Влияние информационных технологий на эффективность деятельности предприятия

Очевидная иррациональность происходящего привела П. Страссмана к необходимости введения своего рода «коэффициента Паркинсона» для описания действительного числа информационных взаимодействий, предпринимавшихся внутри организации при появлении нестандартных запросов.

Совершенствование бизнес-процессов  идет по нескольким направлениям: сбалансированное планирование мощностей и их использование; сокращение накопленных запасов  и потребностей в оборотном капитале; чрезвычайное повышение чувствительности к запросам потребителя. Модернизация цепочек поставщик – потребитель  положительно сказывается на маркетинге. Радикально сокращается цикл разработки новой продукции, что обеспечивает ряд преимуществ: короткий цикл разработки продукции и продвижения ее на рынок; быстрый отклик торговой марки  на требования рынка; синхронизированное планирование производственных мощностей; способность эффективного расширения позиций на рынке.

Современные системы управления предприятием делятся на процессно-ориентированные системы, то есть системы, настроенные на жесткую логику (например, система R/3 компании SAP), и функционально-ориентированные системы, то есть системы, которые настраиваются в соответствии с заданной структурой процессов (система Oracle Applications компании Oracle).Считается, что процессно-ориентированный подход к управлению предприятием позволяет получить структуру, деятельность которой направлена на постоянное улучшение качества конечного продукта и удовлетворение клиента. В рамках данного подхода структура предприятия перестраивается в соответствии с картами бизнес - процессов, предоставленных производителем ИС. Наибольшее распространение процессно-ориентированные системы получили в европейских странах, где считается выгодным изменять организационную структуру предприятия в соответствии некоторым «идеальным вариантом».

Функционально - ориентированные  системы, структура которых настраивается  в соответствии с организацией предприятия, получили наибольшее распространение  в США. Это не означает полный отказ  от реинжиниринга бизнес - процессов, а скорее отказ от структуры «идеального» предприятия. Обе названные группы систем активно внедряются на отечественном  рынке, играя каждая свою роль в жизнедеятельности предприятий [14, с. 34].

Роль, которую играют ИТ в организации, в значительной мере определяет и характер возврата инвестиций. Как правило, это: вспомогательная роль, что соответствует традиционному подходу, когда корпоративная стратегия формулируется где-то «наверху» и передается в ИТ - подразделение, с тем чтобы оно обеспечило ей соответствующую поддержку. В этом случае ИТ играет роль технологической подложки, обеспечивающей поддержку операционных и контрольных функций. Любая организация может принять для себя этот подход, не проводя каких-либо существенных изменений в своей организационной структуре и системе бизнес - процессов. При таком подходе информационные технологии, как элемент инфраструктуры предприятия, положительно влияют на эффективность бизнеса, но их возможности раскрываются далеко не полностью. 

ИТ нередко рассматриваются как механизм преобразования бизнеса. Организации все чаще приходят к выводу, что реинжиниринг бизнес-процессов в сочетании с внедрением ИТ может привести к кардинальному сокращению времени выполнения цикла производства, снижению трудоемкости, повышению качества обслуживания клиентов, сокращению времени реакции на изменение требований рынка и пр. Достижение этих результатов требует от сотрудников ИТ - подразделений знаний в области организации бизнес – процессов. В большинстве случаев необходима определенная степень участия ИТ - специалистов в бизнесе компании, благодаря чему достигается необходимый уровень понимания внешних и внутренних бизнес - процессов. 

ИТ проявляется и как механизм выработки стратегии. Информация и компоненты ИТ становятся неотъемлемой частью все большего числа продуктов и услуг. Это приводит к необходимости привлечения ИТ - специалистов к разработке корпоративной стратегии. Такая роль требует от них глубокого понимания бизнеса рынка и отрасли, в которой работает компания. 

Информационные системы  неоднозначно рассматриваются при  решении отраслевых проблем. В одних  отраслях они, как правило, основную роль играют в производстве, в других - в маркетинге. В западных странах  во многих областях лидеры отраслей настолько  агрессивны, что меняют правила конкуренции, заставляя принимать их своих  последователей.

По мере изменения роли ИС в рамках фирмы меняются организационная  схема и процессы управления. Условно  информационные системы можно разделить  на следующие четыре класса: стратегические, сдвигающие, поддерживающие, заводские. 

