Организация подготовки, принятия, реализации и контроля управленческих решений в сфере государственного управления на примере Гомельско

Должностное лицо, ответственное за подготовку проекта решения для  рассмотрения облисполкомом, обязано:

- завизировать и согласовать проект решения;

- приложить к проекту решения справку-обоснование, список должностных лиц, приглашенных на заседание, а также перечень органов управления и организаций, которым должно быть разослано принятое решение;

- отредактировать решение с учетом замечаний, дополнений, высказанных на заседании облисполкома, и представить его в протокольный сектор в двухдневный срок после заседания (не считая выходных дней), если иной срок по конкретному решению не оговорен в протоколе.

Проекты решений должны быть обоснованы, содержать глубокий анализ и конкретные меры с указанием сроков и исполнителей, а также лиц, которым поручается осуществлять в целом контроль за исполнением.

Проекты решений, как правило, не должны превышать 3–4, справки-обоснования – 5 страниц, должны быть тщательно отредактированы, напечатаны без исправлений и помарок по установленной форме и в необходимом количестве.

Документы к заседанию облисполкома со всеми визами и подписями представляются управляющему делами облисполкома не позднее 10 рабочих дней до установленной  даты заседания облисполкома. В необходимых случаях – в сроки, определяемые председателем облисполкома. Все материалы к заседанию облисполкома подготавливает протокольный сектор.

Повестка дня заседания облисполкома составляется управляющим делами, подписывается  председателем облисполкома, а в его отсутствие – первым заместителем председателя облисполкома не позднее, чем за 5 дней до заседания облисполкома.

Членам облисполкома, а также  другим лицам, участвующим в заседании, протокольный сектор за 3 дня до заседания облисполкома представляет повестку дня заседания и проекты решений по рассматриваемым вопросам. 

Регистрацию участников заседания  облисполкома и другие подготовительные мероприятия, а также запись замечаний  и предложений по обсуждаемым  вопросам ведет протокольный сектор.

Обслуживание заседаний облисполкома осуществляется управлением делами облисполкома.

20 июля 2012 года  Гомельским областным исполнительным комитетом было принято решение №765  «Об установлении розничных цен на твердое топливо, топливные брикеты и дрова для населения».

Подготовка и принятие этого решения представлено справкой-обоснованием, финансово-экономическим обоснованием и самим решением (Приложение Б,В,Г,).

 

 

2.3 Факторы оказывающие влияние на механизм принятия управленческих решений

 

 

Организации являются сложными объектами, а поскольку организованным действиям присущи сложности, а управленческие решения принимаются людьми и влияют на них, при принятии решений необходимо учитывать целый ряд разнообразных факторов.

Одним из главных факторов, влияющих на качество принимаемых решений, является количество звеньев управления, увеличение которых ведет к запаздыванию и искажению информации при подготовке решения, искажению распоряжений, идущих от субъекта управления, увеличивает «неповоротливость» процесса управления. Это обусловливает необходимость оптимизации количества звеньев  управления.

На процесс принятии управленческого решения оказывает влияние множество факторов, совокупность которых можно представить в виде двух групп:

В первую группу входят факторы, образующие структуру проблемы принятия решения. Это институциональные и личные цели, виды альтернативных решений и их последствий, размеры расходов, скорость распространения информации, ее стоимость, время на решение, тип реакции. Здесь наблюдается большое сходство между структурой действий субъекта управления  и структурой задачи.

Вторую группу образуют факторы, условно находящиеся вне проблемы. Это правила и предписания в системе управления.

Далее рассмотрит некоторые важнейшие  моменты, от которых непосредственно зависит, как принимаются решения и насколько эффективными они будут. Рассмотрим личностные оценки руководителя, уровень риска, время и изменяющееся окружение, информационные и поведенческие ограничения, отрицательные последствия и взаимозависимость решений

Личностные оценки руководителя. Личностные оценки содержат субъективное ранжирование важности качества или блага. В отношении принятия решений оценки выступают в качестве компаса, указывающего человеку желательное направление, когда приходится выбирать между альтернативами действий. Важно подчеркнуть, что все управленческие решения, а не только связанные с вопросами социальной ответственности и этики построены на фундаменте чьей-то системы ценностей.

