Организация подготовки, принятия, реализации и контроля управленческих решений в сфере государственного управления на примере Гомельско

В процессе деятельности любой системы  на нее влияют факторы внешней  среды  и внутренние факторы, которые  в основном являются результатом  принятия того или иного управленческого  решения.

Я думаю Повысить качество управленческого решения можно еще одним простым способом: соблюдением технологии создания управленческого решения, т.к. игнорирование технологии приводит к повышению неопределенности при принятии решения, что на стадии реализации управленческого решения превращается в риски.

Другой способ повышения  эффективности решений – проведение их экспертизы. Этот способ можно рекомендовать  для решений, носящих инновационный  характер, либо в сложных случаях. Другой вопрос в том, что качество экспертизы будет зависеть от профессионализма самих экспертов.

Но здесь, конечно, необходимо выбирать, хотя бы с помощью статистических методов.

Завышенная самооценка своих знаний чревата потерями в  финансах в результате плохо проработанного решения. Необходимо осознать, что лицо принимающее решение не может знать ответы на все вопросы. Поэтому задачей руководителя является организация процесса выполнения управленческого решения.

Для повышения качества управленческих решений можно использовать способ создания формализованной базы данных типовых решений. В этом случае руководителю останется только выбрать наиболее оптимальное для его случая решение. Модификация типовых или известных решений также является еще одним путем сокращения затрат на разработку и принятие решений, повышение его качества.

При разработке вариантов  управленческого решения следует  пользоваться одними и теми же подходами  и методами получения информации и выполнения расчетов, так как  в противном случае в исходную информацию будут привноситься разной величины погрешности по данному фактору.

К затратам управленческих решений относятся: информационные затраты, временные затраты, технические  затраты, трудовые ресурсы, прочие затраты

Процесс принятия управленческих решений  рассматривается как основной вид  управленческой деятельности, т. е. как совокупность взаимосвязанных, целенаправленных и последовательных управленческих действий, обеспечивающих реализацию управленческих задач.

Важнейшей отличительной чертой процессов  управления является непременное наличие  в управляющей системе обратной связи. Выработка управляющих воздействий требует информации о результате предыдущего воздействия на объект управления, информации о достижении некоторой заданной на предшествующем этапе управления цели.

Рациональность использования  информационных ресурсов во многом определяет эффективность процессов информатизации управления, которые включают наряду с информационным, программное, технологическое, организационное, правовое и др. обеспечения управления. Очевидно, основной является информационная компонента, т.к. именно информация является предметом дальнейшей обработки и использования. В связи с этим, вопросам разработки информационного обеспечения систем управления должно уделяться первостепенное внимание при создании эффективно функционирующих организаций. Развитие информатизации и электронных технических средств оказало серьезное влияние на структуры и процессы государственного управления. Вначале это влияние выразилось в повышении эффективности сбора, обработки и использования информации в процессе принятия решений, а в дальнейшем начали происходить заметные трансформации в институтах и методах организации всей системы государственного управления. Особую интенсивность информационные технологии в государственном управлении приобретают в середине 1990-х годов, что выражается в появлении нового концепта «электронное правительство» («e-government»). Формируются и связанные с ним концептуальные понятия «электронная демократия» («e-democracy»), «электронное управление» («e-governance»).

Информатизация стала одним из важнейших направлений реформы государственного управления (Концепция государственной политики в области информатизации, Государственная программа «Электронная Беларусь», Концепция правовой информатизации и т.д.). Переход Беларуси к информационному обществу предполагает приоритетное развитие базовых компонентов информационной среды общества: технико-технологического фундамента движения к информационному обществу – т.е создание и использование «высоких технологий»; индустрии информационных и коммуникационных услуг и ее инфраструктуры; политических, экономических, социально-культурных, правовых, организационных решений, обеспечивающих это движение. В Республике Беларусь разработана и принята Концепция государственной политики в области информатизации (одобрена Указом Президента Республики Беларусь 06.04.1999 №195 «О некоторых вопросах информатизации в Республике Беларусь»).

В проекте выделены направления  формирования концепции государственной  информационной политики: технологическое  и информационное обеспечение деятельности органов государственного управления; обеспечение информационного обслуживания населения и институциональных структур гражданского общества на основе развития массового информационного обмена; обеспечение механизмов обратной связи центров принятия политических решений и общества.

