Влияние информационных технологий на эффективность деятельности предприятия

- АРМ1-АРМ 6 – автоматизированные рабочие места у каждый из них имеется на компьютере программаMicrosoft Excel. На данном предприятии их 6.

- 1-4, это последовательные операции в процессе работы в Exсel. Локальная сеть – соединение между собой с помощью кабеля 6 компьютеров.

Начнем описания с того, что при  заявке от клиента на приобретения того или иного товара непосредственно  ее отдает менеджеру по персоналу.

Он вносит данные заявки при помощи клавиатуры и отражается в программе  электронных таблиц – Excel и отправляет по локальной сети АРМу 6 (операция 1).

АРМ 6 приняв заявку, ее распечатывает  на принтере и отдает кладовщикам. Кладовщики собирают товар, который имеется  на складе по заявке в ручную. Если в наличие нет, то возвращают список с товаром, которых нет на складе АРМу 6. О

н в свою очередь пишет по электронной  почте заявку заводу – изготовителю о пополнении недостающего товара.

Пока товар собирают на складе, АРМ 6 передает данные по локальной  сети АРМу 5 (операция 2), тот, получив  данные, формирует договор, счета  фактуры, товарные накладные, смотрит  по Excel стоимость товара за штуку.

Покупатель расплачивается и получает товарную накладную об оплате. В  конце месяца АРМ 5 отправляет данные по локальной сети АРМу 3 (операция 3). Сформировав отчет, передает по локальной  сети АРМу 2 (операция 4), если находится  какая - нибудь ошибка (недочет), то возвращает на переделку АРМу 3. И после этого АРМ 1 (операция 4) получает данные по локальной сети от АРМа 3.

Описав систему передачу данных на предприятии можно смело утверждать о том, что время тратится не в  пользу предприятия, так как одновременно воспользоваться данными нескольким АРМам невозможно, здесь сохраняется  последовательность выполнений операций.

При такой системе замедляется  очень сильно работа руководства  по принятию управленческих решений.

На КФ ТОО «А.П.Милланд» отражена модель информационных потоков предприятии: автоматизирована информационную систему с помощью рассмотрения технологий разработки приложений для работы с базами данных и Интернетом в Delphi 7.0, фирма – разработчика «Borland».

Система управления базами данных по своей архитектуре делится  на одно–, двух–, трехзвенные, то определимся  на одной из них, а именно двухзвенной. Потому, что в двухзвенной архитектуре  значительную часть логики управления данными берет на себя сервер БД, в то время как клиент в основном занят отображениям данных в удобном  для пользователя виде.

Учтем еще одну не мало важный элемент для усовершенствованной информационной модели данного предприятия.

В зависимости от место положения отдельных частей СУБД различают локальные и сетевые СУБД. В данном дипломном проекте будет, рассматривается сетевые и локальная СУБД. Часть локальной СУБД размещается на компьютере пользователя базы данных.

Чтобы с одной и той  же БД одновременно могло работать несколько пользователей, каждый пользовательский компьютер должен иметь свою копию  локальной БД. Существенной проблемой  СУБД такого типа является синхронизация  копий данных, именно поэтому для  решения задач, требующих совместной работы нескольких пользователей, локальные  СУБД практически не применяются.

К сетевым относятся файл – серверные, клиент – серверные  и распределенные СУБД.

В файл – серверных СУБД все данные обычно размещаются в  одном или нескольких каталогах  достаточно мощной машины, специально выделенной для этих целей и постоянно  подключенной сети. Такой компьютер  называется файл – сервером или  СУБД.

Безусловным достоинством СУБД этого типа является относительная  простота ее создания и обслуживания – фактически все сводится лишь к развертыванию локальной сети и установке на подключенных к  ней компьютерах сетевых операционных систем.

К счастью, Delphi «умеет» использовать сетевые средства самой популярной в мире ОС – Windows для создания соответствующих клиентских мест, то есть специально программного обеспечения компьютеров пользователей.

Нетрудно заметить, что  между локальными и файл – серверными вариантами СУБД нет особых различий, так как в них все части  собственно СУБД (кроме данных) находятся  на компьютере клиента. Клиент – серверные (двухзвенные) системы значительно  снижают нагрузку на сеть, так как  клиент общается с данными через  специализированного посредника –  сервер база данных, который размещается  на машине с данными.

Сервер БД принимает запрос от клиента, отыскивает в данных нужную запись о виде товаров и передает ее клиенту.

Таким образом, по сети передается относительно короткий запрос и единственная нужная запись, даже если соответствующий  файл с данными содержит несколько  сотен запросов (structured Query Language), поэтому часто серверы БД называются SQL – серверами. Серверы БД представляют собой относительно сложные программы. Разрабатываемые различными фирмами. SQL – сервером является сервер InterBase корпорации Borland, который поставляется вместе с Delphi 7 Studio В комплектациях Enterprise и Architect. Клиент серверные СУБД масштабируются до сотен и тысяч клиентских мест, рисунок 10.

 

Рисунок 10. Механизм доступа прикладной программы к серверу InterBase

 

 

Рисунок 11. Информационная модель «Как должно быть» КФ ТОО «А.П.Милланд»

На рисунке 11 показано решение проблемы, которая существовала на предприятии. С данными мог работать один пользователь другие в это время ожидали, это приводило к большим затратам времени, а следовательно к экономическим потерям.

После установки сервера InterBase и разработки базы данных, проблема автоматизации исчезает. Появляется больше времени на выполнение работы, увеличивается скорость обработки данных, постоянный доступ к информации, информация достоверна и не искажается. На этой схеме автор дипломного проекта отразил программное управление сервером InterBase.

