Совершенствования бизнес-процессов ФГБОУ ВПО «БрГУ»

Реинжиниринг – это  внедрение самых последних информационных технологий для достижения совершенно новых деловых целей. Необходима ориентация на постоянно эволюционирующие услуги, наилучшим образом отвечающие нуждам потребителей.

 

 

 

1.2 Система управления и бизнес-процессы в высшем учебном заведении

 

Современная структура  органов управления вузом определяется Законом РФ «Об образовании», Законом  РФ «О высшем и послевузовском образовании», Типовым положением об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) и уставом на принципах сочетания единоначалия и коллегиальности и обеспечивает оптимальное функционирование всех структурных подразделений.

Общее руководство университетом  осуществляет выборный представительный орган – ученый совет. В состав ученого совета входят: ректор, который является председателем ученого совета, проректоры, по решению ученого совета директора институтов, деканы факультетов, а также выборные члены из числа преподавателей, сотрудников и студентов, выдвинутые на собраниях соответствующих структурных подразделений и избранные на конференции научно-педагогических работников, других категорий работников и обучающихся высшего учебного заведения. Полномочия ученого совета регламентированы уставом высшего учебного заведения.

Работа ученого совета осуществляется по утвержденному годовому плану, включающему рассмотрение основных вопросов образовательной, научной, финансово-хозяйственной  деятельности университета. Решения  ученого совета реализуются через приказы и распоряжения ректора и вступают в силу после их подписания.

Непосредственное управление деятельностью университета осуществляет ректор, избранный тайным голосованием на конференции научно-педагогических работников, других категорий работников и обучающихся. Между Министерством образования и науки РФ и ректором подведомственного государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования заключен трудовой договор. Полномочия ректора регламентированы уставом высшего учебного заведения.

Исполнение части своих  полномочий передано ректором проректорам  по направлениям деятельности, принятым на работу по срочным трудовым договорам.

В федеральных университетах  создаются попечительские советы. Создание попечительских советов в других высших учебных заведениях может быть предусмотрено их уставами.

Попечительские советы создаются в целях содействия решению текущих и перспективных  задач развития высших учебных заведений, привлечения дополнительных финансовых ресурсов для обеспечения их деятельности по приоритетным направлениям развития и осуществления контроля за их использованием.

Вуз как систему можно  представить в виде модели состава  системы (Рисунок 1.2.1), в которой отражены подсистемы разных уровней. Схема, представленная на рисунке, отражает многоуровневость системы «Вуз», предполагающую множество взаимосвязей между подсистемами вуза.

 

Рисунок 1.1 – Модель состава  системы «Вуз»

Высшее учебное заведение  – это система взаимосвязанных  и взаимодействующих процессов (рисунок 1.2). Основные процессы вуза можно разделить на два типа

а) рыночно-ориентированные  процессы (обработка рынка);

б) ресурсно-ориентированные  процессы (оказание услуг).

Такое разделение отражает принцип функционирования конкурентоспособного и рентабельного вуза сегодня. Процессы, связанные с обработкой рынка, должны были находить свое выражение в конкретных планах и концепциях развития учебного учреждения, инициируя, тем самым, процессы исполнения. Проведение маркетинговых процессов по исследованию рынка должно стать главным звеном для взаимодействия с клиентами и работодателями, чтобы ориентироваться на потребности рынка труда и требования, предъявляемые к современным специалистам. Именно требования работодателей станут главными критериями при формировании образовательных программ третьего поколения.

 

Рисунок 1.2 – Систематизирующая  схема процессов вуза

Процессы исполнения заключаются в выполнении основной образовательной деятельности по обучению студентов, а также проведению научной и методической работы. Обязательной составляющей современного вуза, без которой невозможно зарабатывать деньги, конкурировать на рынке, является коммерческая деятельность, которая включает оказание коммерческих услуг по обучению и консалтингу, выполнение производственных проектов и т.п. Результатом этой деятельности является набор продуктов и услуг, оказываемых вузом.

