Совершенствования бизнес-процессов ФГБОУ ВПО «БрГУ»

 

Следующим шагом построения модели является идентификация основных процессов кафедральной деятельности (рисунок 2.2). В качестве основных образовательных процессов кафедральной деятельности выделены: учебная работа, методическая работа, научная деятельность, воспитательная работа и организационно-управленческая деятельность.

 

Рисунок 2.2 – Основные процессы кафедральной деятельности

Для детального рассмотрения процессов, выделенных на контекстной  диаграмме, была проведена декомпозиция каждого из них.

Диаграмма по организации  учебной работы представлена на рисунке 2.3. Главной задачей кафедры является удовлетворение потребностей в обучении и повышение квалификации с использованием новых образовательных технологий и качественного обеспечения учебного процесса, поэтому мы можем утверждать, что учебная деятельности является одним из основных процессов на кафедре, от которого напрямую или косвенно зависят все остальные процессы.

Учитывая набор, прием, зачисление, допуск студентов к занятиям и экзаменам, успеваемость студентов, разработанные учебные программы, правила организации деятельности вузов и внутренние нормативные документы, планируются учебные мероприятия, проводимые преподавателями кафедры: занятия и экзамены, организация всех видов практик, курсового и дипломного проектирования. Кроме того, в вузах введена новая система аттестации студентов: организация приема экзаменов в виде тестирования и проведение промежуточных аттестаций в виде тестов или других форм контроля, что влечет за собой составление заданий для проведения аттестаций и заполнение аттестационных ведомостей на всех этапах контроля.

 

Рисунок 2.3 – Организация  учебной работы

Вспомогательными процессами для организации учебного процесса служат процессы, формирующие методическую и научную работу на кафедре и обеспечивающие воспитательную работу со студентами.

Как известно, глубина  и прочность получаемых слушателями  знаний зависит от многих факторов, главным из которых является хорошо поставленная и организованная, четко планируемая и постоянно контролируемая методическая работа каждого преподавателя. Нельзя совершенствовать учебный процесс и добиваться хороших знаний обучаемых, не улучшая методическую работу, не придавая ей первостепенного значения. Методическая работа на кафедре (рисунок 2.4) включает в себя, в первую очередь, подготовку учебно-методических пособий, без наличия которых трудно представить проведение учебных мероприятий. Как было отмечено выше, тестирование на настоящий момент стало одной из форм проведения зачетов и экзаменов, а разработка тестов стала одним из процессов методической работы. Новые технологии в обучении диктуют необходимость применения презентаций при чтении лекций и проведении занятий, и поэтому появляется еще один новый бизнес-процесс по созданию презентаций. Оценкой методической работы является получение грифа для учебно-методической разработки и подготовка документов для грифования – это еще один бизнес-процесс, который является обязательным для кафедры.

 

Рисунок 2.4 – Организация методической работы

Для проведения научных  исследований в рамках кафедры осуществляется научная деятельность преподавателей и студентов (рисунок 2.5). Направление  научной деятельности в первую очередь  зависит от специфики работы кафедры  и от традиций кафедры и ее научного потенциала. На сегодняшний момент в выборе тематики научных исследований немаловажную роль играют гранты и хозяйственные договоры, которые не только дают материал для исследований, но и осуществляют их финансовую поддержку. По результатам работы кафедрой организуются различные мероприятия: семинары, конференции, а также пишутся тезисы и научные статьи и защищаются диссертации. Все эти процессы отражены на диаграмме.

 

Рисунок 2.5 – Организация  научной деятельности

Преподаватель является не только учителем для своих студентов, но еще и наставником, воспитателем для своих учеников. Процессы по организации воспитательной деятельности кафедры представлены на рисунке 2.6. Кроме воспитательного воздействия на студентов в процессе учебных занятий и при личных беседах также осуществляется контроль успеваемости, организация встреч с родителями и производственниками, руководство студенческими объединениями.

Ответственность за проведение воспитательной работы со студентами на кафедре несут, в основном, кураторы, которые назначаются деканатами по представлению заведующего кафедрой.

 

Рисунок 2.6 – Организация  воспитательной работы

Организация управления является самым главным делом  заведующего кафедрой на всех стадиях развития кафедры. Процессы, которые обеспечивают организацию управления на кафедре, представлены на диаграмме на рисунке 3.7.

 

Рисунок 2.7 – Управленческие процессы

Работа на кафедре  начинается планированием на следующий  учебный год и заканчивается  составлением отчетных документов. Опыт реальной педагогической деятельности показывает, что для эффективной работы преподавателя, несмотря на творческий характер труда, требуется планирование. Индивидуальный план работы преподавателя является основным документом для планирования и учета всей работы, выполняемой преподавателем в учебном году. Таким образом, на основе индивидуальных планов преподавателей формируется план работы всей кафедры. На основании планов и отчетов кафедры ректорат вуза осуществляет контроль выполненных на кафедре работ и может оценить вклад каждой кафедры в общую копилку вузовской деятельности.

Многие решения на кафедре принимаются  по принципу коллегиальности на заседаниях кафедры, и эта форма управления становится все более значимой. В теории управления персоналом и социального менеджмента в 90-е годы XX века предложены новые принципы управления, которые переносят центр тяжести с административного воздействия на человека на социально-психологические способы и повышают значимость человеческих отношений .

Делопроизводство – это процесс, который сопровождает все решения, принимаемые на кафедре, и его необходимо выделить в системе управления и организации работы кафедры. По всем видам деятельности, в том числе и административного характера, на кафедре формируются различные документы в виде приказов и распоряжений по организации производственной и учебной практик студентов, пакета документов по обеспечению ГАК, ГЭК и дипломного проектирования, пакета документов при прохождении конкурса преподавателей и т.д. и кроме того, различные виды документов по запросам вышестоящих органов: сведения о студентах и выпускниках, обеспеченность методической литературой учебного процесса, отчеты по НИР и т.п. На формирование этих документов заведующий кафедрой и преподаватели тратят достаточно много времени.

Маркетинговая деятельность (рисунок 3.8) на кафедре включает ряд мероприятий по изучению рынка труда и образовательных услуг, а также потребностей работодателей в получении различных консалтинговых услуг. Такая информация формируется на основе участия в ярмарках специальностей, организации встреч с выпускниками, проведения научных исследований и др. Эти сведения учитываются при планировании набора и установки стоимости обучения для внебюджетных студентов, а также при корректировке учебных планов проводимой образовательной программы.

 

Рисунок 2.8 – Маркетинговая  деятельность

Для привлечения абитуриентов на специальности кафедры с ними проводится профориентационная работа (рисунок 2.9). Основными мероприятиями по профориентации являются выезды на ярмарки специальностей, участие в Днях открытых дверей университета, проведение конкурсов и олимпиад, организация профориентационных уроков в школах.

 

 

Рисунок 2.9 – Организация  профориентационной работы

Полученная модель является моделью AS-IS, которая показывает взаимодействие бизнес-процессов на выпускающей кафедре высшего учебного заведения. Она служит основой для анализа текущего положения дел на кафедре и проведения реинжиниринга бизнес-процессов. В результате анализа можно сделаны следующие выводы:

- основной процесс  деятельности кафедры – это  проведение образовательной программы для студентов;

- все вспомогательные  процессы направлены на осуществление основного процесса (разработка методических материалов, повышение квалификации преподавателей, организация набора и т.д.);

- доходы кафедры определяются  только проведением основной  образовательной программы;

- связь с работодателем  осуществляется только на этапе прохождения практик студентов;

- на кафедре отсутствуют  партнерские отношения с коллегами  в России и за рубежом;

- планирование деятельности  кафедры осуществляется только  в виде оперативных планов на текущий учебный год;

- отсутствует стратегия развития кафедры.

 

3 Разработка  рекомендаций по совершенствованию  бизнес-процессов ФГБОУ ВПО «БрГУ»

3.1 Механизм проведения реинжиниринга  бизнес-процессов кафедры вуза

 

Основу управленческих инноваций современного вуза составляют современные системы управления. К ним можно отнести:

а) внедрение системы  менеджмента качества;

б) разработку сбалансированной системы показателей;

в) процессное и проектное  управление, бюджетирование;

г) оптимизацию организационной  структуры;

д) создание системы управления персоналом;

е) внедрение корпоративных  информационных систем.

Для управленческих инноваций, как и любых других, характерны риски и неопределенность отдачи, в результате чего они сталкиваются с препятствиями и сопротивлением со стороны людей, которые не понимают потенциальной выгоды или чувствуют, что окажутся в проигрыше в результате нововведений. Поэтому нововведения невозможны без инициативы и настойчивости, крупных затрат в области производственных, человеческих, организационных и социальных факторов, а критическая стадия процесса нововведения связана с завоеванием признания идеи новшества.

При этом даже более сложным  этапом оказывается получение одобрения  внутри организации. Для успеха, как  правило, необходимы яркий лидер, способный продвинуть инновацию, уважаемый топ-менеджер, чей авторитет поможет инновации завоевать всеобщее доверие, и видимые ранние победы, подтверждающие жизнеспособность новой идеи. Управленец-новатор может быть блестящим изобретателем, но он также должен справиться с задачей формирования команды поддержки, чтобы привнести свое изобретение в организацию.

Сложность, многоуровневость и многоэтапность управленческих инноваций требуют разработки и совершенствования механизмов их осуществления.

Основу любой эффективно функционирующей организации составляют три основных элемента:

а) принятая стратегия;

б) организационная структура, соответствующая избранной стратегии;

в) бизнес-процессы, обеспечивающие реальное выполнение стратегии.

Построение системы  стратегического менеджмента в  организации в настоящее время – это не дань моде, а объективная необходимость, вызванная ростом бизнеса и отвечающая инновационному характеру современного производства.

Для вузов концепция  стратегического управления отражает стратегическое позиционирование, представленное в системе принципов и целей его функционирования, характере взаимоотношений между элементами хозяйственной и организационной структуры и формах их адаптации к изменяющимся условиям внешней среды. При этом главным ресурсом управления, на основе использования которого должно произойти всестороннее развитие университета, являются не финансовые средства и другие традиционные ресурсы, а интеллектуальный потенциал сотрудников и преподавателей и наличие у них предпринимательских и лидерских качеств.

Неотъемлемой частью стратегического менеджмента является стратегическое планирование, которое предопределяет процесс принятия стратегических управленческих решений, обозначает цели и пути развития вуза. Стратегическое планирование сфокусировано на принятии ключевых стратегических решений, включая формулировку миссии организации и определение целей, обеспечивающих осуществление миссии. Миссия фиксирует общую цель и содержание деятельности, выражает смысл существования организации, определяет ее роль в системе общественных отношений, формулирует принципы взаимодействия с окружающей средой. Результатом планирования является стратегический план, который выступает основой стратегического управления организации.

Для реализации выбранной  стратегии необходимо применить  инструмент, который реализует осуществление поставленных целей и задач. Необходимо найти механизм, с помощью которого стратегические цели вуза найдут свое отражение в целях и планах работы структурных подразделений и личных целях сотрудников. Одним из таких инструментов является система сбалансированных показателей (ССП – Balanced Scorecard), которую разработали Роберт Каплан и Дэвид Нортон из Harvard Business School, отреагировав на узкие места традиционных бухгалтерских показателей, и успешно используемая многими университетами мира, так как она позволяет одновременно: