Организация первичного учета на предприятии и пути его совершенствования

Для контроля за использованием товарно-материальных запасов в производстве обычно применяются следующие методы:

- документальное оформление отклонений  от норм,

- учет раскроя по партиям,

- инвентаризация (инвентарный метод).

Первичные документы по поступлению  и расходу материалов играют важную роль в организации материального  учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий  и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материалов.

В процессе проведения инвентаризации материальных запасов была составлена инвентаризационная опись в одном  экземпляре по каждому местонахождению  запасов, а также по каждому материально-ответственному лицу. Опись подписана аудитором, прочими лицами инвентаризационной комиссии, материально-ответственными лицами.

Проведенная инвентаризация выявила  недостачу материальных запасов  на складе нефтепродуктов. На товары, по которым выявлены расхождении между учетом и фактическими данными по описи, бухгалтерией составлена "Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных запасов". В ней выявленные расхождения показываются по каждому наименованию материальных запасов с подробным указанием его отличительных признаков, результаты инвентаризации (недостачи или излишки) материальных запасов, не имеющие расхождения, записываются в ней общим итогом.

Утвержденные инвентаризационные материалы служат основанием для  отражения в бухгалтерском учете  результатов инвентаризации тем  месяцем, в течение которого проводилась  инвентаризация.

Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно  содержать подписи лиц, совершивших  операции, и коды соответствующих  объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений.

Таким образом движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других организаций, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком, утверждаемым главным бухгалтером ТОО "Огона".

К первичным учетным документам ТОО "Огона" относятся: приходные и расходные кассовые ордера, акты приема-передачи основных средств, накладные, акты на списание материалов, лимитно-заборные карты и многие другие.

3. Пути совершенствования первичного  учета на предприятии ТОО "Огона"

3.1 Разработка рекомендаций по  совершенствованию учета первичной  документации на предприятии

Технический прогресс и переход  к рыночным отношениям предъявляют  все более высокие требования к управлению экономикой, а вместе с тем и к бухгалтерскому учету, являющемуся одним из поставщиков  необходимой для управления информации. Значение первичного учета состоит, прежде всего, в том, чтобы собрать, измерить, зарегистрировать первичную  информацию.

Бухгалтерская информация, отражаемая в учетных документах, должна быть качественной и эффективной, то есть формироваться с наименьшими  затратами труда. Основными целями информационного учета затрат на производство и калькулирование себестоимости продукции являются: исчисление фактической суммы затрат на производство по элементам затрат и статьям расходов, себестоимости отдельных видов продукции; определение объема выпуска продукции, ее ассортимента и качества. Первичный учет и существующая система информации о затратах и калькулирование себестоимости продукции имеет некоторые недостатки.

К ним относятся: запаздывание поступления  и представления информации, что  обусловливает задержку в принятии решений; дублирование информационных потоков в различных органах  управления процессом производства продукции и снижения ее себестоимости; в ряде случаев вынужденный отказ  от некоторой части учетной информации в связи с трудностями ее обработки  в условиях недостаточной механизации  работ по учету фактических затрат на производство и калькулированию себестоимости продукции.

Кроме того, многообразие и большой  объем данных первичного учета, различные  условия их получения и регистрации, многочисленность возникновения исходной первичной информации, значительная сложность процесса заполнения их носителей  создают определенные трудности  по проведению работы на первой стадии учетного процесса.

В качестве рекомендаций по совершенствованию  или повышению эффективности  системы первичного учёта и по оптимизации системы внутреннего  контроля в разрезе подсистем, входящих в систему организации первичного учёта можно предложить комплексную  автоматизацию предприятия во всех направлениях: делопроизводство, кадры, производственный и бухгалтерский  учёт и т.д. В этом случае все бизнес процессы (и учётные в том числе) на стадии постановки технического задания  на внедрение автоматизированной системы  и на стадии собственного внедрения  неизбежно будут формализованы, унифицированы и стандартизированы, что качественно повысит уровень организации первичного учёта.

Сбор и регистрация оперативных  фактов, подлежащих первичному учёту. Во избежание ошибок и нарушений  на предприятии ТОО "Огона" целесообразно давать детальные инструкции конкретным исполнителям (в виде должностных инструкций, выписок из графиков документооборота и проч.) о порядке и сроках регистрации данных на носителе. Целесообразно использовать систему поощрений и наказаний за надлежащее исполнение исполнителями своих обязанностей. Контрольные мероприятия (ревизии, сверки, инвентаризации и проч.) также снижают риск неэффективной системы сбора и регистрации оперативного факта.

Массив первичной учётной документации. Совершенствование данной подсистемы подразумевает достижение следующей  цели: все документы, подтверждающие совершение хозяйственной операции, должны иметь юридическую силу. Среди  мероприятий, способствующих повышению  эффективности этой подсистемы, следует  выделить следующие. В первую очередь - использование на всех участках учёта  унифицированных форм документации. Кроме того:

- создание графиков документооборота  и доведение до исполнителей  их функций при создании и  проверке первичного документа;

- издание распорядительной документации  по определению круга лиц, отвечающих  за совершение той или иной  хозяйственной операции и имеющих  право подписи первичных документов;

- контроль со стороны работников  бухгалтерии за правильностью  оформления первичной документации (вменение в обязанность бухгалтера, производящего обработку документа,  этой функции через должностные  инструкции и установление ответственности  за её несоблюдение);

- проверка службами внутреннего  контроля соблюдения требований  законодательства в части оформления  документации.

