Инвентаризация имущества в бюджетном учреждения

После считывания метки с объекта учета на экране терминала сбора данных отображается карточка объекта, в которую при необходимости могут быть внесены изменения. Пользователь может также зафиксировать данные об обнаруженных при проведении инвентаризации излишках, завести новые объекты и излишки.

. Обработка результатов  инвентаризации

После окончания инвентаризации фактические данные по наличию, состоянию и местоположению объекта учета загружаются из терминала сбора данныхв БД системы АйТи-АИ (или непосредственно в SAP R/3, «1C:Предприятие»).

По итогам проведенной инвентаризации в АйТи-АИ формируется отчет по сверке (в нем отражены учетные и фактические данные об объектах), итоговые инвентаризационные отчеты (по излишкам, недостачам, инвентаризованным объектам), производится обновление фактических данных по объектам учета.

Таким образом, система АйТи-АИ имеет обширную методологическую и программную базу для автоматизации процесса инвентаризации. Как заявляет компания «АйТи. Смарт системы» средний срок окупаемости инвестиций в автоматизацию - 2 года.

Вышеперечисленные способы оптимизации издержек при проведении инвентаризации оптимальны с точки зрения своей технологичности, однако предполагают финансовые затраты на реализацию.

 

 Оптимизация процедуры проведения инвентаризации за счет внутренних ресурсов

 

Как уже отмечалось, бухгалтерия  имеет большой опыт в части организации бухгалтерского и налогового учета в бюджетном учреждении образования, а также проведения обязательных инвентаризаций. Такой интеллектуальный багаж в формализованном и структурированном виде является мощнейшим инструментом оптимизации процедуры проведения инвентаризации и может приобрести форму технологических карт.

Технологическая карта может состоять из следующих разделов:. Область применения.. Технология и организация бухгалтерской экспертизы:

состав нормативно-справочной информации. Большая часть нормативно-справочной информации уже используется при производстве бухгалтерской экспертизы и может быть применена в бюджетных учреждениях, например при ответах на вопросы, ставящиеся перед экспертом, бухгалтером при назначении бухгалтерской экспертизы;

требования к качеству внутреннего контроля (график проведения инвентаризации, график проведения контрольных мероприятий, наличие в автоматизированной форме учета элементов контроля);

методологические схемы производства бухгалтерской экспертизы (перечень типичных нарушений, перечень учетной и внеучетной информации, спецификация первичных документов и учетных регистров с указанием обязательных реквизитов и комплектности, схема документооборота, схема порядка проведения бухгалтерской экспертизы);

перечень изменений нормативов, лимитов за проверяемый период (при необходимости).. Требования к качеству и приемке заключения эксперта-бухгалтера:

требования к качеству исследуемой документации;

перечень процессов, подлежащих контролю.. Потребность в ресурсах:

перечень видов дополнительной экспертизы (финансово-аналитическая экспертиза, финансово-кредитная экспертиза, инженерно-экономическая экспертиза, налоговая экспертиза);

перечень технологической оснастки, инструмента, инвентаря и приспособлений.. Финансово-экономические показатели (при необходимости):

основные экономические показатели деятельности;

степень соответствия расходов учреждения, осуществляемых за счет средств финансирования, используемым бюджетным ассигнованиям;

наличие признаков банкротства.

Технологическая карта может стать основным организационно-методологическим документом в бухгалтерской экспертизе, которая содержит комплекс мероприятий по организации бухгалтерской экспертизы в бюджетном учреждении.

Самостоятельное составление технологической карты позволяет систематизировать удачный опыт проведения инвентаризаций с учетом нюансов конкретной организации. Содержание технологической карты позволит четко следовать алгоритму проведения бухгалтерской экспертизы, порядку осуществления контрольных процедур в бюджетном учреждении и сформировать отчет эксперта-бухгалтера.

Наиболее распространенные ошибки и нарушения при проведении инвентаризации связаны с оформлением инвентаризационных мероприятий, поэтому четкое соблюдение процедуры проведения инвентаризации, правильное оформление документов - залог уверенной позиции членов комиссии и руководства учреждения при возникновении спорных ситуаций.В 2014 году инвентаризация не выявила в исследуемом «Филиал  ФБУЗ Центр гигиена и эпидемиологии Республике Хакасия в Аскизском районе» излишков и/или недостач, инвентаризация проведена в соответствии с действующими нормативными документами и признана действительной. Предлагается три пути оптимизации процедуры инвентаризации: аутсорсинг, внедрение автоматизированной системы и консолидация опыта в виде технологических карт.

 

Заключение

 

Для контроля над сохранностью бюджетных средств и средств, полученных за счет внебюджетных источников, и достоверности данных бюджетного учета учреждения проводят инвентаризацию имущества и финансовых обязательств в соответствии с нормативными правовыми актами. Данные, полученные в ходе инвентаризации, обеспечивают соответствие записей бюджетного учета фактическому наличию учетных объектов и их состоянию и, как следствие, представление достоверной бюджетной отчетности. В работе рассмотрены основные правила проведения инвентаризации нефинансовых и финансовых активов и отражения ее результатов в бюджетном учреждении образования «Филиал  ФБУЗ Центр гигиена и эпидемиологии Республике Хакасия в Аскизском районе».

Перед сдачей годовой бухгалтерской отчетности в целях обеспечения соответствия ее данных данным бухгалтерского учета учреждения обязаны провести инвентаризацию имущества, в процессе которой устанавливается реальность всех статей баланса и других форм отчетности учреждений, проверяется и документально подтверждается наличие имущества, его состояние и оценка.

Процесс инвентаризации подразделяется на отдельные этапы: подготовка к инвентаризации, непосредственная проверка наличия имущества, сравнение данных и выявление результатов. На каждом этапе организация обязана четко и своевременно осуществлять инвентаризационные мероприятия, во избежание нарушения требований законодательства РФ.

Инвентаризация является обязательным общехозяйственным мероприятием для любого предприятия, а также элементом учетной политики. На практике во многих организациях эта процедура осуществляется с нарушением установленных правил.

В результате анализа процедуры проведения инвентаризации в 2014 году, внутренних документов за предыдущие отчетные периоды были выявлены и формализованы наиболее часто встречающиеся ошибки и нарушения при проведении инвентаризации. Наиболее часто встречающиеся проблемы - это формальное отношение к проведению инвентаризации и, как следствие, нарушение правил оформления первичных учетных документов по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

В связи с трудоёмкостью процесса проведения инвентаризации остро стоит вопрос оптимизации этого процесса. На сегодняшний день возможны несколько вариантов решения: передача функции проведения инвентаризации внешнему контрагенту (аудитору), внедрение автоматизированной системы с технологией радиочастотной идентификации (RFID) или двумерного штрихового кодирования, создание на базе собственного положительного опыта проведения инвентаризаций методологических таблиц.

Бухгалтерская экспертиза на основе методологических карт предполагает проведение оценки реальности фактов финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения, правильности их отражения в системе бухгалтерского учета и отчетности и соблюдения действующего законодательства. При этом может возникнуть ситуация, при которой государственные средства использованы в соответствии со сметой, правильно учтены и отражены в отчетности и вывод эксперта-бухгалтера положительный. На самом деле одновременно могут быть не выполнены поставленные цели, для достижения которых организации выделялись бюджетные средства. Таким образом, если бюджетополучатель отразил правильно все финансово-хозяйственные операции, не нарушил законодательства, но неэффективно использовал бюджетные средства, мнение эксперта-бухгалтера может быть и отрицательным.

Анализируя все компоненты бухгалтерского и налогового учета, а также перечень необходимой для инвентаризации информации, можно сформулировать основные принципы оптимизации процедуры инвентаризации:

. Грамотная автоматизация учета.

Важным элементом беспроблемной инвентаризации является удобная учетная система. Ее правильный выбор - элемент профилактики проблем, которые может выявить инвентаризация. Программа должна позволять осуществлять полноценный ордерный учет поступления, перемещения и выбытия товаров на всех территориально распределенных складах. Удобно, если в программной конфигурации штатно включены все необходимые для проведения инвентаризации товаров документы, отчеты, печатные формы.

. Четкая организационная структура

В программе автоматизации учета, места хранения материальных запасов должны соответствовать структуре организации.

. Проведение выборочных инвентаризаций.

Организовать сплошную проверку слишком дорого. Поэтому при проведении проверок стоит использовать выборочный метод.

. Последовательность проведения

Инвентаризация должна проводиться последовательно по местам хранения. Хаотичное снятие остатков, то в одном месте, то другом, потом опять в первом и т.д. приводит к увеличению временных затрат на проведение инвентаризации и упущениям в виде пропущенных единиц номенклатуры, а значит к недостоверным данным по проведенной инвентаризации. Определенная последовательность снятия остатков обязательно должна быть зафиксирована во внутренней учетной политике.

. Формализация.

Снятие остатков необходимо производить только на бланках инвентаризации, сформированных в учетной программе. Номенклатурный список товаров должен быть упорядочен в соответствие с используемыми местами хранения.

Итак, следование этим принципам позволит оптимизировать проведение инвентаризации, снизить временные затраты при снятии остатков и ввода данных в учетную программу, высвободить время для проведения аналитики данных по результатам инвентаризации и получать достоверные цифры по товарным запасам, излишкам и недостаче.

 

Список используемых источников и литературы

 

. Федеральный закон от 12.01.1996 № 7-ФЗ(ред. от 16.11.2011)"О некоммерческих организациях".

. Федеральный закон от 08.05.2010 № 83-ФЗ (ред. от 30.11.2011, с изм. от 06.12.2011) "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений".

. Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ (ред. от 28.11.2011) "О бухгалтерском учете".

. Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н"Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению".

. Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению".

. Приказ Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению".

. Приказ Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению".

. Приказ Минфина России от 21.12.2011 № 180н (ред. от 20.03.2012) "Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации".

. Приказ Минфина РФ от 20.03.2012 N 39н "О внесении изменений в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 21 декабря 2011 г. N 180н"

. Приказ Минфина РФ от 28.12.2010 № 191н (ред. от 29.12.2011) "Об утверждении Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации".

. Приказ Минфина РФ от 29.12.2011 № 191н "О внесении изменений в Инструкцию о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утвержденную приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28 декабря 2010 г.№ 191н".