Теоретические основы организации труда и заработной платы персонала организации

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2.1 - Организационная структура управления заочным факультетом коммерции и менеджмента

 

Кафедры, прикрепленные к факультету коммерции и менеджмента, внешне от него независимы и осуществляют преподавательскую деятельность и учебный процесс.

Схема коммуникационной системы аппарата управления заочным факультетом коммерции и менеджмента представлена на рисунке 2.2.

Ректорат (ректор и проректоры по своим направлениям) и ученый совет БТЭУ делегирует полномочия кафедрам и деканатам посредством заданий, распоряжений, приказов, постановлений, к тем, кто находится на низших уровнях. У объекта исследования непосредственную организующую роль выполняют методисты, а их работу координирует старший методист. Методисты «снабжают» работой машинисток. Широко распространены и обратные связи.

В теории при передаче информации с низших уровней на высшие руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел, обмен информацией происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

Все рабочие места  на факультете компьютеризированы.

 

Рисунок 2.2 - Коммуникационная система деятельности заочного факультета коммерции и менеджмента БТЭУ

 

Они же встроены в локальную  сеть. Однако, как указывается на сайте БТЭУ, автоматизирована локальная сеть только у руководства. Из-за этого на факультете существует множество рутинных операций, связанных с потерей времени. К примеру, машинистка обязана сама обойти подразделения вуза с целью согласования и подписания приказа. Работники не могут непосредственно уточнить задания, обсудить проблемы работы, а руководитель не может донести информацию о назревающей или реально существующей проблеме конкретному исполнителю, не может уведомить подчиненных о грядущих изменениях лично, а только через начальников соответствующих отделов. Как известно любая информация может восприниматься по-разному разными людьми и в конечном итоге результаты могут быть не такими, какими планировались.

Коммуникационная система предполагает  письменные и устные формы общения. Устные сообщения воспринимаются легче письменных и требуют меньше времени на изложение. Сообщения в устной форме передают как по телефону, так и непосредственно при встрече. Одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией эффективнее, чем использование одного из них. Но во избежание неуправляемого потока бумаг не каждый информационный обмен является письменным. Лишь по особо важным вопросам руководитель дополняет устные распоряжения  и приказы письмами, протоколами и другими документами.

В силу того, что ряд  распоряжений, указаний отдаются в  устной форме, это приводит к некоторому искажению их содержания в процессе передачи, к  тому же иногда несвоевременному их поступлению к исполнителю, что является недостатком.

Таким образом, у объекта  исследования создана система коммуникаций, имеется высокая степень компьютеризации, однако техника используется недостаточно полно, существует много рутинных и временных затрат.

 

2.3 Оценка межличностных и организационных коммуникаций в

организации

 

В результате просмотра журнала регистрации на факультете и анализа полученной информации автором составлена таблица, в которой представлена сводная информация по движению внутренних документационных информационных потоков  в динамике за 2009 - 2010 гг. года (таблица 2.1).

 

Таблица 2.1 - Структура информационных потоков по признаку

                         документационного обеспечения на заочном факультете

                         коммерции и менеджмента за 2009 - 2010 гг.

Наименование  документа	Период			Отклонение (+/-)	Темп роста, %
	2009	2010
Входящие	734	1140		406	55,3
Исходящие	1344	1729		385	28,6
Приказы в том числе: - по основной деятельности  - по личному составу	2045   842 553	2173   943 591		128   101 38	6,3   12,0 ,9
Внутренние  в том числе: - финансовые  - служебные	3444   1622 1822	3005   1680 1325		-439   58 -497	-12,7   3,6 -27,3
Итого в год:	7567	8047		480	6,3
В среднем за день	28	30		2	7,1

 

Согласно данным таблице 2.1 наибольшая доля документов как в 2009 году, так и в 2010 году приходилась на внутренние документы. Кроме того, их количество сократилось в течение года на 439 штук или 12,7 %. Данное снижение вызвано расширяющимся доступом в получении необходимой информации за счет локальной сети.

Рост количества приказов в течение 2010 года (6,3 %) вызван повышением доли рутинных вопросов, что указывает на то, что основная задача руководства - это поддержание уже существующего организационного порядка.

Растут потоки входящих (55,3 %) и исходящих (28,6 %) документов: возросло количество поступаемых заявок; возросшие требования к отчетности факультета требуют более частой переписки и предоставления необходимого материала.

В таблице 2.2 представлена группировка видов документов по некоторым основным подразделениям БТЭУ, а также анализируется их динамика. Определив основные потоки информации на предприятии, станет очевидным: какие из них снижают эффективность производственного процесса.

 

Таблица 2.2 - Группировка видов документов по некоторым подразделениям

                        на заочном факультете коммерции и менеджмента УО

                        «Белорусский торгово-экономический университет

                        потребительской кооперации» за 2009 – 2010 гг.

