Информационное обеспечение орган внутренних дел

- накопление, обобщение и  анализ поступающей из ОВД,  органов государственной власти, местного самоуправления, организаций  и общественных объединений, других  источников информации о происходящих  на обслуживаемой территории  социально-политических, экономических,  демографических, межнациональных  и иных процессах, влияющих  на криминогенную обстановку;

- комплексный анализ информации  по проблемам борьбы с преступностью,  обеспечения общественного порядка  и общественной безопасности;

- организацию проведения  социологических и криминологических  исследований, прогнозирования тенденций  и процессов в криминальной  сфере;

- подготовку для начальника  ОВД или для направления в  инстанции информационно-аналитических  и справочных материалов, тезисов  докладов и выступлений начальника, данных об основных результатах  работы ОВД, оценок оперативной  обстановки на обслуживаемой  территории, проблемных записок,  предложений по повышению эффективности  деятельности ОВД и иных информационно-аналитических  и оперативно-справочных документов;

- формирование справочно-информационного  фонда (СИФ) для нужд подразделений  ОВД.

Таким образом, задача информационного  обеспечения управленческой деятельности органов внутренних дел является одной из первоочередных, и от ее успешного решения во многом зависит  решение возложенных на органов внутренних дел задач по обеспечению охраны общественного порядка и борьбы с преступностью.

Что же собой представляет само содержание понятия информационного  обеспечения управления органами внутренних дел и какие задачи оно решает?

Под информационным обеспечением управленческой деятельности органов  внутренних дел понимается деятельность субъектов управления, направленная на обеспечение процесса управления совокупностью сведений, необходимых  им для осуществления возложенных  на них задач и функций, и удовлетворяющая  определенным требованиям. Непосредственно же задачу, связанную с организацией информационного обеспечения, выполняют информационные системы, представляющие собой совокупность методов и средств удовлетворения заданных информационных потребностей органа и его служб, которые состоят из информационных связей, обеспечивающей циркуляцию управляющей и осведомительной информации; сбора, обработки, хранения и выдачи данной информации компонентам системы управления в видах и объемах, соответствующих характеру решаемых ими задач.

В отличие от информационной системы, где, главным образом, ее компонентом  является деятельность субъекта, направленная на удовлетворение заданных информационных потребностей, система информации представляет собой лишь совокупность видов информации, используемых в процессе управления.

Таким образом, исходя из данных определений, задачи информационного  обеспечения и информационной системы  органов внутренних дел можно  сформулировать следующим образом:

· определение необходимых  для управления видов и объектов информации, форм ее представления  и сроков поступления в систему, а также ответственных за это  компонентов системы;

· обеспечение информационного  взаимодействия служб и подразделений  органа внутренних дел с объектами  внутриоргани-зационного управления и внешней среды;

· организация регистрации  заданных параметров (показателей) функционирования системы и состояния объектов внешней среды.

· обработка первичной  информации, поступившей в систему, систематизация ее и обобщение в  виды и формы, необходимые для  осуществления процесса управления;

· распределение поступившей  и обработанной информации между  звеньями системы управления (службами, подразделениями, исполнителями) согласно выполняемым ими функциям или  конкретно решаемым задачам;

· обеспечение хранения поступившей  информации, ее своевременный и релевантный  поиск и выдача, согласно запросам, компонентов системы и внешней  среды;

· организация своевременной  передачи информации объектам внутриорганизационного управления и внешней среды;

· внедрение технических  средств сбора, обработки, хранения и выдачи информации в целях ускорения этих процессов и улучшения их качества.

Параметры, определяющие характер информационных потребностей субъектов управления системы органа внутренних дел.

Органам внутренних дел и  входящим в них службам и подразделениям, как и всякой социально управляемой  системе, свойственна объективная  конкретность информационных потребностей, вытекающая, во-первых, из принадлежности их к определенному звену системы  государственных органов, во-вторых, от уровня, занимаемого органом в  иерархической системе управления МВД России, и, в-третьих, от конкретно  выполняемых задач и функций.

Рассмотрим подробнее  взаимосвязь информационных потребностей с основными, определяющими их факторами: уровнем управления, задачами и функциями  органа, применяемыми методами управления и стадиями самого процесса управления. Здесь важно предварительно сделать  несколько замечаний общего характера. Во-первых, при определении информационных потребностей необходимо учитывать, что  информационные потребности органа и его служб не являются чем-то постоянным и устоявшимся и определяются зачастую изменяющимися условиями  функционирования органа и изменением актуальности тех или иных задач, поставленных перед органом внутренних дел. Во-вторых, в значительной степени  на характер информационных потребностей влияет и такой фактор, как специализация  и квалификация сотрудников органа. Как отмечалось нами ранее, чем шире творческий диапазон исполнителей, тем выше их информационные потребности, то есть с развитием специализации и повышением квалификации сотрудников возрастают и их потребности в более глубокой и разносторонней информации по различным аспектам деятельности органов внутренних дел.

Взаимозависимость видов  информации и уровней управления, согласно науке управления, определяется различием «соотношения эмпирического  и теоретического в используемой в управлении информации» Афанасьев  В.Г. Социальная информация и управления обществом. С. 79.. Данный принцип, применительно  к системе органов внутренних дел означает, что чем выше уровень  управления, чем большей степени  общности (и обобщенности) используемая им информация, тем значительнее удельный вес комплексной и научной  информации в информационных потребностях занимает, тем разносторонне и  сам характер потребляемой информации, ее тематическая широта. Таким образом, можно сделать вывод, что хотя объемы потребляемой информации по уровням  управления примерно одинаковы (они  определяются физическими и интеллектуальными  возможностями человека), тематическая широта и степень общности информации, используемой в управленческой деятельности, различны.

Однако определяющим фактором информационных потребностей любой  системы является конкретное содержание регламентированных ее задач, функций  или разовых целевых установок, поставленных перед ней вышестоящей  системой либо выработанных самим органом. Такой подход позволяет из огромного  массива разносторонней информации выделять, собирать и анализировать  лишь те сведения, которые необходимы для решения задач управления. Четкое соответствие поступившей в орган внутренних дел информации поставленным перед ним задач, регулируемым параметрам, вытекающим из соответствующих критериев оценки, а также регламентируемый характер внутрисистемных взаимосвязей и взаимосвязей с объектами внешней среды позволяет устранить как избыточность, так и недостаточность информации, то есть организовать наиболее рациональное течение всех информационных процессов в системе в целом и обеспечение ее всеми оптимально необходимыми для управления сведениями.

Развитием данного основополагающего  принципа информационного обеспечения  является соответствие поступающих  в орган видов и объемов  исходной информации характеру ее выходных документов и решений, принимаемых  согласно их компетенции (соответствие уровня сбора и обработки информации уровню принятия решение по данному  вопросу). Соблюдение данного принципа во многом исключает такие нарушения  в функционировании системы органов  внутренних дел, как подмена компетенции  нижестоящего подразделения органа внутренних дел вышестоящим (и наоборот) и связанное с этим запрашивание вышестоящим органом информации по тем вопросам, компетенция рассмотрения которых возложена на нижестоящий  орган.

Однако жестко регламентированная структура органов внутренних дел  и нормативно закрепленные в примерных  положениях задачи и функции их служб  и подразделений являются определяющим фактором для поступления в них  тех или иных видов информации и организации в них соответствующих  информационных массивов. Следует отметить, что сложность удовлетворения информационных потребностей структурных подразделений  различных служб МВД, ГУВД, УВД  и РОВД состоит в том, что многие виды поступающей в орган информации полифункциональны, потребность в них испытывается одновременно многими подразделениями и службами органов.

Кроме этого, на характер информационных потребностей накладывает отпечаток  и тот факт, что ГРОВД, являясь  объектами управления вышестоящих  системных образований (МВД России, МВД, УВД (ГУВД) иных органов государственной  власти и органов местного самоуправления), вынуждены зачастую заниматься сбором для них тех видов информации, которые не предусмотрены нормативными актами, и учет показателей по которым  службами и подразделениями органов  внутренних дел не осуществляется.