Стратегическая ИС. Для значительного числа западных фирм ИС существенны для реализации текущих стратегий и операций. Кроме того, разрабатываемые приложения являются основой успеха таких фирм в будущем. Им уделяется значительное внимание, в банках, страховых компаниях и основных каналах розничной торговли. Эти фирмы требуют постоянного планирования информационных систем, и организации отношений между управлением ИС и управлением внешнего эшелона. В большинстве таких фирм глава ИТ - отдела является одновременно и членом Cовета директоров. 

Сдвигающая ИС (усиливающая). Определенные группы западных фирм получают поддержку своей производственно-хозяйственной деятельности от использования ИТ, но полностью не зависят от них при достижении производственных целей. Разработка соответствующих приложений, безусловно, необходима, чтобы облегчить фирме достижение ее стратегических целей. 

Это, как правило, быстрорастущие фирмы обрабатывающей промышленности. Информационные системы, используемые в производстве и учете, хотя и  важны, но не играют жизненно важной роли для повышения эффективности. Тем  не менее, быстрый рост номенклатуры продукции, мест размещения производства, численности персонала и т.п., внутренних и внешних установок  фирм оказывает сильное влияние  на их операции, на управленческий контроль и процессы разработки новых продуктов. Новые приложения ИС были направлены на то, чтобы облегчить выявление  и внедрение новых продуктов, модернизировать и интегрировать  операции и перестроить управленческий контроль [15, с. 256].

Другие фирмы включаются в эту же категорию из-за систематических  «недовложений» средств в разработку ИТ, до того момента или периода, пока существующие системы безнадежно не устареют. Такие фирмы продолжают использовать технику, которую продавец уже перестает продавать.

Проекты разработки приложений, связанные с перестройкой систем нужно рассматривать как вопрос приоритетов в компании. Отсутствие равновесия в системных операциях  приводит к дисбалансу управления, но не угрожает жизнеспособности предприятия.

Во многих фирмах по различным  причинам ИС не несут полной нагрузки, но и остановка системы на короткое время не нанесет сильного урона такой организации. Примером такой организации может служить ЦЕРН (Европейский центр ядерных исследований, CERN – фр.). Фактически, ЦЕРН является совокупностью большого числа различных проектов, объединенных единой управленческой системой. Общая организация построена на принципе распределенных технологий и общего электронного документооборота.

Появление нового проекта  влечет за собой появление нового сегмента ИС, включенного в общую  систему документооборота. Общая  организация позволяет подключать к системе различные виды машин  с различными операционными системами  в соответствии с поставленными  проектными задачами.

Проекты в ЦЕРНе существенно отличаются между собой по масштабам, объемам финансирования, направлениям, принципам и организациям исследований. Очень часто функционально они никак не взаимосвязаны. Такое многообразие составляющих элементов предъявляет особые требования к функционированию управляющей системы: высочайшая квалификация и понимание сути различных, зачастую не связанных между собой проектов, и, вместе с тем, отсутствие жесткой увязки проектов по времени.

Совсем иная картина на предприятиях вынужденных использовать сетевое проектирование. Там сбой системы может нанести непоправимый урон. 

Поддерживающая ИС. Для некоторых фирм, несмотря на высокий уровень расходов на ИТ, стратегическое влияние ИС на производство и будущие стратегии низкое. Фирма могла бы продолжать функционировать, хотя и неровно, и в случае выхода ИС из строя. Соответственно, ИТ имеют низкие организационные позиции, они не играют большой роли в планировании бизнеса, особенно в верхних эшелонах управления. До недавнего времени, такие фирмы проявляли мало интереса к разработке и реализации ИТ - стратегии.

Заводская ИС. Отдельные фирмы сильно зависят от надежности поддержки производственной информационной системы, облегчающей выполнение работ. Системные простои вызывают крупные нарушения производства, что в свою очередь может вызвать потерю потребителей или существенный рост затрат [16, с. 43].

Фирмы "заводской категории" используют ИТ подобно инвестиционным банкам с тем, чтобы критические, зависящие от времени операции, функционировали гладко. Для фирм этой категории даже одночасовое прерывание услуги может иметь сильные негативные производственные, конкурентные и финансовые последствия. Но ИТ - приложения, хотя и важны для прибыли таких фирм, не являются основой их конкурентоспособности.

