Информация и информационная культура

 

 

Надо четко понимать, что  корпоративная ИС призвана упростить  управление организацией, улучшить процессы, усилить контроль и обеспечить этим конкурентные выгоды. Только с такой  точки зрения можно оценивать  пользу от ее внедрения.

 

 

Следуя этой логике, становится понятно, что хотя корпоративная  ИС предназначена в целом для  обеспечения всех пользователей  необходимой информацией, управление разработкой и внедрение КИС  является прерогативой высшего руководства  компании! Понимают ли это руководители?

 

 

Здесь тоже приходится бороться с живучими стереотипами. "Зачем  мне корпоративная система, если дела на предприятии и так идут хорошо?". "Зачем, что-то ломать, если все работает?". Но ведь ломать-то чаще всего и не надо. На первом этапе  нужно лишь грамотно и корректно  формализовать и перенести идентифицированные процессы, в рамках которых живет  предприятие, в корпоративную ИС. Подобная формализация лишь отточит, отшлифует  удачные маркетинговые и производственные находки, оптимизирует процесс управления и контроля и позволит в дальнейшем проводить целенаправленные изменения.

 

 

Внедрение новой ИС - сложный  процесс, длящийся от нескольких месяцев  для небольших ИС до нескольких лет  для ИС больших распределенных компаний с широкой номенклатурой продуктов  и большим количеством поставщиков. Успех проекта по разработке (или  приобретению) и внедрению ИС во многом зависит от готовности предприятия  к ведению проекта, личной заинтересованности и воли руководства, реальной программы  действий, наличия ресурсов, обученного персонала, способности к преодолению  сопротивления на всех уровнях сложившейся  организации.

 

 

К настоящему времени сложился стандартный набор приемов внедрения  ИС. Основное правило: выполнять обязательные фазы последовательно и не пропускать ни одной из них.

 

 

Критически важными для  внедрения являются следующие факторы:

 

•наличие четко сформулированных целей проекта и требований к  ИС;

•наличие стратегии внедрения  и использования ИС;

•проведение предпроектного обследования предприятия и построения моделей "Как есть" и "Как  будет";

•планирование работ, ресурсов и контроль выполнения плана внедрения;

•участие высшего руководства  во внедрении системы;

•проведение работ по внедрению  ИС специалистами по интегрированию систем совместно со специалистами  предприятия;

•регулярный мониторинг качества выполняемых работ;

•быстрое получение положительных  результатов хотя бы в части внедренных модулей ИС или в процессе ее опытной  эксплуатации.

 

 

Перед началом разработки проекта внедрения необходимо:

 

•максимально формализовать  цели проекта внедрения ИС;

•оценить минимально необходимые  затраты и статьи расхода;

•установить высокий приоритет  проекта внедрения перед остальными текущими проектами;

•наделить руководителя проекта  максимально возможными полномочиями;

•провести массовую просветительскую работу с персоналом предприятия  с целью довести до каждого  важность и необходимость предстоящих  преобразований;

•разработать организационные  меры для применения новых информационных технологий;

•распределить персональную ответственность по всем этапам внедрения  и опытной эксплуатации.

 

 

Необходимо также определить функциональные сферы внедрения  модулей информационной системы:

 

•организационное управление;

•организационно-административное обеспечение;

•управление бизнес-процессами;

•управленческий, планово-финансовый и бухгалтерский учет;

•управление персоналом;

•управление документацией;

•управление материально-техническим  обеспечением;

•управление связями с  клиентами и внешней средой.

 

 

Кроме того, что перечислено  выше, надо задать технологические  требования к внедрению ИС:

 

•системная платформа- внедрение и адаптация готового решения от производителя или разработка на заказ в соответствии с техническим заданием заказчика;

•интегрируемость - данные хранятся и обрабатываются в едином информационном пространстве; это обеспечивает их полноту, непротиворечивость, достоверность  и возможность многократного  использования; система может включать в себя вновь разработанные и  уже используемые технологии и приложения;

•адаптируемость- система настраивается в соответствии с требованиями заказчика и на особенности информационного поля заказчика;

•распределенность- система может эффективно функционировать в территориально удаленных подразделениях и филиалах предприятия;

•масштабируемость- система может выполняться в виде каркаса, содержащего базовые модули, и дополняться в соответствии с требованиями изменяющейся внешней и внутренней среды.

