Лекции по исследованию систем управления

ИСУ ЛЕКЦИЯ 2.

 

Функциональная  роль исследования в развитии систем управления

Для понимания функциональной роли исследований систем управления предварительно рассмотрим сущность терминов «функция», «функциональная» и «роль».

Функция – одна из важнейших  категорий СУ. Функция – это свойство системы, которое посредством связи воздействует на объект управления для достижения какой-либо цели; действие (работа) осуществляемая системой (ее компонентом) для достижения определенных целей. Любая функция как, действие или работа, осуществляется частью СУ или всей системой.

Понятие «функциональная» предполагает зависимость чего-либо от осуществления определенной деятельности.

Термин «роль» - это  понятно, следует понимать как меру участия в чем либо (играть роль).

Таким образом, понятие «функциональная роль исследования СУ» в рассматриваемом контексте следует воспринимать как меру результата, получаемого за счет выполнения исследовательских функций при изучении СУ, зависящего от их научного и практического целевого использования.

Особенно важную функциональную роль играют исследования СУ в развитии автоматизации управленческих процессов, что объективно необходимо для повышения  эффективности как управляющей, так и управляемой подсистем. При этом одно из направлений развития современных СУ -  создание интегрированных систем, обеспечивающих комплексную автоматизацию работ по управлению.

Для усиления функциональной роли исследований в целом и СУ в частности органы управления различных  уровней, в том числе государственного, стремятся в той или иной мере финансировать исследовательскую деятельность. Например, развитые страны (Япония, США и др.) выделяют на проведение научно-исследовательских работ примерно 2,5-3 % ВВП. В России пока существенно меньше. В абсолютном исчислении наши финансовые затраты на научно-исследовательскую деятельность в 30-60 раз меньше, но все больший акцент смещается с государственного или регионального уровней на самостоятельный уровень и финансовые возможности независимых организаций.

 

3. ПРИНЦИПЫ  ПОСТРОЕНИЯ И ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ

 

Общие и общесистемные  принципы

Что такое принципы применительно  к СУ? Это основные правила, положения, идеи, определяющие направления построения и функционирования СУ и которыми должны руководствоваться управленческие кадры в своей деятельности.

Опыт системного управления, накопленный в 70-80-х гг. 20 века и  в последующее время на отечественных  предприятиях, а также зарубежный опыт позволяет сделать вывод, что построение и функционирование СУ осуществляется на основе общих, общесистемных и специальных принципов.

И при построении, и  при функционировании СУ в первую очередь необходимо учитывать ряд объективных общих принципов: демократического централизма, оптимального сочетания единоначалия и коллегиальности, рационального делегирования полномочий, заинтересованной творческой работы персонала и др.

Рассмотрим наиболее значимые общесистемные принципы (табл. 1).

Общесистемные принципы построения и функционирования системы управления организацией

Наименование принципа	Содержание принципа
Целостность	Означает, что Система  представляется как достаточно обособленное целое
Целенаправленность	Означает, что Нацеленность на достижение определенных целей
Обусловленность функций  управления целями	Означает, что функции  управления формируются и изменяются в соответствии с целями СУ
Первичность функций  управления	Означает, что от функций  управления (их сложности, количества и т.д.) зависит состав подсистем  управления (их оргструктура, кол-во работников, требования к работникам и т.д.)
Возможная структуризации и декомпозиции	Означает, что система  поддается структурированию и декомпозиции. И на каждом уровне число подсистем  и элементов должно быть минимальным, но достаточным
Многодолжностная потенциальность	Означает, что временное  выбытие отдельных должностных работников не должно прерывать управленческий процесс
Правовая регламентация  управления	Означает, что должна быть законность всех управленческих процессов на основе существующей нормативно-правовой базы
Единство теории и  практики управления	Означает, что управленческие решения должны приниматься, опираясь на теоретическую базу, и быть направленными  на получение практического результата
Оперативность	Своевременность
Комплексность	Взаимоувязка всех мероприятий  по управлению
Систематичность	Непрерывность и ритмичность  всех мероприятий по управлению
Преемственность	Использование опыта  своего и чужого
Научность	Использование научных  достижений для управления
Автономность	Означает относительную  самостоятельность построения и  функционирования структурных элементов СУ
Экономичность	Обеспечение наиболее эффективной  и экономичной организации СУ
Оптимальность	Означает выбор оптимального управленческого решения
Устойчивость	Предусматривает удержание  системы в относительно стабильном состоянии
Специализация	Обеспечивает рациональное разделение управленческого и производственного  труда в организации
Концентрация	Обеспечивает концентрацию однотипных задач в одном подразделении
Адаптивность	Обеспечивает приспособляемость  системы к изменению внешних и внутренних условий
Необходимое разнообразие	Предусматривает сложность  системы управления не в меньшей  степени, чем управляемая система
Параллельность	Предполагает одновременное  выполнение отдельных управленческих работ
Простота	Предполагает использование наиболее простых и доступных методов и принятие легковоспринимаемых решений
Альтернативность	Обеспечивает возможность  выбора одного из нескольких вариантов  управленческих решений
Замкнутость общих функций  управления (ОФУ) (замкнутость управленческого процесса)	Реализует выполнение в  системе, подсистемах и элементах  полного общефункционального цикла  управления, включая планирование, организацию, координацию работы и  т.д.

 

В условиях рынка реализация подавляющего большинства приведенных принципов исключительно важна.

 

Выполнение  общих функций управления (ОФУ)

В последнем принципе речь идет об ОФУ. Что это за функции? Вы должны их знать.

Функции управления – это совокупность действий, часто  повторяющихся в процессе управления, имеющих определенную направленность и характер. Классификацию этих функций разработал известный французский ученый в области менеджмента Анри Файоль (его работа «Общее и промышленное управление» была опубликована, на минуточку, в 1916 году). Мы с вами рассматриваем современное представление о функциях управления, хотя оно не сильно отличается от функций по Файолю.

1. Планирование – это особый процесс подготовки менеджерами решений по обеспечению усилий коллектива для достижения целей организации. Этот процесс непрерывный.

2. Организация – это функция, направленная на структурирование всех видов работ, распределение их по вертикали и горизонтали для достижения целей организации и выполнения намеченных планов.

3. Мотивация – функция, обеспечивающая активизацию труда работающих по выполнению всех видов работ с высоким качеством (без ошибок) в соответствии с распределенными функциями, планами и требованиями. Мотивация – это одна из важнейших менеджерских функций, способствующих достижению целей организации. Мотивация, как правило, включает: внешнее стимулирование (материальное и моральное); психологическое стимулирование (создание условий для заинтересованности в труде, получения удовлетворения от трудовой деятельности).

4. Контроль, предполагающий: отслеживание того, что запланировано; определение того, что сделано в этой области за определенный период времени; сравнение запланированного со сделанным; принятие корректирующих «мягких» мер при обнаружении отклонений от плана. Посредством контроля осуществляется обратная связь, которая не должна нести «возмездие», а должна помочь выстроить эффективную работу организации.

В зарубежных источниках в состав функций управленческого  цикла, называемого циклом РДСА, или  циклом Деминга (по имени американского  профессора по управлению качеством продукции), входят:

Р – планирование работы;

Д – выполнение работы по плану;

С – проверка соответствия реального  результата с запланированным;

А – принятие мер при наличии  отклонений фактического результата от запланированного.

На японских предприятиях к общим функциям управления относят: планирование, выполнение, проверку и регулирование.

Очевидно, что состав функций управления везде примерно одинаков, различия существуют лишь в упорядоченности функций и методах их выполнения. Итак, общие функции управленческого цикла в системе управления отечественного предприятия выглядят так (Рис. 1).

Рис. 1. Общие функции управленческого  цикла в системе управления

Следует отметить, что ОФУ в процессе управленческого цикла выполняются не строго последовательно, а последовательно-параллельно, что естественно несколько усложняет взаимосвязи рассматриваемых функций. Это видно на рис. 2.

Рис. 2. Общие функции управленческого  цикла в системе управления и  их взаимосвязи

 

Основные специальные  принципы

К основным специальным принципам при построении и функционировании СУ относятся:

- ориентация на потребителя

- обеспечение лидерства руководителя

- вовлечение всех работников в активный инновационный процесс

- постоянное улучшение управленческих процессов

- принятие решений на основе фактов

- сочетание всех видов и методов управления

- продуктовый подход к управлению

- управление на всех этапах жизненного цикла

- использование в управлении комплекса методов мотивации

- регулирование на всех иерархических уровнях управления

- интегративное взаимовыгодное взаимодействие со всеми организациями

- осуществление реальной индивидуальной и коллективной ответственности за результаты деятельности организации

- перманентное принятие управленческих решений превентивного характера

- документирование управленческих процессов.

 

Условия, влияющие на реализацию принципов построения и функционирования СУ

При производстве продукции  в механизме управления происходят исключительно сложные процессы влияния многообразных условий  на функционирование элементов СУ.

Все условия, влияющие на функционирование элементов СУ, можно классифицировать на субъективные, непосредственно связанные с деятельностью человека и зависящие от него, и объективные, связанные со сложившимися обстоятельствами в деятельности человека и практически не зависящие от него. Рис. 3.

Рис. 3. Классификация  условий, влияющих на функционирование элементов СУ

Наряду с этими условиями  можно выделить условия, которые  связаны с предназначением организации  и ее целями, со спецификой продукции и характером услуг, оказываемых организацией, отраслевой спецификой, требованиями потребителей и т.д.

 

Механизм управления и основные требования, предъявляемые  к системе управления

При управлении должная  четко прослеживаться цепочка воздействий:

Цели СУ организацией – стратегия и обязательства  организации – мероприятия (воздействия) по достижению целей и выполнению обязательств – условия, влияющие на элементы системы – эффективно функционирующие  элементы системы – рациональные решения (информация, документация) – продукция и услуги, удовлетворяющие требованиям потребителей.

Среди требований, предъявляемым  к СУ можно отметить:

- направленность на эффективное достижение целей организации;

- обеспечение рационального соединения элементов в систему для достижения синергетического эффекта;

- обеспечение непрерывности функционирования и развития организации;

- согласованность интересов различных групп, «сил влияния» и др.

 

 

Может здесь семинар 1? Или до конца текста.

4. СОСТАВ И  ХАРАКТЕРИСТИКА ЭЛЕМЕНТОВ И ПОДСИСТЕМ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ.

Состав и  характеристика элементов

 

При проведении исследования любой системы необходимо определиться с ее структурой, понимаемой как набор элементов (подсистем), относительно устойчивых связей и отношений между ними, определенным образом упорядоченных и организованных для функционирования системы.

В составе как управляемой, так и управляющей подсистем  производственной системы организации  следует выделять (помимо целей и  стратегий, ресурсов на входе системы, внешних условий и факторов, влияющих на систему) результирующие, ресурсные и функционально-организационные группы элементов. Рис. 4.

Рассмотрим сначала управляемую подсистему, т.е. производственную. При структурировании производственной системы на элементы на первом этапе можно использовать принцип «черного ящика». На входе которого находятся материальные и трудовые ресурсы, а на выходе – результаты производства (продукты, услуги). Рис. дополнительный.

Материальные  и трудовые ресурсы, т.е. ресурсные  элементы включают:

- предметы труда (сырье, материалы и т.д.);

- средства труда (машины, оборудование);

- производственный персонал (рабочие).

На втором этапе структурирования, раскрывая «черный ящик» - само производство товаров и услуг, можно выделить производственные функционально-организационные элементы:

- производственные функции, устанавливающие количественную связь между результатом процесса производства и условиями его получения (функции кадров, машин, оборудования и т.д.)