Курс лекций «Учет в банках и на рынке ценных бумаг»

Кассовыми документами оформляются  операции по приему и выдаче наличных денег. Они могут быть приходными и расходными. К приходным кассовым документам относятся: объявления на взнос  наличными, препроводительные ведомости  к сумкам с денежной выручкой, приходные  кассовые ордера, квитанции в приеме денег. К расходным кассовым документам относятся чеки на получение денег  и расходные кассовые ордера.

Мемориальные документы используются для совершения безналичных перечислений по счетам. Основное место среди  них занимают расчетные документы, предоставляемые банку клиентами (платежные поручения, платежные  требования, расчетные чеки, заявление  на открытие аккредитивов и др.). К  мемориальным документам также относят  авизо по межфилиальным расчетам, мемориальные ордера, бланки строгой  отчетности (книжки денежных и расчетных  чеков, квитанции для оформления платежей в доходы государственного бюджета).

К внебалансовым документам относятся  приходные и расходные внебалансовые  ордера. Этими документами оформляются  прием и выдача ценностей и  документов, хранящихся в кассе и  бухгалтерии.

Документы, используемые в банковском учете, составляются методом мультипликации, то есть в таком количестве экземпляров, которое достаточно для отражения  операции по всем затронутым счетам.

Все экземпляры документов должны заполняться  на машинах в один прием под  копирку или путем размножения  подлинников, изготовленных на ЭВМ, что обеспечивает идентичность всех экземпляров. Не допускается внесение в денежно-расчетные документы  каких-либо изменений сумм, наименований клиентов и номеров их счетов. Работники  банка в необходимых случаях  могут исправлять в платежных  требованиях и поручениях, используемых в качестве мемориальных документов, указанные клиентами номера счетов на номера других счетов тех же клиентов.

Все кассовые и мемориальные документы, служащие основанием для совершения банковских операций, должны иметь  подписи должностных лиц учреждений банков, оформивших и проверивших  их. На документах по операциям, не требующим  дополнительного контроля, достаточно одной подписи ответственного исполнителя. Подписями работников банка оформляются экземпляры документов, предназначенные для хранения в банке в качестве оправдательных по совершенным операциям, а также приложения к выпискам из счетов, направляемых их владельцам. Должностное лицо, подписавшее документ, несет ответственность за законность совершаемой операции и правильное оформление документа. Право единоличной подписи денежно-расчетных документов независимо от их сумм предоставляется ответственным исполнителям. На кассовых документах обязательна подпись кассира.

Право контрольной (первой) подписи  денежно-расчетных документов, подлежащих дополнительному контролю, принадлежит  руководителям, главным бухгалтерам  учреждений банков и их заместителям. Образцы подписей работников банка  с указанием характера (единоличная  или контрольная подпись) даются всем кассовым, операционным и другим работникам, проверяющим документы. Кассиры до приема денег от клиентов по их объявлениям проверяют на них  наличие подписи ответственного исполнителя, а до выдачи денег по чекам ¾ наличие на чеке подписи ответственного исполнителя и разрешительной подписи контролера.

При зачислении средств на счет получателя ответственный исполнитель проверяет  наличие на копии платежного поручения, требования или мемориального ордера подписи ответственного исполнителя, ведущего счет плательщика. Эта подпись  свидетельствует о законности операции и подлинности документа.

Некоторые операции подвергаются дополнительному  контролю и поэтому подписываются  после ответственных исполнителей старшими по должности работниками  банка. К таким операциям относятся: перевод денег уполномоченным предприятий, выдача вкладов гражданам, выплата  пени и некоторые другие выплаты. Все чеки на выплату наличных денег  и расходные кассовые ордера повторно проверяются специальным контролером. Кассовые работники подписывают  все кассовые документы и те внебалансовые  ордера, по которым ценности и документы  принимаются и выдаются кассой. Ряд  операций совершается только при  наличии на денежно-расчетных документах подписи главного бухгалтера или  его заместителя. Так, главный бухгалтер  подписывает все документы по операциям, производимым по счетам клиентов без их поручений или требований и распоряжений кредитного отдела, а также документы по внутрибанковским операциям, исправительные ордера. Все  документы по операциям с драгоценными металлами и иностранной валютой  подписываются главным бухгалтером, а по эмиссионным операциям ¾ и управляющим учреждением банка.