 

 

Основные фазы внедрения  информационной системы

 

Фаза "Предварительные  работы по подготовке проекта внедрения  ИС". В ходе предпроектного обследования предприятия (рис. 8.4) происходит сбор подробной  информации о структурном построении организации, функциональных связях, системе  управления, об основных бизнес-процессах, о потоках внутри предприятия (Control Flow, Doc Flow, Data Flow, Work Flow, Cash Flow), необходимой для построения соответствующих моделей и выбора объектов для автоматизации. Оцениваются сроки, ресурсы, виды и объемы работ, номенклатура и стоимость программно-аппаратных и телекоммуникационных средств, стоимость обучения персонала и т. д.

 

 

Фаза "Подготовка проекта". После завершения первой фазы осуществляется предварительное планирование и  формирование процедур запуска проекта:

 

•формирование проектной  и экспертной групп;

•распределение полномочий и ответственности;

•определение организационно-технических  требований к процессу внедрения;

•уточнение спецификаций и ожиданий заказчика;

•обучение группы внедрения, состоящей из специалистов предприятия-заказчика.

 

 

Последний, очень важный момент почему-то часто пропускается при  составлении плана внедрения. А  ведь от него в огромной степени  зависит успех всего проекта! После начала финансирования проект считается запущенным к исполнению.

 

 

Фаза "Концептуальная проработка проекта". В течение этой фазы:

 

•формируется и утверждается концептуальный проект;

•достигается обязательное однозначное понимание намерений  всех участников проекта относительно внедряемой ИС;

•уточняются и конкретизируются цели и задачи проекта;

•определяются размеры прототипа  системы;

•согласуются укрупненный  план работы, последовательность этапов и условия опытной эксплуатации, планово-финансовые и отчетные показатели;

 

 

При этом все указанные  действия в обязательном порядке  документируются, согласуются и  утверждаются всеми заинтересованными  и ответственными сторонами.

 

 

Фаза "Реализация проекта". Во время проведения основных работ  по внедрению создается, устанавливается  и конфигурируется системная  среда, определяются процедуры системного администрирования, устанавливаются  основные программно-аппаратные комплексы  и приложения. В системе настраиваются  организационно-штатные и организационно-функциональные структуры предприятия с использованием таких организационных единиц, как  филиал, департамент, отдел, рабочая  группа и т. д.

 

 

 

 

 

 

Рис. 8.17.  Примерное содержание репозитория проекта внедрения

 

 

Осуществляется установка, конфигурирование и настройка сетевых  и телекоммуникационных средств, производится перенос данных из прежних локальных  систем и формирование интерфейсов  с унаследованными и внешними системами. При этом все создаваемые  модели, планы, рабочие программные  продукты, докуменация помещаются в  сквозной репозиторий проекта внедрения (рис. 8.17). Важной частью этого репозитория  является система документации, формируемая  в рамках проекта (рис. 8.18).

 

 

Отрабатываются системные  вопросы безопасности работы системы  в многопользовательском режиме. Создаются приложения, шаблоны, отчеты, клиентские формы доступа, распределяются полномочия пользователей. Проводится "прогонка" всех систем в "боевом режиме" с участием всех заинтересованных сторон.

 

 

 

 

 

 

Рис. 8.18.  Примерный состав документации по процессу внедрения  ИС

 

 

После окончания фазы реализации проект внедрения считается законченным. Информационная система передается в эксплуатацию.

 

Современные корпоративные  информационные системы (КИС) играют очень  важную роль в бизнесе. КИС отражает концептуальную и физическую архитектуры  организации и сопровождает ее многофункциональную  деятельность (рис. 9.1).

 

 

Основой КИС предприятий  на современном этапе являются так  называемые системы планирования ресурсов предприятий(Enterprise Recourse Planning - ERP). Мировой  опыт свидетельствует, что умело  выбранная и внедренная ERP-система  существенно улучшает управляемость  предприятием и повышает эффективность  его работы.