На современном этапе можно  выделить два направления использования  высоких технологий в социальной сфере: 1. Совершенствование внутренних механизмов деятельности управленческих структур посредством использования высоких технологий; 2. Информирование граждан о деятельности органов государственного управления, создание механизмов обратной связи.

Совершенствование внутренних механизмов деятельности управленческих структур посредством использования высоких  технологий может осуществляться в следующих направлениях: создание систем организации документооборота, создание баз данных характеризующих эффективность деятельности соответствующих органов государственного управления, реестров учета нуждающихся.

После прохождения практики, могу сказать, что в гомельском областном исполнительном комитете, информационные технологии внутри организации развиты на довольно высоком уровне. С помощью компьютерных технологий осуществляется связь не только между сотрудниками отдела, но и непосредственно между отделами Облисполкома.

 

Использование высоких технологий для формирования механизмов «обратной  связи», направлено на а) информирование граждан о деятельности соответствующих  и органов государственного управления; б) оценку эффективности их деятельности; в) упрощение процедуры предоставления услуг граждан в ходе реализации основных направлений социальной политики. Главной составляющей деятельности органов государственного управления в этом направлении является предоставление гражданам информации о деятельности органов государственной власти в социальной сфере. Значимым аспектом является качество информации и наличие механизмов обратной связи с адресатами.

Сдерживающим фактором, снижающим эффективность внедрения  высоких технологий является относительно невысокая компьютерная грамотность подавляющего большинства населения, отсутствие доступа к электронным средствам коммуникации.

Расширение использования информационных технологий приводит к выстраиванию новой модели государственного управления, так называемого «электронного правительства». Упрощая взаимодействие с государственными органами и доступ к информации для населения, привлекая большое число пользователей к обсуждению различных проблем, требующих государственного внимания, информационные технологии в общем и интернет-технологии в частности способствуют большей открытости и прозрачности власти. Граждане могут лучше следить за действиями государственных органов, высказывать свои мнения в режиме реального времени.

Заметим, что выработка управляющего решения в политически-ориентированной среде относится к классу открытых проблемных областей, когда заранее весьма затруднительно не только детерминировать процесс решения управленческой задачи, но даже ее постановку.

К наиболее характерным особенностям открытых проблемных областей относятся :

- необходимость ситуационной корректировки целей, задач, информационных потребностей в условиях обработки постоянно обновляемого, большого объема информации, порой противоречивого характера;

- информационная открытость процесса управления, вариативность и трудность формализации задачи;

- уникальность каждого политико-управленческого решения, влияние на интеллектуальный процесс рефлексивных ожиданий;

- субъективность критериев оценки, наличие в процессах решения задач явных элементов интуитивного характера;

- влияние непредвиденных обстоятельств, воздействующих на управленческие процессы и приводящих к модификации намеченных планов и уже разработанных вариантов решений, к выходу за рамки стереотипного видения и необходимости рассмотрения маловероятных альтернативных решений;

- определенная непредсказуемость поведения объекта управления, требующая применения нетрадиционных методов обеспечения устойчивости системы управления изменениями.

Решение политико-управленческих задач в столь неопределенной среде в условиях риска невозможно вне систем поддержки принятия решений , под которыми в дальнейшем будем понимать системы, обеспечивающие центр принятия решений необходимыми для него данными, знаниями, оценками, выводами и рекомендациями на базе современных политических технологий.

Ввиду уникальности управленческих решений в каждом конкретном случае необходимо вести речь о способности системы поддержки принятия решений  генерировать и реализовывать на практике своего рода управленческие «ноу-хау» в рамках политико-технологического инновационного процесса.

Для инноваций в равной мере важны новизна, применимость и реализуемость. Отсутствие любого из данных свойств негативно сказывается на инновационном процессе и эффективности государственного управления.

Инновационный процесс в управленческой среде, с одной стороны, напрямую обусловливается интеллектуальными, творческими и поведенческими особенностями лиц, принимающих решения, а с другой – закономерностями развития самой системы управления и параметров ее функционирования. Политико-технологические инновации призваны повысить эффективность функционирования всей системы управления белорусского общества.

С этой точки зрения любая  инновация, используемая в плане  поддержки принятия управленческого решения представляет интерес.

В качестве базового инструментария, наиболее полно отвечающего интересам проблемы политического анализа в системе государственного управления, целесообразно рассматривать системный и ситуационный подходы в их органическом единстве.

