Курс лекций по "Менеджменту"

Контроль относится  к числу тех функций управления, сущность которых не всегда имеет  правильную трактовку. Слово «контроль», как и слово «власть», вызывает чаще всего отрицательные эмоции, так как воспринимается прежде всего как ограничение, принуждение. Это объясняется тем, что контроль как функция, которую выполняет менеджер, состоит в обеспечении подчинения «кому-то» или «чему-то». С помощью контроля устанавливаются ограничения, благодаря которым исключается возможность действий, наносящих вред организации.

Основная задача контроля заключается в установке  стандартов, которыми следует руководствоваться  при выполнении заданий, измерении  фактически достигнутых результатов  и проведении корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от исходных стандартов. Так как контроль является неотъемлемой частью процесса управления, то выполнение менеджерами функции контроля начинается одновременно с выполнением функции планирования в процессе выработки целей и задач организации.

Обоснованные планы и  организационные структуры не всегда могут обеспечить достижение поставленных целей вследствие изменения законов, технологий, условий конкуренции  и других факторов внешней среды. Для того чтобы реагировать на подобные изменения, организации необходим эффективный механизм своевременной оценки воздействия факторов перемен. Такой механизм может быть создан посредством контроля. Среди многочисленных факторов внутренней среды высокой степенью неопределенности отличаются человеческие ресурсы, так как их нельзя запрограммировать на выполнение задачи с абсолютной точностью и определить механизм поведения людей в процессе трудовой деятельности не всегда удается полностью. Наиболее проблематично прогнозировать ответную реакцию людей на введение новых инструкций и команд, возложение дополнительных прав и обязанностей, связанных с изменениями в организационной структуре управления.

С помощью контроля менеджер может своевременно реагировать на изменение в поведении людей в процессе их работы. Использование механизмов контроля позволяет обнаружить ошибки и проблемы, возникающие в процессе выполнения работ, и, соответственно, подвергнуть корректировке деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Примером необходимости  контроля могут служить бесчисленные банкротства мелких фирм, причиной которых, как правило, является непонимание  менеджерами важности выполнения функции  контроля. В малых фирмах отношения  строятся в основном на доверии друг к другу и механизмы контроля за ходом работ отсутствуют, поэтому допускаемые ошибки, накладываясь и нарастая, в большинстве случаев приводят к серьезным финансовым потерям. Предупреждение возникновения кризисных ситуаций является одной из основных целей контроля. Контроль помогает определить, какие именно из применяемых способов достижения целей оказались наиболее эффективными (неэффективными). Таким образом, организация определяет, в каких областях ей следует расширяться, а в каких следует свернуть свою деятельность.

Таким образом, контроль — это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем ранее, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Процесс контроля состоит из установления стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Руководители  начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они  сформулировали цели и задачи и создали организацию, так как контроль необходим для эффективного функционирования организации.

Функция контроля — это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать, соответственно, деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Одна из причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация  должна обладать способностью вовремя  фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

Важной является и положительная сторона контроля, состоящая в поддержке всего  того, что является успешным в деятельности организации. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит  в том, чтобы определить, какие  именно направления деятельности организации наиболее эффективны. Определив причины успехов и неудач организации, возможно адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды. Контроль не только позволяет решать проблемы и реагировать на них так, чтобы достигнуть намеченных целей, но и помогает руководству решить, когда необходимо вносить радикальные изменения в деятельности организации.

 

 7.2  Основные аспекты управленческого контроля

В работах специалистов в области теории управления разработан в качестве одного из принципов анализа  управления организацией так называемый аспектный подход. Выделяют экономический, политический, правовой, социально-психологический, организационный информационный аспекты. Рассмотрим подробнее ряд этих аспектов применительно к процессу контроля.

Экономический аспект.

В данном случае необходимо исходить из характеристики понятия «эффективности контроля». Эффективность контроля — это соотношение достигнутого результата к цели или достижение цели с наименьшими затратами времени, сил и средств. Степень эффективности тем выше, чем меньше усилий и средств затрачивается на достижение положительного результата. При этом возникают два вопроса: по каким показателям следует оценивать затраты и результаты и соразмерность затрат и реальных результатов.

При этом можно выделить контрольные  черты, которым и должен обладать эффективный контроль:

• стратегическая направленность контроля.
• ориентация на результаты.
• соответствие делу.
• своевременность контроля.
• гибкость контроля.
• простота контроля.
• экономичность контроля.

Политический и правовой контроль.

Правовое регулирование  осуществляется посредством применения законодательных норм. Правовое регулирование  контроля не должно быть слишком широким или чрезмерно узким.

В настоящее  время политическое регулирование  осуществляется на основе конституционных  норм, «задающих правила игры»  для государственного управления в  целом, и контрольных действий государственных  органов в частности.

