Підвищення ефективності управління закупівлями на ВАТ «Дніпропетровський тепловозоремонтний завод»

 

3.2. Розробка та оптимізація плану закупівель підприємства

 

У даній роботі буде розглянутий спосіб оперативного планування закупівельної діяльності за допомогою програми Microsoft Excel. Дана програма присутня на всіх комп'ютерах, оскільки встановлюється у складі офісного пакету, як правило, відразу після інсталяції операційної системи від Microsoft. Для виконання завдань, пов'язаних з планеруванням досить загальної ерудиції і деякого знайомства з програмою MS Excel. При цьому жодних додаткових витрат від користувача не вимагається. У якості планованого періоду буде розглянутий відрізок часу  в один рік. Подібний підхід дозволить керівництву компанії «бачити» перспективи на середньостроковий період часу (рік) і зв'язати їх із загальною стратегією діяльності компанії в цьому періоді і дозволить тримати складські залишки під чітким контролем, не допускаючи необґрунтованого зростання об'ємів складських запасів, також як і зростання упущеної вигоди компанії.

 Але враховуючи, що для аналізу  і складання плану буде використана  інформація поточного 2012 року, то план буде урізаний до 8 місяців і відображуватиме період часу до кінця поточного року (травень-грудень 2012 року). Оскільки план нестиме експериментальний рекомендаційний характер, основою для ухвалення рішення для використання його в майбутньому, послужать показники економічної ефективності його вживання в місяці подальшому за звітним (травень 2012 року), а також в останньому місяці поточного року і відповідно планованого періоду. 

Згодом керівник зможе прийняти рішення про доцільність вживання такого способу планерування, його розвитку і доопрацювання в поточному році і введення його як обов'язкового інструменту комерційної діяльності в подальшому році. Планово-обліковою одиницею буде вибраний місяць, оскільки це найбільш оптимальний варіант для використання його інструментами програмного продукту, для аналізу показників і розрахунку найбільш достовірних результатів. Окрім цього такий план можна буде оперативно редагувати по інформації поточного періоду.

Порядок і послідовність розробки плану: 

1. Обґрунтування цілей діяльності. У конкретному випадку підприємство має налагоджену стійку специфіку виробничої структури, яка забезпечує доставку продукції від постачальника до конкретного споживача. Тому в даній роботі буде представлено план-пропозицію, яка дозволить максимізувати підприємству його прибуток, відштовхуючись від наявних ресурсів виробничої структури. Максимізація прибутку в даному випадку має на увазі під собою виявлення можливої економії за допомогою прогнозування і усунення можливих втрат прибутку, ґрунтуючись на звітному періоді. Враховуючи можливості внутрішнього середовища господарювання даний план буде розрахунком економічного ефекту як числового вираження поставленого завдання.

2. Збір інформації. Для проведення аналізу і прогнозування буде потрібно наступна інформація:

• Об'єм використання в натуральному вираженні по кожній товарній позиції;

• Об'єм використання у вартісному вираженні по кожній товарній позиції;

• Ціни споживання по кожній товарній позиції в звітних і планованих періодах;

• Кількість проведених операцій по номенклатурних позиціях.

Дану інформацію було нескладно отримати з щомісячних звітів об'ємів продажів, які ведуться на підприємстві в програмі 1С: Запаси + Склад.

3. Проведення економічного аналізу. У даній роботі використовуватимуться два інструменти аналізу: АВС - аналіз і XYZ -аналіз.

АВС - аналіз буде використаний, для того, щоб класифікувати товарну номенклатуру на три групи «А», «В», «С». Найважливіша група «А», згідно з принципом Парето, буде найменшою по кількості найменувань товарів. І навпаки, найбільша група товарів по кількості найменувань «С» складатиметься з найменш важливих товарів. Відповідно спрощується завдання управління складськими запасами. Замість того щоб витрачати однаковий час (або ресурси) на управління всім об'ємом запасів, що нераціонально, основна увага (і час) приділяється нечисленним важливим товарам. «Важливість» товару визначається за якоюсь певною ознакою або комбінацією ознак. Як такі ознаки виступатимуть: кількість операцій з даним товаром і об'єм споживання товару в закупівельних цінах.

Метод XYZ - аналізу дозволяє виробити класифікацію товарно-матеріальних запасів компанії залежно від стабільності їх використання. Чим стабільніше використання товару, тим точніше за них можна прогнозувати.

При проведенні XYZ - аналізу здійснюється угрупування товарно-матеріальних запасів в порядку зростання коефіцієнта варіації, який характеризує міру відхилення від середнього значення.

1. Складання прогнозів. За допомогою MS Excel можна здійснювати прогнозування об'ємів регулярно споживаних товарів. Цілям прогнозування служать статистичні функції Excel: ПРЕДСКАЗ, ТЕНДЕНЦИЯ, РОСТ.

