Влияние информационных технологий на эффективность деятельности предприятия

ПОЗ и ПОД представляются с помощью специального языка (пример – поиск информации в Интернет и язык запросов Яндекс).

Главная черта документальных поисковых информационных систем состоит  в получении нескольких (иногда многих) приблизительных ответов. (Интернет).

Обусловлено это тем, что  в ПОЗ указываются ключевые слова, которые могут также и в тех ПОД, которые к запросу не имею или имею опосредованное отношение.

Документальные информационные системы используются в Интернет, в корпоративных электронных  хранилищах текстовой информации, в  библиотечных, патентных, юридических  и других поисковых системах.

Фактографические информационные системы ориентированы на точный поиск данных. Поиск осуществляется по заданным ключам, под которыми понимается признак, отображающий одну или несколько сторон искомого объекта, процесса, явления.

Ключ может быть первичным или вторичным.

Как правила таблица, в  которой осуществляется поиск, сортируется  по искомому ключу. Например, в справочнике  работающих сотрудников первичным  ключом служит их табельный номер, что  позволяет отыскать единственную о  нем запись.

Однако одного реквизита  может не хватить, для того, чтобы  отыскать требуемую запись.

Для решения этой задачи существуют различные методы – худший из которых последовательный перебор и сравнение текущего значения элемента данных с заданным, до первого случая их совпадения..

 

 

3. Необходимость и влияние информационных технологий на деятельность  предприятия

 

 

Воздействие информационных технологий на общество в целом, на его экономику, социальные отношения, культуру, образование, психологию, здоровье и т.д. сегодня является предметом  исследования и обсуждения. В современном  мире они считаются неотъемлемой частью любого предприятия. Компьютерные технологии являются результатом реализации определенной, точно сформулированной деловой цели.

Прежде чем делать вложения в информационные технологии необходимо провести объективное изучение потребностей предприятия и полностью оценить  воздействие информационной системы  на формирование облика современных  предприятий, на возможности и перспективы  их развития.

С позиций оценки информационных технологий информационная система - это совокупность моделей и архитектур, опирающихся на различные процессы, функции, потоки данных и другие, статические и динамические аспекты деятельности корпорации. Но с позиций бизнеса, информационная система - это инструмент максимизации прибыли, экономии средств, выявления резервов для сокращения затрат, то есть повышения эффективности управления [9, с. 67].

Информационная система  должна оперативно давать реальную информацию о текущем экономическом положении  предприятия, отражать объективные (не только финансовые) результаты деятельности предприятия и позволять управлять  человеческими ресурсами, быть способной  формировать варианты возможных  решений в соответствии с конкретными  требованиями.

Предприятия всегда занимались сбором, хранением, обработкой и распространением информации для решения стоящих  перед ними задач. Другими словами, на предприятиях всегда существовали ИС.

При традиционных иерархических  схемах организации управления предприятиями долгое время применялись технологии карандаша и бумаги. По сути, организационные схемы управления предприятия не что иное, как применение определенной технологии при создании ИС предприятия. Считается, что все организации обладают некоторыми подобными свойствами. Эти «идеально типичные» характеристики организации описал немецкий социолог Макс Вебер в 1911 году, назвавший организации бюрократиями, имеющими определенные «структурные» черты [10, с. 81].

Адекватность управления предприятием зависит от понимания общего состояния дел в настоящий момент, от представления тех целей, которые оно собирается достичь, от уровня совершенства организации управления. Задачу обеспечения эффективного управления предприятием можно разделить на две основные части:

- собственно управление;

- совершенствование структуры предприятия.

Инвестиции в информационные системы являются в первую очередь  инвестициями в структуру управления.

Классическая модель управления, которая описывает, действия управляющих, не вызывает сомнений уже более 80 лет. Генри Файоль и другие впервые описали пять классических функций управления - планирование, организацию, координацию, принятие решений и контроль. Такое описание доминировало долгое время и до сих пор является популярным. В соответствии с этими функциями работа управляющего состоит из следующих основных этапов: сбор, обработка, распространение информации; принятие решения; управление персоналом [11, с. 218].