Примеров поддерживающих и заводских систем может быть приведено множество и, соответственно, характер их воздействия на облик  конкретных предприятий может значительно  отличаться, но общим, несомненно, является то, что ИС наибольшее воздействие  оказывает на выполнение различных  операций, а не непосредственно на процедуры сбора и обработки  информации, существенной для управления. Автоматизация (как и любые другие затраты) имеет смысл только тогда, когда она либо обеспечивает более высокий доход, превышающий эти затраты, либо уменьшает издержки.

Обоснованная и успешная автоматизация существенно ускоряет прохождение на предприятии бизнес - процессов различного уровня - от проведения первичных документов до принятия важных стратегических решений. Одновременно выявляются неэффективные и лишние бизнес - процессы. Организация оптимальных  ввода, хранения и обработки данных может значительно повысить качество информации по учету и анализу, а, следовательно, и качество принимаемых  тактических и стратегических решений.

При внедрении на предприятии, независимо от класса систем (стратегических, сдвигающих, сдерживающих, заводских), мы можем говорить об улучшениях, условно  разделенных на прямые и косвенные. Прямые результаты внедрения – это качественные улучшения, связанные с параметрами, которые можно легко выделить после внедрения системы. 

На примере CAD/CAM и ERP систем (удобно рассмотреть факторы воздействия  ИС на предприятие. При применении CAD/CAM - систем для проектирования и производства деталей на станках с ЧПУ наблюдаются, прежде всего, прямые эффекты. Эффекты, приводящие, по оценкам зарубежных экспертов, к снижению себестоимости изделий на машиностроительных предприятиях: за счет снижения металлоемкости изделия при оптимизации его геометрических параметров (в среднем на 5-10%), и к снижению трудоемкости за счет создания рациональной геометрии деталей и сборочных единиц, унификации узлов и модулей. 

Сокращение сроков проектирования является косвенным фактором, оно достигается за счет: 

- автоматизации рабочего места инженера - проектировщика;

- исключения ошибок при проектировании; 

- обеспечения процесса компоновки изделия (особо эффективно при создании различных модификаций основного изделия); 

- сокращения сроков технологической проработки и подготовки производства к выпуску новой продукции и цикла подготовки производства, в целом; 

- возможности создания неограниченного количества копий документации на изделие; 

- упрощения процесса формирования параметрических рядов.

Предприятие получает возможность  в кратчайшие сроки вывести на рынок новое изделие (или модернизировать  старое) и привлечь новых покупателей  и/или удержать старых. Таким образом, вопросы внедрения САПР следует  рассматривать с позиции стратегического управления.

При этом определить, насколько  сокращаются сроки проектирования изделия практически невозможно, так как это связано, в первую очередь, с уровнем подготовки инженеров- проектировщиков. 

При внедрении ERP - системы на предприятии мы можем говорить о надежном графике поставок сырья, материалов и комплектующих, которые обеспечивают выполнение основного плана производства. Обычно выделяются следующие положительные эффекты:

1. Незавершенное производство и длительность производственного цикла (снижение вложений в активы, снижение затрат на перемещение материалов, сокращение сроков производства, снижение запасов полуфабрикатов собственного производства из-за сокращенного производственного цикла).
2. Складские запасы (снижение вложений в активы, снижение затрат на перемещение материалов, повышение уровня обслуживания). 
3. Использование производственных ресурсов (минимизация потерь рабочего времени, переналадок, повышение коэффициента готовности оборудования).
4. Снижение материальных затрат (партнерские отношения с поставщиками, своевременность входящих поставок, возможность использования небольших партий, снижение доли бракованных материалов).
5. Повышение качества продукции (снижение брака, снижение нарушений графиков производства, уменьшение количества переналадок, предотвращение снижения объема продаж).
6. Повышение качества обслуживания (снижение сроков поставок, обеспечение соответствия между запасами готовой продукции и клиентским спросом, своевременность поставок, интенсификация общения с клиентами).
7. Управление затратами (оперативность и точность расчета себестоимости (в том числе, на основе функционально-стоимостного подхода), возможность оперативного анализа затрат, возможность анализа причин отклонений от плана, определение наиболее рентабельных видов продукции).
8. Организация хранения и перемещения материалов (повышение эффективности при одновременном снижении трудоемкости, повышение качества обслуживания, более точный и оперативный контроль).
9. Учет и управление финансами (доступность точной и своевременной финансовой информации, оптимизация финансовых взаимоотношений с поставщиками и потребителями).