Функція ПРЕДСКАЗ, ґрунтуючись на відомих значеннях величин X і Y, обчислює майбутнє значення величини Y для заданого значення X. Для обчислення майбутнього значення у функції ПРЕДСКАЗ застосовується модель лінійної регресії вигляду: Y=ax+b.

2. Складання плану. Безпосередньо складання плану закупівель на планований період з розбиттям по місяцях. Даний план ґрунтуватиметься на детальному аналізі товарної номенклатури, прогнозі споживання на товари із стійким попитом і коректуванням по показнику рівня обслуговування підрозділів заводу. Далі буде розглянуто рішення задачі оптимізації товарних запасів.

1. Постановка завдання. Є кінцева безліч найменувань комплектуючих , які необхідно купити протягом року. По кожному найменуванню продукції встановлені граничні значення , які отримані на підставі прогнозу. Також відомі значення об'єму кожної одиниці продукції ,і граничний загальний об'єм складу Z, який може бути використаний для зберігання даних видів запасів. Виходячи з прайсових цін   по кожному виду запасів, буде отриманий сумарна економія ∑ при використанні куплених одиниць продукції. В процесі рішення задачі для кожного планово-облікового періоду необхідно визначити кількість комплектуючих кожного найменування, які слід купити протягом даного ПУП при наявних обмеженнях, а також при виконань вимоги максимізації отриманої економії від використання всіх найменувань продукції.

2. Формалізація завдання оптимізації товарних запасів Модель даного завдання може бути записана в наступному вигляді:

                                                (3.1)

                                                  

                                               ,

де   кількість одиниць запасів i-го виду, яке необхідно купити;

  прайсова ціна для запасів i-ого виду; 

 об'єм займаний одиницею запасів i-го виду; 

 загальний об'єм відведеного місця на складі для запасів груп «Х» і «AAs»; 

 прогнозована кількість одиниць запасів i-го виду необхідних для споживання в планованому періоді.

1. Вибір і обґрунтування можливості використання для вирішення завдання математичного методу.

Для визначення кількості кожної одиниці запасів відповідно до визначеної економіко-математичною моделі може бути застосований метод лінійного програмування. Можливість його вживання обумовлена наступним:

а) Завдання визначення кількості одиниць продукції екстремальне, тобто в даному випадку знаходження максимуму деякої цільової функції.

б) Змінні завдання схильні до обмежень, заданих математично у вигляді нерівностей.

в) Ці обмеження і цільова функція є лінійними.

г) Рішення мають бути ненегативними.

2. Вибір і обґрунтування можливості рішення задачі за допомогою конкретного програмного забезпечення.

При використанні методу лінійного програмування для вирішення вказаного завдання слід зважати на одну важливу обставину, рішення, що отримуються при використанні таких програм як Mathcad і Matlab, нецілочисельні. Тому для вирішення завдання знаходження кількості одиниць продукції, що купуються, де результати рішення мають бути цілочисельними, будуть використані електронні таблиці Excel, зокрема функція «Пошук рішення», яка дозволяє задати обмеження цілочисельності шуканих змінних. 3. Рішення задачі Дане завдання оптимізації можна вирішити за допомогою функції «Пошук вирішення» програми Excel. Постановка і рішення даної задачі оптимізації представлені в таблиці 3.1.

Так само нескладно знайти оптимальну кількість комплектуючих, яку необхідно купити в планованому періоді виходячи з обмеженого об'єму складського приміщення, отриманого прогнозу, а також умови максимізації при цьому доходу від продажу даних товарів. Для цього необхідно внести до стовпця «прогноз» таблиці Excel значення прогнозних величин з таблиці 3.1, а потім викликавши функцію «Пошук рішення» вирішити дане завдання оптимізації. Послідовно вирішивши завдання оптимізації для кожного планованого відрізання часу можна скласти план закупівлі для підприємства.

Ґрунтуючись на отриманих результатах можна скласти план закупівлі запасів груп «Х» і «AАs» до кінця поточного року. Даний план може легко коректувати в реальному часі в збережених книгах MS Excel. Виходячи з такого плану закупівель, підприємство зможе повністю задовольнити потреби і отримати економію товарів групи «Aas» в травні поточного 2012 року у розмірі 17.310 грн., економію від товарів групи «Х» в травні поточного роки у розмірі 27.076 грн., а в кінці поточного року у розмірі 258.476 грн. Додаткові витрати на придбання програмного устаткування за допомогою якого виробляється аналіз і прогнозування підприємству не буде потрібно, оскільки даний продукт вже встановлений на комп'ютерах організації.

Таблиця 3.1 - Рішення завдання оптимізації товарних запасів груп товарів «Х» и «AAs».

