Финансовый учет

Распределение постоянных накладных  производственных расходов на затраты  по переработке основываются на производственных мощностях организации при работе в нормальных условиях. Нормальная производственная мощность – ожидаемый  объем производства, рассчитываемый на основе средних показателей за несколько периодов или сезонов  работы нормальном ходе дел, с учетом потери мощности в результате планового  технического обслуживания. Фактический  уровень производства может использоваться в том случае, когда он приблизительно соответствует мощности в нормальных условиях. Сумма постоянных накладных  расходов, относимых на каждую единицу  продукции, не увеличиваются вследствие низкого уровня производства или  остановки организации.

Нераспределенные накладные  расходы признаются как расход в  периоде их возникновения. В периоды  необычно высокого уровня производства сумма постоянных накладных расходов, относимых на каждую единицу продукции, уменьшается так, что запасы не оцениваются  сверх себестоимости.

В результате производственного  процесса, одновременно может производиться  более чем один продукт. Например, это происходит в случае совместно  производимых изделий или, когда  производство основного продукта сопровождается производством побочного продукта. Когда затраты на переработку  каждого продукта не могут быть определены отдельно, они распределяются пропорционально  и последовательно.

Себестоимость отдельных  статей запасов, не являющихся взаимозаменяемыми, а также товаров или услуг, произведенных и предназначенных  для специальных проектов, должна определяться путем специфической  идентификации индивидуальных затрат.

Организация обязана применять  одинаковые формулы оценки для всех запасов, сходных по характеру и  их использованию организацией. Для  запасов различного характера или  использования применение различных  формул оценки может быть оправдано. Например, запасы, используемые в одном  хозяйственном сегменте, могут использоваться организацией способом, отличным от способа  использования аналогичных запасов  в другом хозяйственном сегменте.

Метод ФИФО предполагает, что  статьи запаса, закупленные или произведенные  первыми, будут проданы первыми, соответственно, статьи остающиеся в  запасе в конце периода, были раньше всего приобретены или произведены. По формуле средневзвешенной стоимости, стоимость каждой статьи определяется из стоимости аналогичных статей в начале периода и стоимости  таких же статей, купленных или  произведенных в течение периода. Среднее значение может рассчитываться на периодичной основе, или по получении  каждой дополнительной партии, в зависимости  от обстоятельств организации.

После продажи запасов  балансовая стоимость этих запасов  в обязательном порядке должна быть признана в качестве расходов в том  периоде, когда признается соответствующая  выручка. Величина частичного списания стоимости запасов до возможной  чистой стоимости реализации и все  потери запасов должны признаваться в качестве расходов, в период осуществления  списания или возникновения потерь. Любая сумма восстановления списания стоимости запасов, вызванного увеличением  возможной чистой стоимости реализации, должна признаваться в качестве уменьшения величины запасов, признанной в качестве расходов в период восстановления стоимости.

 

 

3.5. Аудит дебиторской  задолженности и расчетов с  подотчетными лицами

Аудит учета расчетов с подотчетными лицами

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организации возникает  потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с  работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские  цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или  физических лиц, для оплаты выполненных  работ, оказанных услуг, а также  на иные хозяйственно-операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий  и организаций, в том числе  филиалов, не состоящих на самостоятельном  балансе и находящихся вне  района деятельности организации. При  этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.

Для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами организации по суммам, выданным им под отчет, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Не все организации  расплачиваются по безналичному расчету  – перечисляя деньги со своего счета  на счет продавца. Иногда гораздо удобнее  и быстрее оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный  инвентарь, бензин для служебного автомобиля и т.д. Для этого деньги выдаются из кассы сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем  составляют и сдают в бухгалтерию  авансовый отчет. Если при покупке  были израсходованы не все деньги, то остаток сотрудник должен вернуть  в кассу. Если же сотрудник переплатил (добавил свои деньги), то сумма переплаты  организация должна ему компенсировать.

Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Поэтому  есть вероятность, что бухгалтер  что-то не учтет или не заметит  ошибку в авансовом отчете. Как  же построить работу с «подотчетниками», чтобы не допустить ошибок? Как  правильно составить авансовый  отчет, и какие документы к  нему прилагать, чтобы подтвердить  произведенные расходы?

Аудитор при проверке должен знать, что получать деньги в подотчет имеют право, только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне  подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как  правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а  также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить  свои должностные обязанности: водителю – купить бензин, секретарю –  отправить почту, командированному – заплатить за гостиницу.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Эти правила предусмотрены Порядком ведения кассовых операций. Так в этом документе сказано, что сотрудник, который получил деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании. Сделать это он должен не позднее чем через три рабочих дня после того, как истечет срок, на который были выданы деньги. Этот срок утверждается приказом руководителя предприятия.

Таким образом, в приказе  нужно не только перечислить подотчетных  сотрудников, но и указать, какую  сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда  они должны сдавать авансовые  отчеты в бухгалтерию. Если на предприятии  нет такого приказа, то получается, что срок, на который выдаются деньги, не установлен. А в этом случае «подотчетники» должны отчитываться не позднее чем  через три рабочих дня после  того, как получат ту или иную сумму. Иначе в ходе проверке предприятие  могут оштрафовать за нарушение  Порядка ведения кассовых операций.

Но как быть, если понадобилось выдать деньги сотруднику, которого нет  в списке подотчетных лиц? В этом случае можно составить отдельный  приказ, где указать фамилию и  должность сотрудника, срок, на который  ему выданы деньги, дату, не позднее  которой он должен сдать авансовый  отчет в бухгалтерию предприятия, и т. д.

Аудитор должен проверить, чтобы  каждый сотрудник, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, был  ознакомлен под расписку с приказом, а при необходимости были разъяснены правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь  за них. При аудиторской проверке необходимо помнить, что сотрудник  предприятия может получить из кассы  деньги под отчет только на определенные цели.

Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам наличные, когда  направляют их в командировку, - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит  деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о командировке. В  нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также  какая сумма командировочных  ему положена. Только тогда кассир вправе составить расходный ордер  и выдать командированному сотруднику деньги.

Во-вторых, средства под отчет  получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными от имени своего предприятия  с другими организациями (водитель покупает у АЗС горюче-смазочные  материалы для служебного автомобиля, секретарь – марки для конвертов  на почте, а бухгалтер – бланки налоговых деклараций в магазине). Чтобы получить деньги, сотрудник  пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ, в  котором указывает, кому, на какие  цели выдаются деньги. Затем кассир составит расходный ордер и выдаст необходимую сумму.

Обычно деньги «подотчетникам»  выдают до того, как они что-то купят, то есть авансом. Но как быть, если из-за непредвиденных обстоятельств сотрудник  потратил на нужды предприятия свои собственные деньги? Может ли он потребовать, чтобы ему возместили эти расходы? Да, может. Но деньги ему  вернут только в том случае, если он представит в бухгалтерию документы, которые подтверждают расходы, а  руководитель согласиться с тем, что приобретенные ценности действительно  нужны предприятию, и распорядится возместить сотруднику истраченную сумму.

Иногда предприятие выдают деньги сотрудникам, которые еще  не отчитались по предыдущему авансу. Но так делать нельзя. Ведь в Порядке  ведения кассовых операций сказано, что выдавать наличные под отчет  можно только тогда, когда за сотрудником  не числится задолженности по подотчетным  средствам.

 

Аудит дебиторской  задолженности

Дебиторская задолженность  — это сумма долга, причитающаяся  предприятию от других юридических  лиц или граждан. Возникновение  дебиторской задолженности при  системе безналичных расчетов представляет собой объективный процесс в  хозяйственной деятельности предприятия. 
По характеру образования дебиторская задолженность делится на нормальную и неоправданную. К нормальной задолженности предприятия относится та, которая обусловлена ходом выполнения производственной программы предприятия, а также действующими формами расчетов (задолженность по предъявленным претензиям, задолженность за подотчетными щами, за товары отгруженные, срок оплаты которых не наступил). Неоправданной дебиторской задолженностью считается та, которая возникла в результате нарушения расчетной и финансовой дисциплины, имеющихся достатков в ведении учета, ослабления контроля за отпуском материальных ценностей, возникновения недостач и хищений (товары отгруженные и неоплаченные в срок, задолженность по недостачам и хищениям и др.). 
 
 Основными задачами, стоящими перед аудиторами при проверке дебиторской задолженности, являются: 
— проверка реальности и юридической обоснованности числящихся па балансе предприятия сумм дебиторской задолженности; 
— проверка соблюдения правил расчетной и финансовой дисциплины; 
— проверка правильности получения сумм за отгруженные материальные ценности и полноты их списания, наличия оправдательных документов при совершении расчетных операций и правильности их оформления; 
— проверка своевременности и правильности оформления и представления претензий дебиторам, а также организации контроля за движением их дел и проверка порядка организации взыскания сумм причиненного ущерба и других долгов, вытекающих из расчетных взаимоотношений; 
— разработка рекомендаций по упорядочению расчетов, снижению дебиторской задолженности. 
 
 Проверяя расчеты с дебиторами, аудитор должен выяснить, правильно ли отражена дебиторская задолженность в балансе. Остатки ее на начало и конец года показываются как в разделе I «Долгосрочные активы», так и в разделе II «Текущие активы». В I разделе показывается дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты, а во II разделе — платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты. При проверке дебиторской задолженности по I разделу аудитору необходимо обратить внимание на своевременное взыскание сумм и па задолженность, по которой истек срок исковой давности. 
 
 В долгосрочных активах дебиторская задолженность показывается в разделе следующих статей: 
— счета к получению;  
— векселя полученные; 
— задолженность по внутригрупповым операциям между основным хозяйственным товариществом и дочерними товариществами; 
— задолженность должностных лиц акционерного общества; 
— прочая дебиторская задолженность. 
 
 В текущих активах к этим статьям дебиторской задолженности добавляется статья «Авансовые платежи». 
Аудитору необходимо выяснить, правильно ли отражены по статьям баланса соответствующие остатки задолженности. Для этого по данным журнала-ордера № 11 и регистров аналитического учета и счетам, предназначенным для отражения расчетов, сличают остатки по каждому виду расчетов на начало проверяемого периода с остатками по соответствующим статьям баланса, а затем проверяют каждый вид расчетов. 
Проверку состояния дебиторской задолженности следует начать с анализа материалов инвентаризации расчетов с дебиторами. Учитывая, что сами предприятия инвентаризацию расчетов с ними, как правило, проводят некачественно, эту работу должен организовать аудитор. Инвентаризация расчетов с покупателями, подотчетными лицами, работниками предприятия и другими дебиторами заключается в выявлении по соответствующим документам остатков и тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся па счетах. Аудитор и члены инвентаризационной комиссии устанавливают причины и виновников образования дебиторской задолженности, давность ее возникновения; реальность получения (т.е. имеются ли акты сверки расчетов либо письма, в которых дебиторы признают свою задолженность); не пропущены ли сроки исковой давности (3 года); какие меры принимаются для взыскания задолженности. Иногда следует проводить сверки расчетов с организациями, за которыми числится значительная дебиторская задолженность. Встречные проверки в первую очередь проводятся в торговых и снабженческих организациях. 
Результаты инвентаризации расчетов оформляются актом. В акте следует перечислить наименования проинвентаризованных счетов и указать суммы дебиторской задолженности, безнадежных долгов, дебиторской задолженности, по которой истекли сроки исковой давности. По этим видам задолженности к акту инвентаризации расчетов должна быть приложена справка, в которой приводятся наименования и адреса дебиторов, сумма задолженности, указано, за что она числится, с какого времени и на основании каких документов. По суммам дебиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности, в справке указываются лица, виновные в пропуске этих сроков. 
 