К основным процессам, которые  объединяют процессы по обработке рынка  и оказанию услуг, относится процесс по проведению набора, по результатам которого можно судить, насколько хорошо функционирует вуз в целом.

Основные процессы, сосредоточенные  в центральной части схемы, поддерживаются вспомогательными процессами, образующими стилизованную опору для основных процессов. При этом имеются в виду «классические» вспомогательные процессы по материальному, финансовому, кадровому, информационному, правовому, методическому, международному и социальному обеспечению основной деятельности университета.

Над основными процессами располагаются процессы по управлению деятельностью университета, взаимодействующие с основными процессами посредством системы отчетов, а также стратегического и оперативного руководства

1.3 Типовая схема и приемы  проведения реинжиниринга бизнес-процессов

 

Бизнес-процесс представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью определенных ресурсов за определенное время входы процесса преобразуются в выходы – в результаты, представляющие ценность для потребителя и приносящие прибыль изготовителю.

Бизнес-процесс в масштабах  предприятия реализуется в виде сети основных, вспомогательных, поддерживающих и управленческих процессов (Рисунок 1.3.1).

При этом разделение на основные и вспомогательные процессы в определяющей степени зависит от предметной области и направления деятельности предприятия: для производственной компании, например, деятельность юридического отдела является вспомогательной, а для юридической или консалтинговой фирмы – основной. Идентификация процессов является обязательным условием, без реализации которого невозможна информатизация деятельности.

Руководители предприятия, решившиеся на внедрение информационных технологий (ИТ), должны твердо усвоить: начало работ по проектированию информационной системы чаще всего влечет за собой обязательный реинжиниринг бизнес-процессов. Реинжиниринг представляет собой множество методик и рекомендаций, среди них нужно выбрать те, которые наилучшим образом удовлетворяют поставленным целям.

 

Рисунок 1.3.1 – Система  основных и вспомогательных процессов  предприятия

Реинжиниринг бизнес-процессов – это совокупность методов и действий, служащих для перепроектирования процессов в соответствии с изменившимися условиями внешней и внутренней среды и (или) целями бизнеса.

Для выполнения реинжиниринга  существуют три главных требования:

а) для того, чтобы реинжиниринг способствовал решению приоритетных задач, необходима заинтересованность в нем руководителей высшего звена;

б) необходимы качественные методы сравнения существующих проблем  и ограничений, накладываемых клиентами  с прогнозируемыми потребностями  и рыночными ожиданиями. Использование  качественной методологии также  означает реализацию моделей перепроектирования, которые можно испытать на качество и простоту применения;

в) привлечение лучших экспертов из различных функциональных областей для перепроектирования. Для  нового и радикального решения своих  проблем с помощью реинжиниринга компания должна привлечь лучших специалистов.

Для выполнения реинжиниринга  необходимо распределение обязанностей внутри фирмы. Обычно главный менеджер назначает руководящий комитет на высшем уровне для того, чтобы координировать процесс реинжиниринга в целом. Задачами этой группы являются координация и коммуникация. Для выполнения непосредственно самого реинжиниринга создается высококвалифицированная группа или реинжиниринговая команда, состоящая из экспертов самой фирмы и привлеченных со стороны. Она занимается анализом и разработкой нового проекта. Помимо этого существует некоторый тип внутренней команды выполнения, которая наблюдает за процессом и результатами преобразований. Зачастую вопрос реализации реинжиниринга настолько труден, что компании вынуждены создавать дополнительно переходную и интеграционную команду. Такая команда планирует необходимые изменения в политике проведения работ обучения, в реинвестировании рабочей силы, в привлечении потребителей, в коммуникации и т.д.

Реинжиниринг представляет собой не только процесс, но и методологию. Будучи процессом, он помогает компании выбирать объекты реинжиниринга, создавать и транслировать представления об изменениях, перепроектировать и внедрять новый процесс, переходить от старых способов работы к новым, осуществлять и улучшать новые процессы.

Реинжиниринг бизнес-процессов  является сложным и многоаспектным проектом, требующим тщательного  планирования и проработки деталей. В целом реинжиниринг можно разделить на три этапа:

а) диагностика текущего состояния организации, его называют этапом построения модели «AS-IS» ( «как есть»);

б) определение требований к новым бизнес-процессам и их проектирование, его называют этапом построения модели «ТО-ВЕ» («как должно быть);

в) внедрение перепроектированных бизнес-процессов.

 

Рисунок 1.3 – Этапы  проведения реинжиниринга

Обязательным элементом  проведения реинжиниринга организации  является моделирование бизнес-процессов. Реорганизация деятельности организации, особенно если она связана с внедрением информационных систем, связана с большим риском. Прежде чем улучшить деятельность предприятия необходимо проанализировать, как работает предприятие в настоящее время. Для анализа необходимо не только знать, как работает предприятие в целом, т.е. как оно работает с внешними организациями, поставщиками и клиентами, но и как организована деятельность на каждом рабочем месте. Жизненный цикл образовательного процесса, как одного из разновидностей бизнес-процесса, зависит от многих составляющих и анализ его фактического состояния во время моделирования позволяет обнаружить слабые места процессов и описать потенциал их оптимизации. Адекватная бизнес-модель позволяет существенно облегчить решение следующих насущных в современных условиях задач, стоящих практически перед каждым из предприятий:

а) реорганизации бизнеса, обусловленной переходом от функциональной индустриальной модели к процессной;

б) применения информационных систем для управления бизнесом, обусловленное бурным ростом современных информационных технологий;

в) сертификации бизнеса  с применением комплекса стандартов серии ISO 9000, обусловленной повышением требований к качеству товаров и услуг.

Первая из перечисленных  задач традиционно предлагает построение моделей текущего и перспективного бизнеса, а также плана и программы перехода из первого состояния во второе. Любое современное предприятие является сложной системой, его деятельность включает в себя исполнение десятков тысяч взаимовлияющих функций и операций. Человек не в состоянии понимать, как такая система функционирует в деталях – это выходит за границы его возможностей. Поэтому главная идея создания моделей «как есть» «как должно быть» – понять, что делает (будет делать) рассматриваемое предприятие и как оно функционирует (будет функционировать) для достижения своих целей.

Успешное решение второй задачи в значительной степени определяется требованиями к будущим информационным системам, назначением которых является решение проблем бизнеса посредством  современных информационных технологий. Эти требования строятся на основе бизнес-модели, а критерии выбора систем, прежде всего, основываются на наиболее полном их удовлетворении.

Детальная бизнес-модель позволит:

а) описать «увидеть»  и скорректировать будущую систему  до того, как она будет реализована физически;

б) уменьшить затраты  на создание системы;

в) оценить работы по времени  и результатам;

г) достичь взаимопонимания  между всеми участниками проекта;

д) улучшить качество создаваемой  системы.

Бизнес-модель полностью  независима и отделяема от конкретных разработчиков, не требует сопровождения ее создателями и может быть безболезненно передана другим лицам. Она может быть положена «на полку» до тех пор, пока в ней не возникнет необходимость. Следует отметить, что построенные модели бизнес-процессов являются не просто промежуточным результатом, используемым консультантом для выработки каких-либо рекомендаций и заключений. Они представляют собой самостоятельный результат, имеющий большое практическое значение, в частности:

а) модели позволяют осуществлять автоматизированное и быстрое обучение новых работников конкретному направлению деятельности предприятия;

б) с их помощью можно  осуществлять предварительное моделирование  нового направления деятельности с целью выявления новых потоков данных, взаимодействующих подсистем и бизнес-процессов.