Определенное влияние  на характер информационных потребностей оказывает также существующая в  системе степень централизации  и децентрализации управления. При  большей самостоятельности низовых  подразделений системы горрайорганов  и расширении круга вопросов, решаемых ими без согласования с субъектами отраслевого управления, значительно  сокращается объем как командной, так и осведомительной информации, циркулирующей в системе. Внимание субъектов в данном случае сосредотачивается  на решении лишь основных, проблемных ситуаций.

Несколько слов следует сказать  также и об изменении информационных потребностей в зависимости от стадий управленческого цикла. Наиболее емкой, с точки зрения информационных потребностей, является стадия выработки и принятия управленческого решения, на которой необходима сгруппированная и проанализированная информация, отражающая целевые установки, стоящие перед системой, конкретные задачи и критерии оценки, сложившуюся ситуацию, тенденции развития самой системы и окружающей среды (прогностическая информация), а также информация, отражающая ход научных разработок по данной проблематике или опыт решения аналогичных задач, накопленный как самим органом, так и другими органами внутренних дел (методическая информация и информация о передовом опыте). На этой стадии управленческого цикла, как показывают исследования, перерабатывается от 50% до 90% всей входящей в орган информации.

Большое значение для качественного  и своевременного информационного  обеспечения системы управления органами внутренних дел имеет вопрос о снижении уровня существующих в  системе «информационных шумов» и преодоление «информационных  барьеров», затрудняющих течение информационных процессов. Устранение «семантических шумов» (сообщение принято, но не понято) и «прагматических шумов» (сообщение принято, понято, но не оценено как ценное для органа) достигается путем повышения общего и специального уровня подготовки работников органов внутренних дел, введением единой системы и значения показателей функционирования служб и подразделений органов, применением единой терминологии управленческих документов, а также совершенствованием и углублением изложения задач и функций органов внутренних дел и функциональных обязанностей сотрудников.

Под «информационными барьерами» в науке управления понимаются всевозможные причины, препятствующие нормальному  течению информационных процессов. В связи с этим в системе  органов внутренних дел различают:

· географические барьеры, связанные  с разобщенностью источника и  приемника информации и локализуемые с помощью улучшения работы каналов  связи;

· квалификационные барьеры, связанные с различием уровня общей и профессиональной подготовки источника и приемника информации, ликвидируемые путем повышения  уровня подготовки личного состава, а также введением в радикально новые сообщения некоторого количества избыточной информации, способствующей лучшей усвояемости основного содержания сообщений;

· ведомственные барьеры, относятся к ведомственной разобщенности  системы органов внутренних дел  и объектов внешней среды, либо различных  объектов внутри самой системы. Устраняются  эти барьеры путем улучшения  взаимодействия компонентов системы  между собой и с объектами  внешней среды;

· экономические барьеры, связанные с недостаточной обеспеченностью  служб и подразделений органов  внутренних дел современными средствами связи, обработки информации и прочей оргтехники;

· физические барьеры, связанные  с определенными физическими  возможностями человека в восприятии и переработке информации.

Таким образом, при данных ситуациях задача руководства органов  внутренних дел состоит в том, чтобы в каждом конкретном случае максимально учесть и минимизировать всеми возможными методами и средствами действия вышеуказанных барьеров, затрудняющих течение как вертикальных, так  и горизонтальных информационных потоков  и снижающих, в итоге, общую эффективность  функционирования системы их информационного  обеспечения.

Основные  принципы организации информационного  обеспечения органов внутренних дел.

В настоящее время наукой управления разработан ряд наиболее общих принципов организации  информационного обеспечения, использование  которых возможно не только в экономических  системах управления, но и в сфере  социального управления и, в частности, в сфере управления органами внутренних дел. Все эти принципы, в основном, вытекают и определяются требованиями, предъявляемыми к организации системы  управления.

Так, требование оптимальности, непрерывности и оперативности  управления выдвигает аналогичные  требования и к организации систем их информационного обеспечения. Задача состоит в том, чтобы система  информации выполняла функцию максимально  высокой информационной обеспеченности системы управления при выполнении ею возложенных на нее задач и  решений проблем управления.