Найменування комплектуючих	Змінні	Значення	Коефіцієнти обмежень за об’ємом	Прогноз
1	2	3	4	5
L = 250 мм.	х1	2305	0,0144	2310
Модель 24,	х2	3680	0,00048	3685
Модель 01,	х3	2635	0,00048	2638
Колесная опора ОФК-У602,без стопора d=40мм (ОФК-У40)	х4	1255	0,001665	1260
Модель 208	х5	1621	0,00175	1623
Модель 201А	х6	3520	0,00175	3522
Колесная опора ОФК-П504,без стопора d=40мм (ОФК П -40)	х7	1667	0,001665	1670
Колесная опора ОФК-У602, со стопором d=40мм (ОФК-УС40)	х8	1244	0,001665	1250
Модель 201Б	х9	843	0,00175	845
Модель 201А	х10	1745	0,00175	1751
Диаметр 16 мм, сталь	х11	9860	0,0011	9877
Модель 215/96 L	х12	243	0,00288	247
L = 350 мм с нижним креплением	х13	365	0,0014	370
Модель 07/128	х14	1822	0,00048	1826
Колесная опора ОФК-У601, со стопором d=50мм	х15	1110	0,001665	1115
Модель 208 Сталь	х16	1498	0,00175	1500
L = 250 мм.	х17	430	0,0144	433
L = 300 мм.	х18	600	0,0144	605
Модель Д - 03, сечение 8х2 мм., длина полоски - 2 метра, хром	х19	1412	0,1	1415
L = 350 мм.	х20	1780	0,0144	1790
Модель 203Б	х21	2860	0,00175	2862
Модель 24,	х22	3720	0,00048	3732
Модель 20,	х23	3250	0,00048	3300
Модель 201Б	х24	670	0,00175	673
Шариковые направляющие ОФК L-600, H-45, 1.2 мм цинк	х25	330	0,0144	336
Модель 205А	х26	1521	0,00175	1526
Модель 208	х27	543	0,00175	546
Модель 205Б	х28	902	0,00175	914
Модель 18/96,	х29	2200	0,00048	2201
L = 300 мм.	х30	1850	0,0144	1853
Колесная опора ОФК-П504, со стопором d=40мм (ОФК ПС-40)	х31	2685	0,001665	2694
Модель Д - 01, сечение 7х2 мм., длина - 2 м,	х32	940	0,1	1600
Модель 201В	х33	1201	0,00175	1211
Диаметр 16 мм, цинк	х34	3690	0,0011	3692

Продовження таблиці 3.1

1	2	3	4	5
Модель 8849/96	х35	270	0,00288	273
Модель 06/96	х36	1600	0,00048	1616
Модель 24	х37	2740	0,00048	2750
Модель 205В	х38	680	0,00175	694
Колесная опора ОФК-П202, со стопором d=50мм	х39	212	0,001665	215
Колесная опора ОФК-П501, со стопором d=50мм	х40	1050	0,001665	1075
Модель 203А (110 градусов)	х41	2380	0,00175	2406
Модель Н - 02 (пластик), высота 95 - 155 мм.,	х42	650	0,002665	658
Винт 6,3х13 мм.	х43	3865	0,00175	3899
Колесная опора ОФК-П902, без стопора d=75мм	х44	305	0,001665	308
Модель 10683/160	х45	45	0,00288	55
Модель Д - 01, сечение 7х2 мм, длина полоски - 2 метра, хром	х46	1301	0,1	1308
Модель Z 138	х47	590	0,0072	593
Шариковые направляющие ОФК L-500, H-35, 1 мм цинк	х48	504	0,0144	506
Модель 07/128,	х49	2640	0,00048	2647
Колесная опора ОФК-П902, со стопором d=75мм	х50	300	0,001665	302
L = 600 мм.	х51	745	0,0144	751
Модель 222	х52	120	0,00288	120
L = 400 мм.	х53	1460	0,0144	1464
Модель 3013/96	х54	160	0,00288	162
Модель 06/96,	х55	2944	0,00048	2952
Модель Д - 03, сечение 8х2 мм, длина полоски - 2 метра, хром	х56	548	0,1	549
Колесная опора ОФК-П701, без стопора d=60мм	х57	350	0,001665	360
Модель 8849/96 HL	х58	720	0,00288	725
Модель Н - 01	х59	480	0,002665	485
Модель Н - 01 (пластик), высота 45 - 55 мм.,	х60	345	0,002665	357
Модель 206Б	х61	5660	0,00175	5676
Модель Д - 02, сечение 7х3 мм, длина полоски - 2 метра, хром	х62	500	0,1	504
Модель 901А	х63	3350	0,00175	3377
Модель 206Б	х64	5320	0,00175	5344
Модель 208	х65	1710	0,00175	1781
L = 450 мм.	х66	588	0,0144	620
Шариковые направляющие ОФК L-550, H-35, 1 мм цинк	х67	490	0,0144	517
Шариковые направляющие ОФК L-350, H-45, 1.2 мм цинк	х68	180	0,0144	180
Колесная опора ОФК-П501, без стопора d=50мм	х69	840	0,001665	848