Принцип работы: главный  бухгалтер заходит в БД под  своим паролем, чтобы провести расчеты  и отчеты, правой клавишей открывает  БД и связывается с сервером БД.

На мониторе видно как  загружается программа Delphi7.0. Гл. бухгалтер выбирает необходимую ему процедуру для обработки данных и работает с нужной информацией. Если же ей необходима, отразить информация на мониторе, то тогда необходим запрос который, по локальной сети несет алгоритм запроса в справочную службу.

Там сравнивается с тысячами сотен информацией и находит нужный, результат отражения на мониторе у гл. бухгалтера. Параллельно другой работник, который имеет доступ к системе заходит в БД и проводит необходимые операции под своим паролем. Хочется подчеркнуть свойства программного продукта – Delphi: прост в обращении, понятен в работе начинающему пользователе и имеет не последнее место на ранке программных продуктах и информационных технологиях.

Проводя анализ информационных систем Карагандинского филиала  ТОО «А.П. Милланд» также хотелось бы рассмотреть информационные потоки, используемые на предприятии в отделе кадров.

К основным кадровым функциям можно отнести:

– прием на работу новых  сотрудников;

– увольнение сотрудников;

– кадровое перемещение (изменение категории, изменение должности, изменение разряда, изменение графика работы, перевод на другой объект);

– воинский учет;

– учет членства в профсоюзе;

– оформление отпусков;

– оформление больничных листов;

– ведение штатного расписания;

– отчетность (перед бухгалтерией, перед Пенсионным фондом, перед статистическими органами, перед руководством).

Описание документопотоков. Входящие и исходящие документы составляют 95% работы отдела кадров (рисунок 12 и 13).

Также отдел кадров обязан вести личную карточку на каждого  сотрудника.

Отдел кадров — бухгалтерия.

Отдел кадров направляет в  бухгалтерию следующие документы:

– приказы о приеме на работу;

– приказы о кадровом перемещении;

 

 

Рисунок 12. Основные документы, исходящие из отдела кадров 

Далее на рисунке  13 представлены основные документы, входящие в отдел кадров.

 

Рисунок 13. Основные документы, входящие в отдел кадров

 

К основным документам, входящим в отдел кадров будет относится следующее:

– приказы об увольнении;

– приказы по отпуску;

– больничные листы.

В перспективе при разработке информационной системы с единой базой данных для отдела кадров и  бухгалтерии некоторые документы  не нужно будет направлять в бухгалтерию, что позволит сократить бумажный документооборот, количество ошибок и  повысит производительность работы.

Отдел кадров – Пенсионный фонд. Между отделом кадров и Пенсионным фондом существует целый поток из нескольких типов документов в ту и другую сторону, причем часть из них в электронной форме (на дискете или по электронной почте с цифровой подписью).

Перечень документов, связанных  с Пенсионным фондом:

– страховое свидетельство  государственного пенсионного страхования;

– анкета застрахованного  лица;

– заявление об обмене Страхового свидетельства;

– заявление о выдаче дубликата Страхового свидетельства;

– листок исправлений;

– запрос об уточнении сведений;

– справка о смерти;

– опись документов, передаваемых работодателем;

– сопроводительная ведомость;

– справка о соответствии;

– индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке и  начисленных страховых взносах  застрахованного лица.

Основными из них являются "Анкета застрахованного лица" и "Индивидуальные сведения". Анкета заполняется на вновь принятого  сотрудника, если ему еще не присвоен страховой номер и направляется в Пенсионный фонд.

Пенсионный фонд присваивает  застрахованному лицу регистрационный  номер и возвращает его обратно  на предприятие. Индивидуальные сведения подготавливаются ежегодно и содержат сведения о застрахованных лицах, их заработке и стаже. При передаче документов в Пенсионный фонд предприятие  также формирует "Опись документов".

Отдел кадров – руководство. Руководство вправе потребовать от отдела кадров отчет произвольной структуры в управленческих целях. Дата запроса заранее не определена, структура отчета может быть совершенно произвольной, хотя существуют некоторые «любимые» отчеты руководства.

Можно выделить следующие  основные типы отчетов руководству:

– индивидуальные сведения по сотруднику;

– списки сотрудников;

– события (приемы, увольнения, перемещения, больничные и т.д.);

– штатное расписание.

Отдел кадров – органы статистики. С разной периодичностью отдел кадров обязан представлять в статистические органы несколько отчетов. Среди них есть такие, как «Принятые / Уволенные», «Отчет по среднесписочной численности» и т.д.

Современные автоматизированные системы управления персоналом ТОО «А.П. Милланд» предназначены для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и персонала кадровых служб предприятий (помимо бухгалтерии и некоторых других подразделений) и играют большую роль в повышении производительности их труда.

В частности, менеджеры по персоналу при помощи таких систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов (существуют оценки, что только на работу с документацией по персоналу кадровики тратят до 60% своего рабочего времени). Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации также позволяет эффективно осуществлять подбор и перемещение сотрудников.

Кроме того, автоматизированный расчет заработной платы с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных, командировках, льготах и взысканиях дает возможность  работникам бухгалтерии точно и  оперативно начислять зарплату, формировать  бухгалтерские отчеты, относить затраты  на себестоимость. И это лишь некоторые  из функций современных автоматизированных систем управления персоналом.

На основе анализа КФ ТОО «А.П. Милланд» можно выделить основные автоматизированные функции отдела кадров:

– ведение базы сотрудников;

– прием на работу новых  сотрудников;

– увольнение сотрудников;