и, конечно, в дополнение к  любому провозглашенному формальному  плану;

 

) Воздействие законности  и другие воздействия на поведение  со стороны тех, кто утверждает  формальные планы, - это лишь немногие  из многочисленных воздействий,  организационных и неорганизационных,  определяющих поведение членов  организации. В той степени,  в какой эти другие воздействия  противоречат плану библиотеки, реальная модель поведения, скорее  всего, будет отличаться от  запланированной. 

 Непросто разграничить  случаи, где поведение служащего  отражает воздействие формальной  организации, и случаи, где поведение  отражает воздействие неформальной  организации, - в большинстве ситуаций  эти воздействия параллельны  и усиливают друг друга. Библиотекарь  может постоянно заботиться о  поддержании в надлежащем порядке  фонда, потому что эта работа  ему формально поручена. С другой  стороны, он может делать это  потому, что хочет, чтобы его  коллеги относились к нему  как к добросовестному работнику.  Весьма вероятно, что обе эти  мотивации вместе, равно как и  другие, лежат в основе его  поведения, и практически невозможно  определить значимость каждой  из них в отдельности. 

 Также непросто провести  разграничение между формальными  и неформальными воздействиями  организации и реакциями служащего  на воспринятые им воздействия,  ставшие частью его личности. Пример - критерий эффективности.  Большинство людей соглашается  поступить на работу в библиотеку  с исключительным намерением  постараться выполнять свои обязанности  эффективно. Оператор знает, даже  до получения конкретных приказов, что от него ожидают как  можно более быстрого и аккуратного  печатания, а не как можно  более медленного и небрежного.

 Таким образом, видно,  что среда, в которой служащий  оказывается, придя в организацию,  есть сочетание тесно переплетенных  формальных и неформальных воздействий.  Во-первых, многие неформальные отношения  вырастают непосредственно из  формальной структуры. Запланированное  расположение офисов, например, может  содействовать частым контактам  двух служащих друг с другом, и в результате они могут  часто беседовать, вместе ходить на обед, вместе проводить неслужебное время. Подобным образом иерархические отношения сводят вместе служащих, занимающих примерно равное по статусу положение, и создают большую социальную дистанцию между теми, кто имеет более высокий статус, и теми, чей статус значительно ниже.

Во-вторых, формальная и неформальная структуры тесно переплетены  потому, что отношения, первоначально  вырастающие на неформальной основе, могут быть «ратифицированы» и включены в формальную структуру последующими распоряжениями. Например, большинство  государственных кадровых систем предусматривает  формальную должностную классификацию - детализированное описание обязанностей и сфер ответственности для каждой должности. Когда служащий «выбивается» из классификации, т.е. выполняет обязанности, не перечисленные в его должностной  инструкции, процедурами обычно предусмотрено, что его функции могут быть описаны и классифицированы заново, чтобы обеспечить соответствие между  формальной инструкцией и его  реальной деятельностью.

Дополняют общую картину  взаимодействия и отношений между  людьми в первичном трудовом коллективе личные отношения. В самой официальной  обстановке между людьми так или  иначе складываются личные отношения: к кому-то мы испытываем особое расположение, кого-то, возможно, недолюбливаем. И  эти личные отношения не могут  не влиять на общую атмосферу в  коллективе, на общий характер, стиль, тон взаимоотношений в группе. Именно поэтому, решая задачи по управлению различными процессами в коллективе, руководитель не должен пренебрегать какими-то аспектами взаимоотношений  людей.

Каждый руководитель легко  сможет составить для себя официальную  схему делового взаимодействия членов своего коллектива: кто какие операции выполняет, какие контакты между  работниками необходимы и так  далее. Ну а неофициальные отношения? Конечно, руководитель замечает, что  к кому-то в его коллективе испытывают большее расположение, кого-то недолюбливают, знает, кто давно дружит, и не только на работе, но и семьями, а кого в  пару лучше не ставить - обязательно  начнутся обоюдные претензии. Неофициальное  взаимодействие людей в коллективе основывается на их взаимных личных предпочтениях, их дружеских отношениях, представлениях о личных качествах и особенностях друг друга.

 

В своем подразделении  руководитель занимает особое положение: выполняет руководящие функции, принимает решения, несет за них  ответственность и в силу этого  обладает особыми правами. Все это  создает официальный авторитет  руководителя.

 

Но, будучи членом коллектива, руководитель, так же, как и все  остальные члены группы, своими личными  и деловыми качествами вызывает к  себе, то, или иное неофициальное  отношение. И поэтому, точно также, как и все другие члены коллектива, может занимать в нем разные психологические  позиции - от лидерской до отвергаемого члена коллектива.