Подразделение	2009 год		2010 год
	шт.	%	шт.	%
Приемная ректора -секретарь	400	5,3	378	4,7
Бухгалтерия	765	10,1	742	9,2
Заочный факультет коммерции и менеджмента	685	9,1	693	8,6
Отдел кадров	399	5,3	442	5,5
Юрист	105	1,4	128	1,6
Прочие	1343	17,7	1653	20,5
Итого	7567	100	8047	100

 

Критериями отнесения  документов к тому или иному подразделению  следующие:

• для входящих документов и приказов – какому подразделению предназначается;
• для исходящих и внутренних документов – каким подразделением составлено.

Как видно из таблицы 2.2, наибольшая доля документов приходится на бухгалтерию. Заочный факультет коммерции и менеджмента так же является одним из лидеров документооборота. Сокращение документооборота бухгалтерии в основном вызвано большой долей автоматизации ее работы.

Положительным аспектом организации коммуникационного  процесса в БТЭУ является наличие собственного сайта в Интернете. Но этот канал имеет существенные недостатки, поскольку информация, содержащаяся на сайте, подолгу не обновляется, не ведется учет количества посещений сайта, отсутствует обратная связь, хотя личные почтовые адреса имеются практически во всех подразделениях.

Негативное влияние на деятельность оказывает низкая степень автоматизации управленческого труда. Отделы и другие подразделения все еще перегружены бумажной работой, что является следствием низкого уровня информационной подготовки работников и затягивания периода освоения информационной системы. Делопроизводство на предприятии ведется в основном за счет использования пакетов программ MS WINDOWS: «Word» и реже «Exсel».

В штате нет  должности программиста, деятельность по бухгалтерскому сопровождению и поддержание сети и парка машин в должном состоянии осуществляют несколько фирм, с которыми заключены договора. Коммуникационная сеть имеет два основных и равноправных по значимости канал: официальный (формальный) и неформальный, обычно называемый каналом слухов. Оба типа каналов передают сообщения от одного человека или группы другому: вверх, вниз и по горизонтали.

Формальные коммуникационные каналы установлены главным образом структурой предприятия. Информация перемещается внутри предприятия с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она передается по нисходящей, т.е. исходит от высших органов управления к тем, кто находится на низших уровнях. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, конкретных заданиях. Этот канал коммуникации наиболее информативно насыщен, директивно требующий исполнения того или иного послания, действия.

Таким образом, на предприятии организованы восходящие вертикальные коммуникации.

Вертикальные нисходящие коммуникации представлены следующим  образом. Руководитель, рассмотрев, доклады сотрудников, в первых числах следующего месяца организовывает с помощью секретаря собрание, на котором по каждому пункту докладов дает указания на дальнейшую работу, а также распоряжается и передает информацию, поступившую к нему из внешней среды. На этом же собрании присутствует главный бухгалтер предприятия для получения информации о произведённых расходах или предстоящих расходах, доходах и т.п.

Нисходящие коммуникации включают в себя инструкции, разъяснительную информацию и процедуры и другие виды прямого воздействия на подчиненных, исполняющие поставленные задачи.

Восходящая коммуникация – второе, но одинаково значимое направление коммуникации в официальной организационной структуре. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Обмен информацией  по восходящей, обычно происходит в форме отчетов, предложений, объяснительных записок. Восходящие и нисходящие коммуникации осуществляются на ежегодных собраниях всего трудового коллектива, где обсуждаются успехи, достижения, неудачи и перспективы как предприятия, так и сотрудников.

Горизонтальные коммуникации на предприятии установлены исключительно между подразделениями, работниками, размещенными на одном уровне.

Имеют место неформальные коммуникации. Они возникают в процессе человеческого общения по различным интересам: житейским, психологическим, ситуационным. Это совершенно естественное явление, которое помогает реализации потребности работников быть в курсе всех дел на основе самой последней информации. Эти коммуникации не зафиксированы ни в каких организационных документах или официальных требованиях.

Таким образом, причины  обусловившие недостатки коммуникативного процесса на заочном факультете коммерции и менеджмента заключаются в следующем.

Основная проблема коммуникаций между элементами организационной  структуры обусловлена неопределенностью во взаимоотношениях между отдельными структурными единицами предприятия. При этом распоряжения и директивы директора зачастую не соответствуют ситуации, не понимаются подчиненными, дублируются, последующее сообщение может противоречить ранее посланным. Кроме того, в случае неопределенности ситуации горизонтальные связи между отдельными подразделениями или членами предприятия становятся ненадежными, информация к подразделениям поступает хаотично, что вызывает информационный голод или, наоборот, избыток противоречивой информации. В условиях неопределенности усиливаются следующие основные виды барьеров в коммуникационных процессах.

Искажение сообщений - явление, при котором в отделы предприятия поступает информация, не адекватная реальной ситуации. Искажения в коммуникационных сетях приводят к значительному замедлению темпов работ.

Информационные перегрузки возникают в тех случаях, когда  сотрудники не в состоянии эффективно реагировать на всю необходимую  им информацию и отсеивают определенную ее часть, по их мнению, наименее важную. Однако возможна ситуация, когда именно эта часть информации будет особенно необходима для обеспечения нормального функционирования предприятия или его подразделения. Особенно часто информационная перегрузка наблюдается у руководителей, замыкающих на себе решение многих (даже самых мелких) вопросов, связанных с управлением деятельностью подразделений.