 

 

Управленческий учет и  отчетность

 

Построение корпоративной  информационной системы должно начинаться с анализа структуры управления организацией и соответствующих  потоков данных и информации. Координация  работы всех подразделений организации  осуществляется через органы управления разного уровня. Под управлением  понимают обеспечение поставленной цели при условии реализации следующих  основных функций: организационной, плановой, учетной, анализа, контрольной, стимулирования (краткое содержание этих функций  было рассмотрено выше).

 

 

В последние годы в сфере  управления все активнее стали применяться  понятие "принятие решения" и связанные  с этим понятием системы, методы, средства поддержки принятия решений. Принятие и исполнение делового решения- акт формирования и целенаправленного воздействия на объект управления, основанный на анализе ситуации, определении цели, разработке политики и программы (алгоритма) достижения этой цели.

 

 

Первым шагом на пути к  эффективному управлению является создание системы сбора, оперативной обработки  и получения оперативной, точной и достоверной информации о деятельности предприятия - системы для реализации управленческого учета.

 

 

Управленческий учет представляет собой проблему для значительной части руководителей предприятий  в основном из-за отсутствия соответствующей  системы обработки и представления  данных, на основе которых принимаются  решения. Иногда сведения, получаемые руководством для контроля и принятия решений, формируются из системы  финансовой отчетности, кадрового учета  и т. д. Проблема состоит в том, что эти сведения служат специфическим  целям и не отвечают потребностям руководства для принятия решений. Поэтому на многих предприятиях существуют параллельно две системы учета - бухгалтерский и управленческий (практический), т. е. служащий обеспечению  выполнения повседневных рабочих задач  сотрудников и руководителей  предприятия. Как правило, такой  учет ведется по принципу "снизу-вверх". Сотрудники для выполнения своей  работы фиксируют необходимые им данные (первичную информацию). Когда  руководству нужно получить какие-то сведения о положении дел на предприятии, оно обращается с запросами к  менеджерам более низкого уровня, а те, в свою очередь, к исполнителям.

 

 

Следствием такого самопроизвольного  подхода к формированию системы  отчетности является то, что, как правило, возникает конфликт между той  информацией, которую хочет получить руководство, и теми данными, которые  могут предоставить исполнители. Причина  этого конфликта очевидна - на разных уровнях иерархии предприятия требуется  разная информация, а при построении системы отчетности "снизу-вверх" нарушается основной принцип построения информационной системы - ориентация на первое лицо. Исполнители обладают либо не теми видами данных, которые  нужны руководству, либо нужными  данными не с той степенью детализации  или обобщения.

 

 

Большинство руководящих  работников действительно получают отчеты о работе своих отделов, но эти сведения либо излишне пространны (например, подшивка договоров о  продаже вместо сводного отчета с  приведением цифр об общем объеме сбыта за указанный период), либо, наоборот, недостаточно полны. Кроме  того, сведения поступают с запозданием - например, можно получить сведения о дебиторской задолженности  через 20 дней по окончании месяца, а  между тем отдел сбыта уже  отгрузил товары заказчику с просроченным последним платежом. Неточные данные могут быть причиной неверных решений. Точные данные, полученные с запозданием, также теряют ценность.

 

 

Для того чтобы руководство  предприятия могло получать данные, необходимые ему для принятия управленческих решений, необходимо строить  систему отчетности "сверху вниз", формулируя потребности верхнего уровня управления и проецируя их на нижние уровни исполнения. Только такой подход обеспечивает получение и фиксирование на самом низшем исполнительском  уровне таких первичных данных, которые  в обобщенном виде смогут дать руководству  предприятия ту информацию, в которой  оно нуждается.

 

 

Важнейшими требованиями к системе управленческого учета  являются своевременность, единообразие, точность и регулярность получения  информации руководством предприятия. Эти требования могут быть реализованы  при соблюдении ряда простых принципов построения системы управленческой отчетности:

 

•система должна быть ориентирована  на лиц, принимающих решения, и на сотрудников аналитического отдела;

•система должна строиться "сверху вниз", руководители каждого  уровня должны проанализировать состав и периодичность данных, необходимых  им для выполнения своей работы;

•исполнители должны иметь  возможность фиксирования и передачи "наверх" установленных их руководством данных;

•данные должны фиксироваться  там, где порождаются;

•информация разной степени  детализации должна становиться  доступной всем заинтересованным потребителям сразу же после ее фиксирования.