Социально-психологический аспект.

Контроль прежде всего оказывает влияние на психологию людей. Сам факт существования контроля воздействует на их сознание и поведение, на их отношение к своим обязанностям.

Организационно-процедурный аспект.

В процедурном аспекте контроль предстает, во-первых, как деятельность по обработке данных с включением этапов сбора, обработки и хранения информации, во- вторых, как действия, операции и процедуры, выполняемые работниками контрольных органов.

Существует  несколько подходов к выделению стадий процесса контроля.

Первый  подход предполагает выделение следующих  трех стадий:

• стадию констатации, т. е. установления, выявления фактического положения дел;
• стадию анализа, т. е. сравнения фактического положения с заданным режимом, намеченными целями и оценки характера допущенных отклонений;
• стадию разработки мер по корректировке управления, устранению отклонений.

Согласно другому  подходу контроль включает в себя стадии установления нормативов, норм функционирования и измерения фактического результата исполнения, деятельности, сопоставления с намеченным и оценку полученных результатов, а также корректировку возникших отклонений.

Контроль является фундаментальным элементом процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать вне независимости от контроля. Фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в организации.

Основными видами контроля по срокам осуществления  являются следующие:

• предварительный;
• текущий;
• заключительный.

По форме  осуществления все зги виды контроля практически идентичны и различаются  они только временем осуществления.

Предварительный контроль.

Этот вид  контроля называется предварительным, так как он осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля являются реализация определенной политики, процедур, правил и линий поведения.

Контроль материальных ресурсов осуществляется путем выработки  стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям,  обеспечение их запасов для избежания дефицита.

Важнейшим средством  предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (текущий  финансовый план), который позволяет также осуществлять функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля, так как дает уверенность в том, что когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Он производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Текущий контроль не проводится одновременно с выполнением самой работы, а базируется на измерении фактических результатов после проведения работы. Данный вид контроля основан на обратных связях.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время. Заключительный контроль дает информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем и  способствует мотивации.

 

7.3 Основные этапы контроля

В процедуре  контроля имеется три четко разграниченных этапа:

• выработка стандартов и критериев;
• сопоставление с ними реальных результатов;
• принятие необходимых корректирующих действий.

На каждом этапе  реализуется определенный комплекс различных мер.

Первый этап процедуры контроля демонстрирует, насколько близко слиты функции контроля и планирования. Стандарты — это определенные цели, которые поддаются измерению и основываются на процессе планирования.

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить то, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, зачастую является наиболее заметной частью всей системы контроля, так как она заключается в определении масштаба отклонения, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.

Масштаб допустимых отклонений устанавливает руководство высшего звена. В пределах масштаба, отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызывать тревоги.

Одним из способов увеличения экономической эффективности  контроля является использование метода управления по принципу исключения, который состоит в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов.

На заключительной стадии этого этапа контроля должна быть дана оценка информации о результатах.

На третьем этапе менеджер должен выбрать одну их трех линий поведения:

• ничего не предпринимать;
• устранить отклонения;
• пересмотреть стандарты.

Контроль оказывает  сильное влияние на организацию  поведения системы.

Проблем, возникающих  вследствие воздействия системы контроля, можно избежать, задавая приемлемые стандарты контроля, устанавливая двустороннюю связь, задавая напряженные, но достижимые стандарты контроля, избегая излишнего контроля, а также вознаграждая за достижение заданных стандартов контроля.

 

7.4 Формы и функции управленческого контроля

Выполнение  контрольной функции менеджмента  связано со спецификой функций менеджмента  в целом. Так, контроль обеспечивает правильную оценку ситуации и создает  предпосылки для внесения корректив  в планируемые показатели развития как отдельных подразделений, так и всей организации.

В функцию контроля входят сбор, обработка, анализ информации и фактические результаты хозяйственной  деятельности всех подразделений фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений, разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей.

Важной составляющей функции контроля является разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам хозяйственной деятельности организации в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление функции контроля в первую очередь отражается на организации системы учета и отчетности, включающей финансовые, производственные показатели деятельности и проведения их анализа.

Организация широко использует такие формы контроля, как:

• финансовый как основу общего управленческого контроля, качества продукции, ценообразования, административный.
• организационно-финансовый контроль осуществляется с помощью подразделений различных уровней управления, а в высшем звене управления — через аппарат контролера. .Контроль за деятельностью производственных отделений и дочерних компаний осуществляется через их бухгалтерию, финансовую службу, систему планирования, которые собирают и обрабатывают информацию, характеризующую фактические результаты за определенный истекший период, отклонения от плановых показателей, и в особенности от показателей по прибыли и затратам.