Организация первичного учета на предприятии и пути его совершенствования

В результате ознакомления с основными документами ТОО "Огона" было выявлено, что товарищество с ограниченной ответственностью зарегистрировано 10 ноября 2003 года, находится по адресу г. Караганда ул. Алиханова, д. 20, кв. 78.

На предприятии ТОО "Огона" бухгалтерский учет осуществляет специальная служба - бухгалтерия. Это самостоятельное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером, который назначается и освобождается директором ТОО.

Организационная структура  предприятия обычно представляет собой  пирамиду, где руководители нижних уровней ответственности и подотчетны руководителям нижних уровней. Организационная  структура бухгалтерской службы рассматриваемого предприятия представлена на рисунке 5.

 

Рисунок 5 - Схема организации  бухгалтерской службы в ТОО "Огона"

Структура бухгалтерской  службы - это форма организации  людей, занятых учетной деятельностью, которая зависит от сложности  и объема работ. При этом важную роль играет система должностей, которая  полностью отражает принятую структуру  бухгалтерии и служит средством  ее материализации. В основе отбора должностей лежат характер, состав и объем функций, необходимых  для выполнения учетных работ.

В экономике Республики Казахстан  сложились и продолжают существовать три типа структуры бухгалтерии:

- линейная (иерархическая);

- по вертикали (линейно-штабная);

- комбинированная (функциональная) [6, с.22].

Как видно из рисунка 5, структура  бухгалтерской службы ТОО "Огона" линейная, при которой все работники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру.

В структуру бухгалтерии  ТОО "Огона" входят:

1) главный бухгалтер предприятия,  который ведет финансовый и  управленский учет на предприятии,  оформляет отчетность в налоговые  и статистические органы.

Главный бухгалтер действует  в соответствии с Законом "О  бухгалтерском учете и финансовой отчетности" [5]. Он подчиняется руководителю предприятия и несет ответственность  за все вопросы ведения бухгалтерского учета и обладает правом второй подписи  финансовых документов, ответственность  за финансово-хозяйственную деятельность возлагается на руководителя предприятия. Должностные обязанности главного бухгалтера определены в его должностной  инструкции.

2) Бухгалтер - материалист  - занимается учетом материальных  ценностей и долгосрочных активов,  согласно поступившим документам.

3) Бухгалтер - операционалист, который ведет учет расчетов с контрагентами предприятия, производит начисление и перечисление налоговых и других обязательных платежей в бюджеты, пенсионных отчислений и других выплат в соответствии с законодательством Республики Казахстан, начисляет заработную плату работникам предприятия.

4) Бухгалтер-кассир - осуществляет  операции по приему, учету, выдаче  и хранению денежных средств  и ценных бумаг, получает денежные  средства в банках, ведет кассовую  книгу, передает денежные средства  инкассаторам, составляет кассовую  отчетность.

Задачей бухгалтерской службы ТОО "Огона" является обеспечение формирования полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности субъекта, необходимой для оперативного руководства и управления, а также для ее использования инвесторами, поставщиками, покупателями, кредиторами, государственными органами, банками и иными заинтересованными лицами в соответствии со стандартами бухгалтерского учета, устанавливающими принципы и правила ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности.

Также функцией бухгалтерии  является экономический анализ и  анализ финансового состояния предприятия, которое показывает, по каким направлениям надо вести работу, чтобы улучшить результат. Бухгалтерия также обязана  следить за точными и своевременными выплатами налогов и денежных обязательств предприятия. Вести точный документальный учет по работе предприятия для предоставления отчетности в проверяющие органы.

Учетная и налоговая политика ТОО "Огона" построена в соответствие с предъявляемыми требованиями к ведению бухгалтерского и налогового учета в Республике Казахстан.

Ведение бухгалтерского, производственного  и налогового учета производится на основе Гражданского кодекса Республики Казахстан [7], Кодекса Республики Казахстан "О налогах и других обязательных платежах в бюджет" [8], национальных стандартов финансовой отчетности (НСФО №2) [9], Типового плана счетов бухгалтерского учета от 23.05.2007 г. [10].

Для учета финансово-хозяйственных  операций используется журнально-ордерная форма учета, при которой данные о хозяйственных операциях из документов переносятся либо в журналы-ордера, либо накопительные и группировочные ведомости. Ежемесячно журналы-ордера закрывают и их итого переносят в Главную книгу

Главный бухгалтер ТОО "Огона" формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику, исходя из структуры и особенностей деятельности организации, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости. Возглавляет работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов (плана финансирования), форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности, а также обеспечению порядка проведения инвентаризаций, контроля за проведением хозяйственных операций, соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота.

Учетная политика - это совокупность способов, принимаемых руководителем  субъекта для ведения бухгалтерского учета и раскрытия финансовой отчетности в соответствии с их принципами и основами.

Учетная политика ТОО "Огона" оформлена письменно и утверждена приказам директора, в ней определены правила и принципы учета на 2006-2008 года. Изменение и уточнение учетной политики оформляется отдельными приказами, где приводятся обоснования, расчеты и пересчеты показателей при переходе из одного метода учета в другой.

Раскроем основные разделы  учетной политики ТОО "Огона":

1) ТОО "Огона" в организации финансового и управленческого учета руководствуется следующими принципами: непрерывность, понятность, значимость, существенность, достоверность, правдивое и беспристрастное представление, нейтральность, осмотрительность, завершенность, сопоставимость, последовательность.

2) Целью организации бухгалтерского  учета ТОО "Огона" является создание и поддержание информационной системы, позволяющей проводить оценку финансового состояния в любой период деятельности для оперативного и эффективного управления, а также своевременных и аккуратных налоговых исчислений.

