Организация подготовки, принятия, реализации и контроля управленческих решений в сфере государственного управления на примере Гомельско

 

 

Заключительным этапом разработки и реализации решения является контроль. 

Контроль - это одна из основных функций  управления, представляющая собой процесс  обеспечения достижения целей, поставленных организацией, обеспечения реализации принятых управленческих решений. При  помощи контроля руководство opганизации определяет правильность своих решений и устанавливает потребность в их корректировке.

Процесс контроля, с одной стороны, это процесс отслеживания хода выполнения принятых управленческих решений и  оценки достигнутых результатов  в ходе их выполнения. С другой стороны, процесс контроля - это процесс установления стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и их отклонения от установленных стандартов. Именно результаты контроля являются основанием для руководителей организации корректировать ранее принятые решения, если отклонения в ходе реализации ранее принятых решений значительны.

Отсутствие надежной системы контроля и, как следствие, эффективной обратной связи может привести организацию  к кризисной ситуации. Если принятое решение оказалось недостаточно эффективным или ошибочным, то именно хорошо отлаженная система контроля может позволить своевременно это установить и внести коррективы в действия организации.

Хорошо отлаженная система контроля своевременно выявляет проблемы. Содержание контроля проявляется в выполняемых им функциях: диагностики состояния дел, ориентирования, стимулирования, корректировки действий, распространения передового опыта, осуществления авторского надзора, а также педагогической и правоохранительной.

Диагностическая функция контроля состоит в выявлении фактического состояния дел по выполнению принятого  решения;

Ориентирующая направлена на указание ориентиров, т.е. тех проблем, которые  в данный момент заслуживают наибольшего  внимания;

Стимулирующая функция контроля проявляется в выявлении и вовлечении в работу всех неиспользованных резервов, и в первую очередь человеческого фактора.

Корректирующая функция контроля заключается в уточнении самого решения, если обстановка изменилась. Сделать это следует на месте, не откладывая в долгий ящик. Руководитель должен сознавать, что фактическое положение есть результат проверки принятых им решений. Появляется парадоксальная ситуация: руководитель считает, что проверяет работника, а последний уже проверил своей работой руководителя.

Авторский надзор - это одна из функций  контроля, в ходе которого 
лицо принимающее решение не только проявляет внимание к воплощению замысла, но и критически оценивает упущения, обсуждает с заинтересованными лицами сомнения, учится, повышает свою квалификацию. Контроль выполняет в этом случае педагогическую функцию.

Контролю свойственна и правоохранительная функция, так как руководитель должен стоять на позиции соблюдения и защиты существующих норм права.

В менеджменте контроль подразделяется на предварительный, текущий и заключительный.

В зависимости от выполняемых функций  и особенностей проведения при выборе и реализации управленческих решений  выделяют контроль предварительный, направляющий, фильтрующий и последующий.

Методы предварительного контроля исполняются до начала выполнения решения, что позволяет определить качественные, количественные и структурные характеристики оптимального варианта его реализации. Задача предварительного контроля - установить, верно ли сформированы цели, определены предпосылки и стратегии

Направляющий контроль применяется  от начала практического осуществления  решения до завершающего этапа. Он включает измерение, сравнение, оценку объекта, выработку и исполнение корректирующего  действия, направленного на достижение конечного результата.

Метод фильтрующего контроля применяется  в разовом порядке в ходе реализации решения. В его содержание входит приостановление выполнения решения  на каком-либо участке при резких отклонениях фактических результатов от запланированных.

Метод контроля по результатам (последующий  контроль) применяется по исполнению решения и полезен для учета  нюансов работы, ее результатов на будущее.

Процесс контроля включает четыре стадии:

- установление норм деятельности,

- сбор данных о фактических результатах;

- сравнение и оценка фактического  и ожидаемого итогов выполнения;

- разработка и реализация корректирующих  действий.

Нормы функционирования устанавливаются  в ходе составления плана. На этапе  организации контроля выделяются точки  наблюдения - индикаторы отклонения поведения объекта контроля от нормы функционирования.

Эффективный контроль основан на прогнозировании  результатов, должен быть ориентирован на перспективу, иначе может стать  формальным и даже бесполезным. Сбор данных о фактическом исполнении решений - обеспечивающий этап контроля, наилучшая его форма - использование современных технических средств снабжения определенной информацией.

Сравнение и оценка фактических  и ожидаемых результатов должны осуществляться на основе качественной информации. Разработка корректирующих действий осуществляется на основе сигнальной информации. При этом вскрываются причины отклонений, предлагаются альтернативные варианты их преодоления.

Можно привести немало случаев, когда  хорошие решения не осуществляются только потому, что за их выполнением не налажен надлежащий контроль, и причиной этого является не только безответственность исполнителей из-за отсутствия контроля, а то обстоятельство, что в процессе выполнения решения возникают проблемы, требующие в свою очередь новых решений. Обнаружить их можно только с помощью хорошо налаженной системы контроля.

Правильно организованный на стадии реализации решений контроль позволяет:

-стимулировать работу исполнителей  без недостатков;

-получить удовлетворение от хорошо выполненной работы;

-организовать учебу исполнителей;

-оперативно устранить возникающие  в процессе реализации решений отклонения и несоответствия;

-принять решение о внесении  изменений в ранее принятое решение;

- оценить потенциальные возможности коллектива и выявить резервы и упущенные возможности, которые могут быть использованы в последующих решениях;

-проанализировать действующую  систему принятия решений и  разработать мероприятия по ее  совершенствованию.

Если на стадии контроля возникает  необходимость внести в решение некоторые изменения, то альтернативы этому процессу не должно быть, поскольку в изменившихся условиях прежнее решение становится не только неэффективным, но превращается в фактор, дезорганизующий производство.

Здесь возможны два варианта действий:

-внесение необходимых корректив  в ранее принятое решение, например, включение недостающей работы, перенесение сроков или изменение распределения ресурсов и т. п., с сохранением при этом конечной цели решения;

- принятие нового решения, согласованного с новой обстановкой.

Завершающим этапом реализации решения  является подведение итогов его выполнения. Это обстоятельство должно стать  важнейшим принципом управления.

Итоги должны проводиться в любом  случае, независимо от того, как реализовано решение, выполнены ли поставленные цели и задачи или они не достигнуты вообще.

Подводить итоги целесообразно  в форме совещаний, собраний со специальной  повесткой дня, или отводя этой проблеме место в печати, наглядной агитации и т. п.

В процессе подведения итогов следует:

- проанализировать все этапы  процесса подготовки, принятия и  реализации решения;

- оценить успехи, рассмотреть выявленные  в работе исполнителей недостатки;

- зафиксировать внимание работников  на вновь возникших проблемах.

Управленческий цикл заканчивается подведением итогов. В то же время он служит началом нового цикла, поскольку создает исходную базу для новых решений.

Любая функция управления может  эффективно действовать только при  наличии эффективно действующей  системы контроля.

Контроль управленческих решений как на стадии разработки, так и на стадии реализации, является важнейшей функцией управления.  Контроль может осуществляться в двух вариантах: по результатам и по упреждению.

Контроль по результатам осуществляется на базе организационной, технической, экономической, финансовой и другой документации. Оценивается отклонение фактического результата от планового, зафиксированного в соответствующих документах. Например, контроль сроков, проработанности,  согласованности с заинтересованными сторонами. Данный вариант контроля эффективен для циклических процессов с малым временем цикла, например, несколько часов или дней, при небольшой стоимости разработки или реализации управленческого решения. Путем корректировок управленческих решений можно постепенно, «цикл за циклом» совершенствовать управленческие решения, анализируя предыдущий результат разработки или реализации

Контроль по упреждению осуществляется на базе норм, стандартов и

правил до начала или в процессе разработки или реализации управленческих решений. Он применим к любой организации и характеризует высокий профессионализм управленческого ремесла.

Функция контроля является всеобъемлющей. Она не является только полномочиями специально назначенного контролера. Функцию контроля должен осуществлять любой руководитель.

Контроль подразделяется на предварительный, текущий и заключительный .

