Бухгалтерский учёт и аудит кассовых операций

     Инвентаризация  наличных денежных средств, разных ценностей  и документов проводится комиссией, назначаемой приказом (решением, постановлением, распоряжением) руководителя организации или учреждения.

     До  начала проверки фактического наличия  денежных средств и денежных документов инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении денежных средств.

     Материально ответственные лица должны дать расписки о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и  приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию  и все денежные средства, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение имущества.

     Комиссия  проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей  и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета.

     Остаток денежной наличности сверяется с  данными учета по кассовой книге. В условиях автоматизированного  ведения кассовой книги должна производиться  проверка правильности работы программных  средств обработки кассовых документов.

     Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств  и денежных документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и др.), находящихся в кассе организации, применяется унифицированная форма  первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации.

     Результаты  инвентаризации оформляются актом  в двух экземплярах и подписываются  всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй - остается у материально ответственного лица.

     При смене материально ответственных  лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию.

     Во  время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств и денежных документов не производятся.

     Не  допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии. Никаких подчисток и  помарок в акте не допускается. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом.

     При выявлении недостач или излишков денежных средств в кассе организации в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения. Материально ответственные лица должны дать объяснение причинам возникновения излишков или недостач денежных средств в кассе.

     Выявленная  недостача наличных денежных средств  взыскивается с материально ответственного лица - кассира организации. Выявленные излишки наличных денег принимаются к бухгалтерскому учету (приходуются в кассу) и зачисляются на финансовые результаты организации.

     Ревизию кассы организации и соблюдение кассовой дисциплины также производят учредители организаций и аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами. При этом особое внимание они должны уделять вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

     Систематическая проверка соблюдения организациями  требований порядка ведения кассовых операций возлагается также на банки. Организации обязаны предоставлять по требованию банков все необходимые документы для проведения проверок соблюдения кассовой дисциплины.

     Органы  внутренних дел в пределах своей  компетенции проверяют техническую  укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности  денег и ценностей в организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава 2 Организация бухгалтерского учёта кассовых операций ООО «Калужские магазины» 

2.1 Организационно-правовая  и экономическая  характеристика ООО  «Калужские магазины»

       Компания ООО «Калужские магазины»  входит в группу компаний ДИКСИ,  которая в свою очередь является  одним из лидеров среди российских розничных торговых компаний, специализирующихся на продаже продуктов питания и товаров для повседневного спроса. Компания была основана в 1992 году, в Санкт-Петербурге. Первоначально усилия были направлены на организацию оптового и дистрибьюционного бизнесов в Санкт-Петербурге.

       Компания была первым эксклюзивным  дистрибьютором в России продукции таких международных корпораций, как Unilever, Henkel, Schwarzkopf, Wella. С 1993 по 2008 гг. компания ежегодно увеличивала оборот на 50-80%. На конец 2008г. оборот достиг 450 млн. долларов США.

        Первый розничный магазин ДИКСИ  был открыт в 1999 г. в Москве. В качестве бизнес-модели был выбран магазин-дискаунтер, формат которого наиболее востребован покупателями. В период с 1999 по 2009 гг. число магазинов увеличилось с 11 до 558, а ежегодные темпы роста выручки компании за этот период составили 77%. С момента своего основания в 1992 году ДИКСИ выросла из небольшой оптовой компании в одну из крупнейших компаний России. По данным «РБК-Рейтинг» за 2005 г., Группа ДИКСИ входит в 100 крупнейших компаний России. Сегодня сеть продуктовых магазинов Дикси одна из ведущих розничных компаний с ежегодным оборотом более $1 млрд.

С 2002 года компания готовит аудированную консолидированную  отчетность по международным стандартам. Сформирована прозрачная холдинговая структура, состоящая из 14 компаний, разделенных по территориальному и функциональному признакам. На примере одного отделения компании, имеющее юридическое название ООО «Калужские магазины», которое существует в г. Калуге с мая  2006г., будет произведен анализ.  ООО «Калужские магазины» является юридическим лицом имеет 
самостоятельный баланс, имеет в хозяйственном ведении обособленное имущество, отвечает по своим обязательствам этим имуществом,  нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Предприятие имеет круглую печать со своим наименованием, штампы, бланки и иные реквизиты. Предприятие в своей деятельности руководствуется действующим законодательством, нормативными актами Городской Думы, Городской Управы и Уставом предприятия. В ООО «Калужские магазины» входит 14 магазинов, находящиеся на территории  Калужской области. В г. Калуге – 11 магазинов,  г. Обнинск – 2 магазина (открылись в августе 2007г.), г. Балабаново – 1 магазин (открылся в декабре 2007г.),  Место регистрации общества: 249190, Калужская область, г.Обнинск, ул.Гагарина д.35. Фактическое место нахождения: Калуга, Плеханова,61

     Прибыль предприятия, оставшаяся после уплаты налогов и иных обязательных платежей, поступает в полное распоряжение предприятия и направляется на формирование резервного и иных фондов, образуемых предприятием самостоятельно. У ООО «Калужские магазины» открыты два р/с 407 028 108 400 201 0 1531 в Сбербанке России ОАО г. Москва к/с 301 018 104 000 000 00 225 БИК 044525225. И в Калужском ОСБ №8608 №40702810422240105740-его открыли для целей инкассирования. Структура бухгалтерии зависит от характера деятельности организации, количества филиалов и подразделений, от объема и уровня автоматизации учетных работ. Распределение учетной работы между отдельными исполнителями осуществляется с учетом их индивидуальных особенностей и знаний и требует контроля со стороны главного бухгалтера.  Позиция лидера накладывает особые обязательства по информационной прозрачности и открытости компании, что является обязательной составляющей успешного бизнеса. ООО «Калужские магазины» создано и функционирует для достижения конкретных целей, направленных на удовлетворение различных потребностей населения. Главная цель существования компании это обеспечение покупателю конкурентно низких цен и расширенный ассортимент. Это делается для того, что бы покупатель, пришедший в магазин «Дикси» мог удовлетворить свои потребности и при этом по низким ценам. А главная цель всего Холдинга – это увеличение магазинов, а следовательно и увеличение выручки.    В настоящий момент в компании ООО «Калужские магазины» работают 812 человек. (Приложение 1 ) Средняя заработная плата работников составляет 16000 рублей и в перспективе ежегодное её повышение.

2.2 Документальное оформление  кассовых операций. 

Для осуществления  расчётов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу  и вести кассовую книгу по установленной  форме.

Кассовые  операции оформляются типовыми межведомственными  формами первичной документации по учёту кассовых операций, которые  утверждаются Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской федерации. 

Приходный кассовый ордер

(форма  N КО-1)

    Применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

    Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается  главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира  и регистрируется в журнале регистрации  приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

    В приходном кассовом ордере и квитанции  к нему:

    по  строке "Основание" указывается  содержание хозяйственной операции;

    по  строке "В том числе" указывается  сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "без налога (НДС)".

    В приходном кассовом ордере по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые  первичные и другие документы  с указанием их номеров и дат  составления. В графе "Кредит, код структурного подразделения" указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства".

    Расходный кассовый ордер

(форма  N КО-2)

    Применяется для оформления выдачи наличных денег  из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3).

    В тех случаях, когда на прилагаемых  к расходным кассовым ордерам  документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись  руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

    В расходном кассовом ордере по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции, а по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. 

Журнал

регистрации приходных и расходных кассовых документов

(форма  N КО-3)

    Применяется для регистрации бухгалтерией приходных  и расходных кассовых ордеров  или заменяющих их документов платежных (расчетно - платежных) ведомостей, заявлений  на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно - платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи. 

Кассовая  книга

(форма  N КО-4)

    Применяется для учета поступлений и выдач  наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

    Каждый  лист кассовой книги состоит из 2-х  равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как  первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как  второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

    Записи  кассовых операций начинаются на лицевой  стороне неотрывной части листа  после строки "Остаток на начало дня".

    Предварительно  лист сгибают по линии отреза, подкладывая  отрывную часть листа под часть  листа, которая остается в книге. Для ведения записей после "Переноса" отрывную часть листа накладывают  на лицевую сторону неотрывной части  листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа. Исправления в кассовой книге допускаются и должны быть заверены подписями кассира, а также  главного бухгалтера или лица, его  заменяющего.  Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается  на главного бухгалтера организации.