Влияние информационных технологий на эффективность деятельности предприятия

Следующим моментом, на который  стоит обратить внимание при выборе той или иной системы, являются услуги, предоставляемые компаниями-разработчиками, и технические требования к системе.

 Для полноценной работы  с системой в первую очередь  необходимо пройти обучение. Разработчик  должен предоставить постоянно  действующую оперативную техническую  поддержку. 

Услуги по установке и  настройке системы, предлагаемые разработчиками, являются необязательными и могут  понадобиться только в том случае, если собственные IT-специалисты не в силах самостоятельно осуществить  адаптацию системы и ввод ее в  эксплуатацию. Знание технических требований к системе позволяет заранее  оценить расходы на приобретение дополнительного программного обеспечения  и нового оборудования.

Суммарные затраты на приобретение системы складываются из стоимости  лицензий программного продукта, базы данных, услуг, дополнительных модулей  системы и стороннего программного обеспечения.

По общей стоимости  серверной и пользовательских лицензий, а также стоимости СУБД/платформы, наиболее приемлемыми являются системы  ГранДок, ЕВФРАТ-Документооборот и DocsVision. Стоимость базы данных и программных платформ варьируется от 900$ (MS SQL Server 2005) до 4000$ (Lotus Notes Domino).

Исключением является система  ЕВФРАТ-Документооборот, имеющая встроенную СУБД Ника (0$). Сравнение полных затрат на внедрение систем практически неосуществимо в силу различного подхода компаний-разработчиков к предоставлению услуг. В примечаниях к таблицам можно найти информацию об используемых системами базах данных и платформах, а также о модулях, стоимость которых учтена для систем LanDocs и CompanyMedia.

Приобретая систему, не следует  забывать о «подводных камнях» ее внедрения и промышленной эксплуатации.

Может оказаться, что все  достоинства функционала приобретенной  системы сойдут на «нет», когда дело дойдёт до внедрения и использования  системы.

Например, если приобретаемая  система не содержит инструментария необходимого для настройки под потребности организации собственными силами, то процесс внедрения будет требовать участия разработчика, что существенно повлияет на повышение стоимости внедрения.

Адаптировать систему  под нужды своей организации  доступными средствами без участия  разработчика и без дополнительных затрат смогут обладатели систем ЕВФРАТ-Документооборот  и DocsVision.

 Заказчикам других  систем предлагается набор стандартных  настроек, которые могут быть  доработаны разработчиками или  их партнерами, что приведет к  увеличению затрат на внедрение.

Стоимость и сроки внедрения  являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы. В каждом конкретном внедрении они зависят  от возможностей выбранной системы  и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и  т. д.), приобретающей систему.

По имеющимся оценкам, на сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы ЕВФРАТ-Документооборот, Дело и CompanyMedia. Система Дело популярна в государственных учреждениях благодаря тому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства. Распространенность системы ЕВФРАТ-Документооборот объясняется универсальностью ее использования и гибкой ценовой политикой. Большое количество внедрений CompanyMedia обеспечивает модульность системы и реализация на платформе Lotus Notes/Domino.

Предполагая, что внедрение  прошло успешно, следует рассмотреть, что же ещё существенно для  автоматизации электронного документооборота.

Помимо необходимого набора возможностей наличие в системе  дополнительного функционала может  значительно упростить работу с  системой всем сотрудникам организации (например, настройка уведомлений  и напоминаний). В некоторых случаях  этот функционал просто необходим (например, WEB-доступ).

Потребности заказчика в  автоматизации процессов обработки  документов со временем могут меняться (например, в случае изменения организационной  структуры предприятия), что может  привести к необходимости в развитии системы.

Например, возникает ситуация, когда заказчик, успешно эксплуатирующий  систему в головном офисе организации, впоследствии принимает решение  о внедрении ее в филиалы.

Наиболее полноценный дополнительный функционал за счет гибких настроек пользовательского интерфейса предоставляют системы Босс-Референт и Optima-Workflow. По остальным параметрам уверенные позиции занимают системы Directum, DocsVision и ЕВФРАТ-Документооборот.

Важными характеристиками СЭД  являются её безопасность, надёжность и производительность.

Системы Directum, DocsVision, Optima-Workflow и ЕВФРАТ-Документооборот позволяют обеспечить необходимый уровень надёжности и безопасности электронного документооборота. В свою очередь производительности рассматриваемых в обзоре решений достаточно, чтобы автоматизировать как небольшие, так и крупные структуры, так как производительность в большинстве случаях зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения. В случае создания распределенной системы электронного документооборота (отдельные серверы базы данных для каждого подразделения) количество одновременно работающих пользователей может измеряться тысячами.

Хочется отметить, что системы  Босс-Референт и CompanyMedia, реализованные на платформе Lotus Notes/Domino, предлагают наиболее развитые средства администрирования при распределенной работе за счет возможностей платформы.

Таким образом, из всех систем наилучшие показатели у системы  Мотив. Это означает, что внедрение  этой системы и будет для КФ ТОО «А.П.Милланд» наиболее эффективным способом организации оперативного управления.

Регламент перехода на новую  систему оперативного управления деятельностью.

Общие положения.

Внедрение системы Мотив  позволит решить следующие проблемы, связанные с организацией документооборота.

Отсутствие единого информационного  пространства, отсутствие автоматизированных организационных справочников, содержащих адреса электронной почты сотрудников.

Проектные группы организации  вынуждены локально формировать  собственные системы классификаторов, а также словарей и нормативов.

Регистрация документов проводится вручную и часто дублируется  в каждом структурном подразделении. При этом используются какие-либо таблицы  или списки.

Маршрутизация документов не автоматизирована. Документ направляется только по маршруту, выбираемому очередны