Повышение эффективности использования рабочего времени руководителя

Директор самостоятельно определяет численность, квалификационный и штатный составы, назначает на должность и освобождает от должности работников, заключает с ними трудовые договоры.

Официальное открытие бизнес-инкубатора состоялось 31 мая 2007 года. На сегодняшний день бизнес-инкубатор уже разместил 12 предприятий общей численностью занятых - 67 человек. В 2009 году вступит в строй второй этаж, что позволит разместить в бизнес-инкубаторе до 40 предприятий, численностью занятых не менее 200 человек, а также позволит разместить хорошо оборудованное помещение для обучения резидентов.

В качестве благоприятно среды для развития инновационных проектов в ГУ «НИБИ» предлагается постоянно развивающаяся система бизнес-инкубирования, выраженная в комплексе услуг от предложения оборудованного офиса, обучения до консалтинговых услуг (см. приложение 2).

В целях помощи в развитии инновационных проектов ГУ «НИБИ» тесно сотрудничает с ВУЗами, НИИ, инновационными компаниями, работающими на свободном рынке, общественными организациями, консультационными компаниями, финансовыми организациями, принимает участие в областных конкурсах инновационных проектов.

В настоящее время  наблюдается тенденция сворачивания крупными компаниями инновационной  деятельности, включая сферу IT. Спрос на молодых специалистов, способных сгенерировать новую идею снижается, они предоставлены сами себе. В этих условиях обычно повышают активность малые компании и начинают свой инновационный бизнес. В разработке новых идей малые компании становятся более конкурентными.

Проходя различные виды практик  в ГУ «НИБИ» студенты могут  сформировать для себя мнение хотят ли они быть предпринимателями или они будут хорошими наемными специалистами. Проходя стажировку в компаниях-резидентах ГУ «НИБИ» студенты получают прекрасную возможность проявить себя найти себе интересную работу по окончании ВУЗа. Прецедентов, несмотря на относительно непродолжительную деятельность ГУ «НИБИ», уже достаточно.

Можно сказать, что бизнес-инкубатор  – это необходимый элемент  в решении многих проблем как  для молодых специалистов, так  и для средних и крупных  предприятий в сфере IT.

3.2. Исследование использования рабочего времени руководителем учреждения

В соответствии с целью  дипломного проекта автор провел анализ деятельности руководителя ГУ «НИБИ» с точки зрения функционального  подхода, рассмотренного во второй главе. Анализу подвергся план работы на 2008 г. (см. приложение 3).

Рассмотрим, какие из следующих функций: планирование, организация, координация, контроль, стимулирование, отражены в плане работы учреждения.

В первую очередь, хочется  обратить внимание на тот факт, что план работы называется планом мероприятий. Это очень распространенная ошибка, которая затрудняет осуществление первого компонента тайм-менеджмента: учет времени, хронометраж, позволяющий фиксировать расходы времени. Анализ представленного плана показывает, что на февраль 2008 г. предусмотрено два мероприятия, на март – три, а на апрель – семь мероприятий. Хотя февраль и более короткий месяц, но из плана неясно, чем учреждение и его руководитель занимаются в другие дни месяца. Много вопросов возникает и в отношении других месяцев.

Если количество рабочих  дней в месяце принять за 100% затрат рабочего времени, то подсчитаем, какой  объем рабочего времени нашел  свое отражение в плане мероприятий  на 2008 г. (см. табл. 1).

Анализ данных таблицы 1 показывает, что в плане мероприятий отражена доля рабочего времени ГУ «НИБИ» и руководителя в 17%. Всем понятно, что без планирования, организации и др. все эти мероприятия не состоялись бы. Фактически, план отражает только одну функцию руководителя – контроль. Руководитель знает, когда должно состояться мероприятие, а что ему предшествовало, может остаться за пределами внимания, а значит могут быть нерациональные затраты рабочего времени, либо нерациональное использование других ресурсов учреждения.

Таблица 1.

Затраты рабочего времени,

отраженные в плане  мероприятий на 2008 г., в %.

№	Месяц	Количество мероприятий	Затраты времени, дни	Кол-во рабочих дней	%  затрат от количества  рабочих дней
1	Январь	0	0	17	0
2	Февраль	2	1,5	20	7,5
3	Март	3	2	20	10
4	Апрель	7	5,5	22	25
5	Май	6	6	20	30
6	Июнь	5	5	20	25
7	Июль	7	6	23	26
8	Август	5	4	21	19
9	Сентябрь	3	2,5	22	11
10	Октябрь	5	5	23	22
11	Ноябрь	5	3,5	19	18
12	Декабрь	2	2	23	9
	Итого:	50	43	250	17

 

Можно сделать вывод, что функциональный подход не помогает провести анализ деятельности руководителя.

Воспользуемся проектным  подходом, когда анализ деятельности проводится на основе целей и задач  деятельности.

Проведем анализ, какие  мероприятия проводятся в соответствии с   задачами, выполнение которых  возложено на ГУ «НИБИ» (см. табл. 2).

Таблица 2.

Анализ соотношения  задач и мероприятий,

проводимых ГУ «НИБИ», в 2008 г.

№	Задачи	Мероприятия
1	Предоставление в аренду (субаренду) субъектам малого предпринимательства  нежилых помещений	5 предприятий – 5 мероприятий
2	Взаимодействие с федеральными органами государственной власти, органами власти Нижегородской области и органами местного самоуправления	Заседания комиссий, круглые  столы, совместные совещания – 5 мероприятий
3	Сбор и обработка  правовой, патентно-лицензионной и иной информации, изучение конъюнктуры внутреннего рынка, предоставление консультационной и организационно-методической помощи при разработке программ и проектов в сфере инновационной деятельности малого предпринимательства	«Информационный день» - 1 мероприятие День открытых дверей – 1 мероприятие Мастер-класс – 2 мероприятия
4	Подготовка предложений  по формированию и совершенствованию  правовой базы в области государственной  поддержки малого предпринимательства  в инновационной сфере деятельности	-
5	Проведение мероприятий  по привлечению средств российских и иностранных инвесторов для  реализации инновационных проектов субъектов малого предпринимательства  и создания конкурентной среды (в  т.ч. проведение конкурсов, аукционов, выставок)	Конкурсная комиссия по отбору проектов в Бизнес-инкубатор – ежеквартально – 4 заседания Комиссия по отбору в  Творческий центр – 5 заседаний
6	Создание творческих коллективов, экспертных советов, комиссий	Конкурсная комиссия по отбору проектов в Бизнес-инкубатор  – ежеквартально – 4 заседания Комиссия по отбору в  Творческий центр – 5 заседаний
7	Организация консультаций по вопросам налогообложения и применения норм действующего законодательства	Тематические семинары – 5 мероприятий
8	Оказание услуг субъектам  малого предпринимательства по технической эксплуатации помещений	5 предприятий – 5 мероприятий
9	Разработка бизнес-планов	-
10	Предоставление субъектам  малого предпринимательства краткосрочных  займов	-
11	Создание и использование  Гарантийного фонда	-
12	Осуществление лизинговых операций	-
13	Проведение научных  исследований, научно-практических конференций, симпозиумов, совещаний	Совместные совещания
14	Осуществление деятельности по созданию и использованию баз  данных и информационных ресурсов	-
15	Образовательные услуги	24 семинара по различным  аспектам инновационной деятельности  для малого бизнеса

 

Анализ таблицы 2 позволяет  сделать вывод, что не все направления  деятельности ГУ «НИБИ» нашли свое отражение в плане мероприятий. Из 15 строчек незаполненными остались 6 (40%). Получается, что 60% задач нашли свое отражение в плане мероприятий. Соотношение 60:40 известно в организации труда как соотношение «жесткого» и «мягкого» планирования. Автор считает, что с определенной долей условности можно признать этот подход более информативным для анализа деятельности руководителя.

