Повышение эффективности использования рабочего времени руководителя

Это вовсе  не означает, что на сегодняшний  день система знаний руководителя окончательно сложилась или представляет собой полностью структурированный комплекс дисциплин. Все, начиная от состава направлений научных исследований, профессиональной специализации практиков и комплекса учебных программ, до содержания каждой составляющей находится в постоянном развитии, уточнении и совершенствовании. Вместе с тем можно достаточно обоснованно утверждать, что в целом система профессиональных знаний современного руководителя уже структурирована и составляет в той или иной степени устоявшуюся конструкцию, условно представленную на рис. 6.

Сегодня содержание дисциплин, определяющих профессиональные знания руководителя, формируется и совершенствуется на основе требований, предъявляемых, прежде всего, практикой. Это понятно, поскольку прикладной характер большинства из них и рыночная востребованность адаптированных знаний предполагают обязательный учет спроса на них в реальной экономике. Вместе с тем их становление и развитие во многом определяются разработкой и реализацией фундаментального подхода к обоснованию материала и наполнению этим материалом знаний руководителя. Вот почему в таком комплексе дисциплин широко и разнообразно применяется логическая модель построения и изложения материала «от частного к общему».

Рис. 6. Система  дисциплин профессиональных знаний менеджера.¹¹

Это находит  свое отражение в определении  закономерностей менеджмента, формулировке принципов работы руководителя на основе обобщения эмпирических наблюдений, нередко приводимых в виде парадоксов, противопоставлений, гротесков и других оригинальных форм.

2. Функциональная организация труда руководителя

Деятельность руководителя и происходящие в результате ее преобразования, так или иначе, представляют процесс объединения составляющих. Более того, все планируемые и осуществляемые действия его подчиненных, их непосредственные и опосредованные результаты также выражают собой, прежде всего, суть объединения определенных дискреций. Это обусловливает необходимость дифференцирования, идентификации и кооперации исключительно широкого разнообразия составляющих деятельности руководителя. Решение такой задачи лежит в сфере естественного и целенаправленного разделения процесса на обособленные виды действий, получивших наименования функций. Первые функции выделялись или складывались эволюционно, становясь ответом на возникающие проблемы. Но в их составе, содержании, а главное, в последовательности выделения, освоения, применения выражалась логика постановки и достижения цели, использование или, по крайней мере, учет которой являются совершенно необходимым условием организации эффективной деятельности руководителя.

Процесс целенаправленного, осознанного, программируемого труда человека всегда в той или иной степени основывался на разделении, специализации, распределении и кооперации видов деятельности. Природа, целесообразность, последовательность, конструктивность, производительность такой процедуры являются необходимыми основами понимания и построения менеджмента организации. Собственно, призвание руководителя и заключается в том, чтобы целенаправленно выстраивать, упорядочивать, обеспечивать, сопровождать и оптимизировать организацию этого процесса.

Зарожденные и активно  развивающиеся в корпоративной  организации процессы разделения, специализации, распределения и кооперации труда руководителя обусловили выделение функций, возникновение и становление функциональной организации. Причем если феномен разграничения и разделения процессов, выделения и закрепления функций хорошо известен из объективных, природных примеров, то осознанное разделение содержания деятельности работника на составляющие, объединяемые в общую процедуру, которая обеспечивает целенаправленное функционирование корпорации в целом, свойственно только социальной организации.

Процесс становления функциональной организации в обществе имеет  двойственную природу, обусловленную  комплексом объективных, субъективных и смешанных начал. С одной стороны, появление или создание любой корпорации естественно или синтетически осуществляется в процессе объединения индивидуальных составляющих, т.е. определенной социальной организации. При этом именно разделенное разнообразие функциональных составляющих (производительные действия, выделенные операции, технологические стадии и т.д.) во многом и обусловливает спектр возможностей, варианты организации и, в конечном счете, ее результат. Так, привлечение к участию в достаточно сложном процессе совместного труда высокопрофессиональных и квалифицированных работников объективно основывается на их все более и более узкой специализации. Причем именно она, в конечном счете, и обусловливает необходимое разнообразие, обеспечивающее построение и осуществление процесса кооперирования.

С другой стороны, любая  целенаправленная деятельность руководителя складывается из последовательно осуществляемых действий, построение и выполнение цепочки которых представляет собой процесс управления. Последовательности, распределяясь по времени, а на определенном этапе специализации и по содержанию, закладывают основу функционального разделения процесса постановки и достижения цели на обособленные виды деятельности, осуществляемые руководителем и его подчиненными. Именно это дает возможность их планирования, предметного разделения, специализации в освоении, распределения в выполнении, кооперации в процессе целенаправленного осуществления. Все это и входит в обязанности руководителя по администрированию организации и осуществлению процесса достижения поставленной цели.

Функциональная организация  труда руководителя представляет собой разделение процесса на обособленные виды действий с целью освоения их состава и содержания, последующего распределения между исполнителями и кооперации участия в ходе постановки и достижения цели. Понятно, что ключевыми задачами здесь являются разделение и классификация деятельности на функции, адекватное освоение и выполнение которых во многом обусловливает конечную эффективность труда менеджера в организации.

