Инвентаризация – имущества и расчетов

- расчетов по платежам  в бюджет и внебюджетные фонды-  не менее одного раза в квартал;

- расчетов с дебиторами  и кредиторами - не менее двух  раз в год 

• остальных статей баланса - на первое число месяца, следующего за отчетным годом.

          В ОАО  «Сибирь» инвентаризации подлежат :- основные средства, нематериальные  активы, финансовые вложения, товарно-материальные ценности, незавершенное производства и расходы будущих периодов, денежных средств, денежных документов  и бланков документов строгой отчетности, расчетов, резервов предстоящих расходов и платежей.

          Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев обязательного проведения инвентаризации.

           План проведения инвентаризации составляется в начале года, следующего за  отчетным. В этот план, как правило, включаются материально-производственные запасы, основные и денежные средства. Тем не менее план не утвержден руководителем организации.

Согласно плана проведения инвентаризации, в ОАО «Сибирь» утвержденного руководителем и главным бухгалтером, установлены следующие сроки проверок имущества принадлежащего предприятию:

- основные средства - не менее одного раза в год  перед составлением годового  отчета и баланса, но не ранее  1 ноября отчетного года;

- товарно-материальных  ценностей предприятия - 1раз в  год;

- денежных средств  находящихся в кассе - не реже  одного раза в месяц;

Следует заметить тот  факт, что сроки указанные в  плане проведения инвентаризаций не всегда строго соблюдаются, а план проведения инвентаризации не содержит инвентаризации расчетов, резервов. По мнению автора это является негативным моментом в организации инвентаризационной работы.

 

 

2.2. Планирование и общий порядок  проведения инвентаризации.

Правильность проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств определен в Методических указаниях утвержденные приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49. Руководители предприятий несут ответственность за правильное проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей и денежных средств и за обеспечение ее внезапности. Назначение инвентаризации, подбор членов инвентаризационной комиссии и их инструктаж осуществляются руководителем и главным бухгалтером.

Основные этапы во взаимосвязи с функциями бухгалтерской службы в процессе инвентаризации приведены в таблице 6.

 Таблица 6 - Этапы инвентаризации

 

Этап	Документы, оформленные  в ходе инвентаризации	Функции бухгалтерской  службы.
Подготовительный	Приказ руководителя о проведении инвентаризации, внутренние инструкции, расписка материально-ответственных лиц	Участие в разработке внутренних первичных и нормативных  документов, определение остатков имущества  и обязательств по учетным данным
Документальная и натуральная  проверки	Акты инвентаризации, инвентаризационные описи.	Участие в проверках, проводимых инвентаризационными комиссиями.
Таксировочный	Акты инвентаризации, инвентаризационные описи.	Предоставление комиссиям  данных о существующих оценках имущества  и обязательств
Сравнительно-аналитический	Акты инвентаризации, сличительные ведомости	Проверка данных, содержащихся в актах и описях, выявление  причин отклонений учетных оценок от текущих, подготовка предложений по отражению в учете результатов  инвентаризации
Заключитель-    ный	Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией. Приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации	Внесение бухгалтерских  записей  в учетные регистры, хранение документов по учету результатов  инвентаризации

На подготовительном этапе материально-ответственные лица передают комиссии приходные и расходные документы по отчетам (реестрам), которые служат бухгалтерии основанием для определения соответствующих остатков по счетам бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации. Полнота передачи первичных документов подтверждается расписками указанных лиц, а также держателей подотчетных сумм или доверенностей на получение материальных ценностей.

Организационно-методическая подготовка к проведению инвентаризации заключается в разработке внутренних нормативных документов-инструкций, правил и т.п., регламентирующих деятельность комиссий на каждом этапе. Инструкции могут содержать:

-конкретные методики  проведения инвентаризации, описание  действий членов рабочих комиссий  при проверке наличия и состояние  отдельных объектов;

-порядок получения  подтверждений учетных данных  контрагентами-поставщиками, покупателями, банками, налоговыми органами  и др.;

-порядок урегулирования претензий  к работе инвентаризационных  комиссий;

-типовые формы первичных учетных  документов для оформления результатов инвентаризации, разработанные организацией самостоятельно.

Второй этап организации – это натуральная и документальная проверка фактического наличия имущества и обязательств. Их проводят комиссии коллегиально: отсутствие хотя бы одного члена комиссии служит основанием для признания результатов инвентаризации не действительными.

Основной формой первичной документации для учета результатов натуральной  инвентаризации является инвентаризационная опись, документальной – акт инвентаризации. Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 утверждены 6 типовых форм описи и 8 типовых форм акта.

В описях ( актах) не допускается оставлять  незаполненные строки, в конце  описи материально-ответственные  лица должны расписаться, подтверждая  факт проведения проверки в их присутствии, а также отсутствие претензий к членам комиссии и принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Натуральная и документальная проверки инвентаризации проводятся, как правило, сплошным методом. Этот процесс достаточно трудоемок , но действующие нормативные документы позволяют применять упрощенные способы инвентаризации лишь в немногих случаях. Например, допускается выборочная инвентаризация материальных ценностей, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщиков.

