Бухгалтерский учёт и аудит кассовых операций

Книга учета

принятых  и выданных кассиром денежных средств

(форма  N КО-5) 

    Применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

    Авансовый отчет 

    (форма  N АО-1).

    Применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

    Составляется  в одном экземпляре подотчетным  лицом и работником бухгалтерии.

    Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

    На  оборотной стороне формы подотчетное  лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

    В бухгалтерии проверяются целевое  расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 - 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

    Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком согласно действующему законодательству Российской Федерации.

    Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем  или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

    На  основании данных утвержденного  авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке. 

Лимит кассы.

    Наличные  деньги, внесенные в кассу организации, должны быть сданы в банк.

    В кассах предприятий могут храниться  только деньги в сумме, не превышающей установленный банком лимит . Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчётно-кассовое обслуживание, специальный расчёт по форме № 0408020 «Расчёт на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу» в двух экземплярах.(Приложение)

    Сверх установленных лимитов могут  храниться деньги только для выдачи заработной платы, выплат социального характера и стипендий, но не свыше трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до пяти дней), включая день получения денег в учреждении банка.

    По  истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличности возвращаются в банк.

    Лимит остатка наличных денег в кассе  устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям, имеющим  кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности.

    Пока  лимит кассы не установлен, он считается  равным нулю и организация обязана сдавать в банк все наличные деньги.

    Если  предприятие имеет несколько  счетов в разных банках, расчет на установление лимита оно подает в один из них, а затем уведомляет об установленном лимите остальные банки.

    Поэтому следует согласовать с учреждением  банка, обслуживающего ее головной офис, единый для всей организации норматив остатка наличных денег в кассе  и утвердить в учетной политике квоты каждого филиала в общем объеме установленного норматива.

    Кроме того, поскольку ежедневно сдавать  остатки наличности в единую кассу организации при развернутой филиальной сети довольно проблематично, целесообразно предусмотреть в учетной политике организации сроки и периоды такой сдачи. 
 
 

Объявление  на взнос наличными

    (ф. 0402001).

    Взнос наличных денег в кассу банка  производится  организацией на основании объявления на взнос наличными В объявлении на взнос наличными в поле "Получатель" указывается полное или сокращенное наименование ОФК и номер его счета (N 40116), в скобках проставляются полное или сокращенное наименование организации, внесшей наличные деньги, а также номер ее лицевого счета.

    В поле "Источник взноса" получатель средств указывает символы отчета о кассовых оборотах учреждений Банка России и кредитных организаций и показатели бюджетной классификации Российской Федерации, по которым вносимые средства подлежат отражению на лицевом счете получателя средств (лицевом счете по дополнительному бюджетному финансированию, лицевом счете по учету внебюджетных средств). При взносе учреждением поступивших в его кассу средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, получатель средств в поле "Источник взноса" указывает соответствующие показатели классификации доходов бюджетов Российской Федерации и наименование источника образования дохода в соответствии с разрешением на открытие лицевого счета по учету внебюджетных средств. При взносе получателем средств, поступивших во временное распоряжение, в поле "Источник взноса" показатели бюджетной классификации Российской Федерации не указываются.

    Ответственность за достоверность проставленных  показателей несет учреждение, сдающее  денежные средства.

    Принятые  банком наличные деньги зачисляются  на счет органа Федерального казначейства. Ордер к объявлению на взнос наличными с отметкой банка о приеме наличных денег прилагается к выписке из счета органа Федерального казначейства N 40116. Квитанция к объявлению на взнос наличными выдается получателю средств. (Приложение) 

3. Синтетический и аналитический  учет кассовых операций, отражение на счетах бухгалтерского учета

 

     В ООО «Калужские магазины» бухгалтерский учет осуществляется по плану счетов бухгалтерского учета финансово – хозяйственной деятельности. Учет кассовых операций ведется в соответствии с действующим Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального Банка РФ от 22.09.93г. № 40.

     Синтетический учет денежных средств в кассе  осуществляется на активном балансовом счете 50 «Касса». Он предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе предприятия. По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств в кассу предприятия. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выбытие (выплата) денежных средств из кассы предприятия. Сальдо счёта указывает на наличие суммы денежных средств в кассе предприятия на начало месяца или на конец месяца. Оборот по дебету – это суммы, поступившие наличными в кассу, оборот по кредиту – суммы, выданные наличными из кассы.

     К счету 50 «Касса» могут быт открыты  субсчета:

     50-1 «Касса организации»;

     50-2 «Операционная касса»;

     50-3 «Денежные документы»;

     50-4 «Валютная касса»;

     50-5 «Касса филиала».

     На  субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают  денежные средства в кассе. Если организация  проводит кассовые операции с иностранной  валютой, то к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

     На  субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывают  наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.

     На  субсчете 50-3 «Денежные документы» учитывают  находящиеся в кассе организации  почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной  пошлины и другие денежные документы. Денежные документы учитывают на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на их приобретение.

     На  субсчете 50-4 «Валютная касса» предназначен для учета кассовых операций в  иностранной валюте при осуществлении  внешнеэкономической деятельности, в том числе при направлении работников в заграничные командировки;

     На  субсчете 50-5 «Касса филиала» предназначен для учета кассовых операций обособленных филиалов и представительств, выделенных на отдельный баланс.

     Учет  поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один – два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.

     Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале – ордере № 3. По окончании  отчетного периода остатки по журналу – ордеру сверяют с данными книги движения денежных документов. В ООО «Калужские магазины» применяется счет 50 субсчет 1 «Касса организации».

     Поступление наличных денег в кассу отражаются следующими бухгалтерскими проводками:

     1. Получены наличные деньги со  счетов в банках:

     Дебет 50 «Касса»

     Кредит 51 «Расчетный счет»;

     52 «Валютный счет»;

     55«Специальные  счета в банках».

     2. Поступления наличных денег от  реализация продукции, основных  средств, прочих активов:

     Дебет 50 «Касса»

     Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;

     76 «Расчеты с разными дебиторами  и кредиторами»;

     90 «Продажи»;

     91 «Прочие доходы и расходы».

     3. Возврат в кассу ранее выданных  авансов, излишне выплаченных  сумм заработной платы, неизрасходованных  подотчетных сумм:

     Дебет 50 «Касса»

     Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;

     70 «Расчеты с персоналом по оплате  труда»;

     71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

     76 «Расчеты с разными дебиторами  и кредиторами».

     4.Поступления  наличных денег в погашение  задолженности по материальному ущербу и очередным платежам работников - заемщиков, по вкладам в уставный капитал предприятия, от квартиросъемщиков и по исполнительным документам:

     Дебет 50 «Касса»

     Кредит 73/1 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;

     75 «Расчеты с учредителями»;

     76 «Расчеты с разными дебиторами  и кредиторами».

     5. Получены наличные деньги от  дочерних (зависимыми) организации  и подразделений организации:

     Дебет 50 «Касса»

     Кредит 79 «Внутрихозяйственные расчеты».

     6. Поступление в кассу процентов  по векселям, дивидендов по ценным бумагам, доходов от долевого участия в других организациях: