Инвентаризация – имущества и расчетов

При   проведении  инвентаризации  в   операционной     кассе           кассир в присутствии комиссии выбивает контрольный чек, на котором отражены показания суммирующего контрольного счетчика кассового аппарата, и заносит его данные в журнал кассира-операциониста, затем производит необходимые расчеты по ведению остатка денежных средств находящихся на момент проверки в кассе. Инвентаризационная комиссия проверяет правильность заполнения журнала и проверяет расчеты кассира на наличие ошибок. Если расчеты произведены верно, то приступают к снятию остатков в кассе, отражая результат в акте № ИНВ-15.

Остаток денежных средств в операционных кассах магазинов определяют по показаниям суммирующих контрольных счетчиков  кассовых аппаратов, как разность между  показаниями счетчика на конец и  начало дня, при этом учитывают неиспользованные кассовые чеки, возвращенные покупателями в установленном порядке.

        Остатки кассы сверяют с данными  журнала и если не обнаружены  расхождения, то председатель  инвентаризационной комиссии расписывается  в журнале в день проведения проверки, а в графах “излишки”   “недостачи” ставит прочерки. Если обнаружились расхождения наличных денежных средств в кассе с данными журнала, то в графах “излишки”  “недостачи” проставляется сумма разницы между данными журнала и фактическим наличием денег в кассе. Наличные деньги, неоправданные приходными кассовыми операциями и показаниями суммирующих контрольных счетчиков, являются излишками кассы и подлежат взносу в доход бюджета в 3-х дневный срок.

О результатах проверки ценных бумаг и документов строгой отчетности составляется “Инвентаризационная опись ценностей и бланков строгой отчетности” по форме № ИНВ-16.

Отражение на счетах бухгалтерского учета результатов инвентаризации денежных средств в кассе отображено в таблице 7.                                                                                                                                               

                                                                                                                  

Таблица 7 -  Отражение на счетах бухгалтерского учета результатов

инвентаризации  денежных средств  в кассе

№	Содержание  операции	Дебет	Кредит
1	Оприходованы излишки  по кассе выявленные при  инвентаризации	50	91/1
2	Отражена недостача  денежных средств в кассе, выявленная при инвентаризации	94	50
3	Недостача отнесена на виновных лиц	73/2	94
4	Поступление в кассу  от виновного лица в счет недостачи	50	73/2
5	Удержание суммы недостачи  из заработной платы	70	73/2

 

Результаты проверок в ОАО “Сибирь“ показали, что  суммы указанные в отчетах  как остатки на конец дня соответствует  фактам наличия денежных средств, находящихся  в сейфе предприятия на момент инвентаризаций. Но в документах приложенных к отчетам – в приходных ордерах, допускаются помарки и исправления не заверенные подписями. Лимит кассы, определенный учетной политикой в 1500 рублей,  не всегда соблюдаются. Проверки кассовой наличности  проводятся в отсутствии всех членов инвентаризационной комиссии.

При проверке остатков денежных средств в операционной кассе  магазина нарушением являются неоговоренные  исправления в книге кассира-операциониста.     

Перед инвентаризацией  товарно-материальных ценностей (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) осуществляют подготовительные мероприятия. Ценности рассортировывают и укладывают по наименованиям, сортам, размерам; в местах хранения вывешивают ярлыки с указанием количества, массы и меры проверяемых ценностей. Все документы по приходу и расходу ценностей должны быть обработаны и записаны в регистры аналитического учета. От материально ответственных лиц необходимо получить расписку о том, что у него нет неоприходованных и не списанных в расход ценностей. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «До инвентаризации на «…» (дата)», что должно служить для бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Наличие средств в  натуре проверят при обязательном участии  материально ответственного лица. Результаты подсчета, обмера и взвешивания заносят  в инвентаризационные описи или  акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах, которые подписывают все члены комиссии. Материально ответственные лица подтверждают на каждой описи, что у них нет претензий к комиссии и что проверенные ценности приняты ими на хранение.

Руководитель организации долен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей  может определяться на основании  документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости  отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагаются к описи.

На каждой странице описи  указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

На последней странице описи незаполненные строки прочеркиваются и должна быть сделана отметка  о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших  эту проверку.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены  материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший – в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся  на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течении нескольких дней, то помещения где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны.. во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда  материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации, представленные в приложениях №6-19 к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, либо формы, разработанные министерствами и ведомствами.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются актом (Приложение №3 к Методическим указаниям) и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (Приложение №4 к Методическим указаниям).

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

На поврежденные или  испорченные ценности составляют акты, в которых указывают характер и степень порчи, ее причины, лиц, виновных в порче ценностей.

Оформленные инвентаризационные описи и акты сдают в бухгалтерию, где их проверят, затем сравнивают фактическое наличие средств  с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения записывают в  сличительную ведомость. В ней указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации (количество и сумма), наличие средств по данным учета и результаты сравнения – излишек или недостача. В сличительной ведомости ценности записывают с указанием количества и суммы по группам, видам и сортам в соответствии с классификацией принятой в учете. В сличительную ведомость записывают только те ценности, по которым выявлены излишки или недостача, а остальные показывают в ведомости общей суммой.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указывают в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

На ценности, не принадлежащие  организации, но числящиеся в бухгалтерском  учете составляются отдельные сличительные ведомости.

Инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы, предложения и решения комиссии оформляются протоколом, утвержденным руководителем предприятия. После утверждения результаты инвентаризации отражаются в учете.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим  наличием имущества и данными  бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется  по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая  сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации  или увеличение доходов у некоммерческой организации;

б)недостача имущества и его  порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм – на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал  во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой.

Отражение на счетах бухгалтерского учета результатов инвентаризации товаров отображено в таблице 8.               

                                                                                         

                                                                                                          

 Таблица  8 - Отражение на счетах бухгалтерского  учета результатов инвентаризации товаров

№	Содержание  операции	Дебет	Кредит
1	Отражена недостача  товаров, выявленная при инвентаризации	94	41/1 10
2	Оприходованы излишки  товаров, выявленные при инвентаризации	41/1 10	91/1
3	Списана недостача товаров  в пределах норм естественной убыли	44	94
4	Недостача отнесена на виновных лиц	73/2	94
5	Поступление в кассу  от виновного лица в счет недостачи	50	73/2
6	Удержание суммы недостачи  из заработной платы	70	73/2
7	Списание суммы недостачи  на убытки	91/2	94

 

При инвентаризации товарно-материальных ценностей в ОАО “Сибирь”, имеет  место факты извещения материально-ответственного лица о сроках проведения намеченной у него инвентаризации. Это может  способствовать сокрытию материально-ответственными лицами недостач или изъятия ранее образовавшихся излишков, что делает проведение инвентаризации не эффективной. Также не своевременно отбираются подписи всех членов рабочей инвентаризационной комиссии по мере заполнения страниц инвентаризационных описей. При этом используется устаревшая бланочная продукция. Расписка о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности оприходованы, а выбывшие списаны в расход, берется у материально ответственного лица  не перед началом, а после заполнения инвентаризационной описи. Допускается ограничение подсчета количества мест (мешков) без тщательной проверки их содержимого. В инвентаризационных описях ОАО «Сибирь» заполнены все необходимые реквизиты, но описи заполнены не разборчиво, с помарками. Количество единиц и суммы проверены.