Повышение эффективности использования рабочего времени руководителя

 

Рис. 1. Матрица типов руководителей, где:

     1) 9.1 – диктатор, «авторитет-подчинение»;

     2) 1.9 – демократ, «дом отдыха»;

     3) 1.1 – пессимист, «страх перед бедностью»;

     4) 9.9 – организатор, «команда»;

     5) 5.5 – манипулятор, «организация».

Рассмотрим  каждый из этих типов руководителей, имеющих свои стили управления.

     1) Стиль управления,  полностью  ориентирован на производство  и уделяющий мало внимания  людям.  Это жесткий курс администратора. Работа  в таких условиях не  приносит удовлетворения.  Каждый пытается уйти из подчинения.

     2) Производительность  труда у такого руководителя стоит на последнем месте.  Принцип: «Надо быть всегда самим собой». Работнику    обстановка нравится, но польза небольшая, весь пыл - в дебаты.

     3) Девиз руководителя: «Не вмешиваться в ход событий». В организации работают случайные люди, назначенные кем-то.

     4) Самый продуктивный  тип,  учитывающий нужды производства, а также людей. Важнейшая характеристика - устремленность к инновациям, нацеленность  на развитие организации.  Предприятие при таком менеджере процветает, но такое почти не реально.

     5) Менеджера этого типа находит баланс эффективности и морального настроя людей, средняя производительность. Девиз: «Не хватать звезд с неба». Манипулирование людьми.

Термин «руководитель»  имеет довольно широкое распространение и употребляется применительно:

- к  организатору  конкретных видов работ в рамках отдельных подразделений или программно-целевых групп;

- к  руководителю  предприятия в целом или его  подразделений (управлений, департаментов, отделов);

- к руководителю  по отношению к подчиненным;

• к администратору любого уровня управления, организующего работу, руководствуясь современными методами и др.

К руководителю любого уровня предъявляются высокие требования.

Можно выделить еще несколько ролей, в которых может выступать руководитель, рассмотрим их более детально.

1. Руководитель - управляющий.

     От  него в частности требуется:

     - наличие общих знаний в области  управления предприятием;

     - компетентность в вопросе технологии производства в той отрасли производства, к которой относится фирма по виду и характеру своей деятельности;

     - владение не только навыками  администрирования, но и предпринимательства,  умение  владеть  ситуацией  на рынках,  проявлять инициативу и активно перераспределять ресурсы фирмы  в  наиболее выгодных сферах применения;

     - принятие  обоснованных и  компетентных  решений  на  основе согласования  с нижестоящими руководителями  и работниками и распределение  участия каждого в их исполнении.

2. Руководитель инноватор.

Производительность  труда  гораздо  проще повысить на базе новой техники и технологий, чем постоянно ремонтировать оборудование.

3. Руководитель – дипломат.

Среди навыков  и умений руководителя - способность ведения  переговоров выступает как значимое свойство. Сейчас руководители высшего звена тратят большую часть своего  времени на  установление контактов.

Таким образом, можно сказать, что в литературе рассматривают  несколько типовых ролей руководителей, каждая из которых имеет свои особенности в концентрации внимания менеджмента. Тем не менее, каждый руководитель, так или иначе, решает вопрос организации труда.

1.2. Организация личной работы руководителя

Суть работы руководителя состоит в управлении действиями людей с целью получения конкретного результата. Управленческий труд носит умственный характер, его продуктом являются решения руководителя. Как и любой труд, управленческий труд характеризуется производительностью, на которую большое влияние оказывают многие факторы, в том числе уровень организации труда руководителя и степень использования им новейших достижений науки и техники. Рациональная организация управленческого труда способствует:

- росту    его    производительности    при    экономии    времени    и энергии руководителя;

- оздоровлению  и облегчению условий  труда,  позволяющих сохранить здоровье и трудоспособность работника управления;

- созданию условий для всестороннего и гармоничного развития личности руководителя, повышения его квалификации.

Рациональная  организация управленческого труда  в значительной степени зависит: от самого руководителя, его возможностей, процесса персонального менеджмента и должна базироваться на плановых началах. Процесс персонального менеджмента руководителя складывается из отдельных этапов:

- планирование целей и задач управления;

- принятие решений  по организации выполнения поставленных  задач;

- организация   деятельности    по   выполнению   задач    и   достижению поставленных целей;

- самоконтроль и контроль итогов.⁵

Процесс персонального  менеджмента можно представить  в виде процесса реализации взаимосвязанных функций: «постановка цели», «планирование», «принятие решений», «реализация и организация», «контроль», «информация и коммуникация» (см. рис. 2).

Функция «информация и коммуникации» расположена в центре, так как коммуникации необходимы для обмена информацией на всех этапах процесса персонального менеджмента.

Постановка цели			→	Планирование
	↕		↕			↓
		Информация и коммуникации			↔	Принятие решений
	↕		↕			↓
Контроль			←	Реализация и организация

 

Рис. 2. Процесс персонального менеджмента.⁶

Постановка  цели означает взгляд в будущее, ориентацию и концентрацию сил и активности руководителя на том, что должно быть достигнуто. Цель описывает конечный результат. Определение цели является предпосылкой планирования, принятия решений и ежедневной работы по ее достижению. Цель и задачи по развитию объекта управления, а также средства для решения поставленных задач необходимо отразить в перспективном и комплексном планах, составленных руководителем.

Составленные  планы следует согласовать с соответствующими планами выше- и нижестоящего руководства. С этой целью сначала утверждаются планы работ нижестоящих руководителей, а затем представляются на утверждение собственные планы вышестоящему руководителю. Целесообразно постоянно согласовывать свои планы работы с другими  руководителями, находящимися на одном (горизонтальном) уровне управления.   Это  дает  возможность  точнее  увязывать  содержание  и  сроки выполнения комплексных планов.

Комплексные планы должны включать задачи, соответствующие  уровню руководства (предприятие, отдел, участок и прочее) и рассчитанные на перспективу до 10 лет, а также на год, квартал, месяц. Наряду с этим комплексные планы содержат проблемы, не включенные в перспективные планы. После утверждения комплексного плана руководитель составляет личный план.

Личный план работы руководителя должен быть тесно  связан с перспективным и комплексным планами. Планирование личной работы руководителя является одним из важнейших элементов управленческой деятельности и включает:

• планирование своей работы по управлению; 
  - планирование своего рабочего времени;
• планирование работы по самосовершенствованию;
• планирование качества своей жизни.

При планировании своей работы руководитель должен определить цели и задачи на ближайшее время. По мнению ряда руководителей, ими используется слишком мало времени на развитие предприятия, планирование нового и на различные преобразования; недостаточно внимания уделяется вопросам координации и чрезмерно много времени уходит на рутинную работу, которую можно поручить другим. Поэтому руководителю следует подумать о том, какие задачи можно делегировать. От ненужной работы он должен отказаться сразу.

Под делегированием понимается передача подчиненному выполнения задачи или деятельности из сферы действий руководителя. Одновременно с рабочей задачей должна делегироваться функциональная ответственность. Ответственность за руководство (управленческую ответственность) руководитель оставляет за собой, она не может быть делегирована.

Любая цель имеет  смысл только тогда, когда установлены  сроки ее воплощения и сформулированы желаемые результаты. Поэтому после определения цели руководитель составляет для себя индивидуальную программу мероприятий для решения поставленных задач. Выбор цели - это мыслительная деятельность, направленная на получение результата, а мероприятия - это практические действия.

Выполнение  определенных задач и достижение намеченных целей всегда происходит в условиях дефицита времени, поэтому после определения мероприятий, необходимых для достижения цели, нужно выяснить, сколько времени потребуется для их выполнения. При планировании своей работы руководитель должен установить точные сроки выполнения каждой из задач, содержащихся в индивидуальном плане. Аналогично комплексным планам управленческой деятельности планы индивидуальной работы руководителей также составляются на квартал, месяц, неделю. Кроме этого, существует еще и оперативный план на один день. Планирование предполагает постепенное продвижение вперед, разложение общей задачи на частные с тем, чтобы различные    мероприятия    можно    было    распределить  по времени    их реализации.    В    конце    уходящего    года    следует   определить наиболее существенные задачи и цели на ближайшие 12 месяцев - годовой план.

Квартальный план составляется на основе годового плана. В течение года через равные промежутки времени анализируются события истекшего периода и при необходимости вносятся изменения в план на ближайшие три месяца, определяются задачи, которые необходимо исключить из него, и задачи, которые следует добавить в план или перенести на следующий квартал.

Из квартального плана задачи переходят в месячные планы, составление которых осуществляется с большей детализацией (расход времени указывается в часах). В этих планах устанавливается также время для решения дополнительных задач.

Исходя из месячного плана, составляется план на неделю. Недельные планы предполагают еще более детальную проработку, более точный прогноз на предстоящий период. Планирование работы на неделю может включать:

- определение     центральной     задачи     (на     которой   необходимо сконцентрировать усилия на этой неделе);

- выявление задачи, требующей наибольших затрат времени;

• определение   обязательных   задач   (которые   необходимо   начать   или подготовить к завершению на этой неделе);
• выполнение  рутинной   работы  (телефонные  разговоры,  совещания  и прочее);
• определение   задач,   которые   следовало   бы   решить   на  этой  неделе (возможные задачи).

Дневной план составляется на базе недельного. В нем фиксируются  задачи и дела, которые должны быть выполнены в течение соответствующего рабочего дня. Дневной план представляет собой последнюю и самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей. Ниже, на рис. 3, показана взаимосвязь между отдельными видами планов.⁷

Эффективно управлять  исполнительским и творческим временем, реально и точно рассчитывать помогает еженедельник. Он является средством напоминания о делах, совещаниях, встречах. В еженедельнике каждое мероприятие записывается на тот день, в который оно должно быть выполнено.

Планирование  позволяет обеспечить рациональное использование времени, достичь  поставленных целей с возможно меньшим  расходом времени.

Практика показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на решение непосредственно управленческих проблем.

Чтобы составить хороший  план использования рабочего времени, важно точно знать свой бюджет времени и совокупность планируемых задач. Необходимо установить приоритетность дел и строго следовать ей даже в том случае, когда менее важные дела выполняются намного легче и быстрее, чем более важные. При составлении индивидуального плана следует предусмотреть время,   необходимое  для   проведения   различных  совещаний,   обсуждения планов, участие в комиссиях и прочее; для бесед с коллегами и подчиненными; консультации   с   выше-   и   нижестоящими   руководителями;   для      приема посетителей; участия в собраниях и конференциях; для командировок и прочее.