Инвентаризация имущества в бюджетном учреждения

Инвентаризационные описи можно заполнять как вручную, так и с использованием средств компьютерной техники. В любом случае они должны быть заполнены четко и ясно, без помарок и подчисток. Примеры инвентаризационных описей представлены в приложении 8.

По окончании инвентаризации заполненные описи передаются в бухгалтерию, которая проверяет правильность всех приведенных подсчетов и сопоставляет полученные сведения с показателями бухгалтерского учета.

Если результаты инвентаризации имущества не соответствуют данным бухгалтерского учета, составляются ведомости расхождений по результатам инвентаризации ф. 0504092 (представлена в приложении 9), в которых фиксируется установленное несоответствие нефинансовых и финансовых активов (денежных средств и денежных документов), бланков строгой отчетности данным бухгалтерского учета: недостачи или излишки по каждому объекту учета в количественном и суммовом выражении. Составленная ведомость расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета является основанием для составления инвентаризационной комиссией Акта о результатах инвентаризации ф. 0504835 (представлена в приложении 10), который подписывается членами комиссии и утверждается директором ГБОУ КГИС №1.

Альбом проводок по отражению выявленных в ходе инвентаризации излишков и недостач представлен в табл.4. [21]

 

Таблица 4. Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете

 

Результаты инвентаризации рассматриваются на заседании инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия должна выявить причины, которыми обусловлена необходимость внесения уточняющих записей в регистры бухгалтерского учета, и предложить способы отражения в учете результатов инвентаризации. Инвентаризационная комиссия устанавливает, имеются ли в организации лица, несущие материальную ответственность за сохранность ценностей, определяет размер этой ответственности, анализирует возможные способы истребования сомнительной дебиторской задолженности. Составляется специальная опись для объектов, не пригодных к дальнейшей эксплуатации и не подлежащих восстановлению, с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин непригодности (порча, полный износ), а также предложений источников списания этих объектов. Инвентаризационная комиссия вносит предложения об урегулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета. По фактам образования излишков или недостач необходимо получить подробные объяснения от материально ответственных лиц. При этом не допускается покрытие недостатка имущества за счет излишков, выявленных при инвентаризации. В исключительных случаях возможен взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы.

Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом (приложение 11), в котором фиксируются выводы, решения и предложения по результатам проведенной инвентаризации, проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей. Кроме того, в протоколе приводятся сведения о производственных запасах, пришедших в негодность, с указанием причин порчи и виновных в этом лиц. На заседании инвентаризационной комиссии утверждается заключительный акт инвентаризации.

Окончательное решение по вопросу урегулирования выявленных излишков и недостач принимает руководитель предприятия и оформляет его в виде приказа (распоряжения) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для внесения в регистры бухгалтерского учета соответствующих записей.

Материалы работы инвентаризационной комиссии передаются в бухгалтерию, где они должны храниться не менее пяти лет [22].

Результаты инвентаризации могут быть признаны действительными только в том случае, если соблюдена процедура ее проведения.

Таким образом, в результате инвентаризации за 2014 год излишков и недостач не выявлено, процедура проведения инвентаризации соблюдена и её результаты признаны действительными и достоверными.

Объектом исследования стал Филиал  ФБУЗ Центр гигиена и эпидемиологии Республике Хакасия в Аскизском районе - бюджетное  учреждение, которое реализует осуществляющие надзор за окружающей средой и здоровьем населения на закрепленной территории. . Учредителем является город Абакан, функции и полномочия которого исполняет  города Москвы в соответствии с Федеральными законами, законами города Москвы и нормативными правовыми актами Правительства Москвы. Анализ организационно-экономических характеристик показал, что  успешно реализует поставленные задачи, в полном объеме исполняет государственный заказ, бюджет соответствует заявленной смете и имеет высокий уровень исполнения. Перспективной задачей является замещение части бюджетных средств внебюджетными за счет оказания услуг по истреблении грызунов. Анализируя результаты проведенной в 2014 году инвентаризации, можно сделать вывод о достоверности бухгалтерского и налогового учета.

 

2.2.Проблемы и  пути совершенствования инвентаризации  имущества в бюджетном учреждении

 Систематизация типичных ошибок и нарушений при проведении инвентаризации

 Несмотря на то, что порядок проведения инвентаризации достаточно подробно регламентирован действующим законодательством, на практике организации очень часто допускают различные нарушения при проведении инвентаризации.