Каждый человек обладает своей системой ценностей, которая определяет его действия и влияет на принимаемые решения.

Исследования подтверждают, что  ценностные ориентации влияют на способ, которым принимаются решения. Одно из первых исследований, посвящен ценностям  американских управляющих, показало — в их системе ценностей явный перекос в сторону экономики, политики и науки в противовес социальным, религиозным и эстетическим аспектам. Согласно исследованию Джорджа Ингленда, руководитель, ставящий на первое место максимизацию прибыли, скорее всего, не вложит средств в реконструкцию кафетерия и комнат отдыха для рабочих. Руководитель, для которого главное — сострадание к людям, скорее пойдет на справедливое повышение заработной платы, чем на ее сокращение ради высвобождения средств на финансирование научно-исследовательских проектов. [2, c. 524].

Немаловажное значение имеют культурные различия, хотя, как можно ожидать, существует сходство ценностных ориентации управляющих из разных стран. Например, австралийские руководители предпочитают «мягкий» подход к управлению и уделяют значительное внимание своим подчиненным; южнокорейские больше значения придают силе и плохо воспринимают проблемы других; японские демонстрируют уважение к вышестоящим и отличаются высокой преданностью компании.

Помимо различий личностных оценок типичным затруднением при определении  оптимальных альтернатив является среда, в которой принимаются  решения.

Среда принятия решения. При принятии управленческих решений всегда важно учитывать риск. Понятие "риск" используется здесь не в смысле опасности. Риск скорее относится к уровню определенности, с которой можно прогнозировать результат. В ходе оценки альтернатив и принятия решений руководитель должен прогнозировать возможные результаты в разных обстоятельства или состояниях природы. По сути дела, решения принимаются в разных обстоятельствах по отношению к риску. Эти обстоятельства традиционно классифицируются как условия определенности, риска или неопределенности.

Определенность. Решение принимается  в условиях определенности, когда руководитель в точности знает результат каждого из альтернативных вариантов выбора. Сравнительно немногие организационные или персональные решения принимаются в условиях определенности. Однако они имеют место, и зачастую элементы более крупных решений можно рассматривать как определенные.

Информационные ограничения. Дадим определение информации.

Информация — это данные, просеянные для конкретных людей, проблем, целей  и ситуаций. Информация необходима для рационального решения проблем. Порой, однако, необходимая, принятия хорошего решения информация недоступна или стоит слишком дорого. В стоимость информации следует включить время руководителей, и подчинен затраченное на ее сбор, а также фактические издержки, например, связанная с анализом рынка, оплатой машинного времени, использованием услуг консультантов и т. п. Поэтому руководитель должен решить, существенна ли выгода от дополнительной информации, насколько само по себе важно решение, связано ли оно со значительной долей ресурсов организации или с незначительной денежной суммой.

Если информацию получить по приемлемой цене непросто, но такая возможность  скоро появится, самое правильное для руководителя — отложить принятие решения. Здесь, правда, сделано допущение, что время не является критическим фактором, и потери от задержки будут более чем перекрыты выгодой от более качественного решения на основе дополнительной информации. Выгода издержки по большей части субъективно оцениваются руководителем, что в особенности относится к оценке руководителем стоимости собственного времени и ожидаемых в результате принятия решения улучшений.

Большое место среди перечисленных  факторов уделяется проблеме надёжности информации, организации коммуникации, помехам, возникающим в ходе передачи информации. В числе последних большое место уделяется положениям, связанным со спецификой ролевой позиции и интересов тех, кто перерабатывает информацию в процессе её прохождения от нижних ярусов организации до субъекта решения.

Поведенческие ограничения. Многие из факторов, затрудняющих межличностные и внутриорганизационные коммуникации, влияют на принятие решений. Например, руководители часто по-разному воспринимают существование и серьезность проблемы. Они могут также по-разному воспринимать ограничения и альтернативы. Это ведет к несогласию и конфликтам в процессе принятия решения.