Интервью, проведенное  с директором учреждения, показало, что он не привык вести детальный учет затрат рабочего времени. Он сказал, что ставит перед собой задачи на год, распределяет их равномерно по квартально и по месяцам, с учетом сложившейся практики работы с органами власти, с резидентами и партнерами.

  Для уточнения проблем, существующих в организации времени руководителя и его трех заместителей, начальников отдала, им было предложено ответить на вопросы теста «Как Вы расходуете свое время» (см. приложение 4).¹⁶ Данный тест позволяет выяснить отношение респондентов к самой проблеме планирования рабочего времени, а также уточнить, какие подходы к использованию рабочего времени используются, как соотносится рабочее и свободное (личное) время. Результаты ответов представлены в табл. 3. Среднее значение по группе равно 20,5 баллам.

Анализ результатов  позволяет сделать вывод, что  участники опроса исключительно организованные и целеустремленные люди, готовые полностью подчинить себя решению деловых вопросов. Все признают, что рабочий день у них спланирован до минуты. Им нужно задуматься: не слишком ли они в этом усердствуют? Возможно, если они сумеют выйти за поставленные ими же самими жесткие рамки и позволят себе элементы спонтанности и импровизации, это только приумножит их усилия.

Таблица 3.

Результаты ответов  на тест «Как Вы расходуете свое время»,

в баллах

№	Должность	Баллы
1	Директор ГУ «НИБИ»	22
2	Заместитель директора  по инновационным проектам, начальник отдела инноваций	21
3	Заместитель директора  по развитию, начальник отдела развития	19
4	Начальник общего отдела	20
	Среднее значение:	20,5

 

 В ходе опроса было выявлено противоречие. С одной стороны, на вопрос: «Часто ли Вы отвлекаетесь на просьбы коллег, не относящиеся к вашим текущим задачам?», ответ был единодушен: «Нечасто – коллеги сами уже знают, что мои дела для меня важнее». С другой стороны, на следующем этапе исследования по учету затрат рабочего времени в течение одной недели на отвлечения уходит столько же времени, сколько и на задержки после работы.

Анализ ответов позволяет  сделать вывод, что наиболее проблемной зоной в планировании рабочего времени  является тот факт, что иногда (не слишком часто) неотложные дела требуют удлинить рабочий день или пожертвовать выходным. Это распространенная российская практика.

Учитывая некоторую  динамику и непредсказуемость повседневной практики, а также отсутствие привычки вести хронометраж рабочего времени, директору и трем начальника отдела, было предложено провести учет затрат рабочего времени в течение одной недели по следующим пяти позициям:

• время в «трепе»,
• время на прерывания,
• задержки после работы,
• время на тайм-менеджмент,
• неучтенное время (не помнят, что в это время делали). 

Результат проведенной работы по учету затрат рабочего времени на отвлечения, средний по группе, представлен в табл. 4. В таблице есть графа «плановое значение» - ее показатели получены в ходе интервью. Каждому участнику была дана информация о возможных отвлечениях, и был задан вопрос, сколько времени они готовы потратить на эти отвлечения. Еще более наглядно полученный результат выглядит на рисунке (см. рис. 12).

Таблица 4.

Учет затрат рабочего времени на отвлечения в течение одной рабочей недели, в минутах.

Показатель	Плановое значение	Пн	Вт	Ср	Чт	Пт	Ср. знач.
Время в «трепе»	30	90	35	50	20	35	43
Время на прерывания	30	0	36	30	25	14	23
Задержки после работы	15	5	30	33	47	0	22
Время на ТМ	20	10	7	5	35	35	19
Неучтенное время	15	15	10	20	9	17	15
Итого:	110	120	118	138	146	101	122