3) Для начисления износа  основных средств используется  равномерный метод начисления  износа.

4) Оценка себестоимости  топлива, предназначенного для  оказания транспортных услуг,  производится методом средневзвешенной  стоимости.

5) При учете товарно-материальных  запасов используется непрерывная  система.

6) Инвентаризация денежных  средств, товарно-материальных запасов  осуществляется ежеквартально, не  позднее 10-го числа первого  месяца квартала.

7) Калькуляция производственной  себестоимости осуществляется с  использованием простой системы  учета. Фактические расходы собираются  на счетах подраздела 8110 "Основное  производство",

8) В ТОО "Огона" доходы отражаются по принципу начисления. По мере отгрузки продукции покупателям признается доход от реализации и списывается себестоимость реализованной продукции в соответствии с рассчитанным процентом.

9) Резервы предстоящих  расходов и платежей в ТОО  "Огона" не создаются.

10) На предприятии разработан  Типовой план счетов с учетом  требований НСФО, обоснована необходимость  ведения субсчетов и статей  к основным счетам с учетом  специфики предприятия.

11) Финансовая отчетность  ТОО "Огона" включает следующие формы: баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств (прямой метод), отчет об изменениях в собственном капитале.

12) Финансовая отчетность  предоставляется с разбивкой  по отчетным кварталам (отчетный  интервал - квартал) и на последнюю  отчетную дату.

13) Рациональная организация  учета ТОО "Огона" обеспечена путем разработки специального плана его ведения, который состоит из следующих элементов: графика документооборота, инвентаризации, отчетности, технического оформления и т.д.

Основанием для записей  в регистрах бухгалтерского учета  являются первичные документы, фиксирующие  факт совершения операции и события. Формы или требования к первичным  документам, применяемым для оформления операций или событий, утверждаются уполномоченным органом в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Первичные документы составляются бухгалтерами ТОО "Огона" в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других организаций, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком, утверждаемым главным бухгалтером  ТОО "Огона".

Ответственность за соблюдением  графика документооборота, а также  ответственность за своевременное  и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения  в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в  документах данных несут лица, создавшие  и подписавшие эти документы.

Каждым бухгалтером ТОО "Огона" составлен свой график документооборота. Например, бухгалтер - материалист описал перечень своих операций и документов, поступающих со склада, материально ответственных лиц, поставщиков и покупателей. Затем составил перечень документов в виде расходных и приходных накладных, лимитно-заборных карт, требований и т.д.

Далее составил перечень ответственных  за предоставление документов лиц. В  завершении указал необходимый срок для сдачи этих документов ответственными лицами в бухгалтерию предприятия.

Далее главным бухгалтером  были сопоставлены полученные графики  между собой с целью проверки их корреспонденции с разными  участками бухгалтерии. Например, движение расходного ордера по расчету за товар  от кассы, через расчетную группу, материальную группу до заместителя  главного бухгалтера. В результате могут быть обнаружены какие-то неописанные  участки либо дублирование контроля, либо излишнее прохождение документа  по другим участкам учета.

Конечный итог этой работы - сводный график документооборота. Форма графика документооборота произвольная (Приложение А).

Составление документов бухгалтерской  службой ТОО "Огона" производится на бланках установленного образца и сводится к заполнению их реквизитов данными, характеризующими хозяйственную операцию. Количество выписываемых экземпляров составляемого документа определяется характером хозяйственной операции, особенностями организационного построения предприятия и назначением документа.

Таким образом, документооборот  на предприятии ТОО "Огона" осуществляется по заранее продуманному графику и без задержек. Своевременное движение документов обеспечивает своевременные записи в текущем учете, следовательно, и своевременное составление бухгалтерской отчетности.

2.2 Организация первичного  учета кассовых операций

Бухгалтерия является тем  структурным подразделением, где  аккумулируется поток документации по всем направлениям финансово-хозяйственной  деятельности предприятия. Движение документов - создание или их получение, принятие к учету, обработка, передача в архив  называется документооборотом [11,с.32].

Бухгалтер-кассир осуществляет все операции, связанные с приемом  и выдачей наличных денежных средств, которые составляют кассовые операции. Все кассовые операции оформляются  кассовыми документами. Должностные  обязанности бухгалтера-кассира  определены в его должностной  инструкции, приведенной в Приложении Б.

Прием денег в кассу  осуществляется по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером. Физическому или юридическому лицу, внесшим деньги в кассу, выдают квитанцию  о приеме денег (отрывная часть ордера), подписанную главным бухгалтером  и кассиром [12,с.52]. При приеме денежных билетов и монет в платежи  кассиры обязаны руководствоваться "Признаками порядка определения  платежных знаков".

Выдачу денег из кассы  оформляют расходными кассовыми  ордерами или надлежащим образом  оформленными платежными ведомостями, заявлениями на выдачу денег, счетами  и другими документами, подписанными руководителем и главным бухгалтером.

Схема документооборота по движению наличности в кассе представлена на рисунке 6.

 

Рисунок 6 - Схема порядка  учета движения наличности в кассе  ТОО "Огона"

Для выписки расходного кассового  ордера у работника бухгалтерии  должно быть основание. Например, расходный  ордер на выдачу денежных средств  под отчет на хозяйственные нужды  может быть выписан только при  предъявлении заявления с визой  руководителя, а на выдачу аванса на командировочные расходы - при наличии  приказа на командировку и командировочного удостоверения. Соответственно в расходном  кассовом ордере в строке "Основание" указывается цель, на которую выдаются деньги, и документ, послуживший  основанием для выписки расходного кассового ордера. Документ, являющийся основанием для выписки расходного кассового ордера, указывается и  в строке "Приложение".