Руководители могут быть настолько  перегружены информацией и текущей  работой, что будут не в состоянии  воспринять открывающиеся возможности. Послужной список каждого может  показать, как они воспринимают проблемы и реагируют на них. Согласно одному исследованию, руководители дают разное определение одной и той же проблемы в зависимости от отделов, которые возглавляют. Руководитель может чувствовать, что вышестоящий начальник будет раздражен, если ему сообщить о реальной или потенциальной проблеме. Как указано выше, от способа обмена руководителя с подчиненными информацией в значительной мере зависит поведение последних. Подобным образом может иметь место точка зрения, по которой «проблемы — это плохо», ибо гораздо важнее «хорошо выглядеть». Люди могут усваивать такую позицию от своих коллег.

Руководитель может отвергнуть тот или иной курс действий в силу личных пристрастий или лояльности по отношению к кому-то. Он может  решить не прекращать сомнительные инвестиции или проект, поскольку поддерживал их на протяжении долгого времени. В результате ему будет трудно объективно оценить текущее состояние освоения капиталовложений или проекта. Подобным образом менеджер может решить поддержать или не поддержать определенный проект, поскольку руководитель этого проекта ранее не поддержал выдвинутый менеджером проект. Установлено, что многочисленные психологические факторы и личностные особенности сказываются на процессе принятия решений. Принятие управленческих решений во многих отношениях является искусством нахождения эффективного компромисса. Выигрыш в одном почти всегда достигается в ущерб другому. Решение в пользу продукции более высокого качества влечет за собой рост издержек; некоторые потребители будут довольны, другие перейдут на менее дорогостоящий аналог. Установка автоматической производственной линии может снизить общие издержки, но одновременно привести к увольнению лояльных рабочих. Упрощение технологии может позволить фирме использовать неквалифицированных рабочих. В то же время упрощенная работа может оказаться настолько утомительной, что работ разочаруются, вследствие чего, как можно ожидать, возрастут прогулы и текучее кадров и, возможно, снизится производительность.

Проблема процесса принятия решений состоит в сопоставлении минусов с плюсами в целях получения наибольшего общего выигрыша. Часто руководителю приходится выносить субъективное суждение о том, какие негативные побочные эффекты допустимы при условии достижения желаемого конечного результата. Однако, некоторые негативные последствия никоим образом не могут быть приемлемым для руководителей организации. Пример: нарушение закона или этических норм. В подобных случаях, когда выбираются критерии для принятия решения, негативные последствия следует трактовать как ограничения.

Взаимозависимость решений. В организации все решения некоторым образом взаимосвязаны. Единичное важное решение почти наверняка может потребовать сотен решений менее значительных.

Крупные решения имеют последствия для организации в целом, а не только для сегмента, непосредственно затрагиваемого тем или иным решением.

Способность видеть, как встраиваются и взаимодействуют решения в  системе управления, становится все  более важной по мере продвижения  на верхние этажи власти.

Одним из главных факторов, влияющих на качество принимаемых решений, является количество звеньев управления, увеличение которых ведет к запаздыванию и искажению информации при подготовке решения, искажению распоряжений, идущих от субъекта управления, увеличивает «неповоротливость» процесса управления. Это обусловливает необходимость оптимизации количества звеньев  управления.

На процесс принятии управленческого решения оказывает влияние множество факторов, совокупность которых можно представить в виде двух групп:

В первую группу входят факторы, образующие структуру проблемы принятия решения. Это институциональные и личные цели, виды альтернативных решений и их последствий, размеры расходов, скорость распространения информации, ее стоимость, время на решение, тип реакции. Здесь наблюдается большое сходство между структурой действий субъекта управления  и структурой задачи.

Вторую группу образуют факторы, условно находящиеся вне проблемы. Это правила и предписания в системе управления.

Таким образом на систему принятия управленческих решений влияет ряд факторов, которые обуславливают необходимость оптимизации системы реализации управленческих решений. Постоянным должно быть стремление к максимизации эффекта, так как недостаточная эффективность квалифицируется как «брак» в работе лица принимающего решение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3  РЕКОМЕНДУЕМЫЕ  МЕРЫ ПО ПОВЫШЕНИЮ ЭФФЕКТИВНОСТИ  ПРИНЯТИЯ ГОС. ОРГАНОМ  РЕШЕНИЙ

 

 

3.1  Контроль  подготовки, реализации и принятия  управленческих решений