Организация учёта, анализа и аудита расчётов с персоналом по оплате труда на материалах ООО «Аква Глобус»

- заполняются работником кадровой службы,

- подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом,

- объявляются работнику (работникам) под расписку.

На основании приказа делается запись: в личной карточке, в лицевом счете, в трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником». Приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в командировку (форма № Т-9 и № Т-9а) применяются для оформления и учета направлений работника (работников) в командировки: заполняются работником кадровой службы; подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются:

- фамилии и инициалы,

- структурное подразделение,

- профессии (должности) командируемых,

- цели, время и места командировок.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку. Приказ (распоряжение) о поощрении работника(ов) (форма № Т-11 и -11а) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник. Подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

Шаг 3.

Личная карточка работника (форма № Т-2) заполняется на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Шаг 4.

Штатное расписание (форма №Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Шаг 5.

График отпусков (форма № Т-7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков — сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работника. График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

Шаг 6.

Командировочное удостоверение (форма № Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. После возвращения из командировки в организацию работником составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) используются для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку. Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

Шаг 7.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. № Т-12) и табель учета использования рабочего времени (ф. № Т-13) применяют для осуществления табельного учета и контроля трудовой дисциплины. Форма № Т-12 предназначена для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а форма № Т-13 — только для учета использования рабочего времени. При использовании формы № Т-13 оплату труда начисляют в лицевом счете (ф. № Т-54), расчетной ведомости (ф. № Т-51) или расчетно-платежной ведомости (ф. № Т-49). Форма № Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с помощью средств вычислительной техники. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных. Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причин, а также часов простоя и часов сверхурочной работы.

Табельный учет осуществляют бухгалтер, бригадир или мастер в табеле учета использования рабочего времени. Для упрощения табельного учета можно ограничиться лишь регистрацией в нем отклонений от нормальной продолжительности рабочего дня. Отметку о неявках или опозданиях делают в табеле на основании соответствующих документов — справок о вызове в военкомат, суд, листов о временной нетрудоспособности и др., которые работники сдают табельщикам; время простоев устанавливают по листкам о простое, а часы сверхурочной работы — по спискам мастеров.

Шаг 8.

Оформленные первичные документы по учету выработки и выполненных работ вместе со всеми дополнительными документами (листками на оплату простоя, на доплаты, актами о браке и др.) передаются бухгалтеру.

Шаг 9.

Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты рекомендуется производит в расчетно-платежной ведомости (ф. № 49), которая, кроме того, служит и документом для выплаты заработной платы за месяц. Когда заработная плата выдается по Платежным ведомостям (форма № Т-53), то такие платежные ведомости регистрируются в журнале регистрации (форма № Т-53а), которая ведется работниками бухгалтерии. Однако на практике использовать расчетно-платежные ведомости для подсчета средней заработной платы за какой-либо предшествующий период (например, за три месяца при оплате отпуска) неудобно, поскольку необходимо делать трудоемкие выборки из различных ведомостей. Поэтому рекомендуется открывать лицевые счета (ф. № Т-54 и ф. № Т-54а), в которых записывают необходимые сведения о работнике (семейное положение, разряд, оклад, стаж работы, время поступлений на работу и др.), все виды начислений и удержаний из заработной платы за каждый месяц. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой период времени. Он заполняется на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ (нарядов, заказов-нарядов, книги учета выработки и т.п.), отработанного времени (табелей учета использования рабочего времени формы № Т-12 и № Т-13). Отражается информация:

- из приказов (распоряжений) о поощрении работников - формы № Т-11 и № Т-11а,

- записок-расчетов о предоставлении отпуска работнику - форма № Т-60,

- при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником - форма № Т-61,

- акта о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы - форма № Т-73,

- листков и справок на доплату, больничных листов и др. документов.

Шаг 10.

Лицевой счет заполняется работником бухгалтерии. Лицевой счет подписывается работником бухгалтерии, ведущим расчет заработной платы данного работника. На основании лицевых счетов работников заполняются расчетно-платежная ведомость (форма №Т-49), расчетная ведомость (форма №Т-51), платежная ведомость (форма №Т-53).

Форма № Т-54 используется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат. На основании данного лицевого счета составляют расчетную ведомость по форме № Т-51. Форма № Т-54а применяется при обработке учетных данных с применением средств вычислительной техники и содержит только условно-постоянные реквизиты о работнике.

Данные по расчету заработной платы, полученные на бумажных носителях, вкладываются ежемесячно в лицевой счет. Вторая страница используется для печатания кодов видов оплат и удержаний.

Шаг 11.

Рекомендуется вести расчет о предоставлении отпуска работнику - ф.№Т-60. Форма предназначена для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.

Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (ф. М Т-61) применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора (контракта).

 

 

3.2. Направления совершенствования бухгалтерского учета

оплаты труда

 

Основа системы управления оплатой труда оставалась неизменной - жесткая государственная регламентация всех зарплатообразующих составляющих (ставок, окладов, доплат, премий и т.п.) посредством тарифной системы, основанной на искусственном снижении минимального уровня заработной платы. Действующая система оплаты труда основана на трех основных принципах:

1) предоставление предприятиям  различных форм собственности  и хозяйствования максимальной самостоятельности в вопросах оплаты труда при условии, что проведение всех мер по повышению оплаты труда осуществляется предприятиями исключительно за счет их собственных средств без выделения на эти цели ассигнований из бюджета;

2) в целях социальной защиты  работающих в период перехода  к рыночным отношениям осуществляется государственная регламентация минимальной оплаты труда посредством сохранения тарифной системы. Она позволит обеспечить работникам даже самой низкой квалификации минимальное воспроизводство рабочей силы, независимо от формы собственности, в рамках которой они трудятся. Социальная защита населения обеспечивается государством также через введение минимального потребительского бюджета и индексации доходов населения;

3) устранение уравнительности в  оплате труда и снятие ограничений  ее роста, зависимость оплаты  труда работников от количества  и качества затраченного ими труда и конечных результатов работы коллектива. Поскольку роль государства сводится к установлению минимальной гарантированной оплаты труда, все остальные вопросы оплаты труда должны регулироваться рынком труда, т.е. фактическим спросом и предложением рабочей силы соответствующего качества. Действующая в настоящее время в России система оплаты труда имеет три крупных недостатка:

а) в целом низкий размер заработка;

б) перекосы в оплате различных категорий и целых социальных групп;

в) уравнительный характер при формировании заработков.

На многих предприятиях возникают трудности с правильным начислением оплаты труда каждому работнику по всем основаниям и отнесением затрат по оплате труда на издержки производства. Сложность и запутанность порядка начисления заработка, огромное количество нормативных актов, ограниченные сроки статистической отчетности - все это свидетельствует о необходимости автоматизации учета и контроля заработной платы. Это связано в первую очередь с большим объемом обрабатываемых данных.  Рассчитать зарплату одного человека за один конкретный месяц вручную не представляет большой проблемы. Но составление отчетных форм по всей организации для сдачи в различные фискальные органы (свод по видам оплат, перечисление алиментов, сохранение данных по году по каждому работнику для сдачи отчета в Государственную налоговую инспекцию РФ, ведение персонифицированного учета в пенсионном фонде) требует огромных затрат времени со стороны работников бухгалтерии. Возможным направлением решения этих проблем является внедрение автоматизации первичного учета и процесса сбора информации. Современные средства вычислительной техники, включая устройства сбора, измерения, регистрации, передачи, накопления информации в условиях функционирования автоматизированных систем управления предприятием и автоматизированных систем управления технологическими процессами, позволяет автоматически получать первичную информацию о происходящих хозяйственных операциях, процессах и явлениях, а также обработать ее на больших скоростях. В журнально-ордерная форма бухгалтерского учета, имеющая недостатки:

- сложность построения основных  регистров - журналов-ордеров;

- значительные затраты ручного  труда.

В связи с этим необходимо широко использовать в учете компьютеры и постепенно переходить на таблично-автоматизированную форму бухгалтерского учета. По мере оснащения предприятия средствами вычислительной техники более высокого класса необходимо ставить вопрос об использовании безбумажной формы ведения бухгалтерского учета. Переход к ней возможен лишь в условиях массового применения  компьютерной техники, которое потребует соответствующей подготовки кадров бухгалтеров. Бухгалтер в своей деятельности должен уделять большое внимание экономическому анализу, управлению денежными потоками, т.е. финансовому менеджменту. Бухгалтер должен уйти от роли фиксатора происходящих событий и стать аналитиком, способным разобраться в экономике предприятия, выявить ее больные места на основе финансово-учетных данных, осуществить налоговое планирование, передав техническую часть работы машинам.