После отражения денежно-расчетных  документов по аналитическому и синтетическому учету и сверке записей документы  за день формируются и брошюруются  для хранения. В отдельные папки  брошюруются кассовые документ бухгалтерии, подобранные по восходящим номерам  дебетованных балансовых счетов, корреспондирующих  со счетом кассы, и внебалансовые  ордера по операциям с ценностями и документами, хранящимися в кладовой банка.

Формирование и хранение мемориальных документов осуществляется операционным работником по поручению главного бухгалтера. Документы для оформления подбираются  в возрастающем порядке номеров  по дебету одного балансового счета, а за ними ¾ документы по дебету двух и более счетов. Сюда помещаются также внебалансовые документы по операциям, не проходящим через кассу. Сброшюрованные документы подсчитываются, сумма их сверяется с итогом оборотов в сводке оборотов, включая обороты по приходу и расходу кассы; лента подсчета прилагается к документам. Мемориальные документы и приложения к ним должны иметь сквозную нумерацию. Папка с документами за день снабжается указанием их количества и общей суммы, которая сверяется с итогами сводки оборотов за день, подписями работника, формировавшего документы, и главного бухгалтера.

На лицевой стороне общей  папки кассовых и мемориальных документов указываются данные о сумме документов, находящихся в отдельных папках. Для обеспечения сохранности  кассовые документы в течение  года и мемориальные ¾ в течение месяца хранятся в кладовой банка или несгораемом шкафу. Справки по документам можно навести с разрешения главного бухгалтера или его заместителя. Изъять документ можно лишь по письменным требованиям судебных и следственных органов, арбитража и вышестоящего учреждения банка, оформив акт изъятия.

2.2. Организация документооборота  в банке

Документооборот по банковским операциям  представляет собой последовательное движение документов от момента их составления до завершения операций за рабочий день.

От правильности и четкости организации  документооборота зависит своевременность  отражения банковских операций по счетам коммерческого банка и их отражение  в учете предприятий. С этой целью  в учреждениях банка составляются графики документооборота, предусматривающие  движение во времени различных видов  документов от одного структурного подразделения  к другому.

Порядок прохождения документов по структурным подразделениям учреждений банка устанавливается главным  бухгалтером в соответствии с  основными Правилами документооборота и контроля.

Нормативными документами устанавливаются  следующие основные требования к  организации документооборота в  коммерческих банках.

Приему, оформлению и отражению  по счетам бухгалтерского учета в  тот же день подлежат денежно-расчетные  документы, поступившие в банк в  течение первой половины рабочего дня (операционного дня). Денежно-расчетные  документы, поступившие в банк по истечении времени операционного  дня, проводятся по счетам клиентов, как  правило, следующим рабочим днем. Конкретное время завершения операционного дня устанавливается руководителем учреждения банка.

Прием денежно-расчетных документов от клиентов в течение операционного  дня производится непосредственно  учетно-операционными работниками (ответственными исполнителями).

При выполнении кассовых операций приходные  кассовые документы отражаются в  учете после приема денег кассой; наличные деньги выдаются из кассы  коммерческого банка после отражения  расходных кассовых документов в  учете коммерческого банка. При  совершении безналичных расчетов мемориальные документы, поступившие в коммерческий банк от клиентов, прослеживаются ответственным  исполнителем, то есть ответственный  исполнитель принимает клиентские документы к оплате, следя за остатком средств на расчетном счете клиента  с учетом документов, по которым  на расчетный счет клиента поступили  средства в течение операционного  дня.

Ответственный исполнитель обязан проверить каждый клиентский документ на его правильное оформление, в  подтверждение чего подписывает  все экземпляры принятых документов, проставляет штамп банка и  календарный штемпель, после чего передает все документы, кроме последнего, на ЭВМ для проводок в учете  банка.

В настоящее время все коммерческие банки связаны с ВЦ, поэтому  прием документов от клиентов ограничен  операционным временем, по окончании  которого коммерческий банк работает с ВЦ, передавая и получая от него информацию в виде оплаченных документов и выписок из лицевых  счетов в конце рабочего дня.

В каждом банке устанавливается  график документооборота, в котором  указывается конкретное время для  расчетно-кассового обслуживания объединений, организаций, а также время прохождения  документов по всем участкам их обработки.

По согласованию с клиентами  учреждения банков устанавливают график для обслуживания, составленный с  учетом времени поступления в  банк документов от других учреждений, чтобы обеспечить равномерность  их обработки. График документооборота утверждается руководителем банка.

Организация рабочего дня учетно-операционных работников устанавливается с таким  учетом, чтобы обеспечить своевременное  оформление поступающих денежно-расчетных  документов и отражение их в бухгалтерском  учете по балансовым и внебалансовым  счетам с составлением ежедневного  баланса.

Для ускорения документооборота и  обеспечения равномерной операционной нагрузки устанавливается ступенчатый  график рабочего времени банковских работников разных подразделений. Работники  экспедиции, групп инкассо начинают работу раньше ответственных исполнителей, чтобы к началу рабочего дня последних  подготовить документы, поступившие  от предприятий связи. Прием документов производится непосредственно в  операционное время рабочего дня. Остальное время дня используется для проверки составленных за день учетных материалов, заключения операций за текущий день подготовки к операциям следующего дня. Документы по ссудным операциям передаются кредитными работниками ответственным исполнителям в начале рабочего дня.

Ускорению внутреннего документооборота способствует четко организованная связь между отдельными структурными подразделениями учреждения банка, а также между операционными  бригадами и отдельными работниками. В этих целях используются различные  средства оргтехники, применяются механизированные способы передачи документов с использованием пневматических и электромеханических  транспортеров разных конструкций.

2.3. Внутрибанковский контроль

Совокупность приемов и методов, применяемых учетно-операционными  работниками для контроля банковских операций, называют внутрибанковским контролем. Его главная задача заключается  в обеспечении законности выполняемых  операций.

Внутрибанковский контроль бывает текущий и последующий.

Текущий внутрибанковский контроль в  процессе документооборота заключается  в проверке законности операций; соблюдения правил их совершения и правильности оформления документов. К текущему контролю относится также проверка регистров аналитического и синтетического учета при заключении операций за день. Такой контроль выполняют ответственные  исполнители, бухгалтеры операционистов, начальники отделов. Ответственные  исполнители при оплате денежно-расчетных  документов проверяют наличие средств  на расчетном счете организации, а также наличие права на получение  денежных средств в пределах установленных  лимитов кредитования или лимитов  финансирования капитальных вложений. При недостаточности или отсутствии средств, но при наличии права  на банковский кредит документы оплачиваются со ссудных счетов. Затем проверяются  документы с точки зрения законности совершаемой операции и по форме  их заполнения. В процессе проверки документов по существу операции выясняется целевое использование средств. При этом важно следить за строго целевым использованием банковских ссуд (текущий контроль при этом осуществляют сотрудники кредитного отдела). Ответственный исполнитель и  контролер обязаны, исходя из содержания документа, проверить, соблюдены ли правила расчетов. Платежные требования с приложением товарно-транспортных накладных на оборудование, строительные материалы, а также заявления  и телеграммы об отказах от акцепта  принимаются операционистами для  оформления оплаты лишь после предварительной  проверки их работниками кредитного отдела.

Зачисляя средства на счет получателя, ответственный исполнитель убеждается в наличии на копии документа  подписи того работника банка, который  проводил операцию по списанию средств  со счета плательщика. Подпись свидетельствует о проверке подлинности документа. Особенно тщательно контролируются операции по перечислению средств на счета вкладов граждан в учреждения Сберегательного банка, во избежание незаконного перечисления средств во вклады или текущие счета в этом банке. Все записи в аналитическом учете подвергаются последующей проверке. Записи, производимые на машинах операторами, контролируются, как правило, ответственными исполнителями.