Например, при документальной проверке довольно часто можно обнаружить, что документы, которыми оформляется инвентаризация (инвентаризационные описи, ведомости учета результатов инвентаризации, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий), подписаны лицами, которые не упоминаются в соответствующих приказах. Как правило, данная ситуация возникает при увольнении члена комиссии и принятии на его должность нового сотрудника. Так как состав комиссии утверждается персонально, подписание документов такими лицами влечет за собой признание результатов инвентаризации недействительными[33].

Или, например, инвентаризация не может быть проведена, если отсутствуют материально ответственные лица - их присутствие при ее проведении обязательно. Обнаружение факта оформления визирующей надписи другим лицом влечет за собой признание результатов инвентаризации (например, выявление недостачи) недействительными.

Анализируя основные упущения руководства, стоит отметить несоблюдение требований к ограничению доступа к инвентаризируемым материальным ценностям и описям. Инвентаризация имущества может проводиться в течение нескольких дней[32]. В данном случае инвентаризационная комиссия обязана по окончании рабочего дня опечатать помещения, где хранятся материальные ценности, и хранить описи в опечатанном ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация. В действительности бывает так, что помещения не опечатываются и материально ответственное лицо имеет свободный доступ в них, члены инвентаризационной комиссии уносят сличительные ведомости и описи с собой, что противоречит требованиям нормативных актов, регулирующих процедуру инвентаризации, а сам процесс проведения контрольных мероприятий носит формальный характер. В этом случае нельзя с уверенностью утверждать, что данные бухгалтерского учета достоверны. Для организации такие действия влекут наложение штрафных санкций как на нее, так и на ее должностных лиц (ст. 120 НК РФ и ст. 15.11 КоАП РФ).

При инвентаризации объектов основных средств, относящихся к недвижимому имуществу, и непроизведенных активов должно проверяться также наличие документов на право использования организацией этих объектов. Если выявлены объекты, не принятые на учет, а также объекты, по которым в регистрах бухгалтерского учета указаны неправильные характеристики, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели. Следует также обратить внимание на оценку помещений и отражение ее данных в бухгалтерском учете.

При инвентаризации неучтенные объекты (излишки) должны оцениваться по рыночной стоимости с учетом износа, который определяется по действительному техническому состоянию объекта. Сведения об оценке и износе должны оформляться соответствующим актом. Сведения о рыночных ценах могут быть предоставлены как органами статистики соответствующего субъекта, так и органами исполнительной власти.

На основные средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия должна составлять отдельную опись. В ней указывается время ввода объекта в эксплуатацию и причины, которые повлекли его непригодность (порча, полный износ и т.д.).

В отдельной описи комиссии следует указать основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. В ней дается ссылка на документы, по которым эти объекты приняты к бюджетному учету. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия. Если инвентаризация носила формальный характер и материальные ценности были занесены в описи со слов материально ответственного лица, то ее результаты могут быть признаны недействительными, что, вполне вероятно, может засвидетельствовать материально ответственное лицо в той же объяснительной, например, по поводу выявленной недостачи.

Главные бухгалтеры бюджетных учреждений должны относиться к вопросам оформления документации по инвентаризации крайне ответственно [37]. От того, насколько грамотно оформлена первичная документация, насколько полно отражены все необходимые параметры, зависят результаты инвентаризации. В случае обнаружения недостач и хищений результаты инвентаризации являются законным основанием для обращения в правоохранительные и судебные органы.

В ходе проведенной инвентаризации в «Филиал  ФБУЗ Центр гигиена и эпидемиологии Республике Хакасия в Аскизском районе» не было выявлено излишков и недостач, что свидетельствует о высоком уровне организации бухгалтерского и налогового учета, достоверности бухгалтерского учета.

За годы существования бухгалтерской службы в «Филиал  ФБУЗ Центр гигиена и эпидемиологии Республике Хакасия в Аскизском районе» был наработан большой опыт в части организации бухгалтерского и налогового учета в бюджетном учреждении образования, а также проведения обязательных инвентаризаций. На основе внутренних документов (инструкций и методик), а также анализа актов инвентаризации за прошлые отчетные периоды были формализованы наиболее часто встречающиеся ошибки и нарушения при проведении инвентаризации (табл. 5).