Таксировочный этап заключается  во внесении в описи (акты) денежных оценок имущества и обязательств по данным первичных документов и бухгалтерского учета. На этом этапе не учитывается изменение стоимостных оценок, вызванное изменением физических, функциональных и иных свойств объектов инвентаризации.

Сравнительно-аналитический  этап инвентаризации позволяет подтвердить существующие оценки  объектов учета. Необходимость уточнения бухгалтерской оценки отдельных видов имущества и обязательств связана, в первую очередь, с выявленными расхождениями между значениями показателей по данным учета и фактическими их значениями, подтвержденными в ходе инвентаризации. Рассчитанные отклонения фиксируют непосредственно в актах инвентаризации либо при подведении итогов натуральной проверки в сличительных ведомостях. Кроме того, корректировка оценок возможна в случаях:

-изменение государственных  регулируемых цен, когда оценка  осуществляется по этим ценам;

-изменение курса иностранной  валюты, если стоимость имущества  или обязательств выражена в иностранной валюте;

-изменение величины  дебиторской и кредиторской задолженности  при использовании в расчетах  условных денежных единиц;

-ухудшения качественных  характеристик имущества организации  ( физический или моральный износ,  снижение рыночных цен и т.д.);

-наличие в составе  дебиторской задолженности сумм, получить которые в полном  объеме невозможно из-за неплатежеспособности  должников.

Инвентаризационная комиссия должна выявить причины, которыми обусловлена  необходимость внесения уточненных записей в регистры бухгалтерского учета, и предложить способы их отражения в учете результатов инвентаризации. Здесь важно установить , имеются ли в организации лица, несущие материальную ответственность за сохранность ценностей, определить размер этой ответственности, проанализировать возможные способы истребования сомнительной дебиторской задолженности ( путем перевода долгов, бартерных операций и т. п.). По фактам образования излишков или недостач материальных ценностей необходимо получить подробные объяснения  от ответственных лиц.

Предложения инвентаризационных комиссий по результатам выполнения сравнительно-аналитического этапа  обобщаются в ведомости учета  результатов, выявленных инвентаризацией. На заключительном этапе инвентаризации ведомость подписывает руководитель и главный бухгалтер организации одновременно с изданием приказа (распоряжения) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ ( распоряжения)  служит основанием для внесения в регистры бухгалтерского учета соответствующих записей заключительными оборотами. Материалы работы комиссии передают в бухгалтерию организации, где их хранят не менее 5 лет.

Для проведения плановой или внеплановой инвентаризации приказом руководителя организации  создают рабочие инвентаризационные комиссии, которые должны состоять не менее чем из 3-х человек:

- представитель организации,  назначившей инвентаризацию (председатель  комиссии);

- счетный работник;

- материально-ответственное  лицо.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Рабочие инвентаризационные комиссии выполняют следующие функции: осуществляют инвентаризацию ценностей  и денежных средств в местах хранения; участвуют в проведении результатов инвентаризаций и разрабатывают предложения по зачету недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли, вносят  предложения по упорядочению приема, хранения и отпуска материальных ценностей,  улучшению учета и контроля  за их сохранностью, а также реализации сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей.

Права и обязанности  комиссии.

Инвентаризационная комиссия имеет право:

1. Требовать привлечения  к проведению инвентаризации  работников предприятия для оказания помощи по перемериванию, перевешиванию, пересчету товарно-материальных ценностей;

2. Участвовать совместно  с бухгалтерией предприятия в  определении результатов инвентаризации;

3. Вносить предложения  по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска товаров, а также улучшения учета и контроля за их сохранностью; при отсутствии условий для нормального хранения товаров сообщить об этом администрации докладной запиской.

Инвентаризационная комиссия несет ответственность:

1. За своевременность  и соблюдение порядка проведение инвентаризации в соответствии с приказом ( распоряжением) руководителя предприятия;

2. За полноту, достоверность  и  точность внесения в описи  данных о проверяемых ценностях  по их фактическим остаткам  в натуре;

3. За правильность указания в описи отличительных признаков товарно-материальных ценностей (порядковый номер, артикул, тип, сорт, марка, размер и т.д.), по которым определяется их цены;

4. За точность подсчета  сумма в описях;

5. За правильность  и своевременность оформления материалов инвентаризации в соответствии с Методическим указанием, утвержденным приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49.

Члены инвентаризационной комиссии за внесение в описи заведомо неправильных данных о фактических  остатках ценностей с целью сокрытия недостач и растрат или излишков товаров, и других ценностей - подлежат привлечению к установленной ответственности.

Намеченная инвентаризация объекта, утверждается распоряжением (приказом) руководителя предприятия, который является письменным заданием на ее проведение.

В распоряжении (приказе) указываются:

- состав рабочей инвентаризационной  комиссии;

- перечень инвентаризуемого  имущества и обязательств;

- причина проведения  инвентаризации (плановая,  внеплановая);

- сроки проведения  инвентаризации (дата начала и окончания).

В целях контроля за выполнением  распоряжений о проведении инвентаризации эти  распоряжения (приказы)  регистрируют в особом журнале (книге регистрации  распоряжений  (приказов )), в котором  отражаются:

- порядковый номер;

- названия инвентаризуемого объекта;

- дата выписки приказа;