Среда деятельности организации и ее использование в управлении

 

 

ВВЕДЕНИЕ

    В условиях  рыночных отношений проблемы  стратегического и внутрифирменного  управления приобретают особую  актуальность для любых предприятий, поэтому эффективность деятельности  предприятий в значительной степени  зависит от того, насколько достоверно  они предвидят дальнюю и ближнюю  перспективу своего развития.

    Любая организация  находится и функционирует в  среде. Каждое действие всех без  исключения организаций возможно  только в том случае, если среда  допускает его осуществление. Внутренняя  среда организации является источником  ее жизненной силы. Она заключает  в себе тот потенциал, который  дает возможность организации  функционировать, а следовательно, существовать и выживать в определенном промежутке времени.

    Внешняя среда  является источником, питающим организацию  ресурсами, необходимыми для поддержания  ее внутреннего потенциала на  должном уровне. Организация находится  в состоянии постоянного обмена  с внешней средой, обеспечивая  тем самым себе возможность  выживания.

    В настоящее  время менеджерам необходимо  учитывать действие факторов, находящихся  вне организаций, поскольку организация  как открытая система зависит  от внешнего мира в отношении  поставок ресурсов, энергии, кадров, потребителей. Менеджер должен уметь  выявлять существенные факторы  в окружении, которые повлияют  на его организацию, подбирать  методы и способы реагирования  на внешние воздействия. Организации  вынуждены приспосабливаться к  среде, чтобы выжить и сохранить  эффективность.

    Внутренняя среда  организации зависит от внешней  среды, получая из нее все необходимое  для того, чтобы реализовывать  свое предназначение, и предлагает  ей результаты своих усилий  по преобразованию ресурсов в  продукцию и услуги.

    Актуальность  темы обусловлена тем, что современная  среда предприятий характеризуется  чрезвычайно высокой степенью  сложности, динамизма и неопределенности. Способность приспосабливаться  к изменениям во внешней среде  – основное условие в бизнесе  и других сферах жизнедеятельности. Более того, во все возрастающем  числе случаев – это условие выживания и развития. Для того чтобы определить стратегию поведения организации и провести эту стратегию в жизнь, руководство должно иметь углубленное представление как о внутренней среде организации, ее потенциале и тенденциях развития, так и о внешней среде, тенденциях ее развития и месте, занимаемом в ней организацией. При этом и внутренняя среда, и внешнее окружение изучаются стратегическим управлением в первую очередь для того, чтобы вскрыть те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать при определении своих целей и при их достижении.

     Таким образом, целью данной работы является  изучение внутренней и внешней  среды организации для более  эффективного принятия управленческих  решений, необходимых для успешной  деятельности компании в нашем  случае предприятие РУП "Гомсельмаш".

Задачами курсовой работы является:

1.Исследование взаимодействия  организации с внутренней и  внешней средой;

2.Анализ среды деятельности  организации;

3.Оценить эффективность  деятельности организации и ее основные направления совершенствования управления в современных условиях.

  

    Работа состоит  из трех глав, в которых определена  сущность среды деятельности  организации и ее использование в управлении, проведен анализ среды деятельности организации на примере РУП «Гомсельмаш» и предложены мероприятия по совершенствованию управления организацией и повышение эффективности использования ресурсов.

     Данная тема  нашла достаточно широкое отражение  в работах как отечественных, так и зарубежных авторов: Новицкого  Н.И., Гиссина В.И., и многих других. В курсовой работе была использована документация РУП "Гомсельмаш", данные из статистического ежегодника Республики Беларусь, статьи из журналов и информация из интернета.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. Основные элементы среды деятельности организации.

1.1 Внутренняя среда, ее составные части.

     Внутренняя среда организации  - это та часть общей среды, которая находится в пределах организации. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации. Внутренняя среда имеет несколько срезов, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация.

     Существует несколько подходов к вопросу по определению структуры внутренних составляющих организации. Можно выделить ряд подходов, когда выделяют в качестве внутренней среды:

1. структуру корпорации, ее культуру и ресурсы;

2. цели, структуру, задачи, технологию  и людей;

3. иногда, анализируя внутреннюю  среду организации, говорят о  потенциале предприятия управленческом  и производственном, или экономическом.

     Таким образом, основными переменными внутренней среды организации являются: цели, задачи, структура, технология, ресурсы, люди. Рассмотрим их более подробно:

     1. Цели. Организация, по определению, это - группа людей с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально. Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный механизм координирования, потому что он дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться.

   У организации могут быть разнообразные цели, особенно это касается организаций различных типов. Организации, которые занимаются бизнесом, сосредоточены, главным образом, на создании определенных товаров или услуг в рамках специфических ограничений - по затратам и получаемой прибыли. Эта их задача отражена в таких целях, как рентабельность (прибыльность) и производительность. Государственные органы, учебные институты и некоммерческие больницы не стремятся получать прибыль. Но их волнуют затраты. И это находит отражение в наборе целей, сформулированных как предоставление конкретных услуг в рамках определенных бюджетных ограничений.

     Это разнообразие направленности деятельности простирается дальше, поскольку крупные организации  имеют много целей. Для того чтобы  получить, например, прибыль, бизнес должен сформулировать цели в таких областях, как доля рынка, разработка новой  продукции, качество услуг, подготовка и отбор руководителей и даже социальная ответственность. Некоммерческие организации также имеют разнообразные  цели, но, вероятно, будут больше уделять  внимания социальной ответственности.

     2.Задачи. Еще одной формой разделения  труда в организации является формулирование задач. Задача - это предписанная  работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее  установленным способом и в заранее оговоренные сроки. С технической точки  зрения, задачи предписываются не работнику, а его должности.