 

 

Таблица 5. Реестр типичных нарушений проведения инвентаризации и их последствия

Нарушение	Риски/последствия
1. Формы перв. учетных документов по инвентаризации  имущества и финн. обязательств  не соответствуют законодательно  утвержденным	Результаты инвентаризации недействительны
2. Состав инвентаризац. комиссии не утвержден руководителем	Нет основания для проведения инвентаризации
3. Документально  подтверждено отсутствие.	Результаты инвентаризации недействительны
4. В приказе  не указаны сроки инвентаризации	Нет основания для начала проведения инвентаризации
5. Во время  перерывов в работе комиссии не закрыт доступ посторонним к помещению, где хранятся инвентаризационные описи	Внесение исправлений, искажающих результаты инвентаризации
6. При невозможности  остановки хоз. деятельности приходно-расходные  документы не зав. председателем инвен. комиссии	Имеется возможность оформить ранее не выписанные приходно-расходные документы
7. У материально  ответственных лиц не взяты  расписки о том, что все приходные  и расходные документы сданы  в бухгалтерию	При выявлении нарушений могут быть предъявлены приходно-расходные документы, оформленные в период проведения инвент.
8. Проводится  сопоставление данных бухгалтерского  учета с фактическим наличием, а не наоборот	Имеется возможность искажения фактических данных в соответствии с данными бухгалтерского учета
9. Инвентаризационная  опись составлена в одном экземпляре	Результаты инвентаризации недействительны
10. Итоги должны  быть выверены на каждой странице - число прописью, кол. номеров и  сумма мат. ценностей, а также  общий.	Имеется возможность несанкционированных исправлений
11. На каждой  странице нет записи "Цены, итоги  проверил" и подписи материально  ответственного лица	Инвентариз. опись не является документом, на основании которого можно предъявлять претензии к материально ответственным лицам
12. Ошибки и  исп. не подписаны и не заверены  членами комиссии	Исправления считаются недействительными.
13. Инвент. опись  после утв. рез. содержит незаполненные  строки	Имеется возможность внесения дополнительных данных
14. На последней  странице инвентаризационной описи нет подписи материально ответственного лица.	Отсутствие оснований для предъявления претензий к материально ответственному лицу при выявлении недостач

 

Таким образом, предлагается использовать таблицу ошибок как вопросник для самоконтроля в работе инвентаризационной комиссии в целях предотвращения нарушений при проведении инвентаризации.

  Издержки при проведении инвентаризации и пути их минимизации

 

Основной проблемой при проведении инвентаризации является её трудоёмкость: необходимо обработать большой объем учётной информации в натуральном и документальном выражении, сравнить, проанализировать расхождения, учесть всевозможные нюансы. Законодательство требует именно скрупулезной проверки наличия инвентаризируемых объектов, а значит, при классическом подходе к организации процедуры инвентаризации возникают следующие издержки:

• Временные (большое количество времени затрачивается на проверку фактического наличия имущества, затем на сверку данных с данными бухгалтерского учета);

• Трудовые (отвлечение части персонала от основной деятельности для проведения инвентаризационных мероприятий);

• Финансовые (остановка деятельности организации при проведении инвентаризационных мероприятий, увеличение нагрузки на бухгалтерию).

Решение этих проблем видится следующими способами: аутсорсинг и автоматизация инвентаризации.

В последнее время привлечение подрядчиков для проведения инвентаризаций становится все более и более актуально. Это связано с пониманием важности получения точных результатов инвентаризаций и необходимостью минимизаций издержек данного процесса.

Причины привлечения независимой инвентаризации могут быть разными:

• плановая проверка;

• внеплановая ревизия;

• выборочная инвентаризация;

• выявление хищения товара на объекте штатными сотрудниками, третьими лицами;

• закрытие / переезд / реконструкция объекта;

• смена материально-ответственных лиц;

• другие причины.

Аутсорсинг позволяет сократить издержки и значительно снизить трудоёмкость и затраты на эксплуатацию информационных систем и приложений, сконцентрироваться на основных процессах компании, не отвлекаясь на вспомогательные.

Выгоды:

• снижение стоимости реализации процесса, а именно:

§ сокращение и контроль издержек (как правило, дешевле, чем зарплата штатной единице);

§ экономия на налогах на зарплату штатной единице;

§ освобождение внутренних ресурсов компании для других целей (возможен синергетический эффект);