Бухгалтерский учет в бюджетных учереждениях

 

Пункт 10 Инструкции №107 по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях  повторяет формулировку пункта 12 Положения  по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  Российской Федерации. И в том, и  в другом документе говорится, что  все работники бюджетных учреждений должны исполнять требования главного бухгалтера, касающиеся порядка оформления и представления в бухгалтерию  документов и сведений.

 

Кроме того, способы оценки материальных запасов, изложенные в  пункте 59 Инструкции №107, в целом  повторяют правила оценки пунктов 5 и 6 ПБУ 5/98 «Учет материально-производственных запасов».

 

В то же время Инструкция №107 внесла и ряд принципиальных нововведений. Например, пункт 7 обязывает  бюджетные учреждения вести учет в рублях и копейках и не допускает  округлений до целых рублей, тогда  как пункт 25 Положения по ведению  бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности в Российской Федерации  разрешает остальным организациям выбирать валюту учета.

 

Необходимо подчеркнуть, что установление единых унифицированных  правил ведения бухгалтерского учета (включая корреспонденцию счетов) делает возможным применение к бюджетным  учреждениям налоговых санкций  по статье 120 Налогового кодекса РФ. Эти санкции применяются за грубое нарушение правил учета доходов, а также объектов налогообложения.

 

Оценка имущества и  обязательств производится организацией для их отражения в бухгалтерском  учете и бухгалтерской отчетности в денежном выражении.

 

Оценка имущества, приобретенного за плату, осуществляется путем суммирования фактически произведенных расходов на его покупку; имущества полученного  безвозмездно – по рыночной стоимости  на дату оприходования; имущества произведенного в самой организации, - по стоимости  его изготовления.

 

Начисление амортизации  основных средств и нематериальных активов производится независимо от результатов хозяйственной деятельности организаций в отчетном периоде.

 

Хозяйственные операции отражаются на бумажных и машиночитаемых носителях  информации. Следовательно, бухгалтерский  документ – любой носитель информации, с помощью которого хозяйственные  операции подвергаются первичной регистрации.

 

Бухгалтерскими документами  оформляются любые хозяйственные  операции в той последовательности в которой они совершаются. Это  обеспечивает сплошной, непрерывный  учет всех объектов учета; юридическое  обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование  документов для текущего контроля и  оперативного руководства хозяйственной  деятельностью организации; контроль за сохранностью собственности, так  как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы  служат основными источниками сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.

 

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно  после окончания операции. В учреждениях  все бухгалтерские документы, связанные  с исполнением смет расходов по бюджету, специальным и другим внебюджетным средством, подписываются руководителем  организации или его заместителем и главным бухгалтером или  его заместителем.

 

Своевременное и достоверное  создание первичных документов, передача их в установленном порядке и  сроке для отражения в бухгалтерском  учете производится в соответствии с утвержденным в организации  графиком документооборота. Документы  следуют составлять на бланках установленной  формы с заполнением всех реквизитов, причем в некоторых документах, например, приходных и расходных кассовых ордерах, исправления делать не разрешается. Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают бухгалтерской  обработке, под которой понимают расценку, группировку и разметку. Пройдя обработку, документация группируется по периодам – месяц, квартал, год  и формируется в дела, содержащие обычно до 250 листов.

 

Согласно первичных документов производится запись операции на счетах. Записать операцию на счетах – это  значит отразить её содержание в бухгалтерских  книгах, карточках или свободных  листах, являющихся учетными регистрами.

 

В бухгалтерских книгах все  страницы пронумерованы и заключены  в переплет. На последней странице указывается общее число пронумерованных  страниц за подписью главного бухгалтера. Книги применяются для синтетического и аналитического учета.

 

 Карточки из плотной  бумаги или не плотного картона  не скрепляются между собой.  Их хранят в специальных ящиках  – картотеках. Карточки (кроме карточек  по основным средствам) регистрируются  в реестре карточек (ф.279), который  ведется для каждого счета  отдельно. Карточки для учета  основных средств регистрируются  в описи инвентарных карточек  по учету основных средств  (Ф.ОС – 10).

 

Свободные листы (ведомости) отличаются от карточек тем, что они  изготавливаются из менее плотной  бумаги, имеют большой формат. Хранят их в особых папках – регистраторах; заводятся они как правило  на месяц или квартал.

 

Содержание регистров  бухгалтерского учета и внутренней отчетности является коммерческой тайной.

 

Для учреждений непроизводственной сферой наиболее характерно ведение  бухгалтерского учета по мемориально  – ордерной и журнально - ордерной формам учета. В связи с этим, нами были изучены особенности каждой из названных форм.

 

Мемориально – ордерная форма  бухгалтерского учета

 

Мемориально – ордерная форма  бухгалтерского учета определяется следующими признаками: количеством, структурой и внешним видом учетных регистров, последовательностью связей между  документами и регистрами, а также  между самими регистрами и способом записи в них, то есть использованием тех или иных технических средств. Бухгалтерский учет исполнения смет расходов осуществляется по мемориально  – ордерной форме бухгалтерского учета в соответствии с Инструкцией  по бухгалтерскому учету в учреждениях  и организациях, состоящих на бюджете.

 

Состав учетных регистров  и последовательность записи в них  при мемориально – ордерной форме  учета представлены на рисунке 1.

 

 

 

 

ПЕРВИЧНЫЕ И СВОДНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

 

КАССОВАЯ КНИГА

 

МЕМОРИАЛЬНЫЕ ОРДЕРА

 

БУХГАЛТЕРСКИЙ БАЛАНС И ДРУГИЕ ОТЧЁТНЫЕ ФОРМЫ

 

ОБОРОТНАЯ ВЕДОМОСТЬ ПО АНАЛИТИЧЕСКИМ  СЧЕТАМ

 

ОБОРОТНАЯ ВЕДОМОСТЬ ПО СИНТЕТИЧЕСКИМ  СЧЕТАМ

 

РЕГИСТРЫ АНАЛИТИЧЕСКОГО УЧЕТА

 

ГЛАВНАЯ КНИГА

 

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ЖУРНАЛ

 

Условные обозначения: запись

 

 сверка записи

 

Рис. 1. Мемориально – ордерная форма бухгалтерского учета.

 

При мемориально – ордерной форме учета проверенные и  принятые к учету документы систематизируются  по датам совершения операций и оформляются  мемориальными ордерами – накопительными ведомостями, которым присваиваются  следующие постоянные номера:

 

мемориальный ордер 1- накопительная  ведомость по кассовым операциям (Ф.381);

 

мемориальный ордер 2 –  накопительная ведомость по движению средств на бюджетных текущих  счетах (Ф.381);

 

мемориальный ордер 3 –  накопительная ведомость по движению средств на текущих счетах по внебюджетным средствам (Ф381);

 

мемориальный ордер 4 –  накопительная ведомость по расчетам чеками из лимитированных книжек (Ф.323);

 

мемориальный ордер 5 –  свод расчетных ведомостей по заработной плате и стипендиям (Ф.405);

 

мемориальный ордер 6 –  накопительная ведомость по расчетам с разными учреждениями и организациями (Ф.408);

 

мемориальный ордер 7 –  накопительная ведомость по расчетам в порядке плановых платежей (Ф.408);

 

мемориальный ордер 8 –  накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами (Ф.386);

 

мемориальный ордер 9 –  накопительная ведомость по выбытию  и перемещению основных средств (Ф.438);

 

мемориальный ордер 10 –  накопительная ведомость по выбытию  и перемещению материальных и  быстроизнашивающихся предметов (Ф.438);

 

мемориальный ордер 11 –  свод накопительных ведомостей по приходу  продуктов питания (Ф.398);

 

мемориальный ордер 12 - свод накопительных ведомостей по расходу  продуктов питания (Ф.411);

 

мемориальный ордер 13 –  накопительная ведомость по расходу  материалов (Ф.396);

 

мемориальный ордер 14 –  накопительная ведомость начисления доходов по специальным средствам (Ф.409);

 

мемориальный ордер 15 –  свод ведомостей по расчетам с родителями за содержание детей (Ф.406);

 

 

По остальным операциям  составляются отдельные мемориальные ордера ф.274, которые нумеруются начиная  с 16 за каждый месяц в отдельности.

 

Мемориальные ордера подписываются  главным бухгалтером или его  заместителем и исполнителем, все  мемориальные ордера регистрируются в  книге «Журнал - главная» (ф.308). Учет в книге «Журнал - главная», как  правило, ведется по субсчетам, а  по решению главного бухгалтера может  вестись по счетам.

 

Книга «Журнал - главная» открывается  записями сумм остатков на начало года в соответствии с заключительным балансом за истекший год. Записи в  ней производятся по мере составления  мемориальных ордеров и накопительных  ведомостей – один раз в месяц. Сумма мемориального ордера записывается сначала в графу «Сумма по ордеру», а затем в дебет и кредит соответствующих субсчетов. Сумма  оборотов за месяц по всем субсчетам  как по дебету, так и по кредиту  должна быть равна итогу графы  «Сумма по ордеру». Второй строкой после  оборотов за месяц выводится остаток  на начало следующего месяца по каждому  субсчету.

 

Аналитический учет ведется  в учетных регистрах (в книгах, карточках, накопительных ведомостях, машинограммах и др.). Порядок  записей в регистрах учета  изложен в соответствующих разделах Инструкции №107. Формы регистров  приведены в альбоме форм бухгалтерской  документациидля учреждений и организаций, состоящих на бюджете.

 

 Мемориально – ордерная  форма учета отличается строгой  последовательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной  техники, при ней широко используются  стандартные формы аналитических  регистров, счетные машины.

 

Недостатками мемориально  – ордерной формы учета являются:

 

трудоемкость учета, отрыв  аналитического учета от синтетического, громоздкость аналитического учета, формы  регистров порой не содержат показателей, необходимых для контроля, анализа  хозяйственной деятельности и составления  отчетности.

 

В настоящее время в  связи с автоматизацией бухгалтерского учета бюджетные организации  чаще используют журнально – ордерную форму учета.

 

Журнально – ордерная форма  бухгалтерского учета

 

Основными особенностями  журнально – ордерной формы учета  являются:

 

-применение для учета  хозяйственных операций журналов  – ордеров, запись в которых  ведется только по кредитовому  признаку;

 

-совмещение в ряде журналов  – ордеров синтетического и  аналитического учета;

 

-отражение в журналах  – ордерах хозяйственных операций  в разрезе показателей, необходимых  для контроля и составления  отчетности;

 

-сокращение количества  записей, благодаря рациональному  построению журналов – ордеров  и Главной книги.

 

Журналы – ордера представляют собой свободные листы большого формата со значительным количеством  реквизитов и запись в них производят ежедневно либо с первичных документов, либо с вспомогательных ведомостей, которые служат для накапливания и группировки данных первичных  документов.

 

В журналы – ордера производятся только кредитовые записи того синтетического счета, операции которого учитываются  в данном журнале. Операции, по которым  счета дебетуются, будут записаны в Главную книгу. Тем самым  исключается дублирование оборотов по корреспондирующим счетам. Месячные итоги каждого журнала – ордера показывают общую сумму кредитового  оборота счета, операции которого учитываются  в данном журнале, и суммы дебетовых  оборотов каждого корреспондирующего с ним счета.

 

В ряде журналов – ордеров  синтетический учет совмещается  с аналитическим. Для сверки правильности записей в журналах – ордерах  общий итог по кредиту счета подсчитывают и записывают его в журнал непосредственно  из документов. Полученный итог с выведенными  в отдельных графах журнала итогами  по дебетуемым счетам. Такая сверка делает излишним составление оборотных  ведомостей по журналу, в которых  синтетический учет совмещается  с аналитическим.

 

Проверенные месячные итоги  журналов – ордеров записывают в  Главную книгу. Для проверки правильности записей в главной книге подсчитывают суммы оборотов и сальдо по всем счетам.

 

Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и  кредитовых сальдо должны быть равны.

 

Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности составляются по данным Главной книги, журналов – ордеров  и вспомогательных к ним ведомостей. Общая схема записей при журнально  – ордерной учета приведена на рисунке 2.

 

Первичные и сводные документы

 

Накопительные и группировочные ведомости

 

Журналы - ордера

 

Кассовая книга

 

Главная книга

 

 Реестры аналитического

 

 учета

 

Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности