Бухгалтерский учёт и аудит кассовых операций

     Поступление денежных средств осуществляется: с  расчетного счета в банке (заработная плата, пособия, хозяйственные расходы  и т.д.); с платежей наличными за реализованные товарно-материальные ценности; возврат ранее выданных сумм.

     Предприятия не имеют права накапливать в  своих кассах наличные деньги для  осуществления предстоящих расходов (в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии) до установленного срока их выплаты.

     Наличные  деньги, полученные кассой, расходуются  на выплату заработной платы и других платежей работникам, выдаются на хозяйственные и другие расходы или вносятся на счета в банках.

     К кассовым относятся операции, связанные  с получением и расходованием наличных денег непосредственно из кассы предприятия. Эти действия предприятия регламентированы документом "Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации", утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации 22 сентября 1993 г. № 40, в соответствии с которым наличные деньги предприятия хранятся в его кассе в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями предприятий. Всю денежную наличность сверх установленных лимитов предприятия обязаны сдавать в банк в порядке и сроки, согласованные с обслуживающим банком. Сверх установленного лимита допускается хранение наличных денег, полученных на оплату труда в течение трех дней, включая день получения их в банке.

     Суть  лимитирования хранения денежных средств  состоит в том, что остаток  денег в кассе на конец дня (конечное сальдо по счету 50 «Касса»  за день) не должен превышать установленного лимита остатка. Обороты же по счету 50 за день могут превышать установленный  лимит.

     Неиспользованные  в 3-дневный срок наличные денежные средства, полученные в банке на оплату труда, а также вся денежная наличность, превышающая установленный лимит хранения наличных денег, подлежит сдаче в обслуживающие учреждения банков.

     Сдача сверхлимитных денежных средств  может производиться:

     - непосредственно в кассу учреждения  банка;

     - предприятиям Государственного  комитета РФ по связи и информатизации (Госкомсвязи) для перевода на соответствующие счета в банках;

     - на договорных условиях через  инкассаторские службы учреждений  банков или специализированные  службы, имеющие лицензию ЦБ РФ  на осуществление соответствующих  операций по инкассации денежных  средств.

     Предприятие создает условия, необходимые для  обеспечения сохранности денежных средств в кассе, при доставке их из учреждения банка и при сдаче в банк. Министерством внутренних дел Российской Федерации утверждены Рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке и Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий, которые подлежат исполнению и соблюдению на предприятиях всех организационно-правовых форм и видов деятельности.

     Для кассы выделяют особое помещение  и сейфы, которые по окончании работы кассир закрывает ключом. Ключи от сейфов и печать хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах - у руководителя предприятия. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем, результаты которой фиксируют в акте. При утрате ключей руководитель информирует о происшествии органы внутренних дел. Не разрешается хранить в кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие предприятию, и входить в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе.

     Регулирование кассовых операций относится к функциям Банка России. Правовой основой такой регулирующей функции является Федеральный закон от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России).

     Правовое  регулирование бухгалтерского учета  кассовых операций и наличных денежных расчетов осуществляется на основании  следующих основных документов:

     - Федеральный закон от 21.11.1996 №  129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

     - Федеральный закон от 22.05.2003 №  54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»;

     - Порядок ведения кассовых операций  в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 № 40;

     - Положение Банка России от 05.01.1998 № 14 – П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации», утвержденное Банком России 19.12.1997 (с изменениями и дополнениями от 22.01.1999).

     В соответствии с этими документами, а также Постановлением № 835 кассовые операции должны оформляться типовыми межведомственными формами первичной  учетной документации, утвержденными  Госкомстатом России.

     Постановлением  Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 "Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету  результатов инвентаризации" (далее - Постановление № 88) для документирования кассовых операций введены следующие  формы:

     № КО-1 "Приходный кассовый ордер" (приложение 1);

     № КО-2 "Расходный кассовый ордер" (приложение 2);

     №КО-3 "Журнал регистрации приходных  и расходных кассовых документов (приложение 3)";

     № КО-4 "Кассовая книга" (приложение 4);

     № КО-5 "Книга учета принятых и  выданных кассиром денежных средств" (приложение 5).

     Постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 «Об  утверждении унифицированных форм по учету торговых операций» утверждает унифицированные формы, которые являются обязательными при эксплуатации ККТ:

     КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих  денежных счетчиков на нули и регистрации  контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины» (приложение 6);

     КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных  и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию» (приложение 7);

     КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам» (приложение 8);

     КМ-4 «Журнал кассира-операциониста» (приложение 9);

     КМ-5 «Журнал регистрации показаний  суммирующих денежных и контрольных  счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста» (приложение 10);

     КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста» (приложение 11);

     КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков  контрольно-кассовых машин и выручке  организации» (приложение 12);

     КМ-8 «Журнал учета вызовов технических  специалистов и регистрации выполненных работ» (приложение 13);

     КМ-9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы» (приложение 14).

     При составлении первичных учетных  документов по учету кассовых операций необходимо обратить внимание на некоторые  особенности, связанные с требованиями к их оформлению. Так, в соответствии с постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20 "Об утверждении  порядка применения унифицированных  форм первичной учетной документации" предприятиям не разрешается вносить  дополнительные реквизиты в унифицированные  формы по первичному учету кассовых операций. Важным моментом при оформлении приходных и расходных кассовых документов является также то, что  при их заполнении запрещается внесение любых исправлений, подчисток, помарок. Приходный или расходный кассовый документ, содержащий подчистки, помарки, исправления, считается недействительным и к дальнейшему учету не принимается.

     В приложении к Порядку ведения  кассовых операций приведены единые требования по технической укрепленности  и оборудованию сигнализацией помещений  касс предприятий. Согласно п. 3 указанного документа, для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы должно отвечать следующим требованиям:

     - быть изолированным от других  служебных и подсобных помещений;

     - располагаться на промежуточных  этажах многоэтажных зданий. В  двухэтажных зданиях кассы размещаются  на верхних этажах. В одноэтажных  зданиях окна кассового помещения  оборудуются внутренними ставнями;

     - иметь капитальные стены, прочные  перекрытия пола и потолка,  надежные внутренние стены и  перегородки;

     - закрываться на две двери: внешнюю,  открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной  решетки, открывающейся в сторону  внутреннего расположения кассы;

     - оборудоваться специальным окошком  для выдачи денег;

     - иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей,  в обязательном порядке прочно  прикрепленный к строительным  конструкциям пола и стены  стальными ершами;

     - располагать исправным огнетушителем.

     Пунктом 29 Порядка ведения кассовых операций установлено также, что все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых  металлических шкафах, а в отдельных  случаях - в комбинированных и  обычных металлических шкафах, которые  по окончании рабочего дня закрываются  ключом и опечатываются печатью  кассира. Ключи от металлических  шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять  их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать  неучтенные дубликаты.

     Учтенные  дубликаты ключей в опечатанных  кассирами пакетах, шкатулках и  др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой  руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте.

     В случае обнаружения утраты ключа  руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной  замене замка металлического шкафа.

     С целью обеспечения сохранности  денежных средств при их хранении и транспортировке организации  должны следовать Рекомендациям, приведенным  в приложении к Порядку ведения  кассовых операций.

     Согласно  указанным Рекомендациям руководителям  предприятий при приеме на работу и назначении на должности, связанные  с ведением кассовых операций, обслуживанием  средств охранно-пожарной сигнализации, охраной и транспортировкой денежных средств, рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские  учреждения для получения сведений о принимаемых лицах. Это касается и периодически привлекаемых к указанным  выше работам лиц. Следует иметь  в виду, что к ведению кассовых операций, обслуживанию средств охранно-пожарной сигнализации, охране и транспортировке  денежных средств не допускаются  лица:

     - ранее привлекавшиеся к уголовной  ответственности за умышленные  преступления, судимость у которых  не погашена или не снята  в установленном порядке;

     - страдающие хроническими психическими  заболеваниями;

     - систематически нарушающие общественный  порядок;

     - злоупотребляющие спиртными напитками  либо употребляющие наркотические  вещества без назначения врача.

     При транспортировке денежных средств  и ценностей из учреждений банков или сдаче в них руководитель предприятия должен предоставить кассиру  охрану и, в случае необходимости, транспортное средство.

     При транспортировке денежных средств  кассиру, сопровождающим его лицам  и водителю транспортного средства запрещается:

     - разглашать маршрут движения  и размер суммы доставляемых  денежных средств и ценностей;

     - допускать в салон транспортного  средства лиц, не назначенных  руководителем предприятия для  их доставки;

     - следовать пешком, попутным или  общественным транспортом;

     - посещать магазины, рынки и другие  подобные места;

     - выполнять какие-либо поручения  и любым иным образом отвлекаться  от доставления денег и ценностей  по назначению.

     После издания приказа о назначении кассира на работу руководитель предприятия  обязан под расписку ознакомить его  с Порядком ведения кассовых операций, после чего с кассиром заключается  договор о полной материальной ответственности.