 Анализ имеющихся на проверяемом предприятии материалов инвентаризации расчетов или проведение инвентаризации самим аудитором дает возможность сосредоточить внимание на более тщательной проверке расчетов, по которым установлены расхождения, неувязки, неясности. 
Чаще всего в хозяйственной деятельности предприятия встречаются расчеты с покупателями и заказчиками за товары, работы и услуги. Эта статья занимает поэтому наибольший удельный вес в общей сумме дебиторской задолженности, показанной в балансе предприятия. При проверке ее необходимо обратить внимание на следующее: 
— имеются ли договоры на поставку продукции (выполнение работ, услуг) и правильность их оформления; 
— правильно ли получены суммы за отгруженные товарно-материальные ценности; 
— правильно ли списана дебиторская задолженность на себестоимость продукции (работ, услуг) и дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности. Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, списывается по решению руководителя предприятия и относится соответственно на счет средств резерва по сомнительным долгам.  В действующем налоговом законодательстве (28) отмечается, что сомнительные долги — это «долги, возникающие в результате реализации продукции (работ, услуг) и не погашенные в течение двух лет с момента получения дохода». 
 
 Для списания сомнительного долга на предприятии создаются резервы по сомнительным долгам.

 

3.6. Аудит кассовых  операций

Проведение аудита кассовых операций

Последовательность работ  при проведении аудита денежных средств  можно разделить на три этапа: ознакомительный, основной и заключительный. На каждом этапе должны быть выполнены  определенные процедуры проверки, позволяющие  достигнуть цели и решить задачи аудита денежных средств.

На ознакомительном этапе  изучаются открытые организацией расчетные  и специальные счета.

Основной этап заключается  в проведении анализа операций, совершенных  в отчетном периоде и осуществленных на основании выписок банка с  расчетных счетов за проверяемые  месяцы, предоставляемых к проверке в полном объеме. Производится сверка суммы остатка денежных средств  с данными журнала ордера счета 1010.

При проверке операций по расчетному счету необходимо ответить на следующие  основные вопросы:

- в полном ли объеме  имеются договоры банковского  обслуживания;

- ведутся ли регистры  синтетического учета по каждому  расчетному счету;

- своевременно ли отражаются  операции по движению денежных  средств на расчетном счете  в регистрах синтетического учета;

- производятся ли записи  в учетные регистры по каждой  выписке банка;

- тождественны ли записи  в учетных регистрах и в  выписках банка.

Типичными ошибками, которые  выявляются в ходе проверки банковских операций, являются:

- отсутствие платежных  документов, подтверждающих факт  совершения операций, или оформление  их ненадлежащим образом;

- отсутствие приложений  к платежным документам, послуживших  основанием для совершения операций;

- перечисление авансов  по бестоварным счетам, без предварительного  оформления договора и по другим  сомнительным операциям;

- несоответствие данных  в платежных поручениях данным  выписки банка;

- некорректная корреспонденция  счетов по учету банковских  операций.

При аудите кассовых операций последовательно проверяются:

- правильность документального  оформления кассовых операций;

- сохранность наличных  денежных средств в кассе;

- соблюдение установленного  лимита остатка денежных средств  в кассе;

- правильность применения  контрольно-кассовой техники (ККТ)  при осуществлении расчетов с  населением;

- полнота и своевременность  оприходования денежных средств  и отражение данных хозяйственных  операций на счетах бухгалтерского  учета;

- правильность списания  денег в расход и отражение  данных хозяйственных операций  на счетах бухгалтерского учета;

- организация хранения  свободных денежных средств в  кассах организации.