Внедрение информационной системы  на предприятии соответствует основным задачам текущего управления. Основные цели автоматизации процесса управления:

1. Обеспечить управленческий контроль над процессами. 
2. Исключить ошибки в работе персонала. 
3. Обеспечить возможность анализа решений. 
4. Обеспечить возможность стратегического планирования. 
5. Обеспечить обработку и анализ большого потока документов. 
6. Минимизировать время, необходимое для выполнения операций. 
7. Минимизировать себестоимость операций. 
8. Обеспечить возможность увеличения количества операций без увеличения количества персонала.

Таким образом, внедрение  информационных технологий на предприятии  призвано, в первую очередь, обеспечить более высокую эффективность  текущего управления всей организацией.

Оптимизировать сбор и  накопление информации и сократить  сроки принятия решений за счет более  качественного доступа к данным и их обработки. Воздействие информационных технологий (автоматизации) на предприятие заключается в том, что система начинает самостоятельно выполнять рутинные операции, а человек лишь выполняет функции контроля и, иногда, ввода данных.

Многое из того, что появлялось в области теории управления организациями  и предприятиями в 50 – 60-х годах  сегодня может оказаться вполне дееспособным, приемлемым и эффективным  в связи с бурным ростом ИТ, объемом и качеством предоставляемых ими услуг.

В тот период разрабатывались  матричные, гибридные, и другие структуры  управления, вполне достойно отвечающие потребностям управления крупных предприятий  как больших организационно-экономических  систем. Затем появились автоматизированные системы управления различного уровня и функционального назначения.

В условиях слабого технического обеспечения внедрение всех этих новаций сдерживалось информационными  перегрузками и подчеркнуто неэффективным, крайне дорогим при тех обстоятельствах  дублированием ресурсов. 

Масштабное внедрение  информационных технологий и осуществление  компьютеризации предприятий стало  реальностью лишь в 80-х годах. Считается, что появление ИТ на предприятии увеличивает производительность труда, упрощает доступ к информации.

Информационная система, как основной элемент ИТ, может принести пользу уже при традиционной структуре предприятия, за счет замены бумажного документооборота электронным. Любое предприятие должно иметь возможность эффективно собирать, обрабатывать и использовать информацию в кратчайшие сроки. Такая логика привела к тому, что в том или ином виде начали внедрять электронный документооборот практически все предприятия, независимо от уровня, величины и других параметров. 

В результате сложилось достаточно достоверная картина тенденций  развития электронного документооборота.

 На многих предприятиях  к настоящему времени уже существуют, как правило, локальные сети, в  наличии имеется и достаточно  коммуникационного оборудования  и серверов. Практически на любом  предприятии имеется в том  или ином виде учетная информационная  система – бухгалтерский, складской  учет, логистика и т. д. На  повестке дня у этих предприятий  сегодня поэтапная модернизация, а для отдельных крупных предприятий  внедрение систем типа ERP (Enterprise Resource Planning) [12, с. 94].

Наиболее же интенсивное  развитие сегодня идет, по-прежнему, в области средств обработки  первичной информации, программ финансового  учета и документооборота. А также, в области систем поддержки коллективной работы, позволяющих не только учитывать  определенные факты и события, но и обеспечивать целенаправленную совместную работу сотрудников.

Характерно вместе с тем, что непропорционально экономическому росту, в целом, начинает расти спрос  на аналитические системы. 

Как это ни парадоксально, но первоначальный эффект, который  получает компания при создании комплексной  информационной системы или ее модернизации, - это «лишение иллюзий» относительно успешности бизнеса. Приблизительные расчеты эффективности нередко оказываются ошибочными. При реализации интегрированной системы учета, становится очевидным, что статей убытков гораздо больше.

Задача информационной системы - с высокой степенью точности и  достоверности отслеживать процессы, выявлять тенденции, на основе которых  руководитель принимает управленческое решение и сразу же получает возможность  оперативно увидеть результат своих  действий.

Предприятие становится «прозрачным». Топ менеджеры получают полный контроль над финансовыми и материальными  потоками внутри предприятия.

Информационная система  не принимает решения, а создает ресурс - качественную управленческую информацию, определяя тем самым новое системное качество предприятия.

 Управленческая информация - это не только первичные документы  и финансовые отчеты. Это и  информация о структуре фирмы,  и бизнес - процессах, происходящих  в ней, распределении обязанностей  и ответственности за принятие  решений, целях бизнеса, информация  обо всем, что может повлиять  на бизнес. 

Управленческая информация - это не только первичные документы  и финансовые отчеты. Это и информация о структуре фирмы, и бизнес - процессах, происходящих в ней, распределении  обязанностей и ответственности  за принятие решений, целях бизнеса, информация обо всем, что может  повлиять на бизнес. Современные крупные  проекты ИС характеризуются, как  правило, следующими особенностями: 

- сложность описания объекта (достаточно большое количество функций, процессов, элементов данных и сложные взаимосвязи между ними), требующая тщательного моделирования и анализа данных и процессов; 

- наличие совокупности тесно взаимодействующих компонентов (подсистем), имеющих свои локальные задачи и цели функционирования, нередко не системного характера (например, традиционных приложений, связанных с обработкой транзакций и решением регламентных задач, и приложений аналитической обработки (поддержки принятия решений), использующих нерегламентированные запросы к данным большого объема); 

- отсутствие прямых аналогов, ограничивающее возможность использования каких-либо типовых проектных решений и прикладных систем; 

- необходимость интеграции существующих и вновь разрабатываемых приложений; 

- функционирование в неоднородной среде на нескольких аппаратных платформах; 

- разобщенность и разнородность отдельных групп разработчиков по уровню квалификации и сложившимся традициям использования тех или иных инструментальных средств; 

- существенная временная протяженность проекта, обусловленная, с одной стороны, ограниченными возможностями коллектива разработчиков, и, с другой стороны, масштабами организации-заказчика и различной степенью готовности отдельных ее подразделений к внедрению ИС. 

Для успешной реализации проекта  объект проектирования должен быть адекватно  описан, должны быть построены полные и непротиворечивые, функциональные и информационные модели ИС. 

До недавнего времени  проектирование ИС выполнялось в  основном на интуитивном уровне с  применением неформализованных  методов, основанных на искусстве, практическом опыте, экспертных оценках и дорогостоящих  экспериментальных проверках качества функционирования ИС, что допускало  неадекватность описания и моделирования [13, с. 72].

Совершенствование структуры  предприятия является необходимым шагом для повышения эффективности управления. Автоматизация нерациональных процессов бессмысленна, именно поэтому процесс внедрения ИС на предприятии неразрывно связан с реинжинирингом бизнес - процессов. 

«Конторская работа сложна, особенно в больших организациях. К конечному результату ведет  множество мелких шагов. И если в  это дело включаются специализированные службы, работа может долго кочевать от стола к столу». П. Страссман иллюстрирует эти шаги в процессе принятия решений наглядными диаграммами. Средства, вложенные в подавляющее большинство конторских процессов, приходятся на обеспечение связей между управленческим, специализированным и техническим персоналом. Они обусловлены, в основном, организационной структурой, а не стоимостью конечного результата, что парадоксально по своей сути. 

Когда простое уведомление  об изменении в конструкции требует  нескольких различных действий –  например: телефонных звонков, перепечатки  инструкций, обсуждений (стоимостью примерно 100, 500 или 1000 долл.), это скорее отражает принятую среди специалистов систему  процедур обработки информации, чем  действительную функцию, денежную стоимость  или относительное значение самой конструкторской разработк.