Инвентаризация имущества в бюджетном учреждения

• увеличение качества:

§ фокусирование на основной деятельности (как фирмы-заказчика, так и исполнителя - здесь также возможен синергетический эффект);

§ использование специализированного оборудования, знаний, технологий;

§ отсутствие заинтересованности в искажении результатов инвентаризации;

• снижение рисков, связанных с реализацией процесса:

§ использование конкуренции на рынке исполнителя;

§ сокращение влияния неуправляемых факторов;

§ разделение и частичная передача другой компании рисков.

Таким образом, сторонние специализированные компании имеют свою технологию и методологию проведения инвентаризации, специализированное дорогостоящее программное обеспечение и оборудование, а также профессионально обученный штат специалистов, оплата труда которых, на порядок ниже, чем оплата складских и офисных сотрудников, которые часто привлекаются на инвентаризации. Однако необходимо учитывать особенности рассматриваемой организации и особенности её финансирования. Отсутствие опыта передачи проведения инвентаризации в бюджетных организациях на аутсорсинг, лимитирование расходов, необходимость организации тендераделает этот вариант оптимизации процедуры инвентаризации не таким перспективным для бюджетных организаций.

Еще один вариант сокращения издержек при проведении инвентаризации направлен на внедрение автоматизированной системы учета и инвентаризации имущества. В настоящий момент на рынке существует несколько вариантов таких систем. Все они применяют штриховое кодирование.

Широкое использование штриховых кодов было обусловлено необходимостью обеспечить автоматизированный ввод информации в компьютерные системы управления, который отличался бы высокой надежностью, простотой и экономичностью. Штриховой код - это элемент системы управления. В отрыве от компьютерной системы управления, вне связи с ее информационной базой он не имеет никакого смысла. Технология штрихового кодирования применяется во многих сферах деятельности, но наиболее широко и эффективно она используется в торговле, учете материальных запасов, перевозок.

Штриховые коды вышли на первое место среди множества известных способов идентификации и получили преимущество в большинстве практических приложений перед другими оптическими методами. Достоинства технологии штрихового кодирования можно оценить с точки зрения надежности, простоты применения и экономичности.

Штриховые коды характеризуются высокой надежностью. К ним применимы те методы защиты от ошибок, которые широко используются в связи и компьютерном деле.

Простота применения штрихового кода определяется его природой: его наличие или отсутствие сразу видно (в отличие от магнитных или радиочастотных методов, которые применяются, прежде всего, там, где содержание и даже присутствие кода желательно скрыть), он легко наносится на упаковку или на бумажный ярлык, хорошо считывается устройствами, соединенными с компьютером. При этом такие устройства не являются чем-то сверхъестественным в проектировании и производстве, будучи разновидностью обычных сканеров.

По экономичности технология штрихового кодирования не имеет себе равных, даже в производстве дешевых товаров массового спроса изготовление штриховых кодов не оказывает заметного влияния на себестоимость товара для производителя, а благодаря совершенствованию процессов хранения, транспортировки и продажи товаров достигается значительный экономический эффект на всех этапах продвижения товара к потребителю.

Наличие штриховых кодов на товарах позволяет реализовать технологию управления товарными потоками, дающую возможность в любой момент времени знать, какой товар имеется в наличии и где он находится. Достигается это благодаря идентификации товаров, мест хранения, групповой тары, рабочих мест операторов. Любое перемещение предметов на складе сопровождается считыванием штриховых кодов и регистрацией происходящих изменений. Это позволяет автоматизировать различные функции управления и обеспечивать управление в реальном масштабе времени. Повышается эффективность всех операций, связанных с приемом, размещением, отбором и отгрузкой готовой продукции. Экономический эффект от внедрения технологий штрихового кодирования достигается благодаря ускорению оборачиваемости оборотных средств, обеспечению оперативного управления производственными запасами, снижению внутрискладских издержек, уменьшению потерь товаров и т.д.

Технология штрихового кодирования обеспечивает 100% идентификацию объектов учета, служит развитию предприятия и позволяет достичь следующих целей:

• сокращение временных издержек на проведение инвентаризации;

• уменьшение вероятности несанкционированного исчезновения имущества;

• своевременное выявление окончания срока эксплуатации имущества;

• повышение уровня оперативного контроля перемещения основных средств;

• избавление от неточностей при приёме, выбытии и учете основных средств;

• выявление прямых злоупотреблений материально ответственными лицами;

• выявление неправильного отражения документальных данных;

• выявление естественных потерь;

• предотвращение несанкционированной подмены инвентарных единиц.

Одна из разработок аппаратно-программный комплекса втоматизации процесса инвентаризации с использованием механизма штрихового кодирования "Scan-Parus" интегрируется с программным продуктом»Парус»(рис. 5).

 

Рис.5. Общая схема проведения инвентаризации с использованием комплекса "Scan-Parus"

 

С его помощью можно промаркировать инвентарные объекты индивидуальными этикетками со штрих-кодами содержащими информацию об объекте и его местонахождении.

В дальнейшем, пройдя по помещениям сканируя информацию из этикеток, можно получить фактические данные о наличии и расположении инвентарных объектов. С помощью специальной программы, данные раздела учета основных средств из программы «ПАРУС-Бухгалтерия» выгружаются в терминал. Далее инвентаризация осуществляется путем сканирования этикеток на дверях помещений и на инвентарных объектах. При этом в терминале накапливается информация о том, какие объекты в каких помещениях обнаружены. Затем, накопленные таким образом данные вновь загружаются в программу «ПАРУС-Бухгалтерия».По результатам инвентаризации можно сформировать инвентаризационную опись с реальными данными о фактическом наличии и местонахождении объектов и другие документы. При необходимости, можно автоматически внести изменения в инвентарные карточки о фактическом местоположении инвентарных объектов.

 

Комплекс автоматизации проведения инвентаризации - "Scan-Parus" состоит из:

• Аппаратная часть: принтер штрих кодов и терминал сбора данных;

• Программная часть: терминальная часть и серверная часть.

Используя комплекс автоматизации проведения инвентаризации - "Scan-Parus", можно:

• распечатывать для инвентарных объектов самоклеящиеся этикетки (содержащие штрих код, наименование, инвентарный номер);

• маркировать инвентарные объекты индивидуальными этикетками, содержащими штрих код;

• оперативно проводить инвентаризацию имущества;

• получать достоверную информацию о фактическом наличии и расположении инвентарных объектов.

Комплекс автоматизации проведения инвентаризации - "Scan-Parus" позволит:

• существенно сократить время на проведение инвентаризации имущества;

• значительно снизить трудоемкость процесса инвентаризации;

• существенно уменьшить вероятность фальсификации данных о результатах инвентаризации и других злоупотреблений материально ответственных лиц;

• снизить вероятность несанкционированного исчезновения имущества;

• свести к минимуму пересортицу;

• повысить оперативность и качество учета в целом.

Еще одно предложение - программа складского учета "ШТРИХ-М: Автоматизация склада v.1.0». Программа позволяет осуществить автоматизацию складского учета, организацию складского учета, позволяет вести карточки складского учета, оформлять бланки складского учета, исходя из правил складского учета и инструкции по складскому учету, осуществлять проведение инвентаризации.

Программа позволяет произвести автоматизацию склада. Программа служит как книга складского учета, позволяя вести систему складского учета. Внедрение складского учета на базе конфигурации "ШТРИХ-М: Автоматизация склада v.1.0" позволяет получать из других систем автоматизации заявки на приемку товара и его отгрузку, а также задания на переупаковку, формирование наборов (комплектацию), списание и пр. складские операции, отражаемые в системе автоматизации склада; передавать в другие системы автоматизации данные о фактических движениях товаров на складе; не вводить данные дважды, то есть снижать вероятность ошибок при вводе данных в системы автоматизации склада и прочие системы автоматизации за счет их автоматической передачи; повысить оперативность взаимодействия между складами и другими подразделениями компании. Большой функционал программы "ШТРИХ-М: Автоматизация склада v.1.0" позволяет просто проводить инвентаризацию.

В таких бюджетных учреждениях как Московский городской психолого-педагогический университет, Московский государственный университет печати, ФГУ «ННИИТ» Минздравсоцразвития России совместно с компанией «АйТи. Смарт системы» были созданы системы инвентаризации имущества на основе технологии двумерного штрихового кодирования.

Система АйТи-АИ предназначена для автоматизации процессов учета и управления имуществом с применением технологии радиочастотной идентификации (RFID) и двумерного штрихового кодирования.

 

Рис. 6. Принцип работы системы АйТи-АИ

 

 

Основные цели:

• достижение полной прозрачности в области оперативного учета имущества;

• упрощение проведения инвентаризации имущества (основных средств и материальных запасов в пользовании);

• сокращение сроков проведения инвентаризации;

• снижение числа ошибок при сверке результатов инвентаризации;

• снижение материальных затрат на приобретение имущества.

Функциональные возможности системы АйТи-АИ (рис. 6):

• первичный учет имущества (заведение новых объектов), подготовка меток для объектов учета;

• инвентаризация с помощью мобильного считывателя: контроль наличия, перемещения и состояния объектов учета, выявление излишков и недостач;

• обработка результатов учета и инвентаризации имущества (основных средств и материальных запасов в пользовании):

§ построение инвентаризационных отчетов по сверке (учет/факт);

§ построение итоговых инвентаризационных отчетов: об излишках, о недостачах, о проинвентаризованных объектах;

§ автоматическое обновление данных по результатам инвентаризации;

• синхронизация с учетной системой;

• формирование сводной отчетности;

Преимущества системы АйТи-АИ:

• структурирование информации об объектах за счет первичной инвентаризации;

• сокращение сроков проведения инвентаризации за счет снижения временных затрат на поиск объектов и обработку полученных результатов;

• повышение удобства работы с объектами при проведении инвентаризации за счет снижения физических нагрузок в момент поиска объектов;

• повышение актуальности и достоверности данных о наличии, местонахождении, перемещении и состоянии объектов;

• повышение точности учета имущества за счет уменьшения влияния человеческого фактора;

• упрощение процедуры обработки результатов учета (инвентаризации);

• предотвращение хищения и подмены имущества.

Технология использования системы АйТи-АИ: Инвентаризация

. Проведение  первичного учета и подготовки  меток

Каждый объект, подлежащий учету, оснащается специальной меткой, на которую заносятся сведения об объекте маркировки (наименование, инвентарный номер, уникальный идентификатор и др.). В дальнейшем именно по информации на метке будет происходить идентификация объекта.

. Проведение  инвентаризации имущества

Проведение инвентаризации осуществляется с помощью мобильного терминала сбора данных. Инвентарная комиссия заходит в помещение, выбирает на терминале сбора данных соответствующее местонахождение. Далее производится идентификация объектов.

В процессе проведения инвентаризации объекту учета присваиваются следующие инвентаризационные статусы: объект не идентифицирован, объект идентифицирован с расхождениями, объект идентифицирован без расхождений.