    Задачи организации традиционно делятся на три категории: работа с людьми;  работа с предметами (машины, сырье, инструменты) и работа с  информацией.

    Другими важными характеристиками задач являются: частота  повторения данной задачи и время, необходимое для ее выполнения.

    Изменения в характере и содержании задач были тесно связаны с  эволюцией специализации. С начала промышленной революции до недавнего времени  существовала тенденция расширения специализации, т.е. дробления всей работы на  более мелкие операции. Однако в наше время технологические нововведения сделали  специализацию задач достаточно сложной.

    3. Структура.  Структура организации - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации5. Сосредоточим внимание на двух основных концепциях, имеющих отношение к структуре: специализированное разделение труда и сфера контроля.

    Разделение труда присутствует в любой организации. В большинстве современных организаций разделение труда вовсе не означает случайного распределения работ между имеющимися людьми. Характерной особенностью является специализированное разделение труда - закрепление данной работы за специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого. Разделение управленческого труда между экспертами по маркетингу, финансам и производству является наглядным тому примером.

    Во всех организациях, за исключением самых  мелких, имеет место горизонтальное разделение труда по специализированным линиям. Если организация достаточно велика по размеру, специалистов обычно группируют вместе в пределах функциональной области.

    Как  конкретно осуществить разделение  труда в организации - вопрос, который относится к самым существенным управленческим решениям. Выбор функциональных областей определяет основную структуру организации и в значительной степени - возможности ее успешной деятельности. Эффективность и целесообразность способов разделения работы между людьми, - сверху вниз, до самого первого уровня организации - во многих случаях определяет, насколько производительна может быть организация по сравнению с ее конкурентами. Не менее важно и то, как осуществляется вертикальное разделение труда. Вертикальное разделение труда, т.е. отделение работы по Как  конкретно осуществить разделение  труда в организации - вопрос, который относится к самым существенным управленческим решениям. Выбор функциональных областей определяет основную структуру организации и в значительной степени - возможности ее успешной деятельности. Эффективность и целесообразность способов разделения работы между людьми, - сверху вниз, до самого первого уровня организации - во многих случаях определяет, насколько производительна может быть организация по сравнению с ее конкурентами. Не менее важно и то, как осуществляется вертикальное разделение труда. Вертикальное разделение труда, т.е. отделение работы по координации от непосредственного выполнения заданий, необходимо для успешной групповой работы.

    Лицо, находящееся  на высшей ступени управления, может  иметь в своем подчинении нескольких руководителей среднего звена, представляющих различные функциональные области. Эти руководители среднего звена  могут в свою очередь иметь  несколько подчиненных из числа  линейных руководителей. Число лиц, подчиненных одному руководителю, представляет собой сферу контроля. Сфера контроля - это важный аспект организационной структуры. Если одному руководителю подчиняется довольно большое количество людей, то мы говорим о широкой сфере контроля, которая дает в результате плоскую структуру управления. Если сфера контроля узкая, т.е. каждому руководителю подчиняется мало людей, можно говорить о многоуровневой структуре. В целом большие организации с плоской структурой имеют меньше уровней управления, чем организации сопоставимого размера с многоуровневой структурой.

    4. Технология. Технология - это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях.

    Некоторые авторы  этот комплексный  фактор разбивают  на отдельные факторы: технология, оборудование, инструменты. Данный  фактор (группа факторов) находится  в зависимости от уровня научно-технического  прогресса, миссии фирмы, потребностей  рынка. Например, раньше во многих  странах  строились заводы по  производству соков. Однако рост спроса на эту продукцию  в мире поставил новые цели. Чтобы  обеспечить высокие темпы роста  потребностей, снизить издержки производства и реализации, в южных регионах стали производить концентраты, которые в последующем на заводах, приближенных к потребителю, превращались в соки, напитки, сиропы. Новым этапом технологического решения стало создание сухих концентратов сока. Изменение технологии меняет набор техники, оборудования и даже инструментов.

      5.Ресурсы. Во всех отраслях наблюдается подвижность фактора материальных ресурсов. Может расширяться и изменяться состав материальных ресурсов за счет изменения технологии, внедрения новых композиционных материалов, расширения ассортимента, либо даже в результате процесса кооперации. Следует отметить, что материалоемкость российской продукции более чем на 30% выше, чем европейской.

    6. Люди. Очень важно помнить, что и организация, и руководители, и подчиненные ничто иное, как группы людей. Когда закрывается завод, принимает решение конкретный человек, а вовсе не абстрактное руководство. Когда выпускается продукция низкого качества, виноваты не «рабочие», а несколько конкретных людей, которые недостаточно мотивированы или не обучены. Если руководство - отдельные менеджеры - не признают, что каждый работник представляет собою личность с ее неповторимыми переживаниями и запросами, способность организации достичь намеченных целей будет поставлена под угрозу. Руководство, вообще говоря, достигает целей организации через других людей. Следовательно, люди являются центральным фактором в любой модели управления, включая и ситуационный подход.

    Существует  три  основных аспекта человеческой  переменной в ситуационном подходе  к управлению: поведение отдельных  людей, поведение людей в группах, характер поведения руководителя, функционирование менеджера в  роли лидера и его  влияние  на поведение отдельных  людей и групп. Понимание и успешное управление человеческой переменной очень сложно.

    Как ведет  себя  человек в обществе и на  работе является следствием сложного  сочетания  индивидуальных характеристик  личности и внешней среды (рис. 1.1). Следовательно, число потенциальных конкретных характеристик практически бесконечно, и вероятность, что два человека будут вести себя одинаково в одной и той же ситуации, практически равна нулю.