Организация работы с документацией. Как и во всех других подсистемах, создание графиков документооборота и  доведение их до исполнителей - существенный шаг в плане оптимизации системы  организации работы с документами.

Большое количество нарушений в  работе с документами, полученными  от других предприятий, требует осуществления  ряда мероприятий по их предотвращению. В частности, службам, ответственным  за совершение хозяйственных операций с другими предприятиями, необходимо давать чёткие инструкции на то, какой  должна быть документация, принимаемая  ими от других организаций. Это можно сделать, издав распоряжение главного бухгалтера для каждого подразделения организации, сотрудничающего со сторонними фирмами либо имеющего дело с поступающими документами, в котором должны быть прописаны:

- комплектность документации (правильность  оформления документов);

- сроки предоставления документации;

- ответственность за несвоевременное  или неполное представление первичной  документации.

На стадии регистрации документов в учётных регистрах во избежание  ошибок и нарушений целесообразно  использовать метод "служебных записок" - своего рода инструктивный материал для конкретной бухгалтерской службы, описывающей порядок бухгалтерской  обработки того или иного документа. В служебной записке должно быть определено:

- какой оперативный факт отражает  тот или иной обрабатываемый  первичный документ;

- какая информация должна содержаться  в правильно заполненном документе;

- какую бухгалтерскую проводку, в каком учёном регистре и  в какой срок следует выполнить  на основании этого документа.

Кроме того, риск неполного отражения  документов в учётных регистрах  снижают сквозная нумерация (предпочтительнее предварительная или автоматическая) и централизованная регистрация  поступающих документов.

В плане организации хранения документов целесообразно использование графиков документооборота и должностных  инструкций, а также повышение  статуса архивной службы при организации  работы с переданными в архив  документами (путём издания соответствующих  положений об организации архивной службы на предприятии).

При использовании документов в  текущей работе руководству ТОО "Огона" следует обеспечить правильную организацию доступа к первичным документам.

Возможным направлением совершенствования  этих проблем является внедрение  автоматизации первичного учета  и процесса сбора информации.

3.2 Автоматизация первичного учета

Современные средства вычислительной техники, включая устройства сбора, измерения, регистрации, передачи, накапливания информации в условиях функционирования автоматизированных систем управления предприятием и автоматизированных систем управления технологическими процессами, позволяют автоматически получить всю первичную информацию о происходящих хозяйственных операциях, процессах  и явлениях.

На современном этапе появились  условия для автоматического  восприятия и регистрации первичных  данных на магнитных дисках и других носителях, которые обеспечивают быстрый  ввод первичной информации в компьютер  и обработку ее на больших скоростях. Необходимо эту возможность шире использовать на практике. Имеются  различные пути совершенствования  организации первичного учета с  использованием ЭВМ. Это, например: сокращение и изъятие из первичных документов постоянных показателей и запись их в память ЭВМ; сокращение общего объема первичной информации за счет исключения из нее условно-постоянной информации; замена большинства обычных  бумажных первичных документов машинными  носителями информации.

Таким образом, просто необходимо (хотя и сложно) ввести автоматизированную форму учета, которая намного  облегчила бы эти процессы. Рассмотрим возможности современных информационных бухгалтерских систем.

Хорошие бухгалтерские системы  вне зависимости от их масштаба, программно - аппаратной платформы  и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными  и удобными в эксплуатации.

Любая бухгалтерская программа  не заменяет бухгалтера, а только помогает выполнять некоторые утомительные действия. Даже самая качественная программа не поможет, если ею будет  пользоваться неквалифицированный  бухгалтер. А человек, не сведущий в  бухгалтерском учете просто не сможет работать с бухгалтерской программой. Современные программы не предполагают полную автоматизацию бухгалтерской  деятельности, ограничиваясь учетом и хранением первичных документов и выполнением простых расчетов, а также построением различных  отчетов. Ни одна из программ не предлагает бухгалтеру законченные алгоритмы  поведения в любой ситуации. Программа  не подсказывает нужные действия, бухгалтер  самостоятельно должен выбрать, что  он должен сделать в той или  иной ситуации. В идеале любая задача, встающая перед бухгалтером, передавалась бы программе, и она автоматически  выстраивала бы необходимую последовательность действий, самостоятельно предлагая  бухгалтеру ввести нужную информацию. При работе с существующими программами  бухгалтер должен самостоятельно определить последовательность действий, после чего программа поможет выполнить их.

Так как весь бухгалтерский и  налоговый учет ведется на основании  первичных документов, первая задача любой программы - автоматизировать ввод, создание, хранение и учет таких  документов. При этом некоторые документы  создаются непосредственно в  программе, и она должна максимально  упростить эту процедуру. Автоматическая нумерация документов и подстановка  нужных дат, выбор значений из справочника  вместо ввода информации с помощью  клавиатуры существенно ускоряет и  упрощает создание документов. Если в  документах есть расчетная часть, например, следует отдельно выделить НДС, то программа  автоматически выполнит нужные расчеты. Естественно, программа самостоятельно выведет нужную сумму прописью.

Остальные документы попадают в  бухгалтерию из других подразделений  или из сторонних организаций. В  этом случае ввести документ в компьютер, не меняя при этом никакой информации. Конечно, в идеальном случае следовало  бы воспользоваться сканером, чтобы  ввести оригинальный документ в компьютер, а затем автоматически преобразовать  его в вид, удобный для хранения. Однако современные бухгалтерские  программы не способны на это, и бухгалтеру приходится вручную вводить нужную информацию. Для облегчения ввода  во многих программах используются различные  справочники, которые существенно  помогают при вводе множества  однотипных документов. [12, c.11-13]