Использование того или иного  типа аналитических исследований обусловливается  режимом работы системы поддержки принятия решений , потребностями лица принимающего решение, типом принимаемых решений, фазой политического процесса, способами акторов артикулировать и агрегировать интересы общества, особенностями складывающейся на данный момент управленческой ситуации и многими другими факторами.

Эффективность реализации управленческих функций в сложной и динамичной управленческой среде во многом определяется наличием в государстве специализированных экспертно-аналитических структур. В последнее время – в зависимости от уровня и сложности принимаемых решений – все более активно используется политико-технологический инструментарий ситуационно-аналитических центров . За рубежом в этом плане накоплен огромный опыт. Достаточно сказать, что сегодня в мире существует несколько сотен подобных центров: стратегического управления, визионариумов, мультимедиа и т. д.

Среди всего их многообразия выделяют два основных класса:

- центры для анализа и управления кризисными ситуациями;

- центры мониторинга и принятия стратегических решений.

Основными задачами ситуационных центров принято считать:

- мониторинг состояния объекта управления;

- ситуационное прогнозирование;

- экспертная оценка принимаемых решений и их оптимизация;

- моделирование последствий реализации управленческих решений;

- управление в кризисной ситуации.

Как показывает практика, каждый ситуационно-аналитический центр  по-своему уникален. Эта уникальность определяется, прежде всего, особенностями организационной структуры системы государственного управления в целом и сферы деятельности в частности, а также объёмом решаемых задач, статусом лица принимающего решение, сложившимися традициями, качеством профессионализма и творческого потенциала сотрудников и привлекаемых экспертов, конфигурацией информационных коммуникаций, уровнем технической оснащенности и т. д. Эти и многие другие факторы необходимо учитывать при проектировании ситуационно-аналитических центров  и подборе персонала, который должен быть способен не только эффективно использовать аналитический инструментарий, адаптировать существующие технологии к исследуемой проблемной среде, но и быть способным генерировать идеи, внедрять инновации. Применительно к сфере подготовки управленческих решений этот политико-технологический инновационный процесс является системообразующим, позволяя сделать ситуационно-аналитический центр  функционально необходимым элементом системы государственного управления, адаптируя политическую систему к изменению внешних и внутренних факторов.

Решение любой управленческой задачи представляет собой логически  связанную и периодически повторяющуюся  последовательность стандартных процедур – так называемых информационных циклов.

Последовательность информационных циклов образует информационно-аналитический процесс. Суть представленного алгоритма заключается в том, что каждой фазе информационных циклов ставится в соответствие вполне определенный результат, а исключение хотя бы одной их них снижает эффективность всего информационно-аналитического процесса. Совершенно очевидно, что нельзя приступать к работе, не составив представления об информационных потоках в контуре управления информационных приоритетах лица принимающего решение. Своевременное и качественное выполнение задачи невозможно без организации эффективной системы сбора информации. В этих целях осуществляется поиск источников наиболее актуальной информации, конфигурация которых оптимизируется в зависимости от типа и сложности решаемой задачи.

Ограниченность во времени  на подготовку решения компенсируется за счет систематизации получаемой информации, автоматизации документооборота и т. д.

Совсем не обязательно, чтобы  каждому информационному циклу должны соответствовать все три фазы подготовки, принятия и реализации решений. В качестве результатов анализа могут выступать оценки, выводы, рекомендации, используемые лицами, принимающими решения в процессе диагностики ситуации. Информирование лиц принимающих решения может быть организовано на любой стадии информационно-аналитического процесса. Для этого разрабатываются, апробируются и корректируются различные формы представления информации.

Данный алгоритм далеко не бесспорен. Это лишь один из вариантов  организации работы по поддержке принятия управленческих решений.

В соответствии с фазами информационных циклов необходимыми элементами ситуационно-аналитических центров являются:

- сектор сбора и обработки информации, персонал которого, связанный посредством электронных коммуникаций с источниками информации, осуществляет поиск, предварительный анализ и обработку информации о состоянии объекта управления;

- сектор анализа и прогнозирования, который на основании данных проблемного анализа и информации, получаемой в диалоговом режиме из интеллектуального окружения, осуществляет поиск приемлемых альтернатив в виде вариантов решения;

- сектор технической поддержки, в функции которого входит формирование и поддержка баз и банков данных, внедрение в процесс новейших информационных технологий, а также обеспечение безопасности информации;

- экспертная группа, в ситуационном режиме отрабатывающая возможные результаты и последствия реализации предлагаемых вариантов решения с учетом исходной информации на момент его принятия.