Контроль осуществляется на стадии подготовки решения. На этом этапе контролируются правила, процедуры и линия поведения, чтобы убедиться, что работа развивается в правильном направлении. На этом этапе контролируются, как правило, человеческие, материальные и финансовые ресурсы.

Контроль поступающей и исходящей  из органа управления информации —  самостоятельная управленческая задача, которой ни один руководитель не вправе пренебрегать.

Текущий контроль осуществляется непосредственно  в ходе выполнения работ в соответствии с принятыми решениями. Как правило, он осуществляется непосредственным начальником  и основан на измерении фактических  результатов проделанной работы.

Основным инструментом по принятию решения является обратная связь. Фаза, входящей в процесс принятия управленческого решения и начинающейся после того, как решение начало действовать, является установление обратной связи. По Харрисону: «Система отслеживания и контроля необходима для обеспечения согласования фактических результатов с теми, что ожидались в период принятия решения» . На этой фазе происходит измерение и оценка последствий решения или сопоставление фактических результатов с теми, которые руководитель надеялся получить. Обратная связь — т.е. поступление данных о том, что происходило до и после реализации решения — позволяет руководителю скорректировать его, пока организации еще не нанесено значительного ущерба. Она позволяет установить наметившиеся отклонения в ходе выполнения работ и принять корректирующие решения. Оценка решения руководством выполняется прежде всего с помощью функции контроля.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа выполнена. Если в процессе заключительного контроля отсутствует возможность непосредственно влиять на ход выполнения работы, то результаты контроля могут быть учтены при проведении последующих работ.

К сожалению, в Беларуси управленческие решения принимаются, как правило, руководителями на основе их личного опыта, то есть сугубо субъективно. Обратная связь – контроль за выполнением решений практически отсутствует. Но, как ни странно, чаще всего принятие правильного управленческого решения подчиняется всем описанным в работе процессам, и вне зависимости от знаний принимающих решение, проходит через все три стадии, но гораздо более сложным путем.

Основными составляющими процесса контроля являются выработка стандартов и критериев, сопоставление с  ними реальных результатов, осуществление корректирующих действий.

Таким образом, подготовка, реализация и принятие решений немыслима без контроля.

Контроль исполнения решений является заключительной (завершающей) стадией  управленческого цикла. Он принимает форму обратной связи, посредством которой можно получить информацию об исполнении решения, достижении организацией поставленных целей.

С помощью контроля не только выявляются отклонения от заданий, сформулированных в решениях, но и определяются причины этих отклонений.

 

 

3.2 Предлагаемая система подготовки, реализации и принятия управленческих решений

 

 

Современное общество находится на таком этапе своего развития, когда  большинство сфер жизни в той  или иной степени зависят от уровня применяемых в них информационных технологий и ресурсов. Не является исключением и наша республика. Информационные технологии в Беларуси играют исключительно важную роль в обеспечении информационного взаимодействия между людьми, организациями, позволяют оптимизировать процесс управления, сократить издержки и в конечном итоге способствуют росту всех отраслей экономики.

В последние годы информационные технологии начинают широко применяться  и в сфере государственного управления для обеспечения упрощения взаимодействия органов власти и населения.

Управление - исключительная функция человека, значение которой в современном экономическом росте неизмеримо усиливается.

Учитывая, что процессы управления, в первую очередь, процессы информационные, одним из направлений  его совершенствования является информатизация управления. Информационные ресурсы - это полная совокупность сведений, формируемых в процессе жизнедеятельности общества в целом. Они могут использоваться и как средства, содействующие развитию общества, и как продукт труда, фактор повышения его эффективности. В свете этого главная проблема управления - это, прежде всего, проблема информационных взаимодействий (отношений) между субъектами, управляющими функционированием и развитием сложных социально-экономических систем и подсистем.

В современном обществе информация является системообразующим ресурсом во всех сферах деятельности. В последние годы в различных странах предпринимаются меры по совершенствованию технической составляющей управления в рамках программ, связанных с формированием «электронных правительств». Использования информационных компьютерных технологий в управленческом процессе требует не только совершенствования технической базы государственно-управленческих институтов, но и разработки приемов и методов оценки развития технологической составляющей государственного управления.