Сами по себе функции, их содержание, освоение, исполнение представляют собой достаточно сложные виды деятельности и процедуры, изначально обусловливающие необходимость структуризации их составляющих. Такая структуризация становится основой последовательной дезинтеграции функций на содержательные подфункции, производительные процедуры, результативные этапы, технологические стадии, профессиональные операции, отдельные действия, необходимо обеспечивающие построение всей функциональной организации в целом. Выделение таких функциональных составляющих может быть более или менее подробным, дискретным, детальным, но в любом случае будет направлено на позиционирование простых и понятных элементов, из которых складывается деятельность менеджера и его подчиненных.

Собственно, разделение любого труда, в том числе и управленческого, направлено на выделение таких элементов труда, восприятие, освоение и выполнение которых осуществляется понятнее, прозрачнее, профессиональнее, а значит, и эффективнее. Основой такого выполнения становится специализация отдельных руководителей и их подчиненных на выполнении комплекса тех или иных составляющих, определяемых их должностными обязанностями. В этом смысле разделение содержания труда руководителя и персонала на функциональные составляющие является необходимым условием его дальнейшей эффективной организации.

Такое разделение основывается на уже сложившейся для большинства исполнителей профессиональной подготовке, осуществлявшейся ранее в ходе их обучения, стажировки или практической деятельности. Причем эта специализация чаще всего становится определяющей как для руководителя, так и для работника на весь период его деятельности в организации. Далеко не всегда такое закрепление не только оправдано, но и конструктивно обеспечивает построение процесса постановки и достижения цели. Гораздо эффективнее бывает абстрагироваться в той или иной степени от базовой профессиональной ориентации исполнителя, обеспечивая конкурентную среду в процессе распределения и закрепления функций.

Такой подход позволяет не только определить наиболее эффективного исполнителя, специализировать и совершенствовать его в выбранном виде деятельности, но и активизировать работу, инициативу и предприимчивость всех подчиненных руководителя. При этом он ни в коем случае не универсализирует исполнителей, но создает условия для развития их специализации — в ряде случаев вне сферы позиционирования прежних профессиональных интересов. Главное, что такой подход создает необходимые условия для формирования, постановки и использования современных инновационных моделей активизации администрирования и осуществления менеджмента организации в целом.

Во-первых, на этой основе разрабатываются и осуществляются все последующие организационно-методические программы, от распределения и специализации, через коммутацию и комбинирование, до координации и кооперации труда руководителя и его подчиненных. Они позволяют формировать адекватный и комплексный процесс постановки и достижения целей организации в целом из профессионально освоенных, конкурентно закрепляемых и инициативно осуществляемых действий отдельных ее участников.

Во-вторых, разделение труда руководителя и его подчиненных является необходимым этапом процесса освоения, закрепления, совершенствования и перераспределения исполнения всех выделенных составляющих этапов конкретными подразделениями, образованиями, объединениями и т.д. Это находит свое отражение в должностных инструкциях, положениях о формированиях, статусах, допусках, полномочиях и в целом — в построении иерархической модели организации.

В-третьих, выделенные составляющие становятся базовыми элементами проектирования, разработки, построения и осуществления всех программ, порядков, технологий и процедур постановки и достижения целей организации. В этом смысле дезинтеграция функционального содержания труда обеспечивает основные, конструктивные Ресурсы и адаптивный потенциал построения и осуществления результативной и эффективной деятельности руководителя в организации.

В данной главе  мы сосредоточим внимание на исследовании и представлении его функциональных составляющих, отражающих специализацию видов деятельности руководителя по целям, программам, объектам, задачам и т.д. Наиболее полно она представляется классификацией функций руководителя на группы, формируемые по самым разнообразным признакам.

Учеными и практиками чаще всего выделяются общие (основные), частные (прикладные), конкретные (структурные) и производные (комбинированные) функции руководителя в организации, которые отражают соответствующие подходы к классификации видов деятельности. Их состав и содержание варьируются в достаточно узких, исторически сложившихся границах, но все же требуют отдельного анализа, обоснования и представления. Целенаправленному и подробному исследованию, обоснованию и представлению этих групп в классификации функций менеджмента посвящается следующий параграф данной главы.

Первой из общих функций руководителя позиционируется планирование, обеспечивающее теоретическое представление процесса предстоящего воздействия. Оно во многом представляет собой интеллектуальное моделирование организации в виде обусловленной последовательности определенных действий и формируемого ими нового состояния имевшейся или собственно новой системы в целом. В этом понимании планирование определяет программу проведения как достаточно четко рассчитываемой организации, так и необходимой и возможной координации действий.

Выполнение  запланированного, как правило, не ограничивается организацией и координацией, а необходимо и поэтапно контролируется и стимулируется по содержанию и результатам участия в этих процессах конкретных исполнителей. Эти функции также являются общими в разработке и осуществлении процесса управления любой организацией, составляя периодически повторяющийся цикл обязательной последовательности определенных действий. В целом состав, содержание и базовую последовательность осуществления общих функций управления организацией см. на рис. 7.¹²

В представленной модели в развитии каждой из общих функций позиционируется несколько составляющих ряда конкретных практических проявлений, выражающих ее внутреннюю организацию. В данной структуре была выделена последовательность из четырех проявлений составляющих каждой общей функции управления и позиция развития их состава и содержания. На практике таких элементов может быть значительно больше, причем структуризация их состава основывается не только на детализации и разнообразии, но и на повторении одних и тех же